仕事の抜け漏れは、対応の遅延や重大な業務ミスの原因となり、取引先や顧客の信用を損失する事態につながります。そのため、適切な対策を立てて、抜け漏れなく仕事を進められるようにする必要があるのです。
しかし、「気を付けていても仕事の抜け漏れが生じてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の抜け漏れが多い人の特徴や対策を中心にご紹介します。
- 仕事の抜け漏れが多い人の特徴と対策が知りたい
- 仕事の抜け漏れ防止のため、自社でのタスク管理方法を見直したい
- 仕事の管理を徹底する方法を仕組み化したい
という方は本記事を参考にすると、ビジネスで抜け漏れが生じる原因が分かり、タスクの管理を徹底する仕組みを社内で整えられます。
目次
ビジネス/仕事の抜け漏れが多い人の特徴とは
ここでは、仕事の抜け漏れが多い人の特徴を5つ紹介します。対応漏れが発生しやすい場合は、以下の内容が当てはまっていないか確認し、対策を講じましょう。
（1）必要な情報を記録していない
業務で必要な情報を記録していなければ、対応自体を失念してしまいます。
ビジネスにおいて、取引先と商談・電話・メールなどをやりとりすれば、必然的に対応すべき業務が発生します。そこで、適切に記録を残していないと何の業務が未対応か分からなくなり、結果として抜け漏れが発生しやすくなるのです。
したがって、対応が必要な仕事が発生したら、すぐに記録に残しておく習慣をつけることが重要です。
（2）抱えている仕事量が多すぎる
抱えている仕事量が多すぎると、仕事の抜け漏れが起こる確率が高くなります。
そもそも自分の限界を超えた仕事量を抱えていると、毎日の長時間労働により、集中力の低下を招きます。結果、通常では防げたミスが起きたり、タスクが抜け漏れたりする事態につながるのです。
以上より、ビジネスにおいて自分のキャパシティを超えた量のタスク設定は避けるようにしましょう。また、仕事量が多いと感じたら早い段階でチームメンバーに知らせ、何かしらの策を講じることが大切です。
（3）対応すべきタスクを確認していない
対応業務を記録しタスク化していても、確認を怠れば抜け漏れは防げません。
タスクを作成しても、その後確認せずに放置すればやるべきことを忘れてしまい、業務の抜け漏れにつながります。そのため、対応すべきタスクは記録するだけでなく定期的な確認が必要なのです。
たとえば、毎日決まった時間に残りのタスクを確認する習慣を付ければ、日々の対応漏れを防げます。ただし、一日単位でタスクをチェックすると、期日直前に対応業務が見つかる恐れがあるので、少なくとも直近1週間分のやるべきことは把握しておきましょう。
（4）タスクの優先順位をつけていない
必要なタスクを記録・確認していても対応の抜け漏れが発生している場合、タスクの優先順位付けが不適切な可能性があります。
作業を進めるうえで「タスクAをこなさなければ、タスクBに手を付けられない」といったケースは多いです。そのため、タスクの依存関係や緊急度を把握したうえで適切に優先順位を割り振る必要があります。
また、優先度が同等のタスクが複数ある場合は、対応時間の短い業務から着手すると未対応のタスクを消化しやすいうえ、細かい作業の抜け漏れ防止になります。
（5）適切なタスク管理ができていない
適切なタスク管理ができていないのも、仕事の抜け漏れにつながる原因の一つです。
タスク管理の方法は、付箋やノートに書き出したり、ITツールを利用するなど様々あります。もし、自身や部下で仕事の抜け漏れが繰り返しある場合、実際に会社で導入されているタスク管理の方法が適切ではない可能性があります。
現在、仕事の複雑化に伴ってタスク管理ツールを導入する企業も増えてきています。なかでも、機能に過不足なく、誰でも直感的に使いこなすことのできる「Stock」のようなタスク管理ツールが重宝されているのです。
＜対象者別＞仕事の抜け漏れ対策
仕事の抜け漏れを解消するには、対象者によって対策を変える必要があります。そこで以下では、「自身」と「部下」それぞれのケースに適した抜け漏れ防止方法を紹介します。
【個人向け】自身の抜け漏れを予防する方法
自身の業務の抜け漏れを防ぐには、以下の対策を実践しましょう。
- 対応内容のタスク化
- タスクの期日管理
- セルフチェック
対応すべき業務が発生したら、すぐにタスクとして記録しましょう。
関連資料がある場合は、タスクと併せて残しておくとスムーズに取り組めます。ただし、情報量が多すぎると確認に手間がかかるので「過不足なく情報を残す」ことが重要です。
タスクを作成しても、期日を忘れれば業務の抜け漏れにつながります。したがって、リマインダー機能でタスクの期日を知らせてくれる「Stock」のようなツールを使ってタスクを管理しましょう。
取引先へのメール文面や納品物は、作成後にセルフチェックを行うとミスを未然に防げます。とくに、ミスや見落としが起こりやすい内容はチェックリストにまとめると、抜け漏れなく必要事項を確認できます。
このように、自身の業務の抜け漏れは適切なタスク管理やセルフチェックを習慣付けることで防げます。
【ビジネス向け】部下の抜け漏れを予防する方法
部下の業務の抜け漏れを防ぐには、以下の対策が効果的です。
- 社員教育
- 定期的な進捗共有
- タスク管理ツールの導入
業務で抜け漏れを起こさないために、社員へセルフチェックやタスク設定の重要性を教育しましょう。チェック方法が決まっている場合は、ルール化したうえで周知すると社内で認識を統一できます。
仕事の進捗を定期的に共有すれば、部下の対応状況が把握しやすくなり、抜け漏れが起こっても迅速に対応できます。また、進捗が早いメンバーが遅れているメンバーのサポートに回るといったチームプレーも可能になるのです。
タスク管理ツールを導入すると、部下にタスクを割り振ったり、対応状況をリアルタイムで把握したりできます。また、スマホやタブレットに対応していれば、手軽に使えるのでタスクの作成や確認を習慣付けやすくなるのです。
このように、部下の仕事の抜け漏れを防ぐには、個別の対策だけでなく社内の仕組みそのものの対策が必要です。そこで、社員の持つタスクを一覧で管理できるITツールを導入すれば、対応漏れを防ぐ仕組みを簡単に整えられます。
【これで解決】ビジネスで対応の抜け漏れを防ぐおすすめのツール
以下では、ビジネスで対応の抜け漏れを防ぐおすすめのツールをご紹介します。
仕事の抜け漏れは取引先の信用の損失にもつながるので、対策を講じて予防しなければなりません。そこで、対応内容のタスク化が重要となりますが、個人単位でタスクを管理していると、ほかのメンバーの対応状況が分からなくなるのです。
したがって、「各メンバーのタスクを一覧管理できるITツール」を導入して、ビジネスにおける仕事の抜け漏れを防ぎましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは社内に浸透しづらいので「誰でも簡単に操作できるか」を重視する必要があります。
結論、仕事の抜け漏れ防止には、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスクを管理・共有できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に対応内容を記載して、ノートに紐づいた「タスク」を設定すれば、タスクの内容と期日を同時に管理できます。さらに、メンバーが担当するタスクの対応状況が一覧で分かるので、チームで仕事の抜け漏れを防げるのです。
誰でも簡単にタスクを管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事で抜け漏れがあった時にすべき対応
万が一、仕事で抜け漏れがあった時は以下の順で対応しましょう。
- 上司にミスを報告し、指示を仰ぐ
ミスに気づいたら迅速に報告し、上司の指示に従いましょう。報告する際は言い訳などせず、事実に即して状況を説明します。
- 迷惑をかけた相手に謝罪する
- 周囲に共有する
同じチームメンバーに共有することで、ミスの素早いフォローにつながります。
- 同じミスを繰り返さないように対策を練る
ミスがあった時には、ただ反省するだけではなく、二度と繰り返さないように対策を立てることが大切です。
迷惑をかけたお客様や仕事の同僚には、誠心誠意謝罪します。対応が早ければ早いほど、相手に誠意が伝わります。
以上のように、抜け漏れがあった場合は、一人で解決しようとしたり隠そうとしたりせずに、誰かに相談し、真摯に対応することが重要です。周囲の信頼を得るためにも、ミスを素直に受け止め、次に生かす姿勢を見せましょう。
仕事の抜け漏れが多い人の特徴や対策まとめ
これまで、仕事の抜け漏れが多い人の特徴や対策を中心にご紹介しました。
仕事の抜け漏れは「情報の記録漏れ、仕事量の多さ、タスクの確認不足、優先事項が未定、不適切なタスク管理」などが原因で起こります。また、適切なタスク管理が重要であるものの、個人単位で管理すると他のメンバーの状況を把握できず、部下の対応漏れを防げません。
そこで、「メンバーのタスクを一覧で管理できるITツール」を導入して、仕事の抜け漏れが起こらない仕組みを社内に構築しましょう。ただし、ツールを選ぶときには、社員全員が使えるように「シンプルな操作性」を重視すべきなのです。
結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルなしでも直感的にタスクを管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕事の抜け漏れをなくしましょう。
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