メールはビジネスにおける情報共有ツールとして広く利用されていますが、全員で同時に確認できないうえ、重要な情報が埋もれてしまうこともあります。それらを防止できるのが、メールをチーム全体へ共有するための「メール共有システム」です。
しかし、メール共有システムを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールの一元管理におすすめのシステム8選を中心にご紹介します。
- メール共有システムのメリットや活用シーンを把握したい
- 機能や口コミを知り、メール共有システムを比較検討したい
- メールを最も効率よく一元管理できるシステムを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なメール共有システムが見つかり、面倒なメール管理から脱却できます。
目次
複数のアドレスに届いたメールを一括管理する方法とは
複数のアドレスに届いたメールを一括管理する方法として、メール転送設定があります。
メール転送設定を活用すると、受信したメールを任意のメールアドレスに転送して、まとめて管理できます。たとえば、Gmailの場合は設定画面の[メール転送と POP/IMAP]から、転送するアドレスの登録が可能です。
ただし、転送設定するメールアドレスが増えるにつれ、ただの情報の蓄積となり、必要な情報が埋もれてしまう恐れがある点がデメリットです。したがって、メール管理には、メールを簡単に社内共有できる「メール共有システム」を利用することがおすすめです。
メール共有システムとは
メール共有システムとは、アドレスを社内で共有し、メールに関する情報をまとめておけるシステムを指します。
多くのメール共有システムには以下のような機能が備わっています。
- 【ステータス機能】
- 【振り分け機能】
- 【コメント機能】
メールごとに「対応済」「未対応」のようなステータスを設定・表示する機能です。メールごとの対応の状態が表示されることで、対応漏れを防ぐことができます。
「注文」「アポイント」「クレーム」など、特定の分類のメールを担当者に自動的に振り分ける機能です。メールの内容を確認し、担当者に振り分ける一連の流れを効率化することができます。
メール共有システムの他の利用者に対して、コメントを残す機能です。利用者間の円滑なコミュニケーションを促進します。
どの機能も、効率的にメールを管理するうえで重要な機能となっています。また、サービスによって備わっている機能が異なるので、導入予定のシステムに自社で必要な機能が含まれているかを確認しましょう。
メール共有システムのメリット・活用シーン
ここでは、メール共有システムを利用するメリットを3つ紹介します。社内のメール管理が煩雑化しているが、システムを導入する具体的なイメージが湧いていないという方は必見です。
（1）対応漏れや二重対応を防げる
1つ目は、メールへの対応漏れや二重対応を防げることです。
カスタマーサポートでは、複数人で分担して対応するため、対応状況を素早く共有する点が重要です。そこで、メール共有システムを使えば、複数のチャネルからの問い合わせを一元化し、対応状況を関係者全員が確認できるので、対応漏れや二重対応を防げます。
逆に、メール共有システムを利用していないと「メールボックスの中で重要な問い合わせが埋もれて見逃していた」という状況になりかねません。したがって、問い合わせへ確実に対応するために、メール共有システムを利用すべきだと言えます。
（2）スピーディーに対応できる
2つ目は、問い合わせなどへスピーディーに対応できる点です。
たとえば、「テンプレート」搭載の共有システムを使えば、文章を一から入力する手間がかかりません。具体的には、ECサイトの予約受付や返金依頼の問い合わせ対応に、フローチャートとそれに合わせた返信のひな型を用意すると、スピーディーな対応が可能です。
また、「メッセージ機能」を利用すると、共有されたメールに紐づけて、メンバー同士でやりとりできます。そのため、ほかの問い合わせ内容と混同することなく、在宅ワークでもスムーズな対応が実現します。
（3）対応履歴を残せる
3つ目のメリットは、対応履歴までまとめて残せる点です。
問い合わせに対する対応方法をまとめて記録しておけば、担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが代わりに対応に回れるようになり顧客満足度の向上につながります。さらに、良い対応記録は、ナレッジとして教育や引継ぎ資料を作るときにも役立ちます。
したがって、ノウハウやナレッジを共有するには、メールだけでなく「ノート」に記載した業務の情報も共有できる「Stock」のようなソフトを利用するのが最適です。
無料あり！おすすめのメール共有システム8選
以下では、一元管理におすすめのメール共有システムを8つご紹介します。
カスタマーサポートやECサイトには、日々大量の問い合わせメールが届くため、適切に管理出来ていなければ、対応漏れにつながりかねません。また、メンバー間で「誰が対応しているのか」「未対応なのか」が把握できていなければ、二重対応が起きてしまいます。
そのため、メール共有システムを導入し、メンバー間で連携しやすい仕組みを整えましょう。ただし、ITに不慣れな現場に操作が難しいシステムを導入しても、使いこなせず「情報が集まるだけのシステム」になりかねません。
結論、メールの情報を簡単に一元管理するには、メールを自動転送して管理できるうえに、ITリテラシーを問わず誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
お使いのGmailやOutlookをStockと連携すれば、問い合わせメールが「ノート」上に自動転送され、任意のメンバー間で共有できます。また、ノートに直接、対応履歴を書き込んだり、ノートに紐づけて「メッセージ」したりすれば、誰がどのような対応をしたのかまで把握できるのです。
【Stock】Gmail/Outlookのメールの一元管理に最適なツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】メールをナレッジとして管理できるツール
「ナレカン」は、100名～数万名の利用に最適化されたナレッジ管理ツールです。
ナレカンの「メール転送機能」で顧客や社内からの問い合わせ、対応履歴などを蓄積しておけば、社内のナレッジとして有効活用できます。また、ファイル内検索をはじめとした高度な検索機能によって、欲しい情報をすぐに見つけられるのも特徴です。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Mailwise】メールの一斉送信ができるソフト
＜Mailwiseの特徴＞
- チーム単位でメールに対応できる
- メールを絞り込める
1つのメールアプリケーションにつき10個のメールアドレスを登録できるので、チーム全体でメールに対応できます。
対応状況や担当者ごとに条件を絞ってメールを探せます。そのため、チームで取引先からのメールを管理する場合に便利です。
＜Mailwiseの機能・使用感＞
- ステータス機能
- 対応履歴機能
メールの担当者や確認者、処理状況を設定できる「ステータス機能」が搭載されているため、対応の重複や漏れを防げます。
メールアドレスをアドレス帳に登録すると、過去のやり取りや訪問の履歴を時系列で確認できるので、担当者が変更した場合の引継ぎもスムーズです。
＜Mailwiseの注意点＞
- 非IT企業では使いこなすのが難しい
- スマホでは使いづらい
高度な機能が豊富に搭載されており、使い方を覚えるのに時間がかかるため、ITに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
利用しているユーザーからは「スマホで使用するのは、現実的でないくらい使用しにくいです」との声があります。（引用：ITreview）
＜Mailwiseの料金体系＞
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
【mi-Mail】案件単位でメールを管理できるシステム
＜mi-Mailの特徴＞
- 分かりやすいデザインで使いやすい
- ブラウザから利用できる
mi-Mailの操作画面は一般的に使用されているメールソフトを基に設計されており、初心者でも使いやすいデザインとなっています。
ChromeやEdge、SafariなどのWebブラウザから利用でき、専用のアプリケーションをインストールする必要がありません。
＜mi-Mailの機能・使用感＞
- スレッド表示機能
- 対応期限設定機能
ツリー形式の「スレッド表示」を使うと、関連するメールを時系列でまとめられ、案件単位でメールを管理できます。
メールの対応期限をあらかじめ設定しておくと、期限が迫っていたり過ぎてしまったりした場合に警告が表示されるので、対応漏れの対策に便利です。
＜mi-Mailの注意点＞
- 初期費用が高い
- 低料金のプランでは制限が大きい
低額のスタンダードプランでも24,800円の初期費用がかかり、さらに月額9,800円以上の料金がかかるため、費用対効果を慎重に検討しなければなりません。
スタンダードプランでは、登録できるメールアカウント数が5つまでに制限されています。そのため、5人以上のチームで運用したい場合は、より高額なプランにする必要があるのです。
＜mi-Mailの料金体系＞
以下は、クラウド/SaaSプラン内の各プランの価格になります。
- スタンダードプラン：初期費用24,800円＋月額費用9,800円～
- 仮想サーバー(専用サーバー)プラン：初期費用50,000円＋月額費用66,800円～
また、パッケージプランを希望する場合、事業内容や要望に合わせたオーダーメイドなプランになるため、問い合わせが必要です。
【Re:lation】問い合わせごとにコメントを共有できるソフト
＜Re:lationの特徴＞
- 複数チャネルの問い合わせを一元管理できる
- 対応状況をリアルタイムで確認できる
さまざまな外部サービスと連携可能なので、メールだけでなく、LINEや電話などのチャネルの問い合わせを集約して一元管理できます。また、アプリはiPhoneやAndroidにも対応しているので、デバイスを問わず利用可能です。
メンバーの対応状況がリアルタイムで共有されるので、「どのメンバーがどの問い合わせに対応しているか」をすぐに確認できます。
＜Re:lationの機能・使用感＞
- AI機能
- アドレス帳機能
- テンプレート機能
AI機能を利用すれば、自身で顧客への返信文を作成したり、2重敬語や誤字・脱字をチェックしたりする手間を軽減できます。
顧客の情報をワンクリックで呼び出せる「アドレス帳」が搭載されているので、誤操作で顧客を取り違える事態を防げます。
ワンクリックで呼び起こせるテンプレート機能を使うと、効率よくメールを作成できます。また、文章の体裁が統一されるので、担当者によって対応にばらつきが出ることもありません。
＜Re:lationの注意点＞
- オーバースペックとなる可能性がある
- ストレージの料金が高い
ダッシュボード機能やアンケート分析機能、AIレコメンド機能など高度な機能が多く、シンプルにメールを一元管理したい企業にはオーバースペックとなる可能性があります。
ユーザーからは「当社の場合、添付ファイル付きのメールが多く、すぐにストレージがいっぱいになります。ストレージの料金が高いので料金を安くしてほしいと思っていたが、値上がりがあった」との不満の声も見られます。（引用：ITreview）
＜Re:lationの料金体系＞
- フリープラン：0円
- 有償プラン：18,000円/月～（要問い合わせ）
【yaritori】シンプルな使い勝手が特徴のツール
＜yaritoriの特徴＞
- シンプルな操作で使いやすい
- メールごとにチャットで社内メンバーと情報共有できる
初心者でも簡単に使い始められるシンプルな操作画面で、メールの一元管理を手軽に実現できます。
メンバーとやり取りできるチャット機能がメールごとに設けられているので、対応の状況や方針に関する情報をスムーズに共有できます。
＜yaritoriの機能・使用感＞
- 各ツールとの連携機能
- 最新AI「GPT-4」を活用したメールの自動生成機能
Gmail/Outlookならメールの送受信をワンクリックで同期することができるほか、SlackやChatworkとも連携できるので、メールやチャットのやりとりを一元化可能です。
AIによってメールを自動作成できるため、文面を一から考える手間がかかりません。
＜yaritoriの注意点＞
- スマホアプリには対応していない
- 無料トライアル期間が短い
スマホアプリには対応していないため、モバイル端末から利用したい場合はブラウザで開かなければなりません。
yaritoriの無料トライアル期間は7日間なので、導入を慎重に検討したい方は注意が必要です。
＜yaritoriの料金体系＞
1,980円/ユーザー/月～から利用できます。
【問いマネ】低価格で利用できるシステム
＜問いマネの特徴＞
- 比較的低価格で利用できる
- 導入からすぐに運用できる
問いマネの利用料金は一番低価格で1人あたり312円なため、導入コストを抑えてメールを一元管理したい方におすすめです。
既存のメールサーバーから転送の設定をするだけで使い始められるので、導入からすぐに運用に移せます。
＜問いマネの機能・使用感＞
- 簡単内容表示機能
- スレッド表示機能
件名欄にあるメールアイコンにカーソルを当てるだけで本文を確認できます。都度メールを開く手間が無くなるので、スピーディーな対応が可能です。
同じ顧客との一連のやり取りがスレッドで表示される機能があるため、メール対応の経緯が一目で分かります。
＜問いマネの注意点＞
- HTML形式のメールに対応していない
- 動作が重い
HTML形式のメールに対応していません。仮にHTML形式のメールを受信すると、タグがそのまま表示される点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「全体的に動作がもったりしている」という声があります。（引用：ITreview）
＜問いマネの料金体系＞
- スタンダードサーバープラン：初期費用11,000円＋月額費用3,124円/月（10ユーザー）
- アドバンスサーバープラン：初期費用11,000円＋月額費用5,500円/月（30ユーザー）
【Outlook】共有メールボックスを作れるシステム
＜Outlookの特徴＞
- 共有メールボックスを作れる
- タスクを共有できる
共有メールボックスを作れるので、チームで簡単にメールを一元管理できます。既に利用しているユーザーが多く、すぐに使い始められる点がメリットです。
メールだけでなく個人のタスクも共有できるので、チーム内での進捗管理が簡単になります。
＜Outlookの機能・使用感＞
- 共有予定表機能
- 検索機能
受信メールからその場で会議の予定をカレンダーに追加することができます。共有メールボックスのすべてのメンバーで予定を作成したり管理したりできるため、チームでプロジェクトを進める際に便利です。
メッセージや連絡先、ドキュメントを検索できるので、顧客情報や過去のやり取りにすぐにアクセスできます。
＜Outlookの注意点＞
- 対応漏れが発生しかねない
- 目的のメールが見つからないことが多い
共有メールボックス内で誰かが新着のメールを開くと、チーム全体で開封済みのメールとなります。そのため、担当者以外が誤って開封してしまうと、対応漏れにつながりかねないのです。
利用しているユーザーからは「メールの検索機能について、もう少し能力を上げてほしい。動作が鈍くなることや検索機能を使用しても引っかからないことが多々ある」という声があります。（引用：ITreview）
＜Outlookの料金体系＞
無料版以外に、ほかのMicrosoftサービスと合わせて利用できる一般法人向けプランもあります。
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞PCでメールを一括管理できるメール共有システム一覧
以下は、PCでメールを一括管理できる、おすすめのメール共有システムの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Mailwise | mi-Mail | Re:lation | yaritori | 問いマネ | Outlook | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
Gmail/Outlookのメールを最も効率よく一元管理できる |
メールをナレッジとして管理できる |
メールの一斉送信ができる |
案件単位でメールを管理できる |
問い合わせごとにコメントを共有できる |
シンプルな使い勝手が特徴 |
低価格で利用できる |
共有メールボックスを作れる |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※メールにコメントをつけることは可能 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※24/3/29金からスマホではブラウザのみ利用可 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
スマホでは使いづらい |
低料金のプランでは制限が大きい |
オーバースペックとなる可能性がある |
スマホアプリには対応していない |
動作が重い |
対応漏れが発生しかねない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用24,800円＋月額費用9,800円～ |
・無料プランあり
・有料プランは18,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,980円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用11,000円＋月額費用3,124円/月（10ユーザー）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Mailwise」の詳細はこちら |
「mi-Mail」の詳細はこちら |
「Re:lation」の詳細はこちら |
「yaritori」の詳細はこちら |
「問いマネ」の詳細はこちら |
「Outlook」の詳細はこちら |
以上の表を参考に比較検討し、自社に最適なメール共有システムを導入しましょう。
メール共有システムの選定ポイント3つ
ここでは、メールアドレスや情報を集約する「メール共有システム」の選定ポイントをご紹介します。システムを導入したあとのミスマッチを起こさないために、以下3つのポイントを確実に押さえましょう。
（1）操作性がシンプルか
最も重要なポイントは「操作性がシンプルか」という点です。
操作方法が難しいと、ITに慣れていない社員は使いこなせないため、逆に仕事の効率が落ちる可能性があります。さらに、導入後の教育コストもかかってしまうのです。
したがって、全員がストレスなく操作でき、必要以上の教育コストをかけないためにも、直感的に使えるシンプルなシステムを選びましょう。
（2）PC・スマホを問わずにアクセスできるか
二つ目のポイントは、PC・スマホを問わずアクセスできることです。
PCだけでなく、タブレットやスマートフォンといったさまざまなデバイスから利用できれば、移動中や外出先にいる社員も自由にメールを確認できます。そのため、情報共有にタイムラグが発生しづらいのです。
このように、社内外を問わずリアルタイムにメールや情報を管理するために、さまざまなデバイスに対応したシステムを選びましょう。
（3）情報が流れずに管理できるか
三つ目のポイントは、情報を流さず管理できる点です。
重要なメールが不要なメールに埋もれて流されてしまうと、確認漏れのリスクが高まります。その結果、プロジェクトの遅延につながったり、再度同じメールを共有する手間がかかったりするのです。
したがって、重要な情報を流さず、確実に確かめられるシステムを選定しましょう。たとえば、メールを自動転送して、案件ごとにファルダへ振り分けて管理できる「Stock」のようなシステムであれば、重要な情報が埋もれる心配はありません。
メールアドレスの一元管理におすすめのシステム8選まとめ
これまで、おすすめのメール共有システム8選を中心にご紹介しました。
メール共有システムを利用すれば対応漏れや二重対応を防げます。さらに、過去のやりとりが一か所に集約されるため、必要な情報が埋もれる心配もありません。
とはいえ、社員のITリテラシーに差があるうえ、日々の業務が忙しいなかでシステムの使い方を教育するのは面倒なので「誰でも使いこなせるシステム」を選びましょう。
結論、情報の整理、検索に長けているだけでなく、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使えるシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上でメール管理の煩雑さを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入して、メール管理の手間やストレスを解消しましょう。
