近年、働き方改革の実現を目的として「オフィス改革」に取り組む企業が増加しています。オフィス改革に取り組むと、社内のコミュニケーションを活性化させながら、働きやすいオフィス空間をつくることができます。
しかし、「どのようにオフィス改革を進めれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス改革の進め方・アイデアを中心にご紹介します。
- オフィス改革の具体的なアイデアを把握して、自社の取り組みに役立てたい
- 他社の事例を知り、オフィス改革を成功させるヒントを得たい
- オフィス改革に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、オフィス改革の進め方・アイデアが分かり、自社の取り組みをスムーズに進められます。
目次
オフィス改革とは
「オフィス改革」とは、オフィスのレイアウト・デザインを変更して、働きやすいオフィス空間をつくる取り組みを指します。
オフィス改革を通して働きやすい職場環境を整えると、社員が円滑に業務を進めながら、高いパフォーマンスを発揮できるようになるのです。
実際に、株式会社ワーク・ライフバランスの「企業の働き方改革に関する実態調査2022年版」によると「働き方改革がうまくいっている」と回答した企業の6割以上が「オフィスの改修や在宅勤務制度、通勤手当など勤務環境の改善」に取り組んでいます。
オフィス改革の3つの効果とは
ここでは、オフィス改革の3つの効果について解説します。オフィス改革をすべき理由として、オフィス改革では「コミュニケーションの活性化」や「企業理念の浸透」を実現できる点が挙げられます。
（1）コミュニケーションが活性化する
1つ目は、コミュニケーションが活性化する点です。
オフィス改革に取り組んで、簡易の作業スペースを設置すると、場所に縛られず気軽にやりとりできるようになります。また、社員が作業スペースを自由に選べるようにすれば、部署の壁を超えてコミュニケーションを促進し、連携を強化できるのです。
実際に『月刊総務』の「オフィスについての調査」によると、8割以上の担当者が「オフィスづくりにコミュニケーションを重視している」と回答しており、多くの企業がオフィス改革を通してコミュニケーションの活性化を図っていることが分かります。
（2）企業理念が浸透する
2つ目は、企業理念が浸透する点です。
オフィス改革では、企業理念を具現化して、社内浸透を促進できます。たとえば、「自社の存在意義」「社員から集めた言葉」などを記載したボードを掲示することも手法のひとつです。
このように、オフィス改革を通して企業理念を浸透させれば、社員のモチベーションや帰属意識の向上につなげられます。
（3）メンタルヘルス対策に取り組める
3つ目は、メンタルヘルス対策に取り組める点です。
オフィス改革にて、ラウンジスペースなどを設置してリフレッシュできる環境を整えると、メンタルヘルス対策につなげられます。また、観葉植物を設置したり、落ち着いた色の照明やオフィス家具を取り入れたりすれば、社員のリラックス効果を期待できます。
したがって、オフィス改革に取り組むと、心地良いオフィス空間をつくって、社員のストレスを軽減させられるのです。
オフィス改革の4つの進め方・アイデアとは
ここでは、オフィス改革の4つの進め方・アイデアについて解説します。取り組み内容を具体的に説明しているので、担当者の方は必見です。
（1）フリーアドレスの導入
1つ目は、フリーアドレスの導入です。
「フリーアドレス」とは、オフィス内に指定された個人のデスクを持たず、自由に作業スペースを選んで働くワークスタイルを指します。
また、コクヨの「フリーアドレスの採用実態とそれぞれのワークスタイルの満足度」では、フリーアドレスの利点として、フリーアドレス経験者が以下のように回答しています。
- 気分によって働く場所を変えられる
- 周りを気にせず自分のペースで仕事可能
- 空いている席で打合せができる
このように、オフィス改革においてフリーアドレスを導入すると、社員が好きな場所で働けるので、仕事へのモチベーション向上につなげられます。
（2）ペーパーレス化
2つ目は、ペーパーレス化です。
「ペーパーレス化」とは、書類を電子化して、データとして保存・活用する取り組みを指します。ペーパーレス化では、書類を印刷・管理するコストを削減したり、申請から承認までの時間を短縮したりできるのです。
したがって、ペーパーレス化に取り組んで、紙媒体をデータ化することも、オフィス改革のアイデアのひとつです。
（3）ラウンジスペースの設置
3つ目は、ラウンジスペースの設置です。
オフィス改革にて、ラウンジスペースを設けると、社員が飲食をしながら休憩してリフレッシュできます。また、居合わせた社員とやりとりできるので、社内コミュニケーションの促進にもつながります。
実際に、『月刊総務』の「オフィスについての調査」によると、7割以上の担当者が「ラウンジ・社食」に注目しており、多くの企業が、コミュニケーションを活性化させるラウンジスペースを重視していることが分かります。
（4）ミーティングスペースの設置
4つ目は、ミーティングスペースの設置です。
ミーティングスペースを設置すれば、気軽に話し合いができるので、打ち合わせの機会を逃しません。また、「アイデア出し」「意見交換」「情報共有」などを積極的に進められるようになり、よりスピーディーに課題解決に取り組めます。
このように、オフィス改革のアイデアのひとつとして、ミーティングスペースの設置が挙げられます。
オフィス改革の注意点とは
ここでは、オフィス改革の注意点について解説します。オフィス改革を成功させるには、以下の3点に注意する必要があります。
（1）生産性が低下する恐れがある
1つ目は、生産性が低下する恐れがある点です。
企業や部署によっては、取り組みが職場風土に合わない恐れがあります。たとえば、フリーアドレス制を導入すると、コミュニケーションを活性化させられる一方で、固定席が撤廃されることに社員がストレスを感じたり、業務への集中力が低下したりする可能性があります。
そのため、施策の効果を確認しながら、長期的に取り組むことがポイントです。
（2）マネジメントを見直す必要がある
2つ目は、マネジメントを見直す必要がある点です。
オフィス改革に取り組み、組織体制や社内環境が変化すると、従来のマネジメント手法では上手く管理できなくなる可能性があります。具体的には、見直すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 勤務管理
- 座席管理
- 情報共有体制
- 人事評価制度
- 人事育成制度
したがって、管理者層は意見交換会などを実施して、マネジメントを見直す必要があるのです。
（3）情報管理方法を見直す必要がある
3つ目は、情報管理方法を見直す必要がある点です。
社内環境の変化に合わせて、情報管理のルールやセキュリティ対策を見直さなければなりません。例として、ペーパーレス化に取り組む場合は、書類を電子化したり、インターネット環境を整えたりする必要があります。
このように、定期的に情報管理方法を見直して、情報漏洩などのセキュリティリスクを解消しましょう。
オフィス改革に成功した事例3選
ここでは、オフィス改革に成功した事例3選について解説します。以下の事例を把握して、オフィス改革のイメージを明確化しましょう。
（1）株式会社ニッコーインテック
株式会社ニッコーインテックでは、自動車業界の変革により、工場の生産量が増加し、社員が増加するなかで、情報共有の重要性が高まっていました。また、社内のコミュニケーションを活性化したいと考え、最新情報を効果的に伝える方法を探していました。
そこで、デジタルサイネージ（ディスプレイなどを使って情報を発信するシステムのこと）を導入し、最新情報を手軽に確認できる環境を整えました。そして、職場の安全に関する情報・業務連絡・自動車業界の最新動向など、多様なコンテンツを配信しました。
その結果、すべての社員が、常にタイムリーな情報を確認できるようになりました。また、効果的な情報展開・共有によって、部門を超えたコミュニケーションを促進しつつ、働きやすい職場環境を整えられました。
（2）弁理士法人葛和国際特許事務所
弁理士法人葛和国際特許事務所では、フリーアドレスを導入するなかで「誰がどこに着席しているか」「どこに内線を回せばよいか」を把握したい課題がありました。
そこで、座席管理システムを導入し、パソコン画面にフロア図面を表示して、着席状況を一目で把握できるようにしました。
その結果、日ごとの席の利用状況を可視化・共有して、業務を円滑に進められるようになりました。また、ハイブリッド勤務における出退勤管理にも役立てられました。
参考：導入事例：弁理士法人葛和国際特許事務所-Your Desk
（3）株式会社ヒューマンウェア
株式会社ヒューマンウェアでは、社員と売上の急増によって管理本部の業務量が大幅に増え、メンバーが相次いで離職してしまう課題がありました。また、人事情報が「紙」「Excel」「給与システム」に点在し、どれが正確な情報なのか分かりませんでした。
そこで、会計ソフトを導入し、信頼性が高い人事データベースを構築して、人事労務業務を全社的にペーパーレス化しました。また、別途回収している入社手続き書類は、ソフト内でチェックリストを作成し、回収状況を共有しました。
その結果、人事労務業務における作業工数を削減し、管理本部でもテレワークが可能になりました。また、書類が紛失するリスクを解消し、抜け漏れなく回収できるようになりました。
オフィス改革に役立つツール
以下では、オフィス改革に役立つツールをご紹介します。
オフィス改革の取り組みとして、情報共有を促進させることも手法のひとつです。そのため、まずは、社内の情報共有を徹底するために、メンバー同士がスムーズに情報共有できる環境を整えましょう。
ただし、チャットツールでは情報が流れてしまい、円滑にやりとりできません。そこで、「情報が流れないうえ、簡単に情報共有できるツール」を導入する点が重要です。
結論として、オフィス改革に取り組むには、誰でも導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらゆる業務情報をストックし、オフィスの情報をリアルタイムで共有できます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、話題が錯綜せず、メンバー同士が円滑にコミュニケーションをとれるのです。
オフィスの情報共有を促進させるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オフィス改革の進め方・アイデアまとめ
これまで、オフィス改革の進め方・アイデアを中心にご紹介しました。オフィス改革のアイデアとしては、以下の4つの取り組みが挙げられます。
- 固定席を設けず、作業スペースを選んで働けるようにする
- 書類を電子化し、データとして活用する
- リフレッシュできる休憩スペースを設ける
- 気軽に打ち合わせができる場をつくる
また、事例からも分かるように、情報共有の仕組みづくりも、オフィス改革につながります。そこで、「ITに不慣れな社員でもストレスなく情報共有できるツール」があると便利です。
したがって、オフィス改革に取り組むには、非ITでも直感的に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、全社でオフィス改革を進めましょう。
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