日々の業務を通して個人や組織にはノウハウが蓄積されますが、活用されなければ業務効率化や生産性の向上は実現しません。したがって、ノウハウの適切な管理が必要です。
しかし、ノウハウを管理する重要性を把握してはいるものの「情報の管理方法や環境整備をする方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウ共有の効果や正しい管理方法を中心にご紹介します。
- 属人的なノウハウを社内に共有して組織力を向上したい
- ノウハウを正しく管理して情報へのアクセス性を高めたい
- ノウハウが活用される環境をつくり、業務効率化を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、効果的なノウハウ管理をベースとして、社員一人ひとりのスキルを効率的に高められます。
目次
ノウハウ共有によって得られる効果とは
ここからは、個人のノウハウを共有すると得られる効果をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、自社でノウハウ共有が進んだ際の影響を想定しながら、導入へ向けた取り組みができます。
必要なノウハウをすぐに得られる状態になる
社内でノウハウが共有されると、業務の進め方や効率的な方法といった情報がすぐに得られるようになり、業務を停滞させることなく作業を進められます。
たとえば、作業中に不明点があった場合、ノウハウが共有されない環境ではほかの社員に質問したり調べたりする必要があります。
一方、ノウハウがすぐに閲覧できれば、問題を自己解決できるようになるのでスムーズに業務を遂行できるのです。
業務の標準化ができる
業務の標準化ができることも、ノウハウ共有によって得られる効果のひとつです。
たとえば、チーム内で知識量に差がある場合には、特定の社員に業務負担が偏ってしまい業務効率が低下する恐れがあります。そこで、ノウハウの共有をすれば、経験豊富な社員が持つ知識をチーム全体で活かせるので、業務の標準化につながるのです。
また、蓄積されたノウハウを新人教育に活用すれば、教育にかかる時間的コストを削減しながら効率よく教育ができます。
ミスが起こりにくくなる
ノウハウ共有を進めると、ミスが起こりにくくなる効果もあります。
社内で共有されるノウハウには、ミスを防ぐものもあります。たとえば、特定の業務においてミスが発生しやすい部分と防止のための対策をノウハウとして共有すると、同じ箇所でミスが起こりづらくなります。
ただし、ノウハウに記載された情報と実際の業務に乖離が生じないように、ノウハウの情報は定期的に更新しなくてはなりません。実際の業務との乖離がある場合、社員がノウハウを確認しなくなる可能性があります。
関連記事： ノウハウとは何か？正しい意味を簡単に解説！
ノウハウ共有を成功させるポイント3選
ここからは、業務ノウハウ共有を成功させるための3つのポイントを解説します。
ノウハウ共有に取り組んだものの社内で定着していない場合は、以下のポイントを押さえて取り組むと成功する確率が高まります。
なぜ行うべきかを周知する
まずは、なぜノウハウ共有を行うべきなのかを周知しましょう。
ノウハウ共有の重要性を理解していないままでは、社員の自発的な共有は見込めません。また、競争意識の強い企業であれば「同じ会社の社員であっても、ノウハウを共有したくない」と考える社員がいる可能性があります。
したがって、ノウハウ共有の持つメリットを社内に周知し、組織内で目的意識を統一させる必要があります。
たとえば、定期的にミーティングで周知したり、ノウハウ共有の重要性について社内報などで伝えたりするなど、自社に合った方法を利用して社内理解を得ましょう。
共有の活性化を促す施策を打つ
ノウハウ共有を成功させるには、共有の活性化を促す施策を打つことも効果的です。
組織での認識は統一できているがノウハウ共有が活性化しない場合、自分の経験や知恵をノウハウとして記載する手間を面倒に感じる社員が一定数いる可能性があります。
そのため、ノウハウ共有が活性化するような施策を打ち出し、自発的な行動を促す必要があるのです。たとえば、優秀なノウハウにはインセンティブを与えたり、ノウハウ共有の機会を朝礼に盛り込んだりする施策が有効です。
共有方法をマニュアル化する
共有の手順や方法をマニュアル化するのも、ノウハウ共有を成功させるポイントです。
ノウハウ共有はトップ層だけが行うものではなく、全社で取り組むべきものです。そのため、現場の社員であっても確実に共有や活用の方法を理解し使いこなせる状況にしなくてはなりません。
したがって、共有や活用の手順は明確にマニュアル化し、マニュアルを元に運用する必要があります。マニュアルがあれば「ツールの操作方法がわからないからノウハウの蓄積ができない」といった事態を防げるのです。
ノウハウを管理し活用するための方法とは
ここからは、ノウハウを効果的に管理して活用するための方法をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、蓄積したノウハウを最大限に活用できます。
目的を定めて共有する内容を明確にする
まずは、何を目的にノウハウを共有するか明確にします。
たとえば、「業務効率化」や「顧客満足度の向上」など、ノウハウによって実現したい内容を部署や組織単位で設定しましょう。
目的の実現に向けたノウハウを記載すると社員が理解できれば、関係のないノウハウの蓄積を防げます。
業務に取り入れる仕組みづくりを行う
ノウハウを活用するには、業務にノウハウを取り入れられる仕組みづくりが重要です。
ノウハウは蓄積して終わりではなく、活用してから効果を発揮するものです。そのため、業務へ積極的にノウハウを取り入れて活用される環境づくりをする必要があります。
たとえば、営業ノウハウとマーケティングのノウハウを組み合わせて顧客へのアプローチを効果的に行うなど、実際の業務と関連付けながらノウハウの活用を進めましょう。
蓄積と活用のPDCAサイクルを回す
ノウハウの蓄積と活用は、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回し続けることが重要です。
PDCAサイクルを回し続ければ、新たなノウハウが蓄積され、活用される好循環が生まれます。また、常に情報がブラッシュアップされるため、現在の業務において最も有効なノウハウが蓄積されていくのです。
このように、PDCAサイクルの中でノウハウの蓄積と活用を行えば、業務効率の向上などの効果を最大限に得られます。
管理したノウハウの代表的なまとめ方とは
ここからは、管理したノウハウの代表的なまとめ方を紹介します。まとめ方によってもノウハウの活用率が変化するため、以下の内容を把握したうえで採用する方法を決める必要があります。
ドキュメント形式にしてまとめる
WordやGoogleドキュメントなどで、ノウハウをドキュメント形式にしてまとめる方法があります。
ドキュメント形式では、ノウハウをメモ書きのような形でまとめるのが一般的です。しかし、記載されるノウハウが増えていくと見づらくなったり、ファイルとして保存しなければならないため管理に手間がかかったりするなどのデメリットがあります。
また、セキュリティリスクも高いため、ドキュメント形式でノウハウを管理する場合はアクセス設定やパスワード設定機能などの対策を講じなければなりません。
ツールを利用してまとめる
情報共有ツールを用いて、紙のデータを電子化させ社内のノウハウをまとめる方法があります。
具体的な方法としては、ツール内の「ノート」でノウハウを共有して「フォルダ」でカテゴリごとに管理します。また、検索機能を備えたツールも多いため、すぐに目的のノートを見つけ出せるのが特徴です。
ただし、操作が複雑なツールでは社内に浸透せずノウハウの共有が進まないので、「Stock」のようにITリテラシーを問わず誰でも使いやすいツールを選びましょう。
関連記事： ノウハウとは何か？正しい意味を簡単に解説！
ノウハウ共有ツールを使うメリット
ここからは、ツールの導入による3つのメリットをご紹介します。以下の内容を把握せずにツールを導入すると、効果が見えづらくなるため最大限にツールを活用することが難しくなります。
社内のノウハウが蓄積される
ツールを使うことで、個人が持つノウハウの蓄積が可能になります。
メモ書きや口頭でのノウハウ共有では、今までに共有された情報を蓄積することが難しく、上手く情報を活用できなかったり、特定の社員の離職とともにノウハウが消失したりケースがありました。
一方、ツールを使えば、属人化していたノウハウが一箇所に蓄積されていくので、知りたい情報をすぐに確認して活用できるようになるのです。
業務効率化に繋がる
ノウハウ共有ツールの導入により、業務効率化を実現できます。
たとえば、組み立て作業のような「同じ作業工程を繰り返す業務」にマニュアルを作成して共有しておけば、誰でも同じ作業時間・クオリティで作業できるのです。
また、ノウハウがツールによって共有されるので、引き継ぎや教育にかかる時間的コストを削減できます。そのため、自社内の業務フローが確立していない、教育コストに時間が取られすぎてしまい他業務に支障が出ている場合、ツールの導入による改善は必須です。
秘匿性の高い情報を正しく管理できる
ノウハウ共有ツールの多くはセキュリティ対策がとられているため、秘匿性が高いノウハウも正しく管理できます。
たとえば、閲覧・編集権限のほか2段階認証やシングルサインオン、特定のIPアドレスの制限など、ツールによって利用できるセキュリティ機能はさまざまです。導入の際は自社の規模や使用範囲、目的と併せてツールを検討する必要があります。
ノウハウの共有・管理におすすめのツール
ここからは、社内のノウハウの共有・管理におすすめのツールをご紹介します。
ノウハウを適切に共有すると、業務の標準化が図れたりミスが起こりにくくなったりする効果があります。しかし、ノウハウが活用されるためには共有後の管理も重要なので、必要な情報がすぐに確認できる方法で管理しなくてはなりません。
したがって、社内の情報共有に適したITツールを利用してノウハウを共有・管理しましょう。ただし、操作が複雑なツールでは社員が使いづらさを感じて利用しなくなる可能性があるため、誰でも使いこなせるツールを選ぶべきです。
結論、社内のノウハウ共有・管理を効果的に行うには、非IT企業の65歳以上の社員でもノウハウ共有・管理をすぐにできる「Stock」が必須と言えます。
Stockの「ノート」にノウハウを残して、直感的な「フォルダ」でカテゴリごとに分けた管理ができます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で情報が錯綜することなくノウハウに関するやりとりもできるため、PDCAサイクルを回すのにも役立つのです。
共有されたノウハウを最も簡単に蓄積できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
効果的なノウハウ共有・管理方法のまとめ
これまで、効果的なノウハウの共有・管理方法をご紹介しました。
ノウハウを正しく管理し活用するには、目標を明確にしたり蓄積と活用のPDCAサイクルを回したりすることが重要です。また、紙やファイルでノウハウをまとめて管理する方法もありますが、セキュリティの不安や管理の手間などのデメリットは無視できません。
一方、ITツールを利用してノウハウを共有・管理すれば、強固なセキュリティで管理でき、アクセス性も高まります。しかし、多機能なツールではITに詳しくない社員が使いこなせないのでシンプルなツールが最適です。
たとえば、Stockのように、ITリテラシーを問わず誰でも簡単にノウハウ共有・管理ができるツールが求められているのです。現在150,000社以上に導入され、情報共有の側面から業務効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的なノウハウ共有・管理を実現しましょう。
