業務量やタスクが増え続ける現場では、「何を優先すべきか」が曖昧なまま仕事が進み、対応漏れや認識ズレが発生しやすくなります。とくに、チームごとに優先順位の基準が異なると、「全部が急ぎ」「全部が重要」という状態に陥るケースも少なくありません。
しかし、「何を基準にプライオリティを設定すればよいのかわからない」「タスクが増え続け、業務内容が整理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プライオリティの重要性・プライオリティを整理しないと業務が混乱する理由・プライオリティを整理する方法を中心にご紹介します。
- チーム内で優先順位の認識がバラバラで、対応漏れに悩んでいる現場リーダー
- 重要度と緊急度の違いが分からず、感覚的に仕事の順番を決めている若手社員
- 業務量が多く、何から着手すべきか整理できていない現場担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、プライオリティの基本的な考え方だけでなく、優先順位を「個人の感覚」ではなく「チームで共有できる情報」として整理する重要性が理解できます。
目次
プライオリティとは
「プライオリティ」とは、英語で「priority」と表記され、物事の優先度・優先順位を意味します。また、ビジネスにおいて「プライオリティ」は、業務の優先順位を表すだけでなく、効果的に成果を出すための判断基準として使われます。
プライオリティを設定する最大のメリットは、限られた時間や人員のなかでも、重要な業務から効率的に対応できる点にあります。優先順位が曖昧なまま仕事を進めると、「何から着手すべきか」が判断できず、対応漏れや作業の停滞が発生しやすくなるからです。
たとえば、複数の案件を同時に抱えている場合でも、利益率や緊急性を基準に優先順位を決めることで、「今すぐ対応すべき業務」と「後回しにできる業務」を判断しやすくなります。その結果、残業や長時間労働の削減にもつながるのです。
このように、プライオリティとは、業務の優先順位付け・利益向上・組織運営の安定化を支える重要な考え方といえます。
なぜプライオリティを決めないと業務が混乱するのか
プライオリティを明確にしないまま業務を進めると、以下4つの混乱が発生します。とくに、タスク量が膨大な組織ほど混乱につながるため注意が必要です。
- 重要な仕事が後回しになる
目の前の業務をこなすだけでは、本来優先すべき重要な業務に着手できません。その結果、長期的に見ると成果につながる施策が後回しになります。 - 「全部急ぎ」が発生する
優先順位のルールがない職場では、上司や他部署から「これ、急ぎでお願い！」と次々に頼まれてしまいます。その結果、どれもこれも「最優先」になってしまい、現場のスタッフは何から手をつければいいか分からず、本当に大切な仕事がストップしてしまいます。 - 優先順位が人によって変わる
「なぜその業務を優先したのか」の根拠が異なるため、自分の感覚で業務の順番を判断しかねません。これでは、作業の重複が発生しやすくなります。 - 判断理由が共有されない
業務の優先順位が口頭や個人判断だけで決められていると、判断理由がチーム内に蓄積されません。「なぜこの対応を優先していたのか」が分からなくなります。
このように、プライオリティを整理・共有しないまま業務を進めると、対応漏れや認識ズレが発生しやすくなります。そのため、優先順位を「個人の感覚」ではなく、チームで統一させましょう。
プライオリティ管理をしないリスク
以下では、プライオリティ管理をしないリスクについて解説します。業務の混乱や対応漏れを防ぎ、チームで優先順位を整理・共有したい方は参考にしましょう。
（1）「緊急度」と「重要度」が混同する
1つ目は、「緊急度」と「重要度」が混同することです。
たとえば、「今日中に返信が必要な軽微な問い合わせ対応」は緊急度が高い業務、「来月の大型案件に向けた提案準備」や「業務フロー改善」は、重要度が高い業務と分類できます。優先順位の基準が曖昧な状態では、重要な業務が後回しになりやすいです。
したがって、プライオリティを整理するときは、「今すぐ対応すべき業務」と「成果への影響が大きい業務」を区別しましょう。
（2）タスクの背景が分からない
2つ目は、タスクの背景が分からないことです。
たとえば、「とりあえず急ぎで対応して」と依頼されても、「なぜ急ぎなのか・どの案件に影響するのか」が共有されなければ、担当者は重要性を判断できません。担当者変更や引き継ぎのときにも、「なぜその業務を優先していたのか」が分かりにくくなります。
そのため、プライオリティ管理では、優先順位だけでなく、「なぜ優先するのか」という背景情報まで共有しましょう。
（3）情報共有がチャット・口頭中心になる
3つ目は、情報共有がチャット・口頭中心になることです。
毎日の指示をチャットや口頭だけで済ませていると、「さっき言った件、後回しでいいよ」「え、もう手をつけちゃいました」といったすれ違いが頻発します。また、チャットは他のメッセージで流されてしまうため、あとから確認し直すのが面倒になります。
したがって、優先順位は個別連絡だけで管理するのではなく、チーム全体でプライオリティを共有しましょう。
（4）優先順位が個人の感覚に依存してしまう
4つ目は、優先順位が個人の感覚に依存してしまうことです。
経験豊富な担当者は「重要な案件だから先に対応すべき」と判断できても、新人や他部署のメンバーには基準が分かりません。たとえば、「上司に言われた」「何となく急ぎそうだった」といった曖昧な判断が増えると、社内にノウハウが蓄積しにくいです。
そのため、プライオリティは個人の経験や感覚だけに頼らず、重要度・期限・影響範囲などの基準をもとに整理しましょう。
仕事でプライオリティを整理する方法
ここでは、仕事でプライオリティを整理する方法を紹介します。タスクの優先順位が曖昧になりやすい方や、チーム内で認識ズレを防ぎたい方は必見です。
STEP1｜「目的」を明確にする
最初に「何のための業務なのか」という目的を明確にしましょう。
たとえば、「問い合わせ件数を減らしたい」のか、「売上を伸ばしたい」のかによって、優先すべき業務は変わります。目的が曖昧なままでは、「とりあえず急ぎの仕事から対応する」という状態になりやすく、重要な業務を見失う原因になります。
そのため、プライオリティを決める前に、「最終的に何を達成したいのか」を明確にしてください。
STEP2｜タスクを洗い出す
次に、現在抱えているタスクを整理して洗い出しましょう。
頭の中だけで優先順位を決めようとすると、特定のタスクだけを優先し続けかねません。たとえば、「今日中に対応が必要な問い合わせ」「来週までに準備が必要な資料」「継続的に改善すべき業務フロー」と洗い出すと、緊急度と重要度を比較しやすくなります。
したがって、「期限」「担当者」「影響範囲」などを整理しながら、業務を一覧化させてください。
STEP3｜優先順位をチームで共有する
最後に、優先順位をチームで共有しましょう。
たとえば、担当者ごとに異なる優先順位で業務を進めていると、「その案件より先に対応すべき業務があった」といった認識ズレが発生しやすくなります。ただし、毎回エクセルに細かく進捗を入力したり、難しい管理システムを使おうとすると、入力自体が面倒になって誰も使わなくなります。
そこで、「Stock」のような、チームでタスク管理と情報共有ができるツールを導入しましょう。タスクを管理したうえで「なぜ優先するのか」をチームで共有できるのです。
優先順位づけしたタスクの管理に役立つツール
以下では、チームでプライオリティを共有するのに最適なツールを紹介します。
日々の業務では、「とりあえず急ぎのものから対応する」という状態になりやすく、チームごとに優先順位の認識がズレてしまうケースは少なくありません。そのままでは、重要な業務が後回しになったり、対応漏れや二重対応が発生しやすくなります。
優先順位を整理しようとして口頭確認やチャットで共有しても、過去のやり取りをすぐに確認することは難しいです。また、個人のタスク管理や感覚だけに頼った運用では、チーム全体で優先順位を共有し続けるのは限界があります。
そこで重要なのが、業務の優先順位をチーム全体で共有できるツールを導入することです。ツールを使えば、タスクだけでなく背景情報や対応状況までまとめて管理できるため、認識ズレを防ぎながら、優先順位に沿って業務を進めやすくなります。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報を簡単に蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、「どの業務を優先するべきか」「なぜその対応が必要なのか」といった判断理由までノートにまとめて共有できるため、個人の感覚に依存せず、チーム全体で同じ優先順位を把握しながら業務を進められます。
関連情報をタスクと紐づけて管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- タスク設定機能
タスク設定機能を使えば、「誰が・何を・いつまでに対応するのか」を明確に整理できます。そのため、「どの業務を優先するべきか」がチーム内で共有しやすくなり、対応漏れや認識ズレを防げます。
＜Stockを活用したタスク管理の例＞
こちらの画像は、Stockを使ったタスク管理の例です。
Stockでは、「ノート」にタスク管理表を作ることができます。また、ノートには「タスク」が紐づいており、タスクと関連する情報をすぐに確認できます。さらに、「メッセージ」も紐づいているため、担当者をメンションしてリマインドすることも可能です。
プライオリティをつけるときのポイントまとめ
これまで、プライオリティ管理をしないリスク、プライオリティを整理する方法を中心に紹介しました。
プライオリティを整理しないまま業務を進めると、「全部急ぎ」の状態になりやすく、重要な業務が後回しになる恐れがあります。そのため、重要度・緊急度・影響範囲などを基準に優先順位を整理し、チーム全体で共有することが重要です。
とくに、口頭やチャットだけで優先順位を共有している場合、「なぜその業務を優先するのか」が分からなくなるケースも少なくありません。そこで、タスクと関連情報を一元管理できるツールを導入し、チーム全体で同じ優先順位を把握できる環境を整えましょう。
なかでも、プライオリティの整理・共有には、優先順位や判断理由をノートとタスクに紐づけて共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チーム全体で優先順位を共有しながら業務をスムーズに進めましょう。
