ビジネスにおいて、業務の優先順位のことを「プライオリティ」と言います。業務のプライオリティをつけると、利益を最大化しながら、働き方改革にもつなげられます。
とはいえ、なかには「どのように”プライオリティ”を設定していけば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プライオリティの使い方・メリットを中心にご紹介します。
- プライオリティを使う具体的なビジネスシーンが知りたい
- ポイントを押さえて、適切なプライオリティをつけたい
- プライオリティの設定に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、プライオリティの使い方・メリットが分かり、優先順位をつけて業務を進められるようになります。
目次
プライオリティとは
「プライオリティ」とは、英語で「priority」と表記され、物事の優先度・優先順位を指します。ビジネスにおいて「プライオリティ」は、主に業務の優先順位を表すときに使います。
また、ビジネスシーン以外にも、以下のような場面で使われることがあります。
- プライオリティパス
- プライオリティレーン
- プライオリティケア
「プライオリティパス」とは、クレジットカードに付帯するサービスを指します。プライオリティパスを持っていると、契約している世界中の空港のラウンジが利用可能です。
「プライオリティレーン」とは、対象者が優先的に利用できる、保安検査場や飛行機の搭乗口の優先レーンを指します。
「プライオリティケア」とは、看護の現場において、患者の状態に合わせて最適なケアをすることを指します。
このように、プライオリティは、日常生活にも広く普及している言葉です。
プライオリティの使い方とは
ここでは、ビジネスシーンではどのように「プライオリティ」という用語が用いられるのか、その使い方について解説します。具体的な場面を把握して、ビジネス用語を適切に使いましょう。
（1）タスクを整理する
1つ目は、タスクを整理するときです。例文は以下の通りです。
- 「タスクにプライオリティをつけて整理しよう」
- 「一番プライオリティの高いこのタスクから取り組もう」
仕事のタスクが多すぎるときは、タスクを整理して可視化する点が重要です。そこで、タスクにプライオリティをつけると、取り組むタスクが明確になり、業務を円滑に進められます。
（2）ほかのメンバーに業務を依頼する
2つ目は、ほかのメンバーに業務を依頼するときです。例文は以下の通りです。
- 「この案件のプライオリティを上げて対応してもらえますか？」
- 「このクレームをトッププライオリティで対応してください」
このように、依頼する業務を優先して進めてもらいたい場合は「プライオリティを上げて」と使います。優先順位をつけてメンバーに依頼することで、相手もスムーズに業務に取り組めるようになります。
（3）作業進捗を確認する
3つ目は、作業進捗を確認するときです。例文は以下の通りです。
- 「目標を達成するために、このタスクにプライオリティを置きましょう」
- 「プライオリティが高いので、〇〇さんもこのタスクに入ってください」
ミーティングなどでチームの進捗を確認するときにも使われます。以上のように、目標を達成するには、プライオリティを踏まえて適切にメンバーを配置することがポイントです。
（4）発注先を決める
4つ目は、発注先を決めるときです。例文は以下の通りです。
- 「価格やサービスを比較すると、A社にプライオリティがある」
プライオリティには、優先権という意味もあります。そのため、他社よりも優位な立場にある企業に対して「プライオリティがある」と言います。
プライオリティをつける3つのメリットとは
ここでは、プライオリティをつける3つのメリットについて解説します。プライオリティを明確にして、ムダなく作業に取り組みましょう。
（1）業務を円滑に進められる
1つ目は、業務を円滑に進められる点です。
プライオリティを見誤ると、タスクが期限までに終わらず、チーム全体の業務が遅れてしまう恐れがあります。そこで、適切なプライオリティをつければ、抜け漏れなくタスクに取り組み、業務をスムーズに進められるのです。
ただし、状況によってタスクの優先度は変化する可能性があるので、都度プライオリティを見極める点が重要です。
（2）利益を最大化できる
2つ目は、利益を最大化できる点です。
プライオリティを設定すると、最も自社に利益をもたらす案件に優先して対応できます。たとえば、複数の案件を抱えているとき、利益率の高い案件にプライオリティを置いて対応すると、売上の最大化を図れます。
このように、プライオリティをつけると、機会損失を防止して利益につなげることが可能です。
（3）働き方改革に取り組める
3つ目は、働き方改革に取り組める点です。
プライオリティをつけると、作業のムダを削減して、スピーディーに業務を進められます。また、その日にやるべき業務が明確になるので「どの業務の優先順位が低く、翌日以降に持ち越せるのか」を判断できるようになります。
そのため、プライオリティの設定によって、残業・長時間労働を削減し、働き方改革に取り組めるのです。
プライオリティをつける3つのポイントとは
プライオリティをつけるときは、以下の3点に注意が必要です。
- 緊急度と重要度で判断する
- 簡単なタスクから取り組む
- 時間を適切に管理する
プライオリティをつけるときは、緊急度と重要度を判断基準にします。緊急かつ重要なタスクから、優先的に取り組みましょう。
プライオリティの設定に迷ったときは、簡単なタスクから取り組みます。
プライオリティの設定に時間がかかっていては本末転倒です。まずは簡単なタスクから取り組んで抱えているタスクを削減し、優先的に取り組むべきタスクを浮き彫りにしましょう。
タスクの処理にかかる時間を考慮して、プライオリティを設定します。時間を適切に管理することで、作業の遅れによるリスクを防止できるのです。
以上の3点に気を付けて、適切なプライオリティを設定しましょう。
プライオリティの設定に役立つツール
以下では、プライオリティの設定に役立つツールをご紹介します。
業務のプライオリティをつけるには、タスクの緊急度・重要度から判断したり、簡単なタスクから取り組んだりすることがポイントです。そのため、タスクを適切に管理して「業務で発生する作業」や「必要な時間」を把握しておく必要があります。
そこで、「誰でも簡単にタスク管理ができるツール」を導入しましょう。個人・チームのタスクを抜け漏れなく管理・共有して、プライオリティをスムーズに設定できます。
結論として、業務のプライオリティをつけるには、誰でも導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらゆる情報をストックしつつ、ノートに紐づく「タスク」と関連づけながら管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、情報が流れず、円滑に意思疎通がとれるのです。
タスク管理に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プライオリティの使い方・メリットまとめ
これまで、プライオリティの使い方・メリットを中心にご紹介しました。プライオリティの使い方としては、以下の4つの場面がありました。
- 優先的に取り組むべきタスクを可視化する
- 優先して対応してもらいたい業務を依頼する
- ミーティングでチームの進捗状況を確認する
- 他社よりも優位な立場にある企業を示す
また、業務のプライオリティをつけるには、タスクの量や内容を把握しておく必要があります。そこで、「使いやすいうえ、抜け漏れなくタスク管理ができるツール」があると便利です。
したがって、業務のプライオリティをつけるには、誰でも直感的に使いこなせるうえ、タスクと情報が紐づけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、プライオリティをつけながら、円滑に業務を進めましょう。
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