【2022年最新】おすすめのタスク管理ツール17選を徹底比較！

適切にタスク管理をしないと仕事がすぐに溜まってしまったり、やり忘れて期限に間に合わなかったりというトラブルの原因となります。

タスク管理の方法は仕事の質に大きく関係しますが、タスク管理が上手い人がとっている方法は”タスク管理ツール”の導入です。タスク管理ツールには仕事を忘れずにこなすための機能があるので「仕事の抜け漏れがある」という悩みを解決できるのです。

しかし、「多種多様なタスク管理ツールのなかから、自社に合うタスク管理ツールを選定するのは難しい。」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、おすすめのタスク管理ツール17選と7つの選定条件をご紹介します。

厳選されたタスク管理ツールから、自社の環境に合うものを効率的に見つけたい
導入に失敗しないために確認すべき選定条件をまとめてほしい
デジタルが苦手な社員でも簡単に使いこなせるようなタスク管理ツールが知りたい

という担当者の方はこの記事を参考にすれば、日々の業務で忙しいなかでも効率的にツールの選定ができます。

「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

1 タスク管理とは？
2 無料で試せる！おすすめのタスク管理ツール17選
3 【選び方】自社のタスク管理ツールに必要な7つの条件
4 タスク管理ツールを活用する5つのメリット
5 おすすめのタスク管理ツール17選まとめ

タスク管理とは？

以下では、タスク管理とプロジェクト管理の違いや、タスクを管理する3つの目的について解説します。タスク管理の目的があいまいなままでは適切なツールを選べないため、ここで押さえましょう。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理は「誰が裁量を持つか」という点で異なります。

タスクとは仕事を構成する小さな課題や作業の単位なので、タスク管理は個人の裁量に任されます。一方で、プロジェクトとは目標を達成するための業務や計画を指し、基本的に複数人で取り組むものです。

したがって、タスク管理は各社員が裁量を持ちますが、プロジェクト管理はリーダーの裁量で実施されるという違いがあります。

また、タスクの集合体がプロジェクトだと言えるため、チームで取り組むプロジェクトを円滑に進めるには「個人のタスクをチームで共有する」という管理方法が必須です。

目的(1) 進捗状況を把握する

社員一人ひとりの進捗状況を把握するためにタスク管理をします。

タスク管理をしていない環境では「誰が、どの業務を、どの程度まで進めているのか」がまったく把握できません。そのため、トラブルが発生した際に適切な対応ができず、問題が大きくなってしまう恐れがあるのです。

一方で、チームでタスクを共有している場合には、社員一人ひとりの進捗がリアルタイムで把握できます。プロジェクトをマネジメントする立場にとって、チーム全体の進捗を確かめられるのは大きな安心材料になるのです。

目的(2) タスクに優先順位を付ける

タスク管理をする2つ目の目的は、タスクに優先順位を付けることです。

すべてのタスクを同じ要領で処理していくのは不可能なので、タスクに優先順位を付けて期限に間に合うようにスケジュールを立てましょう。たとえば、「そのタスクは重要か」「そのタスクは緊急か」の2つの基準で優先順位を決めます。

計画的に処理しなければ面倒なタスクばかりが残ってしまい、期限が近づくと残業が増えるなどの問題が起こります。したがって、先の見通しを立てて優先順位をつけなければならないのです。

目的(3) マネジメントしやすくする

タスク管理をする3つ目の目的は、チームのマネジメントをしやすくすることです。

「誰が何をやっているのか」がすぐに分からない場合、チームのリーダーは一人ひとりに業務報告をさせなければなりません。その結果、報告にとられた時間分だけ、プロジェクトに関わる意思決定の判断が遅れる可能性があるのです。

したがって、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できる状態にして、マネジメントしやすくするためにタスク管理が必要だと言えます。

関連記事： 【図解】タスク管理の7つの方法とおすすめツールをご紹介！

無料で試せる！おすすめのタスク管理ツール17選

以下では、無料で試せるおすすめのタスク管理ツール17選をご紹介します。

タスク管理ツールを選定するうえで重要になるのが”すぐに社内へ浸透するか”です。

タスク管理ツールが社内に浸透しないと利用ルールなどが形骸化して、かえって社員の日常業務を邪魔する可能性があります。また、タスク管理ツールを運用するためには費用もかかるので、効果がないのにコストだけが増えるのも問題です。

そのため、誰でも簡単に使えるシンプルなタスク管理ツールを無料で試しましょう。

たとえば、今回ご紹介する「Stock」は非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほど簡単なので社内にもすぐに浸透します。

Stockは導入実績が100,000社を超えるタスク管理ツールであり、業界・業種問わず定評があります。Stockのシンプルな「タスク」機能を使って、社員自身や任意のメンバーへタスクを設定し、現場とマネジメント双方の業務ストレスを解消しましょう。

チームのタスクを最も簡単に管理できるツール「Stock」

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

池本健太郎さん
きずな綜合会計事務所

「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん
株式会社ハピネス

「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

＜Stockの料金＞

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。

また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。

無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。

有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Stockの詳細はこちら

Stockの資料をダウンロード

エンジニア向けのタスク管理ができるツール「Backlog」

Backlogの特徴

オールインワンの多機能ツール

課題管理やバグ管理システムなど、プロジェクト管理を円滑にする機能が豊富に揃っています。

コラボレーション機能が充実

メンバー間やチーム間・組織間での円滑な情報共有のためのコラボレーション機能があります。

Backlogの注意点

使いこなすのが難しい

ソースコードの管理、Wiki、リポジトリなど、ITに詳しくない社員が使いこなせるまでに社内教育が必要です。

コミュニケーションがとれない

メッセージ機能がないので、個人のタスクへフィードバックを送信したり補足したりするには、別のツールを併用する必要があります。

Backlogの料金体系

スタータープラン：￥2,640/月(ユーザ上限30人)
スタンダードプラン：￥12,980/月（ユーザー無制限）
プレミアムプラン：￥21,780/月（ユーザー無制限）
プラチナプラン：￥55,000/月（ユーザー無制限）

Backlogの詳細はこちら

関連記事： 進捗確認のメールを送る際のポイント5選と文例を紹介！

ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるツール「Trello」

Trelloの特徴

直感的にタスク管理できる

タスクをドロップ・アンド・ドロップで移動させるカンバン方式なので、直感的に管理できるのがメリットです。

多種多様な拡張機能を追加できる

Trelloには機能を拡張するプラグインが充実しているので、業種によって必要な機能を追加できます。

Trelloの注意点

スマホでは使いにくい

パソコンから利用すると横長のボードでプロジェクトの全体を把握できますが、スマホではボードを俯瞰して眺められません。

公開設定に注意する必要がある

共有範囲で[公開]を選択している情報は、外部からもアクセス可能になるので注意しましょう。

Trelloの料金体系

FREE：$0
STANDARD：$6 USD/ユーザー/月
PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月
ENTERPRISE：$17.50 USD 以下/ユーザー/月
5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ

Trelloの詳細はこちら

関連記事： 進捗管理でPDCAサイクルを回す方法とメリットを紹介！

かんばん方式でタスク管理できるツール「Jooto」

Jootoの特徴

カンバン方式のタスク管理ツール

カンバン方式で進捗を可視化して、業務全体を一目で俯瞰できるようにします。

プロジェクトを横断したタスク管理ができる

プロジェクトごとにタスクを一覧表示すれば、優先的に処理すべきタスクをすぐに判断できます。

Jootoの注意点

一度削除したタスクは復元できない

タスク情報の復元ができないため、削除する前にアーカイブしなければなりません。

無料プランの制限が厳しい

無料プランが利用できるのは4人まで、データ上限が100MBと、実運用には厳しい可能性があります。

Jootoの料金体系

無料プラン：¥0
スタンダードプラン:¥500/ライセンス/月
エンタープライズプラン:¥1,300円/ライセンス/月

Jootoの詳細はこちら

海外の大企業にも導入されているタスク管理ツール「Wrike」

Wrikeの特徴

ガントチャート機能

有料プランでは、プロジェクトの期限を可視化できるガントチャート機能を利用できます。ガントチャート内の個別のタスクはドラッグ&ドロップで操作します。

タスクごとのタイムトラッキング機能

どのタスクが非効率になっているかが簡単に把握できます。

Wrikeの注意点

デジタルに慣れていないと難しい

タスク管理機能の自由度が高いため運用目的とルールを周知しなければ、デジタルに詳しくない社員は混乱します。

UI（見た目）の評価が分かれる

WrikeのUIへの評価はおおむね好評ですが、評価が分かれています。そのため、導入前に「自社の社員が利用しやすいか」について確認しなければなりません。

Wrikeの料金体系

【基本プラン】Free：$0/ユーザー/月
【基本プラン】Professional：$9.80/ユーザー/月
【基本プラン】Business：$24.80/ユーザー/月
【基本プラン】Enterprise：価格は要問い合わせ
基本プランのほかに「マーケティング・デザイン業務」「コンサルなどの対クライアント業務」向けのプランもあります。

Wrikeの詳細はこちら

デザイン性に優れた高機能タスク管理ツール「Asana」

Asanaの特徴

フォーム機能

仕事のリクエストを1か所に集めて管理するフォーム機能が搭載されています。

進捗の表示方法を切り替えられる

進捗確認の目的に合わせてリスト形式やタイムライン形式など、表示方法を切り替えられます。

Asanaの注意点

カスタマイズ性は高いが多機能ゆえに使いにくい

100種類以上のアプリと連携できますが、デジタルに詳しくない社員が多い職場では浸透しない可能性があります。

Asanaの料金体系

Basic：¥0
Premium：¥1,475/ユーザー/月(月間払い)
Business：¥3,300/ユーザー/月(月間払い)
Asana Enterprise：セールスチームへの問い合わせが必要です。

Asanaの詳細はこちら

ワークフローを把握できるタスク管理ツール「monday.com」

monday.comの特徴

ガントチャート機能

期限やマイルストーンが可視化されるガントチャート機能が搭載されており、プロジェクトを期限通りに進めるのに役立ちます。

テンプレートがある

「プロジェクト管理」や「コンテンツカレンダー」など、カスタマイズ可能な200以上のテンプレートが用意されています。

monday.comの注意点

機能を使いこなすのが難しい

カンバン方式のタスク管理機能やガントチャート機能以外にも「自動化機能」や「ダッシュボート機能」など多くの機能が搭載されています。ただし、すべての機能を使いこなすには高度なITリテラシーが求められます。

チームごとに製品を使い分ける必要がある

monday.comはCRMチーム用、マーケティング用など業務によって個別のツールを用意しているため、全社で利用する場合は複数のツールを導入しなければなりません。

monday.comの料金体系

個人：￥0（ユーザー上限2人まで）
ベーシック：¥1,100/ユーザー/月（月間払い）
スタンダード：¥1,400/ユーザー/月（月間払い）
プロ：¥2,200/ユーザー/月（月間払い）
エンタープライズ：要問い合わせ

monday.comの詳細はこちら

タスク管理にも使える営業支援ツール「Senses」

Sensesの特徴

営業チームのタスクを管理しやすい

顧客対応や社内タスクなどの営業活動を「アクション」とその目的を登録できるので、それぞれのタスクの目的を確認しながら営業プロセスを進められます。

外部アプリと連携できる

Sensesで登録した予定をGoogleカレンダーやOutlookの予定表に自動同期できるため、二重入力の手間を省けます。

Sensesの注意点

あくまで営業チーム向け

主要機能は案件管理や取引先情報の取得であり、あくまで営業チーム向けの仕様であることに注意が必要です。

費用が比較的高い

最も安いプランでも5ユーザーで￥25,000〜と、ほかのツールに比べて高額です。したがって、高度な機能を使いこなせない場合は費用対効果が低くなる可能性があります。

Sensesの料金体系

Starter：￥25,000～（5ユーザー含む）
Growth：¥100,000～（10ユーザー含む）
Enterprise：¥300,000～（20人ユーザー含む）

Sensesの詳細はこちら

個人向けのタスクを管理できるツール「Todoist」

Todoistの特徴

”インボックス”と”プロジェクト”でタスクを作成する

インボックスにタスクを無作為に作成して、プロジェクトには目的別のタスクを登録するなどの使い分けができます。

独自の機能「カルマ」

タスクを完了するたびにカウントが増え、作業の生産性を算出できる「カルマ」という機能が搭載されています。

Todoistの注意点

無料プランでは一部機能が制限される

無料プランではバックアップ機能や優先サポートなどがありません。また、リマインダー機能がないため、タスクの期限を忘れてしまう可能性があります。

Todoistの料金体系

無料：¥0
プロ：¥588/月(月間払い)
ビジネス：¥888/ユーザー/月(月間払い)

Todoistの詳細はこちら

海外企業でも導入される高機能なタスク管理ツール「Jira Software」

Jira Softwareの特徴

表示機能を切り替えられる

カンバン形式やスクラムボード形式など、進捗の表示方法を切り替えられるのでさまざまな利用目的に対応できます。

豊富な機能を利用できる

3,000種類以上のアプリを追加できるのでカスタマイズ性が高く、チームのさまざまなニーズに合わせた使い方が可能です。

Jira Softwareの注意点

高いITリテラシーが求められる

ワークフローの作成など高度な機能が多いので、デジタルに詳しくない社員にとっては使いこなすのが難しいと言えます。

Jira Softwareの料金体系

Free：¥0(10ユーザーまで)
Standard：¥900/ユーザー/月以下(サイト単位で上限20,000 ユーザー)
Premium：¥1,730/ユーザー/月以下(サイト単位で上限20,000 ユーザー)
Enterprise：要問い合わせ(サイト単位で上限20,000 ユーザー)

Jira Softwareの詳細はこちら

Googleアカウントと連携できるツール「Google Keep」

Google Keepの特徴

どのような環境でもタスク管理できる

テキスト入力だけでなく音声入力や手書き入力など、どんな環境でも利用できる機能が揃っています。

Googleアカウントで連携

同一のGoogleアカウントでログインすれば、同じ情報をパソコンやスマホなど複数の端末から確認できます。

Google Keepの注意点

共有するには向かない

タスクを共有する場合には、別のチャットアプリなどに切り替えて送信する必要があるので、ビジネス利用の共有には向きません。

階層管理できない

Google Keepはボードにメモを貼る形式で管理するので、カテゴリーごとに階層管理できません。

Google Keepの料金体系

Google Keepはすべての機能を無料で利用できます。

Google Keepの詳細はこちら

業務効率を改善するタスク管理ツール「TASKWORLD」

TASKWORLDの特徴

タイム計測機能

各タスクに費やした時間を計測する機能が搭載されているため、タイムマネジメントに効果的です。

アナリティクス機能

タスクの進捗状況を、グラフで分かりやすく取得てきます。

TASKWORLDの注意点

テクニカルサポートは有料

導入時の技術的な問題に関するサポートを受けられるのは、有料のエンタープライズプランのみなので注意が必要です。

タスク管理が複雑になる可能性がある

タスクは難易度や色つきラベル、サブタスクなど詳細な部分まで設定できる仕様なので、ルールがなければかえって管理に手間がかかる可能性があります。

TASKWORLDの料金体系

フリー：￥0（ユーザー上限15人、月間払い）
プレミアム：¥1,200（月間払い）
ビジネス：¥2,050（月間払い）
エンタープライズ：カスタム価格

TASKWORLDの詳細はこちら

プロセスの自動化もできるツール「Smartsheet」

Smartsheetの特徴

共同作業向けのツール

組織内外の共同作業を効率的に進めるプラットフォームになります。

ワークフローを自動化できる

「アラートを送信」「承認をリクエスト」など、繰り返しの作業を自動化できる特徴があります。

Smartsheetの注意点

プランによっては機能に制限がある

最も安い「プロプラン」は、共有したオブジェクトの閲覧者および共同作業者が10人ずつに制限されているため、注意が必要です。

多機能で使いこなせない可能性がある

自動化、プロジェクト、レポートなど、多数の機能が搭載されているため、一つひとつの機能を理解して使いこなすITリテラシーが求められます。

Smartsheetの料金体系

プロ：￥984（ユーザー上限25人、月間払い）
ビジネス：¥3,543（ユーザー下限3人、月間払い）
エンタープライズ：要問い合わせ

Smartsheetの詳細はこちら

Microsoftが提供しているタスク管理ツール「Microsoft To Do」

Microsoft To Doの特徴

簡素なデザイン

多機能なアプリではなく簡素なデザインなので初めてでもすぐに使いこなせます。

社員間でタスクの共有ができる

社員同士で全体の進捗確認ができるので、連携がしやすくなるメリットがあります。

Microsoft To Doの注意点

メッセージ機能がない

タスク管理に必要なチャット機能がありません。そのため、フィードバックなどのタスクに関するやりとりにはほかのチャットアプリを併用する必要があります。

リストの共有には手間がかかる

自分のタスクリストをほかの社員に共有するには、共有リンクを取得してメールやチャットアプリで送信しなければなりません。

Microsoft To Doの料金体系

Microsoft To Doはすべての機能を無料で利用できます。

Microsoft To Doの詳細はこちら

カスタマイズの幅が広いツール「notion」

notionの特徴

プロジェクトをリスト化できる

プロジェクトのリストを作成して、それぞれをクリックすることで全体像を把握できる仕様です。

Wikiやナレッジを集められる

プロジェクトやタスクの管理だけでなく、業務で培ったWikiやナレッジを1か所に集めるという使い方もできます。

notionの注意点

無料プランは共有メンバーに制限がある

無料で使えるパーソナルプランは個人向けに設計されているため、共有できるのは5名までです。

トライアルでは全員に管理者権限がある

有料のチームプランは、トライアル利用の場合全員に管理者権限が付与されます。そのため、チームメンバーの管理を試したい場合、一度有料プランを契約しなければなりません。

notionの料金体系

パーソナル：$0
パーソナルPro：$5（月間払い）
チーム：$10（月間払い）
エンタープライズ：要問い合わせ

notionの詳細はこちら

ガントチャートでタスク管理できるツール「みんなでガント.com」

みんなでガント.comの特徴

公式サイトからすぐに利用可能

みんなでガント.comは会員登録なしでガントチャートを作成できます。

修正履歴を確認できる

いつ誰がガントチャートを修正・更新したのかを履歴から確認できます。

みんなでガント.comの注意点

機能はガントチャートの作成のみ

ガントチャートに特化しているため、ドキュメント管理やメッセージは別ツールを利用する必要があります。

トライアルではガントチャートが1つしか作れない

トライアル期間中に作れるガントチャートは1つだけなので試せる範囲が限られます。

みんなでガント.comの料金体系

トライアル：¥1,800(3ヶ月利用)/10人まで
エントリー：¥4,800(6ヶ月利用)/20人まで、¥8,600(12ヶ月利用)/20人まで
ビジネスS：¥9,600(6ヶ月利用)/20人まで、¥17,600(12ヶ月利用)/20人まで
ビジネスM：¥19,200(6ヶ月利用)/40人まで、¥36,000(12ヶ月利用)/40人まで
ビジネスL：¥38,400(6ヶ月利用)/80人まで、¥72,000(12ヶ月利用)/80人まで
ビジネスLを超えるプランを希望する場合には、問い合わせが必要です、

みんなでガント.comの詳細はこちら

関連記事： 【無料あり】2022年版！進捗管理を見える化するツール9選

情報を一か所にまとめられるツール「kintone」

kintoneの特徴

リマインド通知機能

日時を条件としたリマインド通知を受け取れる機能で、タスクの抜け漏れを防ぐのに役立ちます。

プロセス管理機能

「誰がどのような対応をしているか」が分かる機能です。業務プロセスに沿った進捗管理ができます。

kintoneの注意点

使いこなすにはITリテラシーが必要

Kintoneは「アプリ」と呼ばれる業務に役立つ機能を社員個人が選んで利用しなければならないので、ITに詳しくない社員は使いこなせない場合があります。

操作が複雑

複数のアプリを切り替える操作が必要なので混乱する可能性があります。

kintoneの料金体系

ライトコース：￥780/月/ユーザー
スタンダードコース：￥1,500/月/ユーザー

kintoneの詳細はこちら

【選び方】自社のタスク管理ツールに必要な7つの条件

これまでおすすめのタスク管理ツールをご紹介してきました。そのなかでも自社に最適なツールを選定するために、タスク管理ツールに必要な7つの条件をご紹介します。

(1) タスクの登録が簡単にできる

はじめに、タスクの登録が簡単にできるツールかを確認しましょう。

タスクの登録が面倒なツールだと管理工数や入力項目が増えてしまい、社内に浸透しない可能性があります。長期的に運用していく場合には「いかに簡単に利用できるか」が重要なので、無計画に有名なタスク管理ツールを導入するのは避けましょう。

とくに、非IT企業がタスク管理ツールを導入する場合には、デジタルに詳しくなくても簡単に使いこなせるシンプルなタスク管理ツールを導入しなければなりません。

(2) タスクの期限をリマインドする

タスクの期限をリマインドする機能は必須です。

タスク管理ツールに大量のタスクを登録していると「古いタスクを確認し忘れて、期限が過ぎてしまった」という状況になる可能性があります。

人は記憶したことの70%以上を次の日には忘れてしまうと言われているので、記憶力に頼るのではなくリマインド機能のあるタスク管理ツールを導入しましょう。

(3) ほかの社員のタスクも確認できる

ほかの社員のタスクも確認できるかを確かめましょう。

とくに、チームのマネジメントをする場合、全体の動きを把握する機能は必須です。タスクの進捗がリアルタイムで共有できれば、わざわざ社員一人ひとりに確認をする必要がありません。

また、「作業を分担する」「不要な作業を減らす」ことでプロジェクトを円滑に進めるためにも、ほかの社員のタスクを簡単に把握できるタスク管理ツールがおすすめです。

(4) パソコンだけでなくスマホでも利用できる

パソコンもしくはスマホのどちらかにのみ対応するツールもありますが、いつでもどこでもタスクを確認・管理するためには両方からアクセスできる必要があります。

複数端末でのタスク管理は、対応漏れ防止やスピーディーな業務遂行に効果的です。

一方で、スマホの小さな画面では使いにくいタスク管理ツールもあるので、試験的に利用して使い勝手を確認しましょう。

(5) チーム向けの機能がある

タスク管理ツールにチーム向けの機能が搭載されているかを確認しましょう。

チーム向けのタスク管理ツールにはタスクの共有や依頼、メッセージなどの便利な機能が備わっています。一方で、個人向けツールに備わっているのは簡単なリスト機能だけという場合がほとんどなので、ビジネス利用では不便です。

したがって、複数人でプロジェクトを進める場面では、社員一人ひとりの進捗をマネジメントするためにもチーム向けの機能は必須になります。

(6) 詳細な情報を記載できる

タスクに詳細な情報を記載できるかを確認しましょう。

たとえば、タスクにほとんど情報が追記できないツールを導入してしまうと「タスクをどのように進めればよいか」「どのような準備が必要なのか」など、あとから見返しても分からない可能性があります。

仕事を確実に成果につなげるために、タスクに関する情報を一箇所で管理できる環境を整える必要があるのです。

(7) タスク管理以外の機能に過不足がない

最後に、業務効率化をサポートする機能に過不足がないかを確認しましょう。

たとえば、タスク管理機能だけではカバーできない「資料の管理やメッセージなどの部分を補完する機能」がおすすめです。タスクに紐づけて資料を管理すれば情報の一元管理ができ、メッセージ機能で業務上のやりとりも可能になります。

一方で、さまざまな機能を搭載する多機能なツールを導入すると、デジタルに慣れていない人は使いにくく感じる可能性があります。あくまでも、機能に過不足がないタスク管理ツールを選ぶようにしましょう。

たとえば、今回ご紹介した「Stock」はタスク管理に必要な機能を過不足なく備えており、65歳以上の社員が簡単に使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールです。

タスク管理ツールを活用する5つのメリット

タスク管理する方法はいくつかありますが、仕事で活用する場合にはタスク管理ツールがおすすめです。以下では、タスク管理ツールを活用する5つのメリットをご紹介します。

進捗をツールひとつで管理できる

タスク管理ツールだけでチーム全体の進捗を管理できます。

エクセルなどの表計算ソフトを併用したタスク管理では、複数のファイルを並行して管理しなければならず面倒です。しかし、タスク管理ツールを導入すれば、プロジェクトや個人別にファイルを用意する必要はありません。

以上のように、タスク管理ツールにアクセスすればすべての進捗が分かるので、社員が混乱せず社内に浸透しやすいというメリットもあります。

プロジェクトの遅延を防ぐ

タスク管理をすれば全体の進捗が把握できるので、プロジェクトの遅延を防げます。

早い段階でプロジェクトの全容を把握すれば、トラブルにも適切に対処できます。一方で、タスク管理をしなければ「仕事がどこまで進んだのか、どこまで進めれば良いのか」が分からないので、納期間際にようやく事の深刻さに気が付くのです。

とくに、対クライアント業務であれば期限に間に合わないのは重大なミスにつながるので、通知機能のあるタスク管理ツールでタスクの抜け漏れを防ぐ必要があります。

コミュニケーションが活性化する

メッセージ機能を搭載するタスク管理ツールを利用すれば、社内のコミュニケーションに良い影響があります。

昨今の感染症対策により対面での社内コミュニケーションが減少し、チーム内での迅速かつ密度の高い連携が難しくなっています。しかし、一部のタスク管理ツールにはメッセージ機能があり、電話やメールよりも簡単に連絡ができるのです。

メッセージ機能のあるタスク管理ツールを導入すれば、ほかのチャットツールの運用コストを減らせるメリットもあります。

迅速な情報共有ができる

迅速な情報共有ができるのもタスク管理ツールのメリットです。

たとえば、タスク管理ツールにタスクを登録すれば、すぐにほかの社員の画面にも表示されます。そのため、社員間でタスクが重複している場合はすみやかに調整できるのです。

このように、タスク管理にツールを導入すればリアルタイムで情報共有ができるので、情報の行き違いは起こりません。常に最新の情報が必要なビジネスにおいて、迅速な情報共有が可能なのは大きなメリットです。

簡単に情報管理ができる

最後に、タスク管理ツールには簡単に情報管理ができるメリットがあります。

紙のメモ帳でタスク管理すると、確認したい情報をすぐに探し出せません。また、エクセルでタスク管理すると、フォルダからファイルを探して開く必要があるので手間です。

一方で、タスク管理ツールを活用すれば検索機能で簡単にタスクを確認でき、タスク管理画面もすぐに開けるので面倒な手間はありません。

以上のようにタスク管理ツールを導入すれば簡単に情報管理ができるので、社内にも浸透しやすいと言えます。