ビジネスにおいて、業務の優先順位のことを「プライオリティ」と言います。業務のプライオリティをつけると、利益を最大化しながら、働き方改革にもつなげられます。
とはいえ、なかには「どのように”プライオリティ”を設定していけば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プライオリティの使い方・メリットを中心にご紹介します。
- プライオリティを使う具体的なビジネスシーンが知りたい
- ポイントを押さえて、適切なプライオリティをつけたい
- プライオリティの設定に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、プライオリティの使い方・メリットが分かり、優先順位をつけて業務を進められるようになります。
目次
プライオリティとは
「プライオリティ」とは、英語で「priority」と表記され、物事の優先度・優先順位を指します。ビジネスにおいて「プライオリティ」は、主に業務の優先順位を表すときに使います。
また、ビジネスシーン以外にも、以下のような場面で使われることがあります。
- プライオリティパス
- プライオリティレーン
- プライオリティケア
「プライオリティパス」とは、クレジットカードに付帯するサービスを指します。プライオリティパスを持っていると、契約している世界中の空港のラウンジが利用可能です。
「プライオリティレーン」とは、対象者が優先的に利用できる、保安検査場や飛行機の搭乗口の優先レーンを指します。
「プライオリティケア」とは、看護の現場において、患者の状態に合わせて最適なケアをすることを指します。
このように、プライオリティは、日常生活にも広く普及している言葉です。
プライオリティの使い方とは
ここでは、ビジネスシーンではどのように「プライオリティ」という用語が用いられるのか、その使い方について解説します。具体的な場面を把握して、ビジネス用語を適切に使いましょう。
（1）タスクを整理する
1つ目は、タスクを整理するときです。例文は以下の通りです。
- 「タスクにプライオリティをつけて整理しよう」
- 「一番プライオリティの高いこのタスクから取り組もう」
仕事のタスクが多すぎるときは、タスクを整理して可視化する点が重要です。そこで、タスクにプライオリティをつけると、取り組むタスクが明確になり、業務を円滑に進められます。
（2）ほかのメンバーに業務を依頼する
2つ目は、ほかのメンバーに業務を依頼するときです。例文は以下の通りです。
- 「この案件のプライオリティを上げて対応してもらえますか？」
- 「このクレームをトッププライオリティで対応してください」
このように、依頼する業務を優先して進めてもらいたい場合は「プライオリティを上げて」と使います。優先順位をつけてメンバーに依頼することで、相手もスムーズに業務に取り組めるようになります。
（3）作業進捗を確認する
3つ目は、作業進捗を確認するときです。例文は以下の通りです。
- 「目標を達成するために、このタスクにプライオリティを置きましょう」
- 「プライオリティが高いので、〇〇さんもこのタスクに入ってください」
ミーティングなどでチームの進捗を確認するときにも使われます。以上のように、目標を達成するには、プライオリティを踏まえて適切にメンバーを配置することがポイントです。
（4）発注先を決める
4つ目は、発注先を決めるときです。例文は以下の通りです。
- 「価格やサービスを比較すると、A社にプライオリティがある」
プライオリティには、優先権という意味もあります。そのため、他社よりも優位な立場にある企業に対して「プライオリティがある」と言います。
プライオリティをつける3つのメリットとは
ここでは、プライオリティをつける3つのメリットについて解説します。プライオリティを明確にして、ムダなく作業に取り組みましょう。
（1）業務を円滑に進められる
1つ目は、業務を円滑に進められる点です。
プライオリティを見誤ると、タスクが期限までに終わらず、チーム全体の業務が遅れてしまう恐れがあります。そこで、適切なプライオリティをつければ、抜け漏れなくタスクに取り組み、業務をスムーズに進められるのです。
ただし、状況によってタスクの優先度は変化する可能性があるので、都度プライオリティを見極める点が重要です。
（2）利益を最大化できる
2つ目は、利益を最大化できる点です。
プライオリティを設定すると、最も自社に利益をもたらす案件に優先して対応できます。たとえば、複数の案件を抱えているとき、利益率の高い案件にプライオリティを置いて対応すると、売上の最大化を図れます。
このように、プライオリティをつけると、機会損失を防止して利益につなげることが可能です。
（3）働き方改革に取り組める
3つ目は、働き方改革に取り組める点です。
プライオリティをつけると、作業のムダを削減して、スピーディーに業務を進められます。また、その日にやるべき業務が明確になるので「どの業務の優先順位が低く、翌日以降に持ち越せるのか」を判断できるようになります。
そのため、プライオリティの設定によって、残業・長時間労働を削減し、働き方改革に取り組めるのです。
プライオリティをつける3つのポイントとは
プライオリティをつけるときは、以下の3点に注意が必要です。
- 緊急度と重要度で判断する
- 簡単なタスクから取り組む
- 時間を適切に管理する
プライオリティをつけるときは、緊急度と重要度を判断基準にします。緊急かつ重要なタスクから、優先的に取り組みましょう。
プライオリティの設定に迷ったときは、簡単なタスクから取り組みます。
プライオリティの設定に時間がかかっていては本末転倒です。まずは簡単なタスクから取り組んで抱えているタスクを削減し、優先的に取り組むべきタスクを浮き彫りにしましょう。
タスクの処理にかかる時間を考慮して、プライオリティを設定します。時間を適切に管理することで、作業の遅れによるリスクを防止できるのです。
以上の3点に気を付けて、適切なプライオリティを設定しましょう。
プライオリティの設定に役立つツール
以下では、プライオリティの設定に役立つツールをご紹介します。
業務のプライオリティをつけるには、タスクの緊急度・重要度から判断したり、簡単なタスクから取り組んだりすることがポイントです。そのため、タスクを適切に管理して「業務で発生する作業」や「必要な時間」を把握しておく必要があります。
そこで、「誰でも簡単にタスク管理ができるツール」を導入しましょう。個人・チームのタスクを抜け漏れなく管理・共有して、プライオリティをスムーズに設定できます。
結論として、業務のプライオリティをつけるには、誰でも導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらゆる情報をストックしつつ、ノートに紐づく「タスク」と関連づけながら管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、情報が流れず、円滑に意思疎通がとれるのです。
タスク管理に最適なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
プライオリティの使い方・メリットまとめ
これまで、プライオリティの使い方・メリットを中心にご紹介しました。プライオリティの使い方としては、以下の4つの場面がありました。
- 優先的に取り組むべきタスクを可視化する
- 優先して対応してもらいたい業務を依頼する
- ミーティングでチームの進捗状況を確認する
- 他社よりも優位な立場にある企業を示す
また、業務のプライオリティをつけるには、タスクの量や内容を把握しておく必要があります。そこで、「使いやすいうえ、抜け漏れなくタスク管理ができるツール」があると便利です。
したがって、業務のプライオリティをつけるには、誰でも直感的に使いこなせるうえ、タスクと情報が紐づけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした150,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プライオリティをつけながら、円滑に業務を進めましょう。
