日々の業務を管理するうえで必要なタスク管理ですが、管理の仕方１つで仕事の効率も変わってくるため、やり方を改善していくことは重要です。一方、メモなどに残していても、メンバーそれぞれが個別にタスク管理をしているため、進捗管理が上手くいかずに悩む方も多いのではないでしょうか。
近年は新型コロナウイルスの影響でタスク管理ツールを導入する企業も増えてきましたが、種類が豊富でどのツールを使えば良いかも判断が難しいというのが事実です。
そこで今回は、タスク管理の手段を改めて整理し、テレワークの増加で使用頻度が高くなったタスク管理ツールの概要について詳しくご紹介しますので、
- 効率的なタスク管理を実現したい
- タスク管理の目的を再確認し、なぜ自社のタスク管理がうまくいっていないのかを明確にしたい
- 今利用しているタスク管理ツールが使いづらく、良いタスク管理ツールへの乗り換えを検討している
- タスクに関する認識齟齬で以前トラブルが発生してしまったので、全社でツールの統一を考えている
という担当者の方は実際に使用する際に参考になるような、タスク管理ツールの比較もまとめましたので、ぜひ最後までご覧いただけますと幸いです。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
- 1 タスク管理とは？
- 2 タスク管理の目的とは？
- 3 タスク管理の手段
- 4 良いタスク管理ツールにある5つの必須機能
- 5 タスク管理ツール選定時の注意点3選
- 6 無料で使えるタスク管理ツール18選
- 6.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
- 6.2 エンジニア向けのタスク管理なら「Backlog」
- 6.3 ビジュアル重視で直感的にタスク管理したいなら「Trello」
- 6.4 かんばん方式でタスク管理したいなら「Jooto」
- 6.5 海外の大企業にも導入されているタスク管理ツール「Wrike」
- 6.6 デザイン性に優れた高機能タスク管理ツール「Asana」
- 6.7 ガントチャートでタスクの管理をしたいなら「みんなでガント」
- 6.8 ガントチャートだけでなく、コミュニケーション機能も使いたいなら「Brabio」
- 6.9 個人向けのタスクを中心として、仕事のタスクも管理したいなら「Todoist」
- 6.10 海外企業も利用の高機能なタスク管理アプリ「JIRA」
- 6.11 Googleアカウントと連携できるアプリ「Google Keep」
- 6.12 エンジニアがよく使うオープンソース「Redmine」
- 6.13 海外製のガントチャートサービス「Redbooth」
- 6.14 Redmineユーザーなら使っておきたい「Planio」
- 6.15 海外製のタスク特化ツールを使いたいなら「Agilefant」
- 6.16 Microsoftが提供しているタスク管理アプリ「Microsoft To Do」
- 6.17 直感的な操作性が特徴のタスク管理アプリ「Any.do」
- 6.18 カレンダー形式でタスク管理ができるアプリ「Lifebear」
- 7 ビジネスでタスク管理ツールを使用するメリット
- 8 チームでタスクを管理する際に直面する課題とは
- 9 テレワークの増加でタスク管理ツールの需要が伸びている
- 10 タスク管理ツールを使用して業務効率の向上を実現
タスク管理とは？
タスク管理を簡単に説明すると、「プロジェクトを遂行するために一つ一つの仕事を管理する」ことを指します。
具体的には、タスクの内容決めやスケジューリング、期限決めなどがありますが、プロジェクトが進行する中で納期の遅れなど不足の事態も起こりかねません。
そんな時にもプロジェクトをゴールまで確実に導くために、チームでのタスク管理は非常に重要な要素と言えるでしょう。
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タスク管理の目的とは？
タスク管理の目的は「スムーズな業務の進行」に集約されますが、どんな場面でタスク管理が必要になるのか、以下で具体例を見ていきましょう。
作業量・進捗状況を把握するため
タスク管理をするために業務を細分化することで、どれくらいの作業量があるのかが分かります。そして、発生する可能性のあるトラブルも予想でき、事前に準備ができるようになります。
また、タスクの進捗状況を日々確認し、チームや部署内で情報共有すると、期日の遅れ防止にも繋がります。
万が一遅延が発生しても、早い段階でリスケジュールしたり、クライアントに交渉することができます。
業務の優先順位をつけるため
日々の業務では、複数のタスクからできています。それらを細く分解し、それぞれに優先順位をつけて優先度の高いタスクからこなすことができます。
あらかじめタスクに優先順位をつけておくと、「タスクが複数あり、何を最初にやればいいか分からない」というような事態を防げるようになります。
自分の作業状況を見える化するため
上述のようにタスクを細かく分解し優先順位をつけることができれば、自分の作業の「見える化」ができ、日々のスケジュールも立てやすくなります。
そのため、効率的にタスクをこなすことができ、生産性の向上に繋がります。
上長がマネジメントしやすくするため
上長にとって、何人もいる部下の状況を適切に把握するのは重要な業務のひとつです。
日々状況が変わる中で業務判断をするには、各メンバーの案件に対する進捗状況や、誰がどんな業務担当でどんな業務をしているのかがすぐに確認できる必要があります。
部下の行動を確認するために、部下ひとりひとりにメールや電話で進捗を聞いて回るのは非効率ですので、今日ではStockをはじめとした、さまざまなタスク管理ツールが利用されています。
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タスク管理の手段
チームでタスクを管理する方法は複数あります。その中でもビジネスシーンでよく行われている、以下3つのタスク管理の方法をまとめました。
メモ帳やスケジュール帳、ふせん
メモ帳やスケジュール帳、ふせん等に手書きでタスクに関する情報を書いて管理する方法は、特定のメンバーへの簡単な情報共有に向いています。
メモ帳などを用いて複数人で共有する場合には、最も見られるところで共有することが重要です。
他にも、ふせんを利用する場合は、1つ1つのタスクをふせんに書き、ホワイトボードに貼り付けるなどの共有方法があります。
進捗状況(未着手・進行中・完了)や優先順位が分かるように、あらかじめホワイトボードに記載した表形式で管理すると情報が整理されて見やすくなります。
Excel・Googleスプレッドシート
業務上での利用も多い、ExcelやGoogleスプレッドシートを用いたタスクの管理も可能です。
タスク管理以外にもこれらのツールは使い慣れているケースが多いので、タスク管理としてシートを作成、チームや部署内に共有後、スムーズに使うことも可能です。
タスク名、担当者、期日を入力するだけでガントチャートを作成してくれる無料でダウンロードできるテンプレートなどもあります。
一方で、Excelの場合は共同作業ができない点、スプレッドシートの場合はExcelでできるショートカットキーの利便性より劣る点、両者に共通してファイルが多く管理が煩雑になってしまうことがデメリットとして挙げられるでしょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、タスク管理のために作られたツールなので、ファイルの管理なども要らず、簡単な動作でタスクの管理ができます。
主な機能としては、タスクを一覧化する、タスクの進捗状況をグラフにして可視化する、ファイルの添付、検索機能などが挙げられます。
また、タスク管理ツールは他にもStockのように情報ストック機能やメッセージ機能など、他の業務に横展開できる便利な機能も備わっているので、タスク管理以外でも効果を発揮します。
ツールによって様々な機能を搭載しているので、必要な機能や具体的にどんな課題を解決したいのかを明確にしてから利用しましょう。
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良いタスク管理ツールにある5つの必須機能
タスク管理ツールの導入を検討する際に考慮すべきポイントはさまざまですが、以下5つの必須機能を押さえてツールを探すことで、進捗管理や情報共有が簡単に行えるタスク管理ツールを見つけられます。
作業の遅れや共有ミスなど、プロジェクト遂行の弊害となるのを避けられるツール選定をしましょう。
①タスクの登録が簡単
タスクの登録が難しかったり設定が複雑だったりするツールだと、管理工数や入力項目が増えて面倒と感じてしまう可能性が高くなり、最終的にはせっかく導入したツールを使わないという事態に陥ってしまうでしょう。
継続的にタスク管理ツールを利用していくには、流行のツールや大企業が使うような有名なツールを選定するのではなく、複数試してみて一番使いやすいものを選ぶ必要があります。
特に、ITに詳しくない中小企業への導入ケースでは、簡単に運用ができ、全てのタスクを管理しやすく、シンプルにタスクが登録・管理できるものが選ばれる傾向にあります。
②タスク期限をリマインドしてくれる
ツールでタスクを登録したにも関わらず、タスクの存在を忘れてしまったことがある方も多いのではないでしょうか。
タスクを忘れてしまうという事態とならないよう、期限が近づいたタスクは自動的にリマインドしてくれる機能は必須です。
③他メンバーのタスクも確認できる
プロジェクト管理をする際には、自分のタスクだけでなく他メンバーのタスクも把握する必要があります。
特に、チームリーダーのようなマネジメントの業務に徹する立場の人や、進捗管理や調整などを行うディレクターなどの仕事では、他メンバーのタスク管理機能は必須と言えます。
他メンバーのタスクも簡単に管理でき、一覧で把握できるシンプルな操作性の機能もあるとなお良いでしょう。
④パソコンだけでなく、スマホでも利用できる
パソコンもしくはスマホでのみ利用できるツールがありますが、いつでもどこでもタスクを確認・管理するためには、複数のデバイスからアクセスできる必要があります。
複数デバイスでのタスク管理は、対応漏れ防止やスピーディーな業務遂行に効果的です。
マルチデバイス対応であっても、スマホで確認すると内容が確認しづらい見た目となっているツールもあるので、スマホでも見やすい設計となっているかどうかの確認も必須です。
⑤タスク管理以外の機能も充実している
例えば、タスクに関するドキュメントの管理や、メッセージの可否など、ツールを選ぶ際はタスク管理以外の機能にも注目してみることが大切です。
ひとつのツールで複数機能が使えると、更なる業務効率化や生産性の向上に貢献します。
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タスク管理ツール選定時の注意点3選
タスク管理ツールはさまざまな種類があり、無料から有料のものまでさまざまです。
しかし、例えば自社サーバーにインストール、環境構築して使うオンプレミス型のツールの場合は、導入コストが非常に高く、一度導入してしまうとなかなか移行ができません。
このような導入後のトラブルを避けるためにも、以下では3つの注意点について解説していきます。
①個人向けのツールはチームの仕事で使いにくい
個人向けツールの場合、ただタスクをリスト化して管理するだけのものが多いため、業務を行ううえで不便に感じる可能性が高いでしょう。
そのため、チームで使うことを前提として作られたツールを活用することで、毎日の業務で発生するタスクを管理しやすくなります。
現在タスク管理ツールを使っていて不便に感じている方は、本当にそのツールで最適化ができたのか、導入前と比較してどれだけ生産性が向上したのかを定量的に分析してみるのもおすすめです。
②情報を記載できないとタスクが曖昧になる
タスクのシンプルな内容しか列挙できないツールの場合、そのタスクに対してどのような対応をすればいいのか、どのようなアウトプットが必要なのかなど後から見返した時に分からなくなる場合があります。
詳細な内容が決まっているタスクを管理するために、情報をメモする機能のあるツールがオススメです。
具体的にはタスク名をタイトルで設定しておき、メモ内に詳細や今後のTODOを記載して、それは誰が行うべきタスクなのかが一目でわかるようなツールが良いでしょう。
③期限が設定できないと対応漏れに繋がる
チームで仕事を行う時は複数人がプロジェクトに関わるので、個人で完結する場合と比べて期限のあるタスクが増えていきます。
その際にタスク管理ツールで各タスクの期限を設定できなければ、通知を受け取れず、対応漏れに繋がりかねません。
したがって、導入を検討している方は期限が設定でき、かつリマインダーが備わっているツールを選定すると、タスク漏れのリスクを抑えることができます。
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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無料で使えるタスク管理ツール18選
以下ではさまざまなタスク管理ツールをまとめて18選ご紹介していきますので、自社の目的・用途にあったツールを選定しましょう。
上記でご紹介した「5つの必須機能」と「3つの注意点」をクリアしており、かつ無料からすぐに始めることができるタスク管理ツールの「Stock」が非常におすすめです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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エンジニア向けのタスク管理なら「Backlog」
「Backlog」｜オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。
■Backlogの特徴
1.進捗を視覚的に把握できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化できるので、進捗の把握が視覚的にできます。
2.タスクに関するコミュニケーションができる
コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になります。
■Backlogを使う上で気をつけたい点
1.エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります。
2.コミュニケーションがしにくい
コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります。
■Backlogの主な機能
タスク管理機能では期限だけでなく、ステータスや優先度などを設定することができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。
Wiki
マークダウン形式でwikiが記載可能、そして開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。
■Backlogの料金
1プロジェクト10人までであれば、無料で利用できます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン（2,000円/月〜（1チームあたり））の契約が必要になります。
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ビジュアル重視で直感的にタスク管理したいなら「Trello」
「Trello」｜みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
■Trelloの特徴
1.直感的な操作性
付箋を貼る感覚で、タスクの追加ができます。
2.タスクの進捗が管理しやすい
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できるので、進捗を視覚的に把握しやすくなります。
■Trelloを使う上で気をつけたい点
1.コミュニケーションが取りにくい
コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります。
2.チーム全体の進捗が把握しにくい
無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります。
■Trelloの主な機能
タスク管理機能では、カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理ができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理もできます。
■Trelloの料金
基本的には無料で利用できますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けたりするには、有料プラン（ユーザーひとりあたり$5/月〜）の契約が必要になります。
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かんばん方式でタスク管理したいなら「Jooto」
「Jooto」｜タスク・プロジェクト管理ツール
Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
Trelloに似た見た目や操作性のため、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使えます。
■Jootoの特徴
1.シンプルな機能
簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
2.カラフルなインターフェース
タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。
■Jootoを使う上で気をつけたい点
1.「ストック情報」の管理ができない
議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません。
2.無料プランの制限が厳しい
利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です。
■Jootoの主な機能
タスク管理機能ではTrelloと同様に、ドラッグ＆ドロップをしたり、ふせんを貼ったりしながらタスク管理ができます。
■Jootoの導入費用
ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としての利用が多くなるかもしれません。
ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プラン（月980円〜）の契約が必要になります。
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海外の大企業にも導入されているタスク管理ツール「Wrike」
「Wrike」｜仕事管理のための優れたソリューション
Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理アプリで、メンバー間のスケジュール状況や、タスクの進捗状況などがリアルタイムで分かります。
■Wrikeの特徴
1. 大手企業も導入しているプロジェクト管理ツール
GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています。
2. タスクごとにタイムトラッキング機能を使える
タスクに紐づいて自動的にタイムトラッキングできるため、どの作業が非効率になっているかなどを把握しやすくなります。
■Wrikeの主な機能
Wrikeには「タスク管理機能」と「ファイル共有機能」があります。
タスク管理
タスクはリスト形式で一覧で管理できますし、ボード型のカンバン方式で管理することもできます。
ビューは簡単に変更できますので、自分の好みにあったビューで管理できるのがいいですね。
ファイル共有
各プロジェクトに関連するファイルを共有できます。
Google DriveやDropboxとの連携をすると、どこにあるファイルでも簡単に共有できます。
■Wrikeの料金
Wrikeは、5人まで無料で利用できます。
ただし、人数を増やしたり、サブタスク機能やガントチャート機能を使うには、有料プラン（$9.8/月〜（1人あたり））へのアップグレードが必要になります。
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デザイン性に優れた高機能タスク管理ツール「Asana」
「Asana（アサナ）」｜Asanaを使ってチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理
Asanaは、タスク管理がメインの高機能プロジェクト管理アプリです。また、最近はデザインリニューアルや日本語対応をしており、親しみやすいツールへと変化しています。
■Asanaの特徴
1. プロジェクトの進行状況が見える化できる
タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています。
2. 統合できるアプリは100以上
SlackやDropboxなど有名なアプリをはじめ、100以上のアプリと連携が可能になっています。
■Asanaの主な機能
Asanaには「タスク管理機能」と「チャット機能」が備わっています。
タスク管理
タスクはリスト形式やボード形式で確認することができます。
タスクにはファイルを添付したり、コメントを入れることも可能です。
チャット
プロジェクトごとにチャットができます。「いいね」でリアクションはできてもファイル添付などはできません。
■Asanaの料金体系
無料でも利用できますが、メンバー数の増加（無料プランでは15人まで）、タスク開始日の設定、無制限のゲスト利用などを解除するには、Premiumプラン（ユーザーあたり月1,200円）を契約する必要があります。
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ガントチャートでタスクの管理をしたいなら「みんなでガント」
「みんなでガント」｜プロジェクト管理に。無料ガントチャート共有サービス
みんなでガントは、ガントチャートを直感的に作成できるうえ、組織内でスムーズに共有できるサービスとなります。
■みんなでガントの特徴
1. 公式サイトからすぐに利用可能
利用は公式サイトからすぐに使い始められるので、即日で利用できます。
2. 修正履歴を確認できる
無料で、「いつ誰が修正したのか」の修正履歴を簡単に確認できます。/div>
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■みんなでガントの主な機能
ガントチャート作成機能では、ガントチャートを簡単に作成できるうえ、サブタスク機能もあるので、サブタスクを設定すればガントチャートにも反映できます。
■みんなでガントの料金
基本機能は無料で利用できますが、印刷可能期間（3ヶ月以上）を伸ばしたりSSL、IP制限の利用をするには有料オプションの契約が必要になります。
また、パッケージ版を利用する場合には、利用料金が発生します。
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ガントチャートだけでなく、コミュニケーション機能も使いたいなら「Brabio」
「Brabio!」｜ガントチャート,プロジェクト管理,スケジュール表がサクサク作れる
Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。
■Brabio!の特徴
1. さまざまな情報が共有可能
タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています。
2. 各メンバーの担当状況を把握できる
複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握できます。
■Brabio!の主な機能
ガントチャート作成機能では、作成したガントチャートをエクセルシートやCSVファイルとしてエクスポートできます。
また、多彩なビュー機能で、カレンダー表示やプロジェクト横断表示にも対応しているのがポイントです。
■Brabio!の料金体系
5人までの利用の場合は無料で使えますが、ストレージは50MBまでしか使えません。ユーザー数を増やしたり、容量を増やしたりするには、有料プランへの契約が必要になります。
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個人向けのタスクを中心として、仕事のタスクも管理したいなら「Todoist」
「Todoist（トゥドゥリスト）」To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用
Todoistは、シンプルにタスクを管理でき、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。
■Todoistの特徴
1.タスクを階層化して管理できる
タスクを階層として管理ができるので、ただ一覧で管理するよりも、前のタスクとの関係性などが把握しやすくなります。
2.優先度を設定できる
タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます。
■Todoistの主な機能
タスクをリスト形式で確認できるほか、カレンダーとの連携ができるのが「タスク機能」です。しかし、カレンダー連携は有料プランの機能になります。
■Todoistの導入費用
個人的なタスク管理、少人数チームのプロジェクト管理として使うのであれば、無料で十分な機能があります。
メンバー管理やチームとして使いこなしたい場合には、有料プラン（3,500円/年（1人））を契約する必要があります。
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海外企業も利用の高機能なタスク管理アプリ「JIRA」
「JIRA」｜課題&プロジェクト追跡ソフトウェア
https://ja.atlassian.com/software/jira
Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
■JIRAの特徴
1.カンバン形式でメンバーのタスクを見える化
ドラッグ＆ドロップで直感的に個人の状況を変更できるうえ、視覚的なタスク管理が可能です。
2.さまざまなレポートを作成可能
チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。
■JIRAの主な機能
JIRAには「タスク管理機能」と「ロードマップ機能」が搭載されています。
タスク管理
カンバンボードやスクラムボードによって、視覚的なタスク管理が可能になります。
ロードマップ
ガントチャート形式でプロジェクトの進捗管理をすることができます。
■JIRAの料金
利用する人数によって変動します。10人以内で利用する場合には無料ですが、それ以降はひとりあたり$7.50/月〜の有料プランを契約する必要があります。
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Googleアカウントと連携できるアプリ「Google Keep」
Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。
「Google Keep」｜メモとリスト
■Google Keepの主な機能
メモ機能ではパネル形式で、保存したメモの一覧を管理することができるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるようになっています。
テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付することができません。
■Google Keepの料金
Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
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エンジニアがよく使うオープンソース「Redmine」
Redmineは無料で使えるプロジェクト管理ツールのひとつで、チームでシステム開発を進める際によく使われています。
■Redmineの特徴
1. 「チケット」を使用したタスク管理
ツール内では「タスク」を「チケット」として管理していきます。名称が異なるため注意が必要です。
2. textile記法が使える
textile記法にも対応しているので、エンジニアが多いチームでも、使い勝手の良い記法でwikiを作成することができます。
■Redmineの主な機能
Redmineには、「チケット」「ガントチャート」「Wiki」の3つの機能が備わっています。
チケット
Redmineでは、タスクのことをチケットと呼びます。チケットを活用しタスクの優先度やメンバーのステータスも簡単に把握できます。
ガントチャート
チケットを登録するとガントチャートで表示できるので、全体を把握するのに役立ちます。
wiki
一般的なwikiのように開発手順などを残しておくことができます。
■Redmineの料金
完全無料で利用できます。
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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海外製のガントチャートサービス「Redbooth」
「Redbooth」｜Online Team Collaboration Software, Tools
Redboothは、プロジェクトごとにガントチャートやかんばん方式でタスク管理ができる、プロジェクト管理アプリです。
■Redboothの特徴
1. オンラインで打ち合わせができる
別のツールを使うことなく、Redbooth内でweb会議やチャットができます。
2. タイムトラッキング機能
作業時間をタイムトラッキングできるため、メンバーごとにどの作業に時間がかかってしまっているのかを把握できます。
■Redbooth主な機能
タスク管理機能ではかんばん方式で管理ができ、作成したタスクをガントチャートとして表示できます。
■Redboothの料金
14日間の無料トライアルがついていますが、有料プラン前提のツールです。
有料プランにすることで、容量やワークスペースの数が増えます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Redmineユーザーなら使っておきたい「Planio」
「Planio（プラニオ）」｜クラウドプロジェクト管理・Redmineホスティング
Planioは、オープンソースの「Redmine」をベースにした、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。
■Planioの特徴
1.Redmineがベースになっている
Redmineを使い慣れていれば違和感を感じることなくスムーズに利用できます。
2.チャートの自動生成ができる
発行したチケットに関する内容に紐づけてチャートの自動生成ができます。
■Planioの主な機能
Redine同様、「チケット」と「Wiki機能」が搭載されています。
チケット
Redmineと同様に、タスクのことをチケットと呼ぶので事前に認識を統一させておくことが必要です。また、Redmineと同じ一覧形式でタスクを管理ができます。
wiki
wikiもRedmineと同じような使い方で、開発手順などを残しておくことができます。
■Planioの料金
本格的に利用するには有料プランの契約が必要なので、使い勝手を無料トライアルで試す必要があります。また、プロジェクト数やユーザー数によってプランが分かれます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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海外製のタスク特化ツールを使いたいなら「Agilefant」
「Agilefant（アジャイルファント）」｜Align Goals and Work. Execute Change Faster
Agilefantは多くの機能を備えた、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。
■Agilefantの特徴
1.中小企業におすすめなツール
アジャイル型のプロジェクト管理を強力にサポートするツールなので、複数の業務を兼任するケースが多い中小企業で効果を発揮します。
2.ポートフォリオの管理ができる
全てのプロジェクトについて、各タスクを誰が対応し、どのような状況にあるのかを確認できます。
優先度やラベル設定もタスクに設定できるほか、ひとつのタスクに対しさまざまな項目の設定ができます。
■Agilefantの料金体系
基本的には有料プランの契約が必要になります。メまた、ンバー数や、登録可能チーム数によって、プランが異なります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Microsoftが提供しているタスク管理アプリ「Microsoft To Do」
「Microsoft To Do」To Do を使えば、仕事から遊びまで集中できる
Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理アプリです。
■Microsoft To Doの特徴
1.Microsoftのアカウントと連携
Microsoftが提供していることから、Microsoftのアカウントと簡単に連携が可能になっています。
2.シンプルなユーザーインターフェース
数タップでタスクを登録できるため、タスクの登録は非常にシンプルにできます。
■Microsoft To Doの主な機能
タスク管理機能では、タスクをリスト形式で確認でき、カテゴリー分けもすることができます。
■Microsoft To Doの導入費用
Microsoft To Doは、Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用することができます。
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直感的な操作性が特徴のタスク管理アプリ「Any.do」
「Any.do」ToDoリスト、リマインダー、カレンダー、プランナー
Any.doは、アワード受賞歴もある、シンプルな操作でタスクの管理ができるアプリです。
■Any.doの特徴
1.あらゆる端末に対応している
パソコンやスマホ、タブレットの他、ウェアラブル端末にも対応しているため、1つの端末でタスクを登録すれば、全ての端末に同期させることができます。
2.直感的にタスクの並び替えができる
優先度順などの並び替えを直感的にできるため、タスクの整理がしやすくなっています。
■Any.doの主な機能
タスク管理機能では、直感的な操作でタスクの登録ができるだけでなく、タスクをカテゴリーごとに整理しやすくなっています。
■Any.doの導入費用
基本的な機能は無料で利用できますが、タスク繰り返しのカスタマイズをしたり、色でタスクを整理したい場合には、有料プラン（$5.99/月）にする必要があります。
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カレンダー形式でタスク管理ができるアプリ「Lifebear」
「Lifebear」クラウド型電子手帳
Lifebearは、スケジュール管理とタスク管理ができる、クラウド型電子手帳サービスです。
■Lifebearの特徴
1.カレンダーとタスク管理がひとつになっている
カレンダー形式でタスク管理ができる他、スケジュールの管理も同時に行うことができます。
2.スタンプや着せ替えテーマを使える
例えば、多くの種類がある着せ替えテーマから選ぶことで、自分だけの表示にできます。
■Lifebearの主な機能
タスク管理機能では、重要なタスクには星をつけたり、ラベルによって分類もできます。
■Lifebearの導入費用
基本的な機能は無料で利用できますが、広告の非表示や、ファイルのアップロード容量の上限をあげるには、有料プラン（248円/月〜）にする必要があります。
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ビジネスでタスク管理ツールを使用するメリット
タスク管理ツールを社内に導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのかを説明します。まだ導入されていない企業の方は参考になれば幸いです。
①進捗をツールひとつで管理できる
タスク管理ツールの中だけでチームの進捗を管理できます。
今までエクセルや複数のソフトを掛け合わせてタスクを管理していたチームは、ツールを導入することで管理が一段と楽になり、管理ミスも防げるでしょう。
一つの画面で進捗を確認できると、タスク管理のストレスも軽減できます。
②離れていても密なコミュニケーションが可能
テレワークにより対面でのコミュニケーションが減ってしまい、チームで仕事を行う際に、迅速かつ密度の高い連携が今までより難しくなりました。
しかし、タスク管理ツールにはコミュニケーション機能も備わっているため、従来の電話やメールによる、やや時間のかかってしまう連絡は排除することが可能になります。
ツール上でデータを見ながらコミュニケーションも取れるため、テレワークでも従来と変わらない情報共有ができます。
③情報共有が迅速かつ簡単に行える
タスク管理ツールではタスクが一覧で見られるほか、各メンバーの進捗状況をすぐに確認できます。
画像や資料の共有も迅速に行えるため、わざわざ印刷して資料を見せるといった、いわゆる「アナログ」な作業は排除できます。
導入を機に、コスト削減・無駄な作業の削減に着手できるのも、導入メリットのひとつです。
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チームでタスクを管理する際に直面する課題とは
毎日のように流動的に仕事の進捗が変化するので、タスク管理は想像する以上に時間も労力も使います。そのため、タスク管理を進めている時に直面してしまう課題が3つ存在します。
以下でその課題と対処法について解説していきます。
①プロジェクトに遅れが発生するリスクがある
タスク管理を適切に行わなければ、仕事が順調に進んでいるようでも実はスケジュールから遅れてしまっていることがあります。
複数人のチームで仕事を進めていると、想定していたスケジュール通りにいかないケースがかなりの確率で生じますが、タスクを管理する際はスケジュールの遅れをいち早く認知する必要があります。
そのため、タスクの期限設定など、リマインダー機能を用いて、期限の近いタスクから対処する体制を整えておく必要があります。
②管理に時間を奪われて生産性が下がる
プロジェクトの遅れを発生させないためにタスク管理に気を取られていると、本来自分が行うべき業務が疎かになりがちです。
タスク管理の目的は効率的にプロジェクトを進めることですが、仮にツールを用いたタスク管理が業務に支障をきたすようである場合は、逆に生産性を下げてしまうリスクもあります。
そのため、ツールを用いてタスク管理する際には、現場の人や上長といった属性を問わず、誰でも簡単に使えるツールの選定が必要です。
③コミュニケーションが取りづらい環境だとミスが起きやすい
タスク管理で一番重要視しておきたいのが、メンバー同士のコミュニケーションです。
リモートワークが社会に浸透してきている現代では、今までのように社内で顔を合わせてコミュニケーションを取る機会も減ってきました。
このような環境下で、タスク管理ツールを使用しない選択肢はないと言っていいほど、ツールを使用したコミュニケーションが求められています。
円滑に伝達ミスなく業務を進めるためにも、メッセージをはじめとしたコミュニケーション機能のあるタスク管理ツールの導入は必須です。
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テレワークの増加でタスク管理ツールの需要が伸びている
新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ施策としてテレワーク制度の利用が加速していますが、同時にタスク管理ツールを導入する企業も増加しています。
特にテレワーク実施率が2019年11月に比べて急激に上昇した職種は、マーケティングやWeb系、クリエイティブ系、営業の職種です。
テレワークの実施が難しいように思われる一部のサービス業や外食業界といった非IT企業も、実施率が伸びています。
上記でお伝えした課題で悩まれている方は、一度タスク管理ツールの導入を検討してみましょう。
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タスク管理ツールを使用して業務効率の向上を実現
これまでタスク管理の概要から手段や効果的な方法、ツールの選び方や各種ツールまで、網羅的にご紹介してきました。
非IT企業のIT化への移行の影響もあり、今日のタスク管理はますますツールを用いた手法へと変わりつつあります。
今回ご紹介したツールのうちのひとつ「Stock」は、80,000社以上の導入実績を誇るタスク管理ツールです。
登録や利用は無料ででき、説明書がいらないほど簡単にタスク管理が可能なので、ぜひその使い勝手を試してみましょう。
関連記事： 仕事のタスク管理が上手い人の手法5選をご紹介！
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
