情報通信技術（IT）の急速な発展は、人々のワークスタイルや働き方に大きな変化をもたらしています。しかし、すべての人・企業がIT化に適応できているわけではなく、「デジタルデバイド（情報格差）」が顕著になっているのも事実です。
とくに、ビジネスの観点では「他企業がIT化に成功しているなか、自社ではデジタルデバイドの問題を一向に解消できない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタルデバイド発生の原因や解消法を中心に解説します。
- 最新ツールを導入しても現場のベテラン層が使いこなせずにいる経営者・管理職
- DXを推進したいが、一部の非IT部門から反発されて進まない現場リーダー
- 多機能ツールの導入で、社内の情報格差の分断を招いている業務効率化担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、デジタルデバイドを解消するために取り組むべき対策が分かります。
目次
【身近な例】社内で起きるデジタルデバイド
デジタルデバイドとは、主にパソコンをはじめとするコンピューターを扱える人と扱えない人との間に生じる格差であり、「情報格差」と同義です。社内で起こりうるデジタルデバイドの例は、以下の通りです。
- チャットツール派とメール派の分断
プロジェクトの重要な変更や経営層からの通達がチャットツール上で完結すると、使い慣れたメールでの連絡を待っているベテラン社員に情報が届かないおそれがあります。その結果、現場で認識の齟齬が発生します。 - 生成AIの活用格差
生成AIを使いこなして仕事を一瞬で終わらせ、定時で帰る社員がいる一方で、AIの活用方法が分からず残業に追われている社員もいます。スキルの差によって、業務量が不公平になってしまうのです。 - 最新プロジェクトからの脱落
教えるのが面倒だからという理由で、DX推進や新規事業などの先進的なプロジェクトに若手やITリテラシーの高い層ばかりがアサインされるケースです。これにより、業務を熟知したベテランが蚊帳の外に置かれてしまうのです。
社内でのデジタルデバイドが拡大すると、コミュニケーションや業務の分断の発生につながります。
社内でデジタルデバイドが生まれる原因
以下では、社内でデジタルデバイドが生まれる原因を3つ紹介します。デジタルデバイドを埋めるには、以下の原因を把握し、あらかじめ対策しておく必要があるのです。
多機能ツールの導入
1つ目は、多機能ツールを導入していることです。
画面にボタンやメニューが多すぎると、ITが苦手な社員は簡単に操作できず、画面を開くこと自体を避けるようになります。たとえば、簡単な連絡をしたいだけなのに分析機能など使わない機能が目に入ると、現場社員は操作を難しく感じツールを避けてしまいます。
このように、組織の業務効率化を急ぐあまり、最初から何でもできる多機能なツールを導入すると、かえって格差が生まれてしまうのです。
マニュアルの過信
2つ目は、マニュアルを過信することです。
マニュアルには手順は書いてあっても、「なぜこのタイミングでこの入力をするのか」といった背景やトラブル発生時の対応方法が抜けていることが多いです。また、ページ数が膨大なマニュアルは読むハードルが高いため、誰からも読まれずに放置されます。
たとえば、100ページを超える操作説明書を共有ドライブに格納しても、現場の社員は必要な情報をすぐに見つけられず、「知っている人に口頭で聞いた方がはやい」となります。
その結果、聞かれた人だけがさらに知識を深め、マニュアルを読まない人はいつまでもツールを触れない状態になるのです。このように、現場での実践につながらないようなマニュアルを共有している場合、デジタルデバイドは解消されません。
ツールに必要性を感じていない
3つ目は、ベテラン社員がツールに必要性を感じていないことです。
ベテラン社員からすれば、非効率であっても慣れている紙やメールを使う方が簡単なため、新しい操作を覚えるメリットを感じづらいです。そのため、「会社の方針だから」と導入を強制されても、現場はただ手間が増えるだけだと感じて反発してしまいます。
このように、「ツールにより自分の業務負担がどのように軽減されるのか」を納得してもらえない限り、ツールが定着しないのです。
デジタルデバイドを放置する職場のリスク
以下では、デジタルデバイドを放置する職場のリスクを3つ解説します。以下の内容が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
信頼が低下する
1つ目は、企業としての信頼の低下です。
ITリテラシーが高い社員だけがツールを使いこなしているような状況では、「そのシステムはAさんしか触れない」「あのデータはBさんの個人PCにしかない」という事態が発生するおそれがあります。
そのため、特定の社員が休んだり退職したりした瞬間に、現場の業務が止まってしまうのです。業務が止まると、顧客に多大な迷惑をかけ、企業自体の信頼低下にもつながるおそれがあります。
同じミスを繰り返す
2つ目は、重要情報の伝達漏れによるミスの再発です。
連絡ツールがチャットとメールに分散していると、連絡がチャットツール上で完結した場合、現場や他拠点にクレーム対策などの重要情報が共有されなくなります。
その結果、別の営業担当が同じミスを繰り返し、数億円から数十億円規模の大型案件を失注してしまうおそれがあるのです。
優秀なベテラン社員が離職する
3つ目は、ベテラン社員の離職です。
優秀なベテラン社員が何年もかけて磨いてきたスキルが、ツールの導入によって一瞬で誰でもできるものに置き換わると、当の本人は自分の存在価値が分からなくなったり、正当に評価されていないと感じるようになったりします。
その結果、ベテラン社員が「もうついていけない」と職場に見切りをつけ、他社へ早期離職してしまうおそれがあるのです。
デジタルデバイドを解消する方法3選
以下では、社内でのデジタルデバイドを解消する方法を3つ解説します。以下の内容を実践し、自社に潜む情報格差を解消しましょう。
（1）ITリテラシーが低い人に合わせる
1つ目は、ITリテラシーが低い人に合わせることです。
最初から多機能で複雑なツールを導入すると、ITリテラシーの高い社員しか利用しなくなり、社内に定着しません。そのため、ITに苦手意識のある人でもスムーズに使えるようなツールを導入しましょう。
たとえば、操作が簡単で非IT企業向けのツール「ナレカン」を使えば、ITが苦手な人でも簡単にあらゆる情報を管理・共有でき、業務の属人化や重要情報の伝達漏れを防げます。
（2）ツールの使用目的を絞る
2つ目は、ツールの使用目的を絞ることです。
最初から全社プロジェクトの管理などを目指すと現場がついてこられません。そのため、まずは「勤怠の連絡をチャットで送るだけ」や「社内報を読むだけ」といった、全員に関係する簡単な操作からスタートしましょう。
そして、操作に慣れてきたら、従来の電話やメールでの勤怠連絡の受け付けを廃止してツールでの管理に一本化します。このように、簡単な操作で済むものから徐々にツールに移行させると、ITが苦手な社員の心理的ハードルを自然と下げられるのです。
（3）ツールのメリットを示す
3つ目は、ツールのメリットを示すことです。
「便利になります」と抽象的に伝えるのではなく、ツールの導入によりどれだけ手間が削減できるのかを具体的に説明します。たとえば、「3時間かかっていた転記作業が3分で終わります」と目の前で実践しながら数字を使って伝えることで、説得力が高まります。
このように、抽象論ではなく、自分の実務がその場で楽になる確証を持たせることが、現場の反発を抑える最も効果的な方法です。
迷わず使える情報共有の仕組みを構築する方法
以下では、迷わず使える情報共有の仕組みを構築する方法を紹介します。
「新しいツールを使いこなせる若手」と「使いこなせないベテラン」の間で、情報格差が存在しているケースは少なくありません。この状態を放置すると、パソコンの使用が苦手な社員が過去の資料を探すたびに確認作業に追われ、本来の業務が停滞します。
情報格差をなくそうとして多機能なITツールを導入しても、操作が複雑で一部の社員しか使わなくなり、必要な時に全員が正しい情報にたどり着ける状態を構築することは難しいです。
そこで重要なのが、ITスキルに不安がある社員でも迷わず操作でき、日常の業務フローの中で自然に情報を引き出せるツールを導入することです。こうしたツールを使えば、デジタルデバイドによる業務の遅れや重要情報の伝達漏れを防げます。
こうした条件に最も当てはまるのが、「非IT企業」でも自然とナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、シンプルな画面構成と、上司に質問するような高精度のAI検索によって、社員間でデジタル格差がある組織でも全員が迷わず使いこなせます。
非IT企業でもナレッジが蓄積・活用されるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
職場のデジタルデバイドを解消する方法まとめ
ここまで、社内でデジタルデバイドが生まれる原因と対策を中心に解説しました。
社内でデジタルデバイドが生まれる原因として、「多機能ツールを導入している」「マニュアルを過信している」「ベテラン社員がツールに必要性を感じていない」が挙げられます。
デジタルデバイドを解消するには、IT初心者でも使えるツールを導入するだけでなく、使用目的を絞ったり、ツールの必要性を把握できていない社員にメリットを示したりすることが大切です。
結論、社内のデジタルデバイドの解消には、簡単な操作でバラバラだった情報を1箇所にまとめられ、欲しい情報を即見つけられるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のIT化の第一歩をスムーズに実現しましょう。
