紙ベースでの情報管理は運用しやすい一方で、書類の検索や共有、保管に手間がかかるという課題があります。とくに、社内文書が増えるほど、紛失や更新漏れ、情報共有の遅れが発生しやすくなります。
そのため、「紙ベースの管理を続けているせいで、必要な情報をすぐに見つけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリットや手順を中心にご紹介します。
- 紙ベースでの社内文書管理で、検索や共有に手間がかかることに悩む管理部門
- 紙資料が散在しており、共有漏れや最新版管理ができず困っている現場リーダー
- ペーパーレス化の運用変更が進まず困っている業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、紙ベース管理の課題や改善方法が分かるだけでなく、自社に適したペーパーレス化の進め方を理解できます。
目次
紙ベースとは
ここでは、「紙ベース」の意味をご紹介します。「紙ベース」の概要を押さえたうえで、紙ベースからの脱却を進めたい方は必見です。
紙ベースの意味
「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を意味します。
紙ベースでは印刷した書類を修正できなかったり、書類を配布する手間がかかったりするなどの課題があるため、情報をスムーズに共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を目視で探し出さなければならず、手間がかかります。
そこで、紙ベースの情報管理を電子化すれば、無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになるのです。
現在も紙ベース運用が残る理由
現在も紙ベースでの情報管理が残る背景には、業務慣習やデジタル化することへの受け入れ態勢が整っていないという事情があります。
長年紙で運用してきた業務では、電子化に必要なルール整備や権限設定が進んでいないため、従来の方法が続きがちです。また、端末の利用環境が整っていなかったり、電子化に対する抵抗感が残っていたりすることも、紙運用が温存される要因になります。
その結果、紙ベースの管理が完全に解消されず、デジタル化との混在状態が続いてしまうのです。
紙ベースで情報管理するメリット・デメリットとは？
ここでは、紙ベースで情報管理するメリット・デメリットを説明します。最適な情報管理の方法を把握するために、しっかり理解しましょう。
紙ベースのメリット
まずは、紙ベースで情報管理するメリットからご紹介します。
- 視認性が高い
- 信頼性が高い
- 紙素材を生かした表現ができる
- 記憶に残りやすい
インターネット環境に左右されないため、多くの環境で高い視認性を保てます。
印刷された情報は、デジタル情報に比べて容易に改ざんされにくいという認識があるため、公的な文書などで信頼性の高さにつながります。
物理的な要素を通じて、デジタルでは表現が難しい独特の印象やブランドイメージを伝えることができます。
手触りや重量感、そして書き込みなどの行為が、デジタル媒体に比べて脳の複数の感覚を刺激し、内容をより深く記憶に定着させると言われています。
このように、紙ベースでの情報の管理・共有においては、紙ならではの良さがあると言えます。
紙ベースのデメリット
一方で、紙ベースで情報管理することのリスクも存在します。
- 管理コストがかかる
- 情報の共有に手間がかかる
- 情報を見つけづらい
- 情報漏洩のリスクがある
大量の紙資料は保管場所や整理、廃棄といった物理的な手間と費用が発生するため、管理コストが高くなります。
紙媒体は物理的に運搬したり、コピーしたりする必要があるため、デジタルデータに比べて多人数への広範囲な情報共有が困難です。
必要な情報を探す時に、デジタル検索のように全文検索ができないため、目的の資料を探し出すのに時間がかかります。
紙の資料は、紛失や盗難、関係者以外の者による物理的な持ち出しによって、情報が外部に漏れるリスクを伴います。
このように、情報の管理・共有においては紙ベースでは懸念が残ります。そこで、気軽に情報の管理・共有ができる「Stock」のようなツールで、ペーパーレス化すべきなのです。
紙ベース運用を続けることで生じるリスク
ここでは、紙ベース運用を続けることで生じるリスクを解説します。
印刷・保管コストが増え続ける
紙ベースでの情報管理を続けると、印刷や保管にかかるコストが年々増加していきます。
資料を印刷するたびに紙代やインク代が積み重なり、プリンターの維持にも費用が発生します。さらに、保管する紙資料が増え続けると、オフィスのスペース効率が低下するだけでなく、整理・管理にかかる手間も増えていきます。
結果、紙運用を続けるだけで無駄なコストが発生し、組織全体の経営効率を圧迫してしまうのです。
情報紛失・漏えいリスクが高まる
紙ベースでの情報管理を続けると、情報の紛失や漏えいにつながるリスクが大幅に高まります。
紙資料は持ち運びやすい反面、紛失が起こりやすく、誰が閲覧したのかを追跡することも困難です。また、コピーが容易なため、意図しない複製が広がったり、管理外の場所に資料が残り続けたりするなど、情報が外部に流出する危険性が常に伴います。
その結果、紙運用を続けるだけで重大な情報事故のリスクが高まり、組織の信頼性を損なう恐れが生じるのです。
情報が蓄積されない
紙ベースでの情報管理を続けると、業務で得られた知識や記録が組織に蓄積されにくくなります。
紙資料は個人の手元や部署内に留まりやすく、他のメンバーが参照できる形で共有されないまま埋もれてしまいます。また、更新履歴が残らないため、どの情報が最新なのか判断できず、結果として過去の知見が活用されないまま失われていきます。
その結果、組織として学習が進まず、同じ作業のやり直しや属人化が繰り返されてしまうのです。
紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは
ここでは、紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。
- ステップ1｜電子化する文書を選ぶ
現場社員とのヒアリングを実施して、閲覧回数の多い文書から優先的に電子化を進めましょう。 - ステップ2｜データの解像度・形式を決める
解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定します。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。 - ステップ3｜データの保管場所を決める
保管場所には「外付けハードディスク（HDD）/自社サーバー/オンラインストレージ」などが挙げられます。とくに昨今は、時間や場所を問わず情報へのアクセスを可能にする「オンラインストレージ」が多く活用されています。 - ステップ4｜文書をスキャンする
コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。
以上より、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。
紙ベースから脱却するための改善ポイント
ここでは、紙ベースから脱却するための改善ポイントを解説します。情報管理の電子化を進めたい方は必見です。
検索しやすい形で情報を残す
紙ベースから脱却するためには、必要な情報をすぐに検索できる形でデータとして整理しておくことが欠かせません。
紙資料では探すのに時間がかかり、どこに何があるのか担当者しか分からない状態になりがちです。そのため、電子化したときには、「キーワード」で検索するだけで、必要な情報にアクセスできる体制を整えることが重要です。
したがって、名称や記述方法を統一し、誰でも検索して必要な情報にたどり着ける「書き方」を意識しましょう。
更新・共有しやすい運用にする
情報を誰でも簡単に更新・共有できる運用体制を整えることも重要です。
紙資料は修正のたびに印刷する必要があり、複数人にまとめて情報を共有するのは困難です。一方、電子化するメリットには「編集・更新した内容をすぐに反映できること」「印刷しなくても、pcやスマホで確認できること」などが挙げられます。
そのため、デジタル上でスムーズに更新でき、関係者へ即時に共有できる仕組みを整えましょう。
【必見】情報管理の電子化に最適なツール
以下では、紙資料や紙ベース運用で散在しがちな情報を、誰でも簡単に共有・検索できる形で管理できるツールをご紹介します。
紙ベースの運用では、必要な資料を探すたびにファイルを確認する必要があり、情報共有に時間がかかります。また、紙資料は最新版が分かりにくいため、古い情報を参照してしまうといったミスや業務停滞も起こりやすくなります。
実際、紙をPDF化したり共有フォルダに保存したりしても、保存場所が増えるだけで運用改善にはつながりません。現場で使いにくい仕組みでは結局紙ベースに戻り、「探せない・共有されない」といった課題を根本的に解決するのは難しいです。
そこで重要なのが、情報を単に電子化するのではなく、誰でも同じ場所で検索できる仕組みを作ることです。このようなツールを活用すれば、紙資料に依存せず、情報共有や確認作業をスムーズに進められるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストや画像などを直感的に残すことができ、高精度の検索機能によって必要な情報をすぐに見つけ出せるため、ストレスのない情報共有が実現します。
ノート感覚で情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ
これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。
紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておくことが重要です。
ただし、電子化への移行や運用方法に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「誰でも安心して情報管理ができるシンプルなツール」があると便利です。
したがって、情報管理を電子化するには、非IT企業の65歳以上の方でも即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。
