人事データには、社員それぞれの個人情報やスキルのほかにも、過去の人事評価・昇給の履歴などが含まれます。そのため、適切な仕組みで管理しなければなりません。
しかし、「人事データの管理体制が煩雑で、必要な情報が見つからないことがある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人事データの一元管理におけるメリットや注意点を中心にご紹介します。
- 人事データを適切に管理して、人材の詳細なデータを把握したい
- 一元管理のメリットを押さえ、チーム全体に一元管理を浸透させたい
- 効率よく、かつ確実に人事データを管理する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、人事データの一元管理によってデータの分散を防ぎながら、各人材の詳細情報も明確に把握できるようになります。
目次
人事データの一元管理とは
人事データの一元管理とは、自社で働く社員の情報を一箇所に集約して管理する仕組みを指します。社員の基本情報や職歴、スキル、評価といった人事に関するあらゆる情報を一元管理できるのです。
仮に、人事データが一元化されていなければ、人事異動や評価などの業務が滞ります。さらに、給与計算や労務手続きに変更があったときには、いたるところに保存されているデータを集めるのに時間がかかってしまうのです。
このように、「社員の負担を増加させる非効率な状態」を解消するために、人事データの一元管理が不可欠だと言えます。
人事データを一元管理するメリット
ここでは、人事データを一元管理するメリットをご紹介します。情報管理が担当者ごとに属人化してしまっている企業は必見です。
（1）情報の属人化を防ぐ
一元管理のメリットのひとつとして、情報の属人化を防ぐ点が挙げられます。
人事部門で情報を一元化していない場合には、社員それぞれが独自で管理をはじめてしまうのです。また、チームで情報が共有されていない状態では、対応漏れや二重対応などが起こるリスクがあります。
そのため、人事データ管理の属人化を防止するには、人事部門で情報の一元化を進める必要があるのです。
（2）必要な情報がすぐに見つかる
人事データを一元管理すれば、必要な情報がすぐに見つかります。
仮に、人事データがいたる場所で管理されていると、わざわざ担当者に確認しなければならず面倒です。しかし、人事データを一元管理すれば「ここにすべての情報が保存されている」ということが分かるので、余計な連絡の手間がなくなります。
ただし、紙やExcelで管理すると、データが増えるに従って入り乱れてしまい、欲しい情報がすぐに見つかりません。そのため、今日ではすべてのデータを整理できる「Stock」のような情報管理システムを使う企業が増えているのです。
【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるシステム
以下では、人事データの一元管理におすすめのシステムを紹介します。
人事データを一元管理していないと、必要なときに見つけられなかったり、わざわざメンバーに確認をとったりしなければならず面倒です。しかし、紙文書やExcelなどで一元化しても、管理が煩雑になってしまいます。
そのため、あらゆる情報を簡単にまとめられるシステムが必要です。ただし、多機能なシステムではITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなシステムを最適だと言えます。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理システム「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる人事データを残せるうえに、ノートをテーマ別に「フォルダ」で分ければ入り乱れる心配がありません。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、メンバーと簡単にやりとりができます。
チームの情報を最も簡単に残せるシステム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
人事データを一元管理するときの注意点
ここでは、人事データを一元管理するときの注意点について説明します。人事データには個人情報が含まれており、単純に一元管理できれば良いわけでないので、以下を押さえておくべきです。
セキュリティを万全にする
人事データを一元管理する場合、セキュリティが万全かを確認しなければなりません。
人事データには、社員の住所や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が含まれています。そのため、外部からの不正アクセスで流出してしまうと、重大な問題になるのです。
また、社内メンバーであれば誰でも閲覧できるのはセキュアではないので、アクセス権限を設定できる仕組みがより安全だと言えます。
以上のことから、あらゆるリスクを防止するためには、セキュリティが万全な方法で管理しなければならないのです。
情報管理システムを使う
次に、人事データの一元管理には、情報管理システムが必要不可欠です。
人事データの一元管理をはじめるときには、一般的に「すべての情報をまとめられるか」ということばかりに気をとられてしまいます。しかし、「人事データを一元管理して、業務の負担を軽減する」というのが本来です。
そのため、一元管理できることもちろんですが「どこに、何の情報が保存されているか」がすぐに把握できて、欲しい情報がすぐに見つかるシステムでなければなりません。そのため、紙やExcelではなく「Stock」のような情報管理システムが必要です。
人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ
これまで、人事データを一元管理するメリットや注意点を中心にご紹介しました。
仮に、人事データを一元管理しないと属人化してしまうので、ほかのメンバーにわざわざ確認しなければならず面倒です。そのため、人事データをはじめとした、あらゆる情報を一か所にまとめられるシステムが求められます。
ただし、多機能なシステムでは使いこなすのが難しく、次第に社内で放置されるケースが後を絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。現在では、Stockは非IT企業を中心に200,000社以上で導入されています。
ぜひ「Stock」を使い、人事データの煩雑な管理体制から脱却しましょう。
