製造業や建設業では、適切にスケジュールを管理し、納期までに確実に作業を完了させることが求められます。そこで、工程管理表を作れば、各工程の進捗を正確に把握でき、スムーズに作業を進められるのです。
しかし、「工程管理表の作り方や運用方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 工程管理表を作る時間がなく、すぐ使えるテンプレートを探している現場責任者
- 既存の工程管理表が使いづらく、新たなテンプレートを探している現場リーダー
- 工程管理表の作り方が分からず、手本となるテンプレートを探す若手リーダー
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法がわかるだけでなく、管理や運用のポイントまで押さえられます。
目次
工程管理表の種類
ここでは、工程管理表の形式を3種類ご紹介します。
工程で重要視する要素によって、適切に表現できる表の形式が違うので、生産計画に適した形式を選びましょう。とくに、工程管理表を作成するときは現場のメンバーが直感的に確認できるよう、「見やすさ」を重視することも大切です。
（1）バーチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に日時を示すことで「いつ始まりいつ終わるのか」が一目でわかる形式で、とくに建築工事で活用されるケースが多いです。
たとえば、工事の依頼主や施工職人など、外部の方とのスケジュール管理をする場合に用いられます。進捗状況がわかりやすい一方で、タスク間の関連性がわかりづらいため見せ方の工夫が必要です。
（2）ガントチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に進捗率を示すことで進捗が一目でわかる形式です。
複数の作業を同時並行していても進捗を管理しやすいため、タスクの遅れをすぐに発見できるのが特徴です。ただし、進捗率を出す場合、Excelで数式を組み込むか専用のアプリを導入しなければならず、ITが苦手な人には難しいというデメリットもあります。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、都度表を作成・更新する手間がかかる点に注意しましょう。
（3）ネットワーク式工程表
各作業を点と矢印で結び、作業間のつながりや進捗関係を可視化できる形式です。作業の遅れが生じたときに、他の作業や工程全体への影響をいち早く確認することができます。
ただし、作成するためには全ての作業同士の関連性を把握する必要があり、作成難易度が高い点に注意が必要です。
工程表・工程管理表のExcelフリーテンプレート5選！
以下では、工程管理表のExcelテンプレートを5つ紹介します。案件に適した形式のテンプレートを選んで、工程管理表を簡単に作成しましょう。
【バーチャート】1ヶ月単位（月間）の工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、「作業の開始・終了予定」と「実際の取り組み状況」を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは、年月を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がなく便利です。
【バーチャート】1年単位（年間）の工程表テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、年間工程表のテンプレートです。
1年間の工程を大まかに管理する形式で、プロジェクトの全体像を把握するのに役立ちます。また、「期間」の欄に入力すると、自動で月数が表示される仕様となっているため、管理表を効率よく作れるのです。
【バーチャート】製造工程を段階ごとに管理できるテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、段階ごとに作業を管理できる工程表テンプレートです。工事や製造工程など、多くの段階を踏んで進める工程を管理するのに適しています。
プロジェクト開始日や週数を入力すると、カレンダーが自動的に設定されます。さらに、タスクの終了日をもとに進捗がパーセント表示される点も特徴です。
【ガントチャート】1週単位（週間）で進捗・実績も管理できる工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、週間工程表のテンプレートです。
各工程の上段に「予定」、下段に「実績」を記載するガントチャートで、予定と実績を照らし合わせながら進捗を把握できます。また、自由にカスタマイズ可能なので、工事現場以外でも汎用的に使えるのです。
【要注意】工程管理表テンプレートの運用に失敗するパターン
ここでは、工程管理表テンプレートの運用に失敗するパターンをご紹介します。工程管理表の運用に不安がある担当者の方は必見です。
現場ですぐに更新できない
1つ目の失敗パターンは、現場ですぐに更新できないケースです。
工程管理では、計画に合わせて作業の進捗を記録し、状況に応じて各所の調整をする必要があります。そのため、現場ですぐに更新できない形式のテンプレートは、運用段階で使われなくなる可能性が高くなってしまいます。
したがって、工程管理表は、リアルタイムで更新・共有できる形式で運用しましょう。たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、管理表の更新と公開が同時におこなわれるため、現場の動きに柔軟に対応できます。
変動前提で設計していない
2つ目の失敗パターンは、変動前提で設計していないケースです。
現場では、人員不足や天候不良など様々な理由で予定の変動が起こります。そのため、変動を考慮せずに作られた工程管理表では、すぐに現場の実態とズレてしまいます。その後、更新・修正が面倒になって次第に使われなくなるのです。
このように、工程管理表が使われなくなると、プロジェクトの全体像を把握しづらく、後の工程にしわ寄せが来たり品質低下につながりかねません。そのため、変動を前提に工程管理表のテンプレートを活用しましょう。
見やすい工程管理表の作り方
見やすい工程管理表を作成するには、適切な手順を踏む必要があります。そのため、以下の流れで作成を進めましょう。
- 生産計画を立てる
「何をいつまでに、どのくらい製造するのか」という生産計画を立てます。昨今の製造業では「Quality(品質)・Cost(価格)・Delivery(納期)」の最適化が求められるため、無理のないスケジュールを逆算して決めましょう。 - 各段階における作業期間を設定する
計画にもとづき、各工程ごとに作業日数を設定します。不測の事態が起きても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。 - 作業期間を踏まえて人員を調整する
作業量や納期に応じて、動員する人員や資材を調整します。このとき、定めた期間と作業工程に対して、人員への負荷が大きい場合は、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。 - 工程管理表を作成する
工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には、計画だけでなく実際の対応状況も記入すると、進捗が遅延した場合に「〇日遅れが生じているか」が一目でわかります。
工程が確定する前に管理表を作り始めると、スケジュールの練り直しが必要になった場合に、一から表を作成し直すことになってしまいます。そのため、「先に工程を確定させてから表の作成に着手する」という手順で進めましょう。
＜上手な人が実践＞工程表の作り方の3つのコツとは？
ここでは、上手な人が実践している工程表の作り方のコツを3つご紹介します。
- コツ1｜誰もが理解できる工程表にする
- コツ2｜各工程を正確に分ける
- コツ3｜時間単位を切り替えられるようにする
工程表は、現場での作業メンバーから管理者まで、各作業に関わる全ての人が内容を把握できなければ、プロジェクトを円滑に遂行できません。そのため、「専門用語の多用を避ける」「色分けをする」といった工夫を心がけましょう。
作業工程の区分が曖昧だと、作業内容の重複や抜け漏れが生じやすくなり、進捗状況が把握しづらくなります。そのため、「工程が重なる場合は分けて表示する」「中間工程も明確に記載する」など、工程を正確に区分することが重要です。
全体の工程表だけでなく、週単位や月単位での工程表も併せて作成しましょう。用途に応じて時間単位を切り替えることで、全体像の把握から詳細な作業管理まで、柔軟に対応できるようになります。
上記のコツを押さえると、誰にとっても見やすく、運用しやすい工程表を作成できます。
＜これで解決＞工程管理表を誰でも簡単に運用できるツール
以下では、Excelの工程管理表を適切に運用できるツールをご紹介します。
Excelのテンプレートを使えば、工程管理表を作成する手間と時間を省けます。しかし、せっかく工程表を作成しても、ファイル管理では共有時に他のツールが必要で情報が更新されても気付けない恐れがあるうえ、管理も煩雑になりやすいのです。
その結果、工程の変化に対応できずトラブルになったり、必要なときにすぐに管理表を確認できず判断が遅れたりしてしまいます。
そのため、工程管理表の管理・共有・検索が可能なITツールを使って工程管理表を運用しましょう。ただし、多機能で使いづらいツールでは、現場に浸透せず形骸化してしまうため、シンプルで使いやすいツールを導入しましょう。
こうした条件に最も当てはまるのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも導入したその日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、情報をまとめた「ノート」を瞬時にほかのメンバーに共有できるうえ、「フォルダ」で管理することで、必要な情報にいつでもアクセス可能です。
＜PC・スマホ対応＞現場の作業工程を可視化するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
Stockの「ノート」では、テキストや表を使って直接工程管理表を作成できるほか、Excelで作成したファイルを添付して管理することも可能です。
画像のように、作成したファイルを添付しつつ補足情報をノート内に記載しておけば、現場のメンバーもひと目で必要な情報を把握しやすくなります。
Stockに残した情報は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートに紐づけて「メッセージ」を飛ばすだけで、工程管理表を更新したときも素早く周知できます。
Stockに残した情報は、フォルダで管理します。”現場”や”案件”ごとに工程管理表を整理できるため、情報が散在することなくスムーズに工程管理表を運用可能です。
工程管理表の無料テンプレート5選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば、一から工程管理表を作る手間が省けます。しかし、Excelファイルによる運用では、工程管理で重要な「情報共有」と「更新」がしづらく、プロジェクトの進行に支障が出る恐れがあるのです。
そこで、工程管理表を含めた案件情報を、情報共有ツールを使って共有・管理すれば、あとから簡単にアクセスできます。ただし、現場のメンバーが使いづらいツールでは逆に作業効率が下がるため、「誰でも直感的に使いこなせるか」を基準に選びましょう。
結論、工程管理に適しているのは、ITに馴染みのない現場の65歳以上のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」です。また、Stockはスマホやタブレットにも対応しており、パソコンが開けない環境でも安心して利用できます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的な工程管理を実現しましょう。
