製造業や建設業において、納期の遅延は未然に防がなければなりません。そこで、工程管理表で進捗を把握できるようにすれば、適切にスケジュールをコントロールすることが可能になります。
しかし、「工程管理表の作り方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そんな時は、テンプレートを使って表を作成すると、一から項目を追加する手間が省けて、作成効率が上がるのでおすすめです。
そこで本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelで工程管理表を簡単に作れるテンプレートを探している
- 初めて工程管理表を作るが、完成までの流れがイメージできない
- 工程管理がもっとスムーズになる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法が分かるうえ、工程管理に役立つツールも見つかります。
目次
工程管理で必要なこととは？
工程管理に必要なのは、「人」「モノ」「時間」の適切なマネジメントです。
なぜなら、工程管理の目的は「製造・建築計画に対して、納期を守るために現場の動きを調整すること」だからです。そのため、工程管理では「勤務する人員」「設備が稼働できる日程」「資材調達のスケジュール」などの適切なマネジメントが求められます。
また、計画を進めるうえでは、急なトラブルや変更が生じる場合も多いので、工程管理の担当者には、柔軟な対応力や状況に応じた適切な判断力も必要とされます。
工程管理表の作り方
工程を正しく管理するには「工程管理表」が必須です。そこで以下では、工程管理表の作成手順や種類を紹介します。
工程管理表の作成手順
工程管理表を正しく作成するには、適切な手順を踏むことが必要です。そのため、以下の流れで作成を進めましょう。
- 作業工程の計画を立てる
- 各段階における作業期間を設定する
- 作業期間を踏まえて人員を調整する
- 工程管理表を作成する
まず、作業に必要な「資材・人員・設備・作業手順」をまとめて工程全体の計画を立てます。
計画にもとづき、各段階の作業日数を設定します。不測の事態が発生しても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。
作業に応じて動員する人員や資材を調整します。このとき、定めた期間と作業工程に対して、人員への負荷が大きい場合は、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。
工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には、計画だけでなく実際の対応状況も記入すると、進捗が遅延した場合に「〇日遅れが発生しているか」がひと目で分かります。
工程が確定する前に工程管理表を作り始めると、スケジュールの練り直しが必要になった場合に、一から表を作成し直すことになってしまいます。
そのため、先に工程を確定させてから表の作成に着手するという手順で進めましょう。
工程管理表の種類
工程管理表の形式には、以下の種類があります。
- ガントチャート
- カレンダー
- グラフ
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に期間を示すことで進捗が一目でわかる形式です。
週や月単位のカレンダーで作業期間を管理することで、日付にもとづいて進捗を把握できる形式です。
進捗率や作業期間、対応状況を確認するのに適した形式です。
工程に関わる要素により、適切に表現できる表の形式が違うので、表の構成要素に適した形式を選びましょう。
また、工程管理表を作成するときは、現場のメンバーがストレスなく確認できる「見やすさ」も重視しましょう。
工程管理を効率化するポイントとは？
工程管理を効率化するポイントは、現場で作業する全メンバーで情報共有することです。
工程管理は計画に合わせて実際の作業状況を記録し、状況に応じて各所の調整を行います。しかし、記録や共有が漏れると、正確な工程管理が難しくなります。
そのため、計画と実務にズレができてしまい、工程管理の効率が悪くなる原因となるのです。そのため、工程管理においては、現場の情報共有が非常に重要になります。
そこで、現場の工程管理を案件ごとに整理して、常に最新の状態でメンバーに共有できる「Stock」のような情報共有ツールを使いましょう。
無料あり｜工程管理表を簡単に作れるExcelテンプレート5選
以下では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレートを5つ紹介します。案件に適した形式のテンプレートを選んで、工程管理表を簡単に作成しましょう。
【Microsoft】ガントチャート形式で工程を確認できるテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、ガントチャート形式で工程を確認するテンプレートです。
プロジェクト開始日や週数を入力すると、カレンダーが自動的に設定されます。さらに、タスクの終了日をもとに進捗がパーセント表示される仕様なのも特徴です。
【［文書］テンプレートの無料ダウンロード】カレンダー付きのテンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、「作業の開始・終了予定」と「実際の取り組み状況」を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは、年月を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がありません。
【エクセルソフトライブラリー】日割りや月割りに対応した工程表のテンプレート
こちらは「エクセルソフトライブラリー」が提供する、日割りや月割りに対応した工程表のテンプレートです。
シンプルな構成であり、工程の項目と対応状況を日や月単位で入力できます。ただし、試用版には一部利用に制限があるため、全機能を利用するにはソフトの購入が必要です。
【業務用テンプレート】作業工程の流れを記録するテンプレート
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、作業工程の流れを記録するテンプレートです。
工程名をはじめ、管理方法や検査規格を入力できる点が特徴です。したがって、工業製品の組立や製造など、作業手順を明確に残す必要がある場面で活躍するテンプレートだと言えます。
【テンプレートNAVI】半年分に対応した工程表のテンプレート
こちらは「テンプレートNAVI」が提供する、半年分に対応した工程表のテンプレートです。
5日で1セルとして作成されており、長期間にわたる取り組みの工程管理に適しています。また、期間を表す横線は自由に追加・色の変更ができるので、自社に合った形にカスタマイズしましょう。
Excelで作った工程管理表を簡単に管理できるツール
以下では、Excelの工程管理表を簡単に管理できるツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、工程管理表を作成する手間と時間と省けます。しかし、せっかく工程表を作成しても、メンバー全員に上手く共有できていなければ運用に失敗するため、ITツールで共有するのがおすすめです。
ITツールを使えば、メンバー全員に簡単に工程表が行き渡り、どこからでもスマホで最新情報を確認できます。ただし、多機能で複雑なツールだと、現場に定着しない恐れがあるため、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
そこで、工程管理に最適なツールを選ぶなら、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは、工程管理表をスムーズに共有して、現場のメンバーが誰でも簡単に確認できる「ノート」があります。また、ノートに「メッセージ」と「タスク」も紐づけられるので、案件ごとの情報が入り乱れることなく管理できます。
工程管理を最も簡単に行えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
工程管理表の無料テンプレート5選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば、一から工程管理表を作る手間が省けます。しかし、工程管理に重要なのは、工程管理表の作成だけでなく、適切な「共有」と「更新」だということを忘れてはいけません。
そして、工程管理表を含めた案件情報は、情報共有ツールで社内共有することで、あとから簡単にアクセスできるのです。ただし、現場のメンバーが使いづらい情報共有ツールでは、逆に作業効率が下がるため、誰でも使いこなせるかを基準に選びましょう。
そこで、工程管理に適したツールは、ITに馴染みのない現場の６５歳以上のメンバーでも簡単に使える「Stock」が一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的に工程管理をしましょう。
