仕事に充てられる時間は限られているので、スケジュール管理はビジネスマンに必須のスキルです。逆にスケジュール管理が不十分では、仕事を遅らせてしまったり残業が多発したりしかねません。
しかし、「いつもタスクが負担になっており、スケジュール管理能力が小さいと感じる」「計画を立てても必ず後ろ倒しになる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュール管理を効率化するコツやスケジュールの立て方を中心にご紹介します。
- 効率的なスケジュール管理ができず、タスクの不備や遅れが出てしまう
- スケジュール通りに仕事が進まない
- 納期へ間に合わせるために、円滑なプロジェクト進行を目指している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理の上手い人が実践するコツが分かり、効率的に仕事を進めるのに役立ちます。
目次
なぜスケジュール管理を効率化すべきか
効率的なスケジュール管理が重要なのは、”スムーズかつ柔軟に仕事を進めるため”です。
チームで進めるプロジェクトを例にとると、上司が部下に予定を聞いて回る非効率な方法では、プロジェクト全体の具体的なスケジュールを立てるのが遅くなってしまいます。
また、予定変更のたびに上司へメール連絡する方法では手間がかかって面倒です。以上のように、動きだしが遅くなったりスケジュールを変更する手続きに工数がかかったりする事態を避けるために、スケジュール管理の効率化が求められます。
【上手い人が実践】効率的なスケジュール管理のコツ5選
以下では、効率的なスケジュール管理のコツ5選をご紹介します。タスク漏れが多い人や、スケジュール通りに仕事が進まない場合は、スケジュールの立て方や運用方法を見直しましょう。
コツ1｜具体的な目標設定をする
効率的なスケジュール管理には具体的な目標設定が欠かせません。
目標を設定していないと、ただ目の前のタスクをこなすだけになってしまい、効率的な手順や進め方を見落としかねません。そのため、「いつまでに」「何を」「どれほどのペースで」のように具体的な目標を設定しましょう。
以上のように目標から逆算してタスクを設定すれば、スケジュールと実務とのズレを小さくできるのです。
コツ2｜期限に余裕を持たせる
スケジュールにある程度の余裕を確保しておくことも重要です。
目標から逆算した緻密なスケジュールを立てたとしても、その通りに進むとは限りません。たとえば、急なトラブルが発生したり、メンバーが体調不良で休んだりした場合、スケジュールに穴が開いてしまうのです。
その結果、スケジュールを練り直す手間がかかって非効率です。したがって、余裕を持ったスケジュール設定を心がけましょう。
コツ3｜タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけると、仕事を効率的に進められます。
逆に、タスクの重要性・緊急性を無視して目の前のタスクから手を付け始めると「早めに済ませるべきタスクを忘れていた」「重要なタスクなのにあまり時間をかけられない」といった状況になりかねません。
したがって、効率よくタスクを消化していくために、タスクの所要時間やプロジェクトへの影響度などを考慮して優先順位をつけましょう。
コツ4｜定期的に見直す
定期的なスケジュールの見直しも、スケジュール管理を効率化させるコツのひとつです。
作業に時間がかかりすぎていないか、スケジュールとの差分はないかなど、スケジュール管理の達成度合いを定期的に振り返ることで、“期日直前に不備が発覚する”といったトラブルを防げます。
このように、効率的なスケジュール管理に近づけられているか見直すことで、手間がかかっている部分を改善できるのです。
コツ5｜アプリを活用する
スケジュール管理が苦手な場合やチーム全体で効率よく管理したい場合は、スケジュール管理アプリを利用するのも一つの方法です。
たとえば、紙にタスクを書き出すアナログな管理方法では、タスク漏れがあってスケジュールが停滞しかねません。一方、アプリを使うとタスクを作成して期日までに通知できるので、タスクをやり忘れる心配もないのです。
また、自分だけでなく部下の進捗状況も一目で分かるので、チームのスケジュールを効率よく把握できます。
簡単！仕事のスケジュールの立て方
以下では、仕事のスケジュールを立てる手順を3ステップに分けてご紹介します。スケジュール通りに仕事が進まない人は、根本のスケジュールを上手く立てられていない可能性があるので改善しましょう。
手順1｜タスクを洗い出す
はじめに、タスクを洗い出しましょう。
日々の業務だけでなく、週次・月次と定期的に実施する業務や上司から依頼されたタスクなど、粒度に関わらず網羅的に挙げていきます。
タスクを洗い出すことで「やるべきことが多すぎて混乱する」という状況から抜け出しましょう。また、抜け漏れなく仕事を進める点からもタスクの洗い出しは必須です。
手順2｜作業時間を見積もる
次に、各タスクに必要な作業時間を見積もりましょう。
具体的な工数を考えて作業時間を明確にすると、タスクの期日を設定しやすくなるのです。また、あとから振り返る際に「見積もりが甘かったか、それとも厳しかったか」を判断する材料にもなります。
逆に作業時間を見積もっていないと「イメージよりも時間がかかって間に合いそうにない」「タスクの期日に余裕がない」といった事態になりかねません。
手順3｜タスクの優先順位を決める
最後に、各タスクの優先順位を決めましょう。
たとえば、上司から依頼された緊急度の高いタスクは優先順位も高くなります。また、作業が完了したあとでメンバーに確認・修正してもらいたい場合も、余裕をもって早めに終わらせなければなりません。
以上のように、緊急度や複雑さからタスクの優先順位が決めましょう。その後、リスト化したりカレンダーに書き込んだりすることでいつでも確かめられるようになり、スケジュール管理が効率化するのです。
スケジュール管理が上手くいかない理由とは
以下では、スケジュール管理が上手くいかない原因を解説します。「完璧なスケジュールを立てたのに上手く進まない」という方は該当するポイントがないか確認しましょう。
（1）作業時間の見積もりが不正確
作業時間を正確に見積もっていない場合、当然スケジュール通り作業が進みません。
具体的には、作業の見積もり時間と実際の作業時間に乖離が発生して「タスクの完了が期日直前になる」「計画が後ろ倒しになり、後半のタスクへの着手が間に合わない」といった事態になってしまうのです。
正確に作業時間を見積もる方法としては、タスクにかかった時間をデータとして蓄積しておき、スケジュール作成時に確認することが挙げられます。
（2）スケジュールに余裕がない
予定を詰め込んでいて余裕がない状態では、スケジュールが立ち行かなくなるケースがあります。
たとえば、急なトラブルが発生して対応する場合、スケジュールに余裕がないと本来優先すべきタスクが回らなくなるのです。また、重要なタスクの差し込みがあっても対応できません。
したがって、スケジュールを組む際には予定に余裕を設け、柔軟なリスケジュール対応ができるようにしましょう。
（3）スケジュールを共有していない
スケジュールを共有せず、従業員に属人化していることも上手くいかない原因です。
「誰が、いつまでに、何をしなければならないのか」「タスクは完了しているのか」という情報を全員分把握できる状態にしておけば、手が空いているメンバーはほかのメンバーのタスクを巻きとれます。
円滑にプロジェクトを進行させるためには、タスクの内容や期日、進捗状況をリアルタイムで確かめられることが必須なのです。
【すぐ解決】個人・チームのスケジュール管理に最適なアプリ
以下では、個人・チームのスケジュールを効率的に管理できるツールをご紹介します。
スケジュール管理には手帳やホワイトボード、エクセルといったさまざまな方法があります。しかし、アナログな管理方法では抜け漏れが発生しやすく、エクセルではわざわざ開いて更新するのが面倒です。
そもそも、仕事をスケジュール通りにこなすためには「タスク」を作成し、タスクに従って進めなければなりません。したがって、効率的なスケジュール管理には手間なくタスク管理ができるアプリが最適なのです。
結論、個人・チームのスケジュール管理に最適なのは、非IT企業の従業員でも直感的にタスクを作成し、進捗状況が一目で分かる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務の情報を記載し、ノートに紐づいた「タスク」で期日と進捗状況を設定します。また、個人的なタスクの管理もちろん、上司から部下へ依頼したり、全体の進捗状況を一覧表示したりできるので、スケジュール管理の効率化に役立ちます。
非IT企業の65歳でも簡単にタスク管理できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
スケジュール管理を効率化させるコツや方法まとめ
これまで、スケジュール管理を効率化させるコツや方法を中心にご紹介してきました。
スケジュール管理を効率化させるには、具体的な目標を設定したり期限に余裕を持たせたりするなど、タスク管理からの見直しが必要です。また、スケジュール管理が上手いチームは、タスク管理アプリを使ってリアルタイムで進捗状況を把握しています。
そのため、個人的なタスクの整理にはもちろん、チームのプロジェクトを計画通りに進めるためにも、タスク管理アプリの導入が求められるのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、誰でも直感的な操作でタスク管理でき、チーム内のスケジュール管理が効率化するツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してスケジュール管理を効率化し、プロジェクトをスムーズに進めましょう。
