紙ベースの情報管理を電子化するメリットとは？具体的な手順も解説！

紙ベースで業務を進めていると、用紙を印刷・保管する手間がかかったり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったりして面倒です。そこで、情報管理を電子化すると、余計なコストを削減して、社内の情報管理を徹底できます。

 

しかし、「紙ベースの情報管理を電子化する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、紙ベースの情報管理を電子化する手順が分かり、自社の取り組みを円滑に進められます。

「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を指します。

 

紙ベースでは「印刷した書類を修正できない」「書類を配布する手間がかかる」ため、情報をスムーズに管理・共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかります。

 

そのため、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになります。

ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットについて解説します。紙ベースから脱却して電子化すると、用紙を印刷・保管するコストを削減できるうえ、情報を確実に管理できます。

メリットとして、紙を印刷・保管するコストを削減できる点が挙げられます。

 

紙ベースで情報を管理していると、書類を紙に印刷・配布するコストがかかります。また、膨大な書類を保管するスペースも確保しなければなりません。

 

そこで、情報管理を電子化すれば、紙を印刷・保管するコストを削減して、オフィススペースを有効活用できるようになります。

必要な情報へすぐにアクセスできる点も、紙ベースのデータ保管を電子化するメリットのひとつです。

 

情報管理を電子化すれば「キーワード」や「ファイル名」で検索できるので、必要なデータをすぐに探し出せます。そのため、書類を探す時間を削減して、業務の停滞を防止できるのです。

 

したがって、紙ベースでの管理から電子化に移行すると、情報の検索性を向上させて、スピーディーに業務を進められます。

紙ベースによる管理を電子化すると、情報を確実に管理できるメリットがあります。

 

紙ベースでは、書類が経年劣化して読みづらくなる恐れがあります。また、書類を都度持ち歩く必要があるので、紛失して情報漏洩が発生するリスクもあるのです。

 

そこで、紙ベースでの管理をやめて電子化すれば、劣化・紛失の心配がないので、情報を確実に管理できます。

ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。

 

• ステップ1｜電子化する文書を選ぶ
まず、電子化する文書を選びます。
 
現場社員とのヒアリングを実施して「作業にミスが発生している」「情報へのアクセスに手間がかかっている」業務の文書から、優先的に電子化を進めましょう。
 
• ステップ2｜データの解像度・形式を決める
次に、データの解像度・形式を決めます。
 
解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定しましょう。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。
 
• ステップ3｜データの保管場所を決める
解像度・形式を選択したら、データの保管場所を決めましょう。具体的な保管場所は以下の通りです。
 
• 外付けハードディスク（HDD）
• 自社サーバー
• オンラインストレージ
とくに、オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを一元管理できるので、情報共有の手間を削減して、いつでもどこからでも必要な情報へアクセス可能です。
 
• ステップ4｜文書をスキャンする
最後に、文書をスキャンします。
 
コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。

 

したがって、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。

ここでは、紙ベースによる管理から電子化が進まない3つの理由について解説します。対処法も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。

1つ目の理由には、導入コストがかかる点が挙げられます。

 

情報管理を電子化すると、機器やツールを導入する金銭的コストだけでなく「機器の操作方法を周知する」「情報セキュリティ教育を実施する」ための時間的・人的コストが発生します。

 

そのため、導入コストがボトルネック（取り組みが進まない要因のこと）となって、電子化が浸透しない場合があります。

 

そこで、長期的な視点で、情報管理を電子化する目的・メリットを周知する点が重要です。また、「IT導入補助金」などの補助金制度を活用することも手法のひとつです。

2つ目に、業務手順の変更に抵抗があることも、電子化が進まない理由のひとつです。

 

情報管理を電子化すると、業務手順が大きく変わる可能性があります。そのため、アナログな手法に慣れている社員は、電子化による業務手順の変更に強い抵抗感を抱いてしまうのです。

 

強引に電子化を進めると、業務の混乱が生じたり、現場社員の反発を招いたりする恐れがあります。したがって、説明会や研修を実施して「情報管理を電子化する必要性」や「導入するツールの操作方法」の周知を徹底しましょう。

3つ目にセキュリティに不安があると、紙ベースの情報管理の電子化は進みません。

 

情報管理を電子化すれば、ITツールやWebサービスを利用するようになるため、社員がセキュリティに不安を感じる場合があります。

 

そのため、情報管理を電子化するときは、国際規格である「ISO27001（ISMS）」認証を取得している、強固なセキュリティのシステムを選ぶことがポイントです。

 

たとえば、情報管理が徹底されている企業では、「Stock」のような「ISO27001」を取得している安全性の高いツールを使って、安心して電子化に取り組んでいます。

以下では、情報管理の電子化に最適なツールをご紹介します。

 

紙ベースでの管理は物理的な場所をとるうえ、情報漏洩のリスクもあります。そのため、情報を電子化して、確実に管理する点が重要です。

 

そこで、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報管理ツール」を導入しましょう。すべての社員がストレスなく操作できるので、現場メンバーの抵抗感を抱くことなく、情報管理の電子化をスムーズに進められます。

 

結論として、自社が導入すべきなのは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報管理ツールの「Stock」一択です。

 

Stockの「ノート」では、あらゆる情報をストックしてリアルタイムで共有可能、かつアクセス制限を設定して確実に管理できます。また「ノートのタイトル・タグ」や「ノートに添付したファイル名」で検索できるので、必要な内容をすぐに見つけられるのです。

 

「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子 さん、海野 紘子 さん SBIビジネス・イノベーター株式会社

「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。

 

紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておきましょう。

 

ただし、「業務手順の変更」や「セキュリティ」に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「操作方法が簡単なうえ、ITに不慣れな方でも安心して情報管理ができるツール」があると便利です。

 

したがって、情報管理を電子化するには、すべての社員が直感的かつ確実に情報管理ができるほどシンプルなITツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。

 

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。