企業ではメンバーの個人情報や会社の機密情報など、多くの重要なデータを管理します。そのため、情報漏洩のリスクを回避するための「適切な情報管理」がますます重要になっているのです。
しかし、「情報漏洩を防ぐにあたって、簡単で確実な管理方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報漏洩のリスクを回避する適切な情報管理の方法を中心に解説します。
- 情報管理のリスクを把握し、重要性を確認したい
- 情報漏洩が起こる原因を把握し、トラブルを未然に防ぎたい
- 情報管理におけるリスクマネジメントを徹底したい
という方はこの記事を参考にすると、情報漏洩のリスクが発生する原因が分かり、適切な情報管理ができるようになります。
目次
情報管理の重要性とは
企業は、メンバーの個人情報や会社の機密情報などのデータを保持するため、情報漏洩を防ぐことは、すなわち社員や会社の安全や信用を守ることにつながります。
万が一、情報漏洩が発生してしまうと、社員や会社に社会的・金銭的な損害を与えるだけでなく、最悪の場合、会社の存続自体が危ぶまれる事態になりかねません。
したがって、自社を安定して存続させるためにも、重要データをはじめとする情報は、常に強固なセキュリティで管理すべきなのです。
情報管理の三原則
情報管理の三原則というのは、「機密性」「完全性」「可用性」の3つからなる情報セキュリティ対策であり、情報管理の基本です。以下では、それぞれの意味を解説しているので、把握しておきましょう。
- 機密性
- 完全性
- 可用性
機密性というのは、情報が外部に漏れないように管理することを指します。具体的には、不正アクセスを対策するために、IDやパスワードを設けて厳重に管理することが挙げられます。
完全性というのは、情報が正確で最新なものであることを指します。具体的には、データが古いままであった場合、故障によって欠損してしまう可能性があるため、定期的にバックアップを行って、データを最新の状態で保ちましょう。
可用性というのは、データを利用できる適切な状態で管理することを指します。具体的には、災害や停電などの緊急事態が起こっても、情報にアクセスできるような体制を整えておくことが挙げられます。
このように、情報管理の三原則を守ることで、自社の情報を資産として残せるのです。
情報漏洩が起こるケース
以下では、情報漏洩が起こるケースを4つご紹介します。自社に該当している部分がある場合は、早急な改善を促しましょう。
- データの取り扱い方にミスがあったとき
- ウイルスの感染やサイバー攻撃を受けたとき
- 機密書類の処理が不徹底だったとき
- データを盗難されたとき
たとえば、自社で扱っている顧客の個人情報のうち、共有対象ではない項目をデータベースに誤送信したり、自社のサーバー環境を変更したときに、設定ミスによって登録者情報が洩れてしまったりするケースがあります。
デバイスがウイルスやサイバー攻撃によって、データが紛失するだけでなく、不正アクセスによって情報が抜き取られる恐れがあり、情報情報漏洩のリスクが高まります。
機密書類を適切に廃棄していなかったり、自社の重要データが残ったままPCを外部の人間に渡したりすることで、残存データが流出し悪用される恐れがあります。
データを持ち出したり紛失したりしたときの不正アクセスによって、企業の機密情報が流出してしまう可能性が高まります。
以上のケースが起きたことがある企業は、情報漏洩に対する意識が低いと言えるので、早急な情報管理対策が必要です。
情報漏洩に対する意識が低い3つの原因
こちらでは、情報漏洩に対する意識が低い3つの原因をご紹介します。以下に該当する企業は早急に対策をしましょう。
（1）情報管理に予算が割けない
まずは、情報管理に予算が割けないことが原因のひとつです。
情報漏洩を防ぐには、セキュリティに予算を割く必要があります。しかし、セキュリティの重要性が認知されていなければ、対策も不十分になってしまうのです。
したがって、情報管理への十分な予算を確保するためには「情報管理のセキュリティは最優先事項である」という意識を全社で共有すべきです。
（2）情報管理に詳しい社員がいない
次に、情報管理に詳しい社員がいないのも、情報漏洩への意識が低い原因です。
情報管理に詳しい社員がいなければ、巧妙な手口によるサイバー攻撃への対処が困難になり、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。また、ネット上で情報を収集することも可能ですが、ITリララシーが低い場合、すべての情報を鵜呑みにしやすいので危険です。
そのため、情報管理に関する研修を組み、正しい指導のもとでのセキュリティ対策を実践しましょう。
（3）情報管理のノウハウやナレッジが少ない
最後に、情報管理のノウハウやナレッジが少ないのも原因です。
情報管理に関するノウハウやナレッジが少なければ、誤った認識でのセキュリティ対策になりかねないうえ、情報漏洩が発生した場合にも迅速な対応ができません。ノウハウやナレッジが少ない背景には「情報を蓄積できる仕組みが整っていない」点が挙げられます。
そのため、まずはナレッジを蓄積する体制を整えましょう。しかし、セキュリティ対策のノウハウやナレッジは、必要なときにすぐに見つからなければ情報漏洩のリスクを拭えないため、「ナレカン」のような目的の情報をすぐに探し出せるツールを導入しましょう。
即実践！情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策
以下では、情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策をご紹介します。情報の流出による社員や会社への被害を防ぐためにも、必ず実践しましょう。
対策1｜こまめに脆弱性を検出する
まずは、こまめに脆弱性を検出するのがポイントです。
脆弱性が残った状態で情報管理をし続けた場合、不正アクセスをされやすくなってしまいます。そのため、脆弱性を検出するために、セキュリティ上の問題点の有無を診断する脆弱性診断ツールを導入しましょう。
脆弱性診断によって、外部からの攻撃を未然に防ぎましょう。
対策2｜厳格なアクセス権限を設ける
次に、厳格なアクセス権限を設けることも、情報漏洩のリスクマネジメントになります。
場合によっては、外部からの攻撃だけでなく内部の不正でデータが盗難され、情報が流出するケースもありえます。このような事態が起こるのは、アクセス権限を設定しておらず、誰でも簡単に重要データを閲覧できてしまうことが原因です。
したがって、内部による情報の流出を防ぐためにも、厳格なアクセス権限によって適切なメンバーだけがデータを見られるようにしましょう。
対策3｜セキュリティの高い情報管理ツールを活用する
最後に、より確実に情報漏洩を防ぐには、セキュリティの高い情報管理ツールが必須になります。
情報漏洩を防ぐには、十分なセキュリティが整った「ツール自体の安全性」が高いものを導入するのが一番の対策です。ただし、ITに不慣れな社員の場合、誤操作による情報漏洩を招きかねないので「誰でも簡単に使いこなせるか」も安全性を高めるうえで重要です。
そこで、国際水準のセキュリティを備えている「ナレカン」であれば、シンプルな操作性なので、安心して社内の情報を蓄積・管理できるのです。
【これで安心】最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツール
ここからは、最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツールをご紹介します。
メールやWord、Excelなど個人で情報管理をしていれば、管理が属人化するのでセキュリティにも不備が生じ、情報漏洩のリスクも高まってしまいます。そのため、高いセキュリティを持つツールを使った情報管理が求められるのです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくない現場社員が使いこなせず、結果として意図せず情報漏洩が起こりかねません。したがって、情報共有ツールを選ぶうえでは、「誰でも使いこなせる操作性か」も重視する必要があるのです。
結論、情報漏洩のリスクを回避するためには、国際レベルのセキュリティ基準で、社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンには、画像やファイルだけでなく、メールやチャットでのやりとりなど、あらゆる社内情報を集約できるので属人的な管理をなくせます。また、国際規格認証のセキュリティ「ISO27001」も取得しており、情報漏洩のリスク回避に最適です。
厳格なセキュリティ体制で社内の情報を管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策まとめ
これまで、情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策を中心に解説しました。
情報漏洩を防ぐには、脆弱性診断ツールの導入や厳格なアクセス権限に加え、情報管理ツールの活用が求められます。とくに、重要情報の管理ミスによって情報を流出させないためにも「セキュリティの高い情報管理ツール」が必須になるのです。
ただし、多機能で操作が複雑な情報管理ツールであれば、ITに詳しくない社員が使いこなせず、操作ミスによるセキュリティリスクを招きかねません。そのため、「チーム全員がすぐに使いこなせるツール」を選定すべきです。
結論、国際資格である高度なセキュリティを備えており、社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適だと言えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報漏洩のリスクを回避しましょう。
