紙での請求書の作成・管理には、印刷コストや保管スペースが必要になったり、すぐに修正するのが難しかったりするデメリットがあります。そこで、請求書の作成や管理にシステムを活用すれば、多くの負担が削減されるのです。
とはいえ、どのような請求書管理システムが自社に適しているのか分からず、導入に踏み切れない担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書を一元管理できるおすすめのシステム5選と、選定ポイントを中心にご紹介します。
- 請求書を一元管理できるシステムを導入して、煩雑な管理体制から脱却したい
- 請求書管理システムを選定するときに、どのような点を意識すべきか知りたい
- 請求書を効率的に作成・管理できるシステムを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適した請求書管理システムが見つけられ、請求書の作成・管理における工数を削減できます。
目次
非IT企業必見！請求書の一元管理におすすめの情報共有ツール
はじめに、請求書の一元管理におすすめの情報共有ツールを紹介します。
請求書に関する業務は、請求書管理システムを導入すれば、業務の効率化を図れます。しかし、請求書を作成したあとに適切な管理がされなければ、情報は入り乱れてしまい、探したり整理したりするのが手間になります。
そのため、請求書管理システムとは別に、情報を管理するためのシステムを使いましょう。ただし、誰でも簡単に使える機能のシステムでないと現場に浸透せず、そのうち使われなくなります。
そこで、ITリテラシーの有無に関わらず、65歳の方でも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には請求内容もしくはファイル等を保存でき、ノートを「フォルダ」ごとに整理すれば入り乱れる心配はありません。また、取引先とフォルダを共有できる「1フォルダゲスト権限」もあるため、メールを使わないやりとりも可能です。
【Stock】最も効率よく請求書の情報を共有・管理できる
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
請求書管理システムとは
請求書管理システムとは、請求書の作成・管理における工数の削減によって、作業の効率化やミスの防止を図れるシステムです。
たとえば、WordやExcelで請求書を手作業で作成するのは手間がかかるほか、人的ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書管理システムを利用すれば、請求書の作成を自動化できるのはもちろん、そのほかにも便利な機能で業務を効率化できます。
電子化できる！おすすめの請求書発行システム5選
以下では、請求書管理におすすめのシステムを5選紹介します、それぞれの特徴や注意点を押さえ、自社に合ったシステムを選定しましょう。
【freee会計】簡単に使える！請求書発行システム
freee会計の特徴
- 領収書も自動読み取りできる
- 法改正にも対応している
溜まりがちな領収書も写真を撮ってアップロードすれば、 freeeがスキャンして自動読み取り、日付や勘定科目まで推測します。
インボイス制度や電子帳簿保存法にも完全対応しているので、システムをアップデートする必要がありません。
freee会計の注意点
- 使用人数は要検討
ミニマムプランは、ユーザー上限が3名までに制限されています。一方、ベーシックプランは上限がない反面、4人目以上から1人追加ごとに月額400円の料金が追加されるのです。
会計freeeの料金体系
以下はすべて税抜の料金です。
- ミニマム：2,680円/月（月払い）
- ベーシック：5,280円/月（月払い）
- プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
【MakeLeaps】請求書業務を効率化できるシステム
MakeLeapsの特徴
- 直感的に操作できる
- テンプレートが搭載している
グッドデザイン賞を受賞するほど分かりやすい操作性なので、従来の業務からスムーズに移行できます。
テンプレートを使うことで見積書・納品書・請求書などをミスなく簡単に作成でき、ワンクリックでほかの文書への変換も可能です。
MakeLeapsの注意点
- プランをよく確認する
プランによって、料金や機能性、取引先上限などが異なるので、導入するときは詳細をよく比較する必要があります。
MakeLeapsの料金体系
以下はすべて税抜の料金となっています。
- 無料プラン：0円
- 個人プラン：500円/ユーザー
- 法人プラン：800円/ユーザー
- エンタープライズプラン：25,000円/社
【Misoca】利用する場所や端末を選ばず手軽に使えるシステム
Misocaの特徴
- デバイスを問わず請求書の作成できる
- ロゴの挿入も簡単にできる
PCだけでなく、タブレットやスマホからでも請求書が作成できるのでスキマ時間を有効に使えます。
14種類もの請求書テンプレートから選べるだけでなく、自社のロゴや印影も画像データから反映できます。
Misocaの注意点
- 大規模な事業者には不向きなプランがある
有料プランの中にも、登録できる人数や請求書が少なく、大規模な事業者には不向きなプランがあるため注意が必要です。
Misocaの料金体系
- 無料プラン：0円
- プラン15：800/月
- プラン100：3,000円/月
- プラン1000：10,000円/月
【クロジカ請求管理】 請求書の郵送やメール送信が簡単なシステム
クロジカ請求管理の特徴
- 請求書をCSVファイルで一括作成できる
- 請求書の定期作成
定額や従量課金の請求データをCSVファイルでインポートして、請求書を一括作成できます。
請求書の定期的な作成を予約できるので、作成漏れのミスを防げます。
クロジカ請求管理の注意点
- 無料プランは請求管理機能のみ使える
無料プランは請求管理機能しか利用できないため、大規模なチームには不向きである点に注意しましょう。
クロジカ請求管理の料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：要問い合わせ
【INVOY】基本機能を永久無料で利用できるシステム
INVOYの特徴
- 簡単に請求書を作成・発行できる
- メンバー招待や権限を管理できる
必要項目を順番に入力するだけで作成でき、作成後はメールで発行が可能です。
メンバーを招待すれば複数人で使えるほか、すべての機能を利用できる「管理者」と、帳票作成と取引先管理ができる「請求担当者」の権限に分けられます。
INVOYの注意点
- ITに詳しくない場合には使いこなせない恐れがある
INVOYは多機能なので、ITが苦手な方は使いこなすのに苦労する可能性があります。
INVOYの料金体系
- Free：0円
- Standard：980円/月
請求書管理システムの選定ポイントとは
最後に、請求書管理システムの選定ポイントをご紹介します。システム導入後にトラブルにならないように、以下は確実に押さえましょう。
セキュリティは十分か
はじめに、セキュリティが万全のシステムかを確認しましょう。
請求書はクラウド上でデータ管理するので、十分なセキュリティが整っていなければ、請求書の改ざんや口座情報などの漏洩が懸念されます。
したがって、「データが確実に保護されるか」「ウイルスや不正アクセスの監視体制は万全か」といった点を注視して、万全なセキュリティを持つシステムを選ばなければならないのです。
シンプルに使えるか
システムを選定するうえで、「シンプルに使えるか」は重要ポイントです。
多機能なシステムは便利な反面、使うのが難しく費用がかかります。そのため、自社の社員が使いこなせない難しいシステムでは次第に使われなくなり、余計な費用がかかるだけなので避けましょう。
したがって、ITに詳しくなくても簡単に使える「Stock」のようにシンプルなシステムが必要なのです。
インボイス制度に対応できるか
最近では、インボイス制度に対応できているかも選定ポイントとなります。
2023年10月より導入されるインボイス制度では、請求書には以下の6項目の記載が義務付けられています。（簡易インボイスは1〜5まで）
1. インボイス発行事業者の氏名又は名称及び登録番号2. 取引年月日3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率5. 消費税額等（端数処理は一インボイス当たり、税率ごとに1回ずつ）6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
インボイス制度に対応していないシステムでは、今後対応できなくなる可能性があるため慎重に選定をしましょう。
請求書管理システムと選定ポイントまとめ
これまで、おすすめの請求書管理システム5選を中心にご紹介しました。
請求書管理システムはセキュリティが万全であることはもちろん、簡単に使えるほどシンプルかも確認しましょう。また、請求書管理システムだけでは「どこに保存したのか分からない」と不便なので、情報共有ツールを併用すべきです。
ただし、多機能な情報共有ツールでは使いこなすのに苦労するので、必要な機能に過不足がないシンプルなものが適しています。
結論、自社が導入すべきなのは、大手企業も導入するほど安全性が高く、非IT企業の65歳でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、適切に請求書データを管理しましょう。
