情報漏えいは、一度起こしてしまうと多大な損害が発生し、最悪の場合企業を倒産に追い込むため、規模に関わらずどの企業でも注意すべき事項です。
しかし、「自社も対策をすべきだと思ってはいるが、何から手をつければ良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報漏えいの主な原因と対策を中心にご紹介します。
- そもそも情報漏えいとは何か知りたい
- 情報漏えいの原因が分からない
- 情報漏えいを起こさないために対策したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ情報漏えいが起こるか、起こさないためにどうすれば良いかを理解できます。
目次
情報漏えいとは
情報漏えいとは、機密情報や顧客情報などの内部情報が、外部からの攻撃や人的ミスなどの何らかの原因により、外部に漏れてしまうことです。
情報漏えいと似た言葉に「情報流出」があり、基本的にはどちらも同じような意味で使われます。
厳密にいうと、「情報流出」は暗号化されたデータなど、中身が第三者に見られないものも含めて情報自体が外部に流れ出ることで、「情報漏えい」は第三者に知られてはいけない情報の「秘密」が、外部に流出することを指すという違いがあります。
情報漏えいの主な原因
情報漏えいの主な原因として、以下のものが挙げられます。まずは、どのようにして情報漏えいが起こってしまうのかを理解しましょう。
外部からの攻撃
情報漏えいの原因1つ目が、外部からの攻撃です。
外部の第三者が、システムセキュリティの脆弱な部分から侵入したり、IDやパスワードを不正に取得することで管理権限者になりすましたりと、情報を盗む手段はさまざまです。
情報漏えいの中でも、コンピューターウイルスの感染により、情報に不正アクセスされる件数は年々増加傾向にあるため、対策の重要度が高いです。
人的ミス
情報漏えいの原因2つ目が、人的ミスです。
実は、社員の操作ミスや確認不足、不注意などが情報漏えいの原因の大半を占めると言われています。
顧客情報が入ったPCやUSBを社外に持ち出して紛失したり、メールの送信相手をうっかり間違えてしまったりすると、人的ミスによる情報漏えいが起こります。
内部の不正行為
情報漏えいの原因の3つ目が、内部の不正行為です。
原因の割合として多くはないものの、従業員や中途退職者の不正行為によって情報漏えいが起こるケースもあります。
このように、漏えいの原因が内部の不正であった場合は、会社自体の信頼やイメージに与えるダメージも大きくなります。
情報漏えいを防ぐには？知っておくべき対策
以下では、情報漏えいを防ぐために企業がすべき対策をご紹介します。すぐに実行できる項目もあるため、セキュリティに不安がある場合には必見です。
社内のセキュリティ強化
1つ目の情報漏えい対策は、社内のセキュリティの強化です。
外部のからの攻撃を防ぐためには、ウイルス対策ソフトなど、デバイスを安全な状態に保つソフトウエアの導入や定期的なアップデートが必要です。
また、社内情報へアクセスする仕組みを、２種類以上の方法を組み合わせた「多要素認証」にすることも不正アクセスには効果的です。
以上のような「ウイルス対策ソフト」や「多要素認証」はセキュリティ対策の基本になるため、実施していない企業は早急に対応しましょう。
社員へのリテラシー教育
2つ目の情報漏えい対策は、社員へのリテラシー教育です。
どれほど物理的なセキュリティを強化しても、社員から情報が漏れてしまっては意味がありません。そのため、「セキュリティ対策の現状」や「情報管理の基本方針」、「情報漏えいした場合の被害予想」などを社員に周知して、危機管理の意識を高めましょう。
また、最近では社員のセキュリティ教育のために、eラーニング教材やDVD、セミナーなども増えているので、活用すると効率的に教育できます。このように、社員が意図せずに情報漏えいをしないように、情報リテラシーを教育するのも企業の義務です。
情報を一元化するツールの導入
3つ目の情報漏えい対策は、情報を一元管理できるツールの導入です。
高セキュリティなITツールであれば、社内情報はクラウドで安全に管理されるので、書類の持ち出しや紛失による情報漏えいを防げます。また、操作履歴が残るITツールは、「誰が、どこを編集したのか」がすべて記録されるため、内部不正への対策にも有効です。
このように、情報漏えいを防ぐためには、高度なセキュリティで社内情報を守ってくれるITツールが求められます。たとえば、クレジットカードにも使われる暗号化技術を使った情報共有ツール「Stock」であれば、外部からの攻撃にも安心です。
セキュリティリスクに対応した情報管理ツール
以下では、セキュリティリスクに対応した情報管理ができるツールをご紹介します。
情報漏えいを防ぐための有効な手段が、高セキュリティなITツールで情報管理することです。ただし、操作が複雑なツールでは、情報漏えいの原因となる人的ミスを増やしてしまうため、「社員の誰もが簡単に使えるツール」であることが重要です。
そのため、社内の重要な情報を管理するITツールには、「セキュリティが万全なだけでなく、使いやすいツール」が適しています。
つまり、自社が導入するのであれば、国際的なセキュリティ基準を満たしており、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockは、フォルダごとにアクセス権限を変えられるので、特定のメンバーが制限できます。また、操作履歴を保存する機能もあるので、何か問題が起きたときに、誰がどこを触ったのかすぐに確認できます。
ITに詳しくなくても情報漏えいを簡単に対策できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報漏えいの原因と対策まとめ
これまで、情報漏えいの主な原因や、自社でも取り入れられる対策を中心にご紹介しました。
情報漏えいは主に、外部攻撃、人的ミス、内部不正といった原因によって引き起こされます。情報漏えいが一度起こってしまうと、損害賠償請求による打撃だけでなく、会社としての信頼も失ってしまうので、企業規模に関わらず対策が必須です。
そこで、情報漏えいの原因を網羅的に対策するには、ITツールで情報を一元管理する方法が有効です。ただし、導入を検討する際には、「セキュリティは十分か」「誰でも使いやすいか」を押さえる必要があります。
そのため、自社が導入するのであれば、国際セキュリティ基準を満たしており、シンプルに操作できるので人的ミスが起こりにくい「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、適切な情報漏えい対策を行いましょう。
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