ビジネスでは世論やデータ、顧客などのあらゆる情報が必要となるので「情報収集」が会社への利益に貢献します。
一方、情報収集が上手くいっていない職場では、必要な情報の不足によって競合からの遅れや業務効率化の改善ができないといった悪影響が発生します。そして実際に、情報収集能力が向上しない現場に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報が集まっても活用できない原因や、情報を保管できる仕組みの作り方を中心に解説していきます。
- Web記事や業界ニュースがブックマークに埋もれているマーケター・経営企画
- チームの誰もが個別に検索を繰り返している現場リーダー
- 有益なニュースやナレッジがチャットツールで流れている業務効率化担当者
上記に当てはまる担当者の方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける情報収集のポイントを理解できるため、素早い情報収集や情報の活用が可能になります。
目次
社内での情報収集が遅れるリスク
社内での情報収集が遅れるリスクは、以下の通りです。
- 情報検索の二度手間
社内に蓄積された情報が迅速に共有されていないと「他部署のAさんが3日かけて調べ上げた競合調査」を、今度はBさんが何も知らずにゼロから検索し直すといった事態が発生します。 - 情報を個人が抱え込む
せっかく優秀なメンバーが最先端の業界動向やノウハウを収集していても、それが個人のブックマークやチャットのDM内に閉じていれば、それらの情報は他のメンバーには共有されません。 - 経営陣の意思決定の遅れ
意思決定の根拠となるデータがどこにあるか分からない状態になっていると、経営陣やプロジェクト責任者の判断が遅れます。その結果、競合に先を越されてしまうおそれがあるのです。
以上のように、社内での情報収集が遅れると、業務効率が低下するだけでなく、プロジェクトの進行や事業上の判断にも悪影響が及びかねないのです。
情報が集まっても活用できない原因
ここでは、情報が集まっても活用できない原因を3つ紹介します。以下の内容が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
チャットツールで共有している
1つ目は、チャットツールで共有していることです。
チャットツールで業務連絡や情報共有をするのは定番です。しかし、どれだけ有益な情報であっても、別のプロジェクトの進捗報告や雑談によって、タイムライン上で流されてしまいます。
つまり、チャットツールでは会話を円滑に回せる一方で、社内情報を必要なときに即座に取り出せる状態で保管するのは難しいのです。
ルールを細かく設定しすぎている
2つ目は、ルールを細かく設定しすぎていることです。
情報を綺麗に整理しようとして「フォルダ階層は3階層まで」「必ずタグを3つ以上つける」といった厳密なルールを課すと、共有する側の心理的ハードルが高まります。結果として、ルールを守ることが目的になり、集めた情報を業務で活用しにくくなります。
このように、ルールを細かく設定すると管理が面倒になり、情報収集そのものが形骸化してしまうのです。
高機能ツールを導入している
3つ目は、高機能ツールを導入していることです。
Notionや自由度の高いデータベースツールは一見魅力的です。しかし、ツールの設定や操作が難しすぎるツールは、社内の一部のITリテラシーが高い人しか使えません。
結果、IT初心者や苦手意識のあるメンバーはツールを使いこなせず、社内に定着しなくなるのです。
情報を保管できる仕組みの作り方
以下では、情報を保管可能な仕組みの作り方を紹介します。「収集した情報を上手く活用できていない」企業の担当者の方は必見です。
フロー情報とストック情報を切り離す
1つ目は、フロー情報とストック情報を切り離すことです。
「フロー情報」とは、その瞬間の意思疎通が目的で、時間が経てば価値がなくなる情報のことです。一方「ストック情報」とは、後から何度も見返す可能性が高い重要な決定事項や参考サイトのURLなどです。
情報を集める中で見返す価値があると判断した情報は、チャットツールとは別の場所へ保管するようにしましょう。
ルールをシンプルにする
2つ目は、ルールをシンプルにすることです。
ルールを単純なものに設定すれば、入力のハードルが下がります。フォルダ階層は多くても2階層までに留め、タイトルの命名規則は「日付＋中身」とするなど、シンプルなルールを定めましょう。
ルールをシンプルにした結果、入力側にファイルの分類やタイトルの設定に関する迷いがなくなり、多くの情報が一箇所に集約されるのです。
使いやすさを重視してツールを選ぶ
3つ目は、使いやすさを重視してツールを選ぶことです。
組織の情報収集を成功させるツール選定の基準は「何ができるか」ではなく「全員が迷わず使えるか」です。現場のメンバーが説明書なしで即日使えるようなシンプルさを最優先しましょう。
たとえば、AIナレッジツール「ナレカン」なら、ITに不慣れな方でも簡単な操作で社内情報を蓄積できるため、ノウハウの属人化や意思決定の遅れを防げます。
社内情報の収集にかかる時間を削減する方法
以下では、社内情報の収集にかかる時間を削減する方法を紹介します。
過去の対応履歴や資料の管理場所が分からなくなっている状態を放置すると、メンバーがマニュアルを探すために多大な時間を奪われて本来の業務が停滞するだけでなく、同じ質問を何度も繰り返される管理職の負担も増え続けます。
情報を残そうとして、資料をファイルサーバーやチャットツールで共有しても、中身を確認するために毎回ファイルを開く必要があったり、大事な情報がチャットのタイムライン中に埋もれたりします。
そこで重要なのが、社内情報をAIや検索機能によって即座に引き出せるツールを導入することです。こうしたツールを使えば、担当者に毎回確認しなくても過去の対応内容を確認できるようになり、業務の停滞を防げます。
こうした条件に最も当てはまるのが、上司に聞く感覚で情報を探せるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、キーワード検索のほかに「AI自然言語検索」を備えており、AIが社内ナレッジを横断検索して最適な回答を提示します。
上司に聞く感覚で情報を探せるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
情報を活用できない原因と対策法まとめ
ここまで、情報が集まっても活用できない原因や、情報を保管できる仕組みの作り方を中心に解説してきました。
集めた情報をチャットツールで共有していたり、管理ルールを細かく設定していたり、高機能ツールを導入していたりすると、情報が埋もれて必要なときに取り出せなくなります。
また、情報を保管できる仕組みを作るには、フロー情報とストック情報を切り離すこと、ルールを簡略化すること、使いやすさを重視してツールを選ぶことが不可欠です。
なかでも、非IT企業が社内に散在する情報を一か所で管理したい場合は、操作が簡単で、高精度の検索機能で目的の情報へ瞬時にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、収集した情報を活用できる仕組みを整えましょう。
