インターネット回線を利用した電話を「IP電話」と言います。IP電話は、通話料を削減しつつ、時間をかけずに導入できる点が特徴です。
しかし、「企業でIP電話を活用する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、IP電話のメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- メリット・デメリットを把握して、IP電話の活用を明確にイメージしたい
- IP電話を導入するときのポイントを押さえて、自社の運用に役立てたい
- 誰でも簡単にIP電話のメモを作成・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、IP電話のメリット・デメリットが分かり、導入を円滑に進められます。
目次
IP電話とは
「IP電話」とは、インターネット回線を利用した電話を指します。具体的には、以下の3つの種類に分けられます。
- 050IP電話
- 0ABJ番号IP電話
- 通話アプリ
「050IP電話」には、“050（IP回線）-通信業者の識別番号-利用者番号”という11桁の電話番号が付与されます。「0ABJ番号IP電話」とは異なり、スマホでも利用できる点が特徴です。
「0ABJ番号IP電話」は、総務省の定める通話品質基準を満たした電話で、例としてNTT東日本・西日本が提供する“ひかり電話”が挙げられます。電話番号は11桁で、“市外局番（03や06など）-市内局番-加入者番号”から構成されています。
「通話アプリ」とは、電話番号を使わずに通話ができるアプリを指します。たとえば、“LINE”“Skype”“Facebook Messenger”などがあります。
一方、アナログ回線やデジタル回線（ISDN）を利用した電話を「固定電話」と言います。固定電話とは異なり、IP電話は主装置と電話機を接続する配線工事が不要なので、スピーディーに導入できるのです。
IP電話の2つのメリットとは
ここでは、IP電話の2つのメリットについて解説します。IP電話では、通話料や初期費用を抑えて、コスト削減につなげられます。
（1）通話料が安価
IP電話は、固定電話と比べて基本料金や通話料が安い傾向にあります。
IP電話の通話料は全国一律で、遠く離れた拠点とも一定料金で通話できます。また、同じプロバイダ（回線をインターネットにつなげる接続事業者のこと）の050IP電話同士では、無料で通話可能です。
このように、IP電話は通話料が安価なので、固定電話からIP電話に切り替えると通話料が安くなるメリットがあります。
（2）初期費用を抑えられる
IP電話のメリットとして、初期費用を抑えられる点が挙げられます。
IP電話は、スマホ・PCで利用できるので、電話機を購入したり配線工事を実施したりする必要がありません。また、電話加入権（NTT東日本・西日本の回線を利用する権利のこと）の購入も不要です。
そのため、IP電話では初期費用を抑えて、簡単に使い始められるのです。
IP電話の3つのデメリットとは
ここでは、IP電話の3つのデメリットについて解説します。IP電話には、インターネット回線に関わるデメリットもあります。
（1）電話番号が変わる
IP電話のうち、050IP電話では、電話番号が変わるデメリットがあります。
050IP電話には、050から始まる番号が付与されるので、現在使用している電話番号を継続して使えません。また、IP電話同士の乗り換えでも、通信事業者を変更する場合は、電話番号が変わってしまいます。
電話番号を変更すると「登録情報の更新」や「関係者への周知」などの手間がかかります。そのため、IP電話を導入する際は、電話会社を慎重に検討する点に注意しましょう。
（2）停電時に使えない
IP電話のデメリットとして、停電時に使えないことが挙げられます。
固定電話では、電話回線から電力を供給するので、停電時にも通話可能です。しかし、IP電話ではインターネット回線を使用しているので、停電時に電話とネットワークを接続する機器への電力供給が停止すると、通話ができなくなります。
したがって、IP電話は停電時に使えません。そのため、固定電話と併用するなど、非常時に備えて複数の連絡手段を用意しておくことがポイントです。
（3）ネット環境の影響を受けやすい
ネット環境の影響を受けやすい点も、IP電話を利用するデメリットのひとつです。
IP電話では、インターネット回線を利用するため、電波の状況によって通話品質が左右されます。とくに、「回線が混雑している」「回線にトラブルが生じている」「Wi-Fi接続からモバイル回線へ切り替わる」ときには注意が必要です。
このように、IP電話はネット環境によっては通信が安定しません。したがって、社内のネット環境を整備しつつ、万が一電話がつながらない場合の対応を検討しておきましょう。
企業がIP電話を導入するときのポイントとは
企業がIP電話を導入するときは「電話メモを適切に管理する」ことがポイントです。
IP電話も電話であることには変わりないので、やりとりした内容を共有するにはメモを取らなければなりません。ただし、紙のメモでは「紛失するリスクがある」「膨大な電話メモから必要な情報を探すのに手間がかかる」ため、正しい管理が難しくなります。
そのため、ITツールを使って正しく情報を残して管理すべきです。ITツールを活用すれば、大量のメモを一元管理できるうえ、後から振り返りたいときにも必要な情報をストレスなく見つけられます。
誰でも簡単にIP電話のメモを作成・管理できるツール
以下では、誰でも簡単にIP電話のメモを作成・管理できるツールをご紹介します。
IP電話を業務に活用するには、メモを取って、電話内容を記録する必要があります。ただし、紙のメモでは、メモ帳やペンを持ち歩く必要があるうえ、修正に手間がかかるので円滑に管理できません。
そこで、「ITが苦手なメンバーでも簡単にメモを作成・管理できるITツール」を導入しましょう。作成したIP電話のメモをリアルタイムで共有しつつ、やりとりした電話内容を正しく管理できます。
結論として、IP電話のメモを作成・管理するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、作成したIP電話のメモをストックして共有しつつ「フォルダ」で一元管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使えば、電話内容に関するやりとりもスムーズに進められるのです。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
IP電話のメリット・デメリットまとめ
これまで、IP電話のメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
IP電話では、通話料や初期費用を抑えて、コストを削減しながらスピーディーに導入できます。ただし、停電時や電波環境が悪いときには使えなくなる可能性があるので、あらかじめ対応を検討したり複数の連絡手段を用意したりしておく必要があります。
一方で、IP電話を業務に活用するには、電話メモを正しく作成・管理する点が重要です。そこで、誰でも手間をかけずに電話メモを作成できるうえ、膨大なメモの中から必要な情報をすぐに探し出せるツールがあると便利です。
したがって、IP電話のメモを作成・管理するには、すべての社員が簡単に電話メモを作成できるほどシンプルな情報管理ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズにIP電話を活用しましょう。
