仕事をするうえで「デッドラインを守ること」は当然のビジネスマナーです。万が一、チームのなかに、デッドラインを厳守できていない社員がいる場合は、一刻も早い改善が求められます。
そのため、なかには「作業進捗がデッドラインぎりぎりになる部下がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デッドラインを守れない人の特徴や対策術を中心に解説します。
- デッドラインを守れない人の特徴を把握しておきたい
- デッドラインを守るための方法を知りたい
- チームのタスク管理できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、デッドラインが起こりやすい人の特徴や対策方法まで、まとめて押さえられます。
目次
デッドラインとは？
ビジネスシーンで使われる頻度が多い「デッドライン」とは、一般的には「締め切り・期限・納期」と同様の意味を持ちます。
また、デッドラインは、英語表現で「deadline」と書き「dead：死」と「line：線」を組み合わせた単語になります。このことから「守らなければならない最終期日」というニュアンスだと言えます。
万が一、与えられた仕事のデッドラインを厳守できなければ、顧客やチームに迷惑をかけるだけでなく、最終的には信頼を失いかねないので注意しましょう。
デッドライン症候群とは
デッドラインというワードを用いた言葉に「デッドライン症候群」があり、別の言葉で「先送り症候群」とも言われています。
これは、業務に対してモチベーションが低かったり、タスクの納期や期日が迫っているにも関わらず、ほかに理由をつけて先送りしたりする状態のことです。
また、デッドライン症候群の人がいる環境では「慢性化」「合併症」「伝染」と3段階にわたり、チーム全体の動きに悪影響を及ぼしかねないため注意しなければなりません。
デッドラインを守れない人の特徴
以下では、デッドライン症候群になりやすい人の特徴を、タイプ別に紹介します。
- 完璧主義タイプ
- 心配性タイプ
- 優柔不断タイプ
- 効率重視タイプ
- 現実逃避タイプ
- リスクテイカータイプ
完璧主義タイプは、完璧さを求めるあまり下準備に時間をかけてしまい、本来の業務に取りかかれないことがあります。その結果、タスクが先延ばしが起こります。
心配性タイプは、自己評価が低い人が多く、自分で決断したことを実行に移すまでに時間をかけてしまいます。そのため、業務に取りかかるのが遅くなってしまうケースが起こるのです。
優柔不断タイプは、自分で何かを決断するのが苦手で、誰かを頼りがちです。そのため、決めるまでに時間がかかり、その間タスクを先延ばしにしてしまうのです。
効率重視タイプは、順番よりも効率を重視するあまり、やらなければならない仕事を後回しにしてしまうことがあります。
なかには集中力を要したり、負担の大きいタスクに対して、精神的ストレスを感じることがあります。そのとき、目の前のストレスから逃れるためにタスクの先延ばしが起こるのです。
リスクテイカータイプは、期日間際まで何もせず、自身のモチベーションが上がってから取りかかります。自身の気分に左右されるため、作業の遅れが生じます。
タスクの引き延ばしが繰り返される状態を放置したままでは、デッドライン症候群を引き起こす原因になりかねません。そのため、以上のタイプを踏まえたうえで、それぞれの特性に合わせた対策が必要です。
デッドラインを守るための対策とは
以下では、デッドラインを守るための対策を紹介します。タスクの期日を守るためには「個人のこころがけ」はもちろん、「チーム環境」を整える必要があります。
（1）個人のタスク管理方法を見直す
まずは、個人のタスク管理方法を見直えましょう。与えられた作業に対して「何となく」で取りかかってしまうと、デッドラインを守れない原因になってしまうので注意しなけれなりません。
優先順位を決める
タスク管理をするときは、優先順位を明確にしましょう。たとえば、納期の早いタスクは緊急性が高く、規模の大きい案件は重要性が高いため、優先的に対応すべきです。
時間を設定しておく
作業時間が曖昧な状態では、メリハリがなく、ひとつのタスクに大幅に時間を割いてしまいがちです。そのような事態を防ぐためには、あらかじめ目標時間を設定しておき、時間内に終わらせる姿勢を持って取り組みましょう。
（2）チームでフォローできる仕組みをつくる
次に、チームでフォローできる仕組みをつくりましょう。個人が抱えているタスクの負担が大きいと、精神的にも体力的にもストレスになってしまうため、チームで連携できる環境づくりが重要です。
業務を可視化する
メンバーそれぞれの業務を可視化することで「誰が、どのタスクを抱えているのか、進捗に問題ないか」をチームで把握できるようになります。その結果、手の空いた人は他のメンバーを手伝ったり、タスク配分を見直したりするなどの対応につながるのです。
作業の無駄をなくす
業務を可視化したことで、作業の無駄を洗い出せます。不要なタスクをなくせば、その分ほかの業務にリソースを割けられるので、デッドラインを守れるようになるのです。
【必見】デッドラインを厳守するのに役立つツール
以下では、デッドラインを厳守するのに役立つツールを紹介します。
多忙ななかでデッドラインを守って仕事するには、個人の心がけはもちろん、チームでの取り組みが重要です。たとえば、メンバーそれぞれの業務を可視化しつつ、タスク管理できるツールがあれば「作業進捗」を把握できるので、対処しやすくなります。
しかし、操作が難しいツールでは、タスク管理すること自体が負担になるため、簡単な操作性のツールを使いましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、チームの進捗管理・タスク管理を一元化でき、非ITの65歳以上の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作業進捗を記載して、メンバーごとに「フォルダ」を振り分ければ、誰がどの作業を抱えているのかを簡単に把握できます。また、ノートに紐づく「タスク」には、リマインド機能がついており、デッドラインを意識して作業に取り組めます。
チームの作業を可視化するツール「Stock」」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
デッドラインの概要と対策方法まとめ
ここまで、デッドラインの概要と対策方法を中心に紹介しました。
デッドラインとは「厳守すべき最終期日」を意味します。万が一、デッドラインを守れない状況が続けば、ほかの業務に支障をきたすだけでなく「デッドライン症候群」を引き起こしかねないので、早急な対策が求められます。
そこで、デッドラインを守るために、個人の心がけだけでなく、チームの作業進捗を可視化したりタスク管理したりできる仕組みをつくりましょう。たとえば、誰でも簡単に使えて、進捗・タスクを一元管理できるツールなら、導入後もストレスがかかりません。
結論、デッドラインを厳守するのに役立つのは、作業進捗を「ノート」に残しつつ、ノートに紐づけて「タスク管理」できるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、デッドラインを守れる仕組みを整えましょう。
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