仕事に充てられる時間は限られているので、スケジュール管理はビジネスマンに必須のスキルです。逆にスケジュール管理が不十分では、仕事が遅れたり残業が多発したりしかねません。
しかし、「いつもタスクが負担になっており、スケジュール管理能力が低いと感じる」「計画を立てても必ず後ろ倒しになる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のスケジュール管理を効率化するコツやスケジュールを立てる際のポイントを中心にご紹介します。
- 効率的なスケジュール管理ができる様になりたい
- スケジュール管理が上手な人のテクニックを教えて欲しい
- スケジュール管理が効率的になる便利なアプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理の上手い人が実践するコツが分かり、仕事を効率化するのに役立ちます。
目次
スケジュール管理をするメリットとは
スケジュール管理をするメリットとして、”スムーズかつ柔軟に仕事を進められる”ことが挙げられます。
社内で進めるプロジェクトを例にとると、上司が部下に予定を聞いて回る非効率な方法では、プロジェクト全体の具体的なスケジュールを立てるのが遅くなってしまいます。
また、予定変更のたびに上司へメール連絡する方法では手間がかかって面倒です。動き出しが遅くなったり、スケジュールを変更する手続きに工数がかかったりする事態を避けるためには、スケジュール管理の効率化が求められます。
【上手い人が実践】仕事のスケジュール管理を効率的に行うコツ5選
以下では、スケジュール管理を効率化するコツを5つ紹介します。タスク漏れが多い人や、計画通りに仕事が進まない場合は、スケジュールの立て方や運用方法を見直しましょう。
コツ1｜具体的な目標設定をする
スケジュール管理を効率化するには、具体的な目標設定が欠かせません。
目標を設定していないと、ただ目の前のタスクをこなすだけになってしまい、効率的な手順や進め方を見落としかねません。そのため、「いつまでに」「何を」「どれほどのペースで」のように具体的な目標を設定しましょう。
目標から逆算してタスクを設定すれば、スケジュールと実務とのズレを小さくできます。
コツ2｜期限に余裕を持たせる
スケジュールにある程度の余裕を確保しておくことも重要です。
目標から逆算して緻密なスケジュールを立てたとしても、その通りに進むとは限りません。たとえば、急なトラブルが発生したり、メンバーが体調不良で休んだりした場合、スケジュールに穴が開いてしまうのです。
その結果、スケジュールを練り直す手間がかかって非効率です。したがって、余裕を持ったスケジュール設定を心がけましょう。
コツ3｜タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけると、仕事を効率的に進められます。
逆に、タスクの重要性・緊急性を考慮せず目の前のタスクから手を付け始めると「早めに済ませるべきタスクを忘れていた」「重要なタスクなのにあまり時間をかけられない」といった状況になります。
効率よくタスクを消化していくために、タスクの所要時間やプロジェクトへの影響度などを考慮して優先順位をつけましょう。
コツ4｜定期的に見直す
定期的なスケジュールの見直しも、スケジュール管理を効率化させるコツのひとつです。
作業に時間がかかりすぎていないか、スケジュールとの差分はないかなど、スケジュール管理の達成度合いを定期的に振り返ることで、“期日直前に不備が発覚する”といったトラブルを防げます。
このように、スケジュールを見直すことで手間がかかっている部分を改善でき、スケジュール管理の効率化つながるのです。
コツ5｜アプリを活用する
スケジュール管理が苦手な場合や社内で効率よく管理したい場合は、スケジュール管理アプリを利用するのも一つの方法です。
たとえば、紙にタスクを書き出すアナログな管理方法では、タスク漏れのリスクがありスケジュールが停滞しかねません。そこで、アプリを使うとタスクを作成して期日までに通知できるので、タスクをやり忘れる心配もないのです。
また、自分だけでなく部下の進捗状況も一目で分かるので、チームのスケジュールを効率よく把握できます。
スケジュール管理を効率化するポイント3選
以下では、仕事のスケジュールを立てる際のポイントを3つご紹介します。スケジュール通りに仕事が進まない人は、根本のスケジュールを上手く立てられていない可能性があるので改善しましょう。
ポイント1｜タスクを洗い出す
はじめに、タスクを洗い出しましょう。
日々の業務だけでなく、週次・月次と定期的に実施する業務や上司から依頼されたタスクなど、粒度に関わらず網羅的に挙げていきます。
タスクを洗い出すことで「やるべきことが多すぎて混乱する」という状況から抜け出しましょう。また、抜け漏れなく仕事を進めるためにもタスクの洗い出しは必須です。
ポイント2｜作業時間を見積もる
次に、各タスクに必要な作業時間を見積もりましょう。
具体的な工数を考えて作業時間を明確にすると、タスクの期日を設定しやすくなるのです。また、あとから振り返る際に「見積もりが甘かったか、それとも厳しかったか」を判断する材料にもなります。
逆に作業時間を見積もっていないと「イメージよりも時間がかかって間に合いそうにない」「タスクの期日に余裕がない」といった事態になりかねません。
ポイント3｜タスクの優先順位を決める
最後に、各タスクの優先順位を決めましょう。
たとえば、上司から依頼された緊急度の高いタスクは優先順位も高くなります。また、作業が完了したあとでメンバーに確認・修正してもらいたい場合も、余裕をもって早めに終わらせなければなりません。
以上のように、緊急度や複雑さからタスクの優先順位を決めましょう。その後、リスト化したりカレンダーに書き込んだりすることでいつでも確かめられるようになり、スケジュール管理を効率化することができます。
スケジュール管理が上手くいかない理由とは
スケジュール管理が上手くいかない原因を解説します。「完璧なスケジュールを立てたのに上手く進まない」という方は該当するポイントがないか確認しましょう。
（1）作業時間の見積もりが不正確
作業時間を正確に見積もっていない場合、当然スケジュール通りに作業が進みません。
具体的には、見積もり時間と実際の作業時間にズレが発生して「タスクの完了が期日直前になる」「計画が後ろ倒しになり、後半のタスクへの着手が間に合わない」といった事態に陥ってしまうのです。
正確に作業時間を見積もる方法としては、タスクにかかった時間をデータとして蓄積し、スケジュール作成時に確認することが挙げられます。
（2）スケジュールに余裕がない
予定を詰め込んでいて余裕がない状態では、スケジュールが立ち行かなくなるケースがあります。
たとえば、急なトラブルが発生して対応する場合、スケジュールに余裕がないと本来優先すべきタスクが回らなくなるのです。また、重要なタスクの差し込みがあっても対応できません。
したがって、スケジュールを組む際には予定に余裕を設け、柔軟にリスケジュールに対応できるようにしましょう。
（3）スケジュールを共有していない
スケジュールを共有せず、従業員に属人化していることも上手くいかない原因です。
「誰が、いつまでに、何をしなければならないのか」「タスクは完了しているのか」という情報を全員分把握できる状態にしておけば、手が空いているメンバーはほかのメンバーのタスクを巻きとれます。
円滑にプロジェクトを進行させるためには、タスクの内容や期日、進捗状況をリアルタイムで確かめられることが必須なのです。
【すぐ解決】社内のスケジュール管理に最適なアプリ
以下では、社内のスケジュール管理に最適なアプリをご紹介します。
そもそも、仕事をスケジュール通りにこなすためには「タスク」を作成し、タスクに従って進めなければなりません。したがって、スケジュールとタスクはいずれも漏れなく管理すべきなのです。
スケジュール管理には手帳やホワイトボード、エクセルといったさまざまな方法があります。しかし、アナログな管理方法では抜け漏れが発生しやすく、エクセルではわざわざ開いて更新するのが面倒です。
そこで、「手間なく簡単にスケジュールとタスクが管理ができるアプリ」を使うと業務を円滑に進められます。結論、社内のスケジュール管理には、非IT企業の従業員でも直感的にタスクを作成し、進捗状況が一目で分かる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に業務の情報を記載し、ノートに紐づいた「タスク」に期日と進捗状況を設定します。また、個人的なタスクの管理もちろん、上司から部下へ依頼したり、全体の進捗状況を一覧で表示できるので、スケジュール管理の効率化に役立ちます。
非IT企業の65歳でも簡単にタスク管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スケジュール管理能力を向上させる方法
スケジュール管理能力を向上させるには、「習慣化」が重要です。
スケジュール管理のコツを学んだだけではスケジュール管理能力を向上させることはできません。人間の脳は新しい情報を1時間後には5割忘れ、1日後には7割忘れ、1か月後には8割忘れていると言われています。
したがって、「スケジュール管理を習慣化」することが重要です。たとえば、「Stock」のように「手軽に情報を残せる・確認できるツール」を使うと、スケジュール管理のハードルが下がるので習慣化しやすいのです。
スケジュール管理を効率化させるコツや方法まとめ
これまで、スケジュール管理を効率化させるコツや方法を中心にご紹介してきました。
スケジュール管理を効率化させるには、具体的な目標を設定したり期限に余裕を持たせたりするなど、タスク管理からの見直しが必要です。また、スケジュール管理が上手い企業は、タスク管理アプリを使ってリアルタイムでメンバーの業務量を把握しているのです。
そのため、社内のプロジェクトを計画通りに進めるためにも、タスク管理アプリの導入が求められます。ただし、多機能だと使い方を覚えるまでに時間がかかってしまうので、すぐに運用を始められるようにシンプルなサービスを選びましょう。
したがって、誰でも直感的な操作でタスク管理ができ、社内のスケジュール管理を効率化するアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、スケジュール管理を効率化しましょう。
