製造業や建設業では、適切にスケジュールを管理し、納期までに確実に作業を完了させることが求められます。そこで、工程管理表を作れば、各工程の進捗を正確に把握でき、スムーズに作業を進められるのです。
しかし、「工程表・工程管理表の作り方が分からない」「工程表・工程管理表の運用が難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート7選を中心にご紹介します。
- 工程管理表の作り方や運用時の注意点を知りたい
- Excelで使える工程管理表のテンプレートを活用したい
- 工程管理表を効果的に管理・運用できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法が分かるだけでなく、管理や運用のポイントまで押さえられます。
目次
工程管理表の種類
ここでは、工程管理表の形式を5種類紹介します。
工程に重要な要素により、適切に表現できる表の形式が違うので、生産計画に適した形式を選びましょう。とくに、工程管理表を作成するときは現場のメンバーが直感的に確認できるよう、「見やすさ」を重視することも大切です。
（1）バーチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に日時を示すことで「いつ始まりいつ終わるのか」が一目でわかる形式で、とくに建築工事で活用されるケースが多いです。
たとえば、工事の依頼主や施工職人など、外部の方とのスケジュール管理を行う場合に用いられます。進捗状況が分かりやすい一方で、タスク間の関連性が分かりづらいため見せ方の工夫が必要です。
（2）ガントチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に進捗率を示すことで進捗が一目でわかる形式です。
複数の作業を同時並行していても進捗を管理しやすいため、タスク遅れをすぐに発見できるのが特徴です。ただし、進捗率を出す場合、Excelで数式を組み込むか専用のアプリを導入しなければならず、ITが苦手な人には難しいと言えます。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、都度表を作成・更新する手間がかかる点に注意しましょう。
（3）グラフ式工程表
ガントチャートとバーチャートの要素を組み合わせており、縦軸が進捗率・横軸が日数を示す形式です。
時間の経緯に沿って、各作業の進捗の変化を把握できる一方、すぐに全体像を把握しづらい点に注意が必要と言えます。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、一から自作することが前提です。
（4）出来高累計曲線
縦軸が出来高累計、横軸が時間経過となっており、施工量の時間的変化を表すことができます。また、2本の工程管理曲線（バナナ曲線）によって施工時期の許容範囲が定められており、施工速度の管理が可能です。
ただし、作業同士の関連性は把握できないほか、無料で配布されているテンプレートも少ない点に注意が必要です。
（5）ネットワーク式工程表
ネットワーク式工程表は、各作業工程の繋がりや進捗関係を可視化することができる表です。作業の遅れが発生したときに、他の作業や全体工程への影響をいち早く確認することができます。
ただし、作成するためには全ての作業同士の関連性を把握する必要があり、作成難易度が高い点に注意が必要です。
＜無料＞工程表・工程管理表のExcelテンプレート7選！
以下では、工事現場で使える工程管理表のExcelテンプレートを7つ紹介します。案件に適した形式のテンプレートを選んで、工程管理表を簡単に作成しましょう。
【バーチャート】1ヶ月単位（月間）の工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、「作業の開始・終了予定」と「実際の取り組み状況」を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは、年月を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がなく便利です。
【バーチャート】1年単位（年間）の工程表テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、年間工程表のテンプレートです。
1年間の工程を大まかに管理する形式で、プロジェクトの全体像を把握するのに役立ちます。また、「期間」の欄に入力すると、自動で月数が表示される仕様となっているため、管理表を効率よく作れるのです。
【バーチャート】大規模プロジェクトに便利な工程表テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、大規模プロジェクトに便利な工程表テンプレートです。
1年間を2セルとして表すことができ、長期間にわたるプロジェクトの工程管理に適しています。また、多くの工程や担当者の情報を一つの表でまとめる際に便利です。
【バーチャート】製造工程を段階ごとに管理できるテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、段階ごとに作業を管理できる工程表テンプレートです。工事や製造工程など、多くの段階を踏んで進める工程を管理するのに適しています。
プロジェクト開始日や週数を入力すると、カレンダーが自動的に設定されます。さらに、タスクの終了日をもとに進捗がパーセント表示される点も特徴です。
【ガントチャート】スケジュール管理に便利な工程表テンプレート
こちらは「エクセルソフトライブラリー」が提供する、スケジュール管理に便利な工程表テンプレートです。
シンプルな構成であり、工程の項目と対応状況を日や月単位で入力できます。ただし、試用版には一部利用に制限があるため、全機能を利用するにはソフトの購入が必要です。
【ガントチャート】1週単位（週間）で進捗・実績も管理できる工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、週間工程表のテンプレートです。
各工程の上段に「予定」、下段に「実績」を記載するガントチャートで、予定と実績を照らし合わせながら進捗を把握できます。また、自由にカスタマイズ可能なので、工事現場以外でも汎用的に使えるのです。
【その他】作業工程の流れを記録するテンプレート
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、作業工程の流れを記録するテンプレートです。
工程名をはじめ、管理方法や検査規格を入力できる点が特徴です。したがって、工業製品の組立や製造など、作業手順を明確に残す必要がある場面で活躍するテンプレートだと言えます。
Excelを使って工程管理表を運用するときの注意点
Excelは導入している企業が多いことから、使用することへのハードルは低いと言えます。一方、以下の注意点を押さえておかなければ、運用が上手くいかない原因となりかねないので、担当者の方は押さえておきましょう。
（1）管理が煩雑になる
Excelで工程管理する1つ目の注意点は、ファイルの管理が煩雑になる点です。
Excelは他の業務にも頻繁に使用されるため、PCのストレージ内には多くのExcelファイルが存在します。そのため、事前に保存する場所を決めておかないと、「他のファイルに埋もれて工程管理表が見つからない」という事態に陥ってしまうのです。
したがって、Excelで工程管理表を運用する場合は、他のファイルと識別して、常に見つけやすい場所に保管する工夫が必要になります。
（2）リアルタイム性に欠ける
Excelで工程管理する2つ目の注意点は、現場で作業する全メンバーがリアルタイムで情報を共有できない点です。
工程管理では計画に合わせて実際の作業状況を記録し、状況に応じて各所の調整をします。しかし、記録が漏れたり、現場での確認・共有がしにくかったりすると、正確な工程管理が難しくなります。
万が一、計画と実務にズレが生じれば、工程管理が上手くいかない原因となりかねないのです。そのため、Excelを使って工程管理表を作成するときは、「どのタイミングで、情報を更新するか」などルール決めをしておきましょう。
（3）継続して更新しづらい
Excelで工程管理する3つ目の注意点は、継続して情報を更新しづらい点です。
Excelで工数管理する場合、「表は作成できたのに、いざ運用を始めたら全く更新されない」というケースが起こりがちです。原因として、情報を更新するのに逐一ファイルを開く手間がかかったり、PCからでしか更新できなかったりすることが挙げられます。
以上のように、工数管理表を作成したとしても運用されなければ意味がありません。そのため、Excelではなく”時間や場所問わず情報を更新できる「Stock」のようなITツール”を使って、進捗を共有する方法も検討すべきです。
【必見】Excelで作った工程管理表を簡単に管理できるツール
以下では、Excelの工程管理表を簡単に管理できるツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、工程管理表を作成する手間と時間を省けます。しかし、せっかく工程表を作成しても、ファイル管理では共有する際に他のツールが必要なだけでなく、情報が更新されても気が付けません。
そのため、情報の共有・管理が一括でできるITツールを利用して、すぐにメンバー全員に工程表がいきわたるようにするべきです。ただし、多機能で複雑なツールだと、現場に定着しない恐れがあるため、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
そこで、工程管理に最適なツールを選ぶなら、非IT企業の65歳以上のメンバーでも導入したその日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した内容は瞬時に共有されるため、工程管理表の更新内容をスムーズに共有できます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」も紐づけられるので、案件ごとの情報を入り乱れることなく管理可能です。
現場の作業工程を可視化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
Excelでの工程表の作成が絶対である場合、Excelファイルを添付するやり方も可能です。
Stockにはファイル添付機能が備わっており、Excelで作成した工程管理表を添付できます。テキストで補足情報を加えておけば、現場のメンバーも検索しやすいです。
Stockに残した情報は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートに紐づけて「メッセージ」を飛ばすだけで、工程管理表を更新したときも素早く周知できます。
Stockに残した情報は、フォルダで管理します。”現場”や”案件”ごとに工程管理表を整理できるため、ストレスなく工程管理表を運用可能です。
見やすい工程管理表の作り方
工程管理表を正しく作成するには、適切な手順を踏む必要があります。そのため、以下の流れで作成を進めましょう。
- 生産計画を立てる
- 各段階における作業期間を設定する
- 作業期間を踏まえて人員を調整する
- 工程管理表を作成する
まず、「何をいつまでに、どのくらい製造するのか」という生産計画を立てます。目標から逆算すると、適切な計画を立てることができます。昨今の製造業では、QCD（※）の最適化が求められるため、無理のないスケジュールで進めていきましょう。
（※）プロジェクトの成功に欠かせないQuality(品質)・Cost(価格)・Delivery(納期)を指す。
計画にもとづき、各工程ごとに作業日数を設定します。不測の事態が発生しても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。
作業量や納期に応じて、動員する人員や資材を調整します。このとき、定めた期間と作業工程に対して、人員への負荷が大きい場合は、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。
工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には、計画だけでなく実際の対応状況も記入すると、進捗が遅延した場合に「〇日遅れが発生しているか」が一目で分かります。
工程が確定する前に管理表を作り始めると、スケジュールの練り直しが必要になった場合に、一から表を作成し直すことになってしまいます。そのため、「先に工程を確定させてから表の作成に着手する」という手順で進めましょう。
工程管理に関するよくある質問
ここでは、工程管理に関するよくある質問を紹介します。類語の意味の違いや工程管理に必要なことが分からない方は必見です。
質問1｜工程管理表とは？
工程管理表とは、製造やプロジェクトのやるべきことを一覧で表にまとめたものです。
工程管理表を作成することで作業内容の対応期間や進捗状況が分かるので、計画が問題なく進んでいるか確認しやすくなります。
したがって、管理者・現場メンバーいずれもすぐに工程管理表を閲覧できるように共有する必要があります。
質問2｜工程表・ガントチャート・バーチャートの違いは？
工程表・ガントチャート・バーチャートの違いは「各タスクや作業におけるどの部分を示しているか」にあります。具体的には、以下のように特徴が異なります。
| 詳細 | |
|---|---|
| 工程表 |
作業工程全体を表形式でまとめたもの。工程管理表と同義。 |
| ガントチャート |
各タスクや作業の進捗を示したもの。どのくらいの作業期間が必要なのかやタスクの依存関係、進捗率が分かる点が特徴。 |
| バーチャート |
各タスクや作業にかかる日数を示したもの。必要な作業期間がひと目で分かる点が特徴で、進捗率や状況まで示す「ガントチャート」よりも記載内容はシンプル。 |
このように、ガントチャートやバーチャートは工程表の書き方の方法であり、把握したい情報が何なのかを踏まえてガントチャートとバーチャートいずれを使うか検討する必要があるのです。
質問3｜工程管理で必要なことは？
工程管理に必要なのは、「人」「モノ」「時間」の適切なマネジメントです。
なぜなら、工程管理の目的は「製造・建築計画に対して、納期を守るために現場の動きを調整すること」だからです。そのため、工程管理では、「勤務する人員」「設備が稼働できる日程」「資材調達のスケジュール」などの適切なマネジメントが求められます。
また、計画を進めるうえでは、急なトラブルや変更が生じる場合も多いです。そのため、工程管理の担当者には、柔軟な対応力や状況に応じた適切な判断力も必要とされます。
工程管理表の無料テンプレート7選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート7選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば、一から工程管理表を作る手間が省けます。しかし、工程管理に重要なのは、工程管理表の作成だけでなく、適切な「共有」と「更新」だということを忘れてはいけません。
そこで、工程管理表を含めた案件情報は、情報共有ツールで社内共有すればあとから簡単にアクセスできるのです。ただし、現場のメンバーが使いづらい情報共有ツールでは逆に作業効率が下がるため、誰でも使いこなせるかを基準に選びましょう。
そこで、工程管理に適しているのは、ITに馴染みのない現場の65歳以上のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」一択です。また、Stockはスマホやタブレットにも対応しており、パソコンが開けない環境でも安心して利用できます。
ぜひ「Stock」を導入して、効率的に工程管理をしましょう。
