ビジネスにおいて、優先順位のことを「プライオリティ」と言います。業務のプライオリティをつけると、利益を最大化しながら、働き方改革にもつなげられます。
とはいえ、なかには「どのように“プライオリティ”を設定していけば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プライオリティの使い方・ポイントを中心にご紹介します。
- プライオリティを使う具体的なビジネスシーンが知りたい
- ポイントを押さえて、適切なプライオリティをつけたい
- プライオリティをつけたタスクの管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、プライオリティの使い方やポイントが分かり、正しく優先順位をつけて業務を進められるようになります。
目次
プライオリティとは
ここでは、プライオリティの意味や使用される背景を中心に説明します。まず、プライオリティの基本情報を押さえたい方は必見です。
プライオリティの意味
「プライオリティ」とは、英語で「priority」と表記され、物事の優先度・優先順位を意味します。また、ビジネスにおいて「プライオリティ」は、主に業務の優先順位を表すときに使います。
一方で、プライオリティの対義語には、「ポスティアリオリティ（posteriority）」という言葉があります。日本語では、「劣後（他よりも遅れをとっていること）」と翻訳されますが、日常ではほとんど使われません。
このように、対義語と比較してもプライオリティは、他よりも先に取り組むべきことを指していると言えます。
ビジネスシーン以外でプライオリティが使用される場面
以下は、ビジネスシーン以外でプライオリティが使用される場面です。
- プライオリティパス
- プライオリティレーン
- プライオリティケア
「プライオリティパス」とは、クレジットカードに付帯するサービスを指します。プライオリティパスを持っていると、契約している世界中の空港のラウンジが利用可能です。
「プライオリティレーン」とは、対象者が優先的に利用できる、保安検査場や飛行機の搭乗口の優先レーンを指します。
「プライオリティケア」とは、看護の現場において、患者の状態に合わせて最適なケアをすることを指します。
このように、プライオリティは、日常生活にも広く普及している言葉です。
プライオリティが使用された背景
プライオリティという言葉が日本で使用された背景には以下の2点があります。
- ビジネスのグローバル化
- 直接的な言い回しを避ける日本文化
グローバル化により、ビジネスにおいて英語を使用する頻度が増えるようになりました。結果、日本語でも英語でも伝わる「プライオリティ」という言葉が普及したと考えられます。
日本人は古来より直接的な表現よりも婉曲的な表現を好む傾向があります。たとえば、ビジネスにおいては「案件を後回しする」と言うよりも「案件をプライオリティ低めにする」と表現する方が日本人には耳障りよく聞こえるのです。
以上の背景から、「プライオリティ」が日本で多用されるようになりました。
【例文あり】ビジネスにおけるプライオリティの使い方とは
ここでは、ビジネスシーンではどのように「プライオリティ」という用語が用いられるのか、その使い方について解説します。例文をもとに具体的な場面を把握して、適切に使いましょう。
（1）タスクを整理する
1つ目は、タスクを整理するときです。例文は以下の通りです。
- 「タスクにプライオリティをつけて整理しよう」
- 「一番プライオリティの高いこのタスクから取り組もう」
仕事のタスクが多すぎるときは、タスクを整理して可視化する点が重要です。そこで、タスクにプライオリティをつけると、取り組むタスクが明確になり、業務を円滑に進められます。
（2）ほかのメンバーに業務を依頼する
2つ目は、ほかのメンバーに業務を依頼するときです。例文は以下の通りです。
- 「この案件のプライオリティを上げて対応してもらえますか？」
- 「このクレームをトッププライオリティで対応してください」
このように、依頼する業務を優先して進めてもらいたい場合は「プライオリティを上げて」と使います。優先順位をつけてメンバーに依頼することで、相手もスムーズに業務に取り組めるようになります。
（3）作業進捗を確認する
3つ目は、作業進捗を確認するときです。例文は以下の通りです。
- 「目標を達成するために、このタスクにプライオリティを置きましょう」
- 「プライオリティが高いので、〇〇さんもこのタスクに入ってください」
ミーティングなどでチームの進捗を確認するときにも使われます。以上のように、目標を達成するには、プライオリティを踏まえて適切にメンバーを配置することがポイントです。
（4）発注先を決める
4つ目は、発注先を決めるときです。例文は以下の通りです。
- 「価格やサービスを比較すると、A社にプライオリティがある」
- 「緊急対応が可能なパートナー企業にプライオリティを付けて発注先を選定している」
プライオリティには、優先権という意味もあります。そのため、他社よりも優位な立場にある企業に対して「プライオリティがある」と言います。
プライオリティをつける3つのメリットとは
ここでは、プライオリティをつける3つのメリットについて解説します。プライオリティを明確にして、ムダなく作業に取り組みましょう。
（1）業務を円滑に進められる
1つ目は、業務を円滑に進められる点です。
プライオリティを見誤ると、タスクが期限までに終わらず、チーム全体の業務が遅れてしまう恐れがあります。そこで、適切なプライオリティをつければ、抜け漏れなくタスクに取り組み、業務をスムーズに進められるのです。
ただし、状況によってタスクの優先度は変化する可能性があるので、都度プライオリティを見極める点が重要です。
（2）利益を最大化できる
2つ目は、利益を最大化できる点です。
プライオリティを設定すると、最も自社に利益をもたらす案件に優先して対応できます。たとえば、複数の案件を抱えているとき、利益率の高い案件にプライオリティを置いて対応すると、売上の最大化を図れます。
このように、プライオリティをつけると、機会損失を防止して利益につなげることが可能です。
（3）働き方改革に取り組める
3つ目は、働き方改革に取り組める点です。
プライオリティをつけると、作業のムダを削減して、スピーディーに業務を進められます。また、その日にやるべき業務が明確になるので「どの業務の優先順位が低く、翌日以降に持ち越せるのか」を判断できるようになります。
そのため、プライオリティの設定によって、残業・長時間労働を削減し、働き方改革に取り組めるのです。
プライオリティをつけるときの3つのポイント
以下は、プライオリティをつけるときのポイント3つです。業務にプライオリティを設定しようとしている方は以下を参考にしましょう。
（1）緊急度と重要度で判断する
1つ目のポイントは、緊急度と重要度でプライオリティを判断することです。
具体的には、「緊急度と重要度のマトリクス」を活用すると、タスクの優先順位が明確化します。マトリクスを用いると自身のタスクを以下の4つに分類できます。
- 緊急度も重要度も高い仕事
- 緊急度は低いが重要度は高い仕事
- 重要度は低いが緊急度は高い仕事
- 緊急度も重要度も低い仕事
上記にタスクを振り分け、1のタスクを最優先にこなしましょう。2のタスクは3に比べて重要度が高いにもかかわらず、緊急度が低いゆえに後回しにされがちなので、2のタスクを意識して優先順位を定めるのがポイントです。
（2）簡単なタスクから取り組む
2つ目のポイントは、簡単なタスクから取り組むことです。
簡単なタスクからこなしていくことで、タスク量を削減し、重要なタスクが浮き彫りになります。逆に、簡単なタスクを放置すると、管理すべきタスク量が増えてしまい、重要なタスクが埋もれてしまうほか、プライオリティの設定にも時間がかかります。
したがって、手短に完了できるタスクは素早く対処し、重要なタスクにできるだけ多くのリソースを割けるようにしましょう。
（3）時間管理も並行して実施する
3つ目のポイントは、時間を並行して実施することです。
プライオリティをつけるときには、「タスクをこなすのにかかる時間」を考慮すべきです。業務にかかる時間を把握していれば、緊急度の高い案件が入ってきた場合であっても、どの業務を最優先すべきかの判断がスムーズになります。
そのため、タスクを設定するときは、必要となる時間や作業のスケジュール感も合わせて記入しましょう。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、タスクに進捗管理表なども紐付けて管理できるので、簡単に優先順位の判断が可能です。
優先順位づけしたタスクの管理に役立つツール
以下では、優先順位づけしたタスクの管理に役立つツールをご紹介します。
タスクにプライオリティを設定しても、優先順位に沿ってタスクを進め、時間内に完了できなければ意味がありません。しかし、実際の業務の中では、優先順位を誤ってしまったり、期日に間に合わなかったりという事態が多々発生します。
そこで、「優先順位づけしたタスクを一覧で管理でき、担当者にリマインドしてくれるツール」を導入すれば、タスクを順調に進められます。また、タスクの遂行に必要な情報も一緒に管理できるものであれば、タスク着手時に資料を探す手間が省けます。
結論、プライオリティをつけたタスクの管理には、関連する情報をタスクに紐づけて管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、あらゆる情報をストックしつつ、ノートに紐づく「タスク」と関連づけながら管理できます。また、タスクを期限やステータスで絞り込んで検索できるので、タスクの抜け漏れの防止につながります。
関連情報をタスクと紐づけて管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プライオリティをつけるときのポイントまとめ
ここまで、ビジネスでのプライオリティの使い方や設定するときのポイントを中心にご説明しました。
業務を効率的に進めるには、タスクにプライオリティをつける必要があります。そこで、適切にプライオリティを設定するためには、「緊急度と重要度でタスクを振り分ける」「簡単なタスクを早めに対処する」「時間管理する」ことが重要です。
しかし、膨大なタスクを抱えている場合、適切にタスクの優先順位を決めていたとしても、見落としてしまう恐れがあります。そのため、優先順位の高いタスクを視覚的にも見つけやすいようなITツールでのタスク管理が理想的です。
したがって、プライオリティを決めたタスクの管理には、重要なタスクに☆をつけて優先度を可視化できるツール「Stock」が最適です。実際に、240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、プライオリティをつけながら、円滑に業務を進めましょう。
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