ビジネスでは世論やデータ、顧客などのあらゆる情報が必要となるので、「情報収集」が会社への利益に貢献します。
一方、情報収集が上手くいっていない職場では、必要な情報の不足によって競合からの遅れや業務効率化の改善ができないといった悪影響が発生します。そして実際に、情報収集能力が向上しない現場に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報収集で押さえるべき3つのやり方を中心に解説していきます。
- 必要な情報が不足している現状にストレスを感じている
- 情報収集の具体的なポイントが分からず効果的な情報収集ができていない
- 情報収集・共有を活発にして社内業務を効率化させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける情報収集のポイントを理解できるので、素早い情報収集や情報の活用が可能になります。
目次
ビジネスにおける情報収集の重要性とは
ここでは、ビジネスにおける情報収集の重要性を3つ紹介します。ビジネススピードが速く競争力の高い組織は以下のポイントがすべて押さえられており、チーム全員に重要性が浸透しているのです。
業務を円滑に進めるための準備ができる
情報収集は業務を進める上で必須の「準備」になります。
担当する業務の下調べやクライアントの情報、市場の動きなどを事前に調べて把握しておくことで、営業活動やプロジェクトの方向性が検討できます。
とくに、クライアントワークなどの相手とのコミュニケーションが必須の業務では、相手が求めている情報をいかに提供できるかが重要です。そこで、事前の情報収集で顧客や市場のニーズを予測できれば、営業活動を円滑に進めながら対応力の向上も見込めます。
情報の整理ができる
情報収集が的確にされていれば、集めた情報を整理しやすくなり方向性の正誤の判断がしやすくなります。
さまざまな情報が飽和している現代では、正しい情報の選別が難しくなっています。収集が不十分で情報量が足りなければ、情報量の絶対数が少なくなるため、取捨選択が正確にできません。また、ビジネスにおけるアイデアも情報量の少なさから創造しづらくなってしまうのです。
一方、収集した情報は整理して蓄積しておくと、すぐに活用できるので便利です。後から同じ情報収集を行う手間を省けるだけでなく、情報へのアクセス性も高まり、「情報を探す」無駄な時間を削減できます。
必要な情報を取捨選択できる
業務を進める上で情報の取捨選択は非常に重要です。
収集した情報が正しいかの判断も重要な一方、収集した情報を共有する場合は、正確な情報を取捨選択し要点をまとめてから共有しなければなりません。正しい情報を共有しても情報が羅列されただけの状態ではメンバーは理解しづらいため、要点をまとめて必要な情報だけを抽出する必要があるのです。
しかし、情報収集が正しく行われれば複数人で情報の取捨選択ができ、情報が「過不足なく」チームに共有されます。このように、正確な情報を取捨選択しなければならないので、単に情報を集めさえすれば良いわけではないことがわかります。
情報収集に使えるおすすめの媒体とは
以下では、情報収集での代表的な媒体を紹介します。情報収集の際は、情報の種類によって適した媒体を活用するようにしましょう。
- インターネット
- マスメディア
- SNS
- 書籍
パソコンやスマートフォン、タブレットを使用すれば誰でも簡単に情報取集ができるため、情報収集の入り口ともいえます。公共機関が発表しているデータにもアクセスできるため利便性が高いです。
新聞・雑誌・ラジオ・テレビなどのマス媒体も情報収集の際に役立ちます。ターゲットが明確かつ信頼性に長けている情報が掲載されているため、情報の精度を高められるといったメリットもあります。
インターネットデバイスがあれば簡単にSNSの情報を収集でき、誰でも発信できるため情報量は抜群と言えます。しかし、主観的な意見による情報も多いため、情報の信頼性という点ではほかの媒体に劣ります。
書籍は特定の分野の情報収集には非常に適しています。論文やデータによって裏付けられた精度の高い情報のため、信頼できる情報源と言えます。しかし、古い書籍は現状とは異なり参考にならないケースもあるので注意が必要です。
とくに、インターネットを使って情報収集を行う場合は、「該当の情報が本当に正しいのか」を正しく精査する必要がある点に注意しましょう。
【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選
ここからは、情報収集で必ず押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。以下のポイントを踏まえながら情報収集を行うと、正確かつ不足ない情報収集が可能になります。
幅広い媒体にアンテナを張っておく
情報収集では個人やチームで常にアンテナを張り、幅広い情報媒体を観察しましょう。
たとえば、インターネットでの情報だけを頼りに収集を行うと、新聞やテレビなどのマス媒体やポスター、チラシなどのセールスプロモーション媒体から情報を得るのが難しくなります。また、ひとつの媒体に固執すると視野を狭めるほか、誤った情報を活用する原因にもなってしまうのです。
しかし、さまざまな媒体から情報収集をすれば多面的な視点で捉えられるほか、情報の絶対数が増えるので必要な情報の取捨選択もしやすくなります。
客観的事実と主観的意見を区別する
客観的な事実と主観的な意見の区別も情報収集では重要になります。
客観的な事実は裏付けされた正確な情報であり、業務を進めるうえで必須の情報になります。また、提案やプロジェクトの進行に詰まったときの打開策として、データを元に活用するケースもあります。
一方、クライアントとの交流などで感じた主観的な意見は、営業での対応やニーズを知る上で貴重な情報になります。ただし、主観的な意見は客観的な情報を参考に発生する情報として重要なものの、エビデンス（証拠）としては具体性に欠けるので棲み分けが必要な点に注意しましょう。
このように、事実と意見の使い分けを的確に行えば、共有の際にチームの理解を深めやすくなります。
収集した情報をチームに共有する
収集した情報は必ずチームへ共有するようにしましょう。
収集した情報の共有が行われないと、情報収集自体が目的になってしまい「業務を効率的に進める」という本来の目的を達成できません。とはいえ、収集した情報をチームで共有するための環境がなければ正しく共有されません。
そこで、情報共有を活発に行い、業務効率を最大化させているチームは「情報共有ツール」を活用しているのです。なかでも、非IT企業でも使いこなせる「Stock」を使えば、共有にかかる手間と時間を大幅に削減し、業務効率を最大化できます。
収集した情報の共有に最適なツール紹介
以下では、収集した情報の共有に最適なツールをご紹介します。
さまざまな媒体から得た情報は、チームへ共有し活用することがビジネスでの鉄則です。一方、収集した情報は正しく蓄積しつつ活用されなければ意味がなく、ノウハウの属人化が発生する原因にもなってしまうのです。そこで、「ITツール」を活用し、情報共有が円滑に行われる環境構築が求められます。
しかし、「有名だから」といった定性的な判断で操作の難しいツールを選定すると、無駄な教育コストや運用までの時間的コストがかかります。したがって、情報共有という目的を達成するには、”シンプルで使いやすいツール”が重要なのです。
結論として、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に、情報の収集・管理・共有ができる情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に収集した情報を残しつつ、シンプルな「フォルダ」で管理できるため、必要な情報へ必要なときにアクセス可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、収集した情報に関する話題が錯綜せずにコミュニケーションが取れます。
収集した情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報収集の重要性とやり方まとめ
ここまで、情報収集の重要性と収集のやり方を中心に解説してきました。
業務を進めるうえで情報収集は重要な準備であり、収集した情報を十分に活用するためには正しく整理をし、そこから取捨選択する必要があります。また、収集のやり方にはインターネットや書籍を使う方法があるなか、客観的情報・主観的情報は分けるべきです。
一方、情報は収集するだけでなく、チームへと共有しなければ活用されません。情報共有が過不足なく行われている職場では、業務の方向性が統一され、ストレスなく業務を進められるのです。
また、情報共有の際は、誰でも簡単に情報を発信できる必要があるため、Stockのように誰でも簡単に扱える操作性、かつ情報共有でのストレスを発生させないツールを使いましょう。非IT企業を中心に200,000社以上が導入し、情報管理の側面から業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で収集した情報を正しく管理し、情報共有を活発化させましょう。
