「1対1の打ち合わせ」や「複数人での会議」など、社内で日程調整をする機会は多いです。そこで、社内メールで日程調整をすれば、相手の時間を拘束しないうえ、複数人にメッセージを一斉送信できます。
しかし、「どのように日程調整の社内メールを書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内メールで使える日程調整のテンプレートを中心にご紹介します。
- 社内メールで日程調整するための具体的な書き方を知りたい
- 日程調整のテンプレートを活用して、手間をかけずに体裁を整えたい
- 社内の日程調整に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内メールで使えるテンプレートを把握して、スムーズに日程調整を進められます。
目次
社内メールで日程調整するときの書き方とは
ここでは、社内メールで日程調整するときの書き方について解説します。以下の4つのポイントを押さえて、適切な日程調整メールを作成しましょう。
（1）分かりやすい件名をつける
社内メールで日程調整するときは、分かりやすい件名をつける必要があります。
メール内容が一目で分からないと、確認を後回しにされる恐れがあるため、分かりやすく簡潔な件名をつける点が重要です。たとえば、打ち合わせの日程調整メールでは「【日程調整のお願い】〇〇に関する打ち合わせ」といった件名を設定しましょう。
このように分かりやすい件名をつければ、受信者も手間をかけずにメール対応できます。
（2）複数の候補日時を提案する
社内メールで日程調整するときは、複数の候補日時を提案する点に注意が必要です。
候補日時をひとつしか提案しないと、相手の都合が悪い場合に、繰り返しやりとりが必要になってしまいます。とくに、複数人で会議をする場合は、参加できないメンバーが発生する可能性が高いです。
そのため、3~5つを目安として、複数の候補日時を提案することがポイントです。また、全員が参加できる日時に開催するのか、最も多くのメンバーが参加できる日時に開催するのかを記載しておきましょう。
（3）相手の都合を考慮する
社内メールで日程調整するときは、相手の都合を考慮しなければなりません。
たとえば、「ご都合が合わなければ遠慮なくお申し付けください。」という文章を記載して、候補日時以外に調整可能な旨を伝えましょう。また、対面会議とWeb会議のいずれも対応可能であることを伝えれば、相手の都合や勤務形態に合わせて柔軟に対応できます。
したがって、一方的に日程調整を進めるのではなく、相手の都合を考慮して調整する点が重要です。
（4）返信期限を設定する
社内メールで日程調整するときは、返信期限を設定しましょう。
返信期限を設定すると「返信の後回し」や「返信忘れ」の防止に有効です。また、あらかじめ返信期限を明記しておけば、期限が過ぎたときに、返信を催促しやすくなります。
このように、返信期限の設定によって、スピーディーな日程調整につなげられるのです。
【例文あり】社内メールで使える日程調整のテンプレート4選！
ここでは、社内メールで使える日程調整のテンプレート4選をご紹介します。例文付きのテンプレートを活用して、簡単に社内メールの体裁を整えましょう。
（1）上司と1対1の打ち合わせをする場合
以下は、上司と1対1の打ち合わせをする場合の日程調整のテンプレートです。
件名：【日程調整のお願い】来期予算に関する打ち合わせ
〇〇さん
お疲れ様です。
営業部の〇〇です。
来期予算の件について打ち合わせさせていただきたく、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、以下日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
・8月2日（水）15:00~16:00
・8月4日（金）10:00~11:00
・8月8日（火）13:00~14:00
開催場所：会議室B
ご都合がつかない場合は、上記日程以外でも調整可能ですので、遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、7月24日（月）の13:00までにご返信いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、複数の候補日時を提案して相手の都合を考慮しつつ、返信期限を設定しましょう。
（2）複数人で会議をする場合
以下は、複数人で会議をする場合の日程調整のテンプレートです。とくに、全員が参加できる日時に開催する場合のテンプレートをご紹介しています。
件名：【日程調整のお願い】セールスチーム 新商品「〇〇」に関するミーティング（全員参加）
関係者各位
お疲れ様です。
セールスチームの〇〇です。
新商品「〇〇」について、全員参加でのミーティングを開催したします。
会議時間は1時間を予定しております。
つきましては、以下日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
・8月2日（水）15:00~16:00
・8月4日（金）10:00~11:00
・8月8日（火）13:00~14:00
開催場所：会議室B
ご都合がつかない場合は、上記日程以外でも調整可能ですので、遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、【7月24日（月）13:00まで】にご返信いただけますようよろしくお願いいたします。
以上のように、複数人で会議をする場合は、全員が参加できる日時に開催するのか、最も多くのメンバーが参加できる日時に開催するのかを明記しましょう。
（3）相手の都合を聞く場合
以下は、相手の都合を聞く場合の日程調整のテンプレートです。
件名：【日程調整のお願い】システム開発プロジェクトに関する打ち合わせ
〇〇さん
お疲れ様です。
開発チームの〇〇です。
システム開発プロジェクトの打ち合わせに関する日程調整のためご連絡させていただきました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時をお伺いしてもよろしいでしょうか。
所要時間は1時間を予定しております。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、【7月24日（月）13:00まで】にご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、相手に候補日時を提示してもらう場合もあります。
（4）会議時間の変更を知らせる場合
以下は、会議時間の変更を知らせる場合の日程調整のテンプレートです。
件名：営業会議 時間変更のご相談
〇〇さん
お疲れ様です。
営業部の〇〇です。
大変申し訳ございません。
8月2日（水）15時から予定しておりました営業会議ですが、急な予定が入ってしまったため、開始時間を17時からに変更していただいてもよろしいでしょうか。
日程を調整していただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
上記の時間への変更が難しいようでしたら、〇〇さんのご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、調整済みの日程を再度調整するときは、相手に手間をかけさせてしまうことに対してお詫びを述べたうえで、代替案を提示しましょう。
社内の日程調整を円滑に進めるポイントとは
社内の日程調整を円滑に進めるには「タスクを適切に管理する」ことがポイントです。
タスク管理が不十分だと、日程調整をするときに、都度相手の予定を尋ねる手間がかかってしまいます。また、タスクを正しく把握できていないと、ダブルブッキング（同じ日時に複数の予定を入れてしまうこと）が発生する恐れもあるのです。
そこで、タスク管理に取り組み、関係者とタスクを共有しましょう。メンバー個々のタスクの進捗状況を把握できるので、ダブルブッキングを防止しつつ、スピーディーな日程調整が可能です。
社内の日程調整に役立つツールとは
以下では、社内の日程調整に役立つツールをご紹介します。
日程調整をスムーズに進めるには、日々のタスクを適切に管理しておく点が重要です。各メンバーのタスクが管理できていなければ、稼働に合わせた日程調整ができません。
そこで、「誰でも簡単にタスク管理ができる情報共有ツール」を導入しましょう。社内メンバーの進捗状況を把握できるので、相手の都合を考慮しながら日程調整を進められるのです。
結論として、社内の日程調整を円滑に進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノートに紐づくタスク」では、あらゆる情報をストックする「ノート」に関連づけてタスクを管理できます。そのため、ほかのタスクと混ざることがなく、見落としや対応漏れを防ぎながらタスク管理を進められるのです。
タスク管理を円滑化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内メールで使える日程調整のテンプレートまとめ
これまで、社内メールで使える日程調整のテンプレートを中心にご紹介しました。
社内メールで日程調整するときの書き方は「（1）分かりやすい件名をつける」「（2）複数の候補日時を提案する」「（3）相手の都合を考慮する」「（4）返信期限を設定する」でした。
一方で、社内の日程調整を円滑に進めるには、タスクを適切に管理して、メンバー個々の進捗状況を把握する必要があります。そこで、誰でもストレスなくタスク管理に取り組めるうえ、タスクを関係者と共有してメンバー同士で確認できるツールがあると便利です。
したがって、社内の日程調整の円滑化には、ITに不慣れな方でも簡単にタスクを管理できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の日程調整をスムーズに進めましょう。
