マネジメントとは、目標達成のために、ヒト・モノ・カネ・情報を適切に管理・運用し、効果を最適化することを指します。つまり「マネジメント力」の有無が、企業の発展や人材育成を大きく左右するのです。
しかし、「効果的なマネジメントができず悩んでいる」「マネジメントに必要なスキルが分からない」ことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マネジメントがうまくいかない原因や効果的な方法、必要なスキルなどを中心に解説します。
- マネジメントの必要性や効果的な方法を知りたい現場リーダー
- チーム成果が上がらず、目標・進捗管理をどう進めるべきか悩んでいる管理職
- マネジメントにコストがかかっており、削減・効率化したい人事職
目次
マネジメントとは
マネジメントとは、企業の経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を有効活用して、組織の目標達成のために効果を最適化する手法のことです。マネジメントの業務内容は以下の通りとなります。
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 目標設定 | 経営方針・戦略に基づいてチーム・個人の目標を設定する |
| 計画策定 | 目標を達成するための計画を立てる |
| 進捗管理 | メンバーの進捗を確認し、遅れやトラブルを改善する |
| リスク管理 | トラブルやミスを事前に予測し、対策を講じる |
| 人材育成 | 講習やOJTを実施し、メンバーのスキル向上を図る |
| メンタルケア | メンバーの身体・精神面の健康をケアする |
このように、マネジメントはチーム全体の業務・進捗を管理する役割があります。
適切なマネジメントができないとどうなる？
以下では、適切なマネジメントができないと起こり得ることを4つ紹介します。以下を参考にしてマネジメントの重要性を確認しましょう。
従業員のモチベーションが低下する
マネジメント不足は、従業員のモチベーション低下の原因となります。
評価基準が不明確であったり、成果に対するフィードバックが不足していたりすると、自分の働きが正当に認められていないと感じやすくなります。また、指示が曖昧な状態が続くと、業務の目的を見失い、主体的に行動できません。
そのため、何を達成するために取り組んでいるのかが分からず、「ただ言われたことをやっているだけ」の状態となり、達成感を得られなくなります。その結果、仕事への意欲が徐々に低下していくのです。
スキル・キャリアが停滞する
適切なマネジメントが実施されないと、スキルやキャリアも停滞してしまいます。
適切な業務配分がされていなかったり、十分な指導が受けられなかったりすると、従業員は成長機会を得られません。その結果、自身の課題を正確に認識できず、改善・成長につながらないのです。
また、業務に必要なスキルの習得にも時間がかかるため、結果として自身のキャリアの選択肢が狭まってしまいます。このように、成長機会が十分に与えられない環境では、長期的なキャリア形成にも悪影響を及ぼfすのです。
業務が属人化する
適切なマネジメントができていないと、業務は属人化します。
たとえば、業務手順がマニュアル化・共有されていないと、「この業務は特定の担当者しか対応できない」という状態が生まれます。その結果、担当者の不在時に業務が止まるリスクが高まるのです。
また、担当者ごとに進め方や管理基準が異なるため、引き継ぎや確認作業にも時間がかかってしまいます。このように、マネジメント不足は、特定の担当者に業務が偏り、無駄な業務工程も増えるのです。
迅速な意思決定ができない
マネジメントが十分でないと、迅速な意思決定ができません。
目標達成のための計画やタスク、担当者が明確でないと、誰が判断・実行すべきか分からず、確認・承認に時間がかかります。その結果、トラブルや不足の事態にすぐに対応できず、本来得られたはずの成果や売上を逃してしまうのです。
このように、役割や責任が不明確な状態では意思決定のスピードが低下し、結果として組織全体の競争力が弱まってしまいます。
【原因解説】マネジメントがうまくいかない理由
ここでは、マネジメントがうまくいかない理由を3つ紹介します。以下を参考にして、マネジメントがうまくいかない原因を分析しましょう。
過去のやり方に固執しているから
1つ目の原因は、「過去のやり方に固執している」ことです。
ビジネス環境や働き方が変化しているにもかかわらず、従来の方法をそのまま続けてしまうと、現場の実態に合わない運用になります。その結果、業務効率や従業員の働きやすさが低下してしまうのです。
したがって、環境の変化に応じてマネジメント手法を見直す必要があります。現場の実態に合わせて柔軟に変化させることが、効果的なマネジメントにつながるのです。
コミュニケーションが不足しているから
2つ目は、「コミュニケーションが不足している」点です。
目標や業務に必要な情報が十分に共有されていない場合、従業員は何を優先すべきかを判断できません。また、フィードバックが不足すると、自身の業務が正しく進められているかを把握できなくなります。
したがって、日常的な情報共有や定期的なフィードバックを徹底し、進捗や業務の状況を可視化する必要があります。
評価基準が一定でないから
3つ目は、「評価基準が一定でない」ことです。
評価の基準が曖昧であったり、担当者によって判断が異なったりすると、従業員は何を基準に行動すべきか分からなくなります。その結果、公平性に対する不満が生じやすくなるのです。
不満がある状態が続くと、従業員の業務に対するモチベーションも低下してしまいます。したがって、明確な評価基準を設けて、マネジメントをする必要があるのです。
マネジメントを改善するために実践すべき3つのポイント
ここでは、マネジメントを効果的なものにする3つのポイントを紹介します。チームに合うマネジメント方法が分からず悩んでいる担当者の方は必見です。
目的を明確にして共有する
まず、マネジメントの目的を明確にして共有しましょう。
業務やマネジメントの目的が不明確だと、従業員は何のために取り組めばいいのか分からず、優先順位の判断ができないまま業務を進めることになります。また、自分の仕事が成果につながっているのかも分かりづらいため、モチベーションも低下するのです。
そこで、「1ヶ月で新規顧客〇〇件獲得する」というように具体的な目標を設定すれば、達成に向けた行動や計画を立てやすくなります。このように、目的を明確にすると、優先順位や取るべき行動が明確になり、組織全体の成果につながりやすくなるのです。
フレームワークを活用して見える化する
次に、フレームワークを活用して業務の見える化を進めましょう。活用できるフレームワークの例として以下の3つが挙げられます。
| フレームワーク | 内容 | 活用場面 |
|---|---|---|
| SWOT分析 | S:強み W:弱み O:機会 T:脅威で分析する | 企業やプロジェクトの戦略立案 |
| 7Sのフレームワーク | 組織の課題を戦略、組織、システム、人材、スキル、経営スタイル、共通の価値観で分析する | 組織や人材をマネジメントするとき |
| カンバン | タスクの担当者や対応状況を可視化して進捗を管理する | プロジェクトのタスク管理をしたいとき |
フレームワークを用いることで、状況を整理しながら管理できます。そのため、ミスやトラブルを早い段階で把握し、迅速に対処できるようになり、マネジメントするのに役立つのです。
マニュアルを作成して手順・評価を統一する
最後に、マニュアルを作成して手順・評価を統一しましょう。
業務手順や評価基準が統一されていない場合、担当者ごとに対応が異なり、マネジメントの方法や進め方にばらつきが生じます。その結果、マネジメントの判断基準が統一されず、適切な指示や評価ができなくなってしまうのです。
したがって、業務手順や評価基準を明確に定め、マネジメントの方法を統一する必要があります。たとえば、「Stock」のように、誰でも簡単にマニュアルや評価基準をまとめて共有できるツールを導入すると、マニュアル作成やマネジメントに役立ちます。
マネジメントを定着させるには「仕組み化」が不可欠
マネジメントは、個人の意識やスキルだけでは継続できません。
目標の明確化や進捗の見える化、マニュアルの整備を実施しても、情報が分散している状態では、共有や更新がされず形骸化してしまいます。
その結果、「一度は改善したが元に戻る」「担当者によって運用がバラつく」といった問題が発生します。
そのため、マネジメントを定着させるには、目標・進捗・フィードバックなどの情報を一元管理し、誰でも同じように実践できる状態にする「仕組み」が不可欠です。
チームマネジメントのお悩みを解消する情報共有ツール
以下では、チームマネジメントのお悩みを解消するツールを紹介します。
マネジメントの課題は、個人のスキルや意識だけでは解決できません。目標・進捗・フィードバックなどの情報が分散している状態では、どれだけ手法を見直しても、認識のズレや確認作業が発生し続けます。
たとえ評価基準やマネジメント方法を統一しても、情報の共有手段が口頭やメールのままでは、過去の判断や経緯を振り返ることができず、同じ問題が繰り返されてしまいます。
この状態を解消するには、情報を一元管理し、誰でも同じ情報をもとに判断できる「仕組み」を整える必要があります。さらに、情報に紐づけてタスクを管理すれば、「誰が・何を・どの状態か」が明確になり、確認や指示のやり取りを減らせるのです。
なかでも、情報共有ツール「Stock」は、「ノート」にチームのあらゆる情報を蓄積しながら、ノートに紐づけてタスク管理や業務連絡もできるツールです。これにより、チームのマネジメントに欠かせない情報共有と進捗管理を一体化できます。
ノートに紐づくタスク機能で進捗管理にまで役立つツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マネジメントをするのに必要な能力・スキル
ここでは、マネジメントを担当するマネージャーに求められる能力について解説します。以下を参考にして適切なマネジメントをできるようにしましょう。
課題分析・解決能力
マネジメントは、論理的な思考に裏付けられた課題分析・解決能力が求められます。
プロジェクトを遂行するためには、現状の課題に対しての原因や解決方法を立案しなければなりません。また原因を考察するには「データを元にした定量的観点」と「メンバーのモチベーションなどの定性的観点」から分析することが必須です。
また、マネージャー自身が理解しているだけでなく、メンバーにも「課題・原因・解決策」を理解させる必要があります。そのため、マネージャーは根拠や数値に裏付けられた説得力のある戦略を常に立て、組織全体に正しく情報を共有しなければなりません。
プロジェクト管理能力
プロジェクト管理能力もマネジメントに求められる能力のひとつです。
マネージャーは、与えられた目標に向かって組織を動かし納期に間に合わせる働きを期待されます。つまり、ゴールまでの道筋から逆算して計画を立案し、適材適所の人材を振り分け、予期せぬ事態や計画の遅延にも柔軟に対応しなければならないのです。
そのため、個人のみならずプロジェクト全体の業務を俯瞰して見られる「視座の高さ」が必要となります。
コーチング力
マネジメントは、持続的な会社作りのためにコーチング力が求められます。
教育の手法は、ティーチングやコーチングといった手段があります。ティーチングは受け手に対して手法を教えますが、コーチングは基本的に1対1で実施し、双方向のコミュニケーションを通して「気づき」を与え、メンバーに自発的な行動を促進させる手法です。
コーチングは自発的な行動を促し、動機付けにつながるため、課題に当事者意識を持つメンバーが増え、自ら改善する好循環が生まれます。ただし、コーチングはマンツーマンで時間がかかるため、プロジェクト進行に支障が出ないよう注意が必要です。
マネジメントの種類
マネジメントには、階層別マネジメントと業務別マネジメントの2種類があります。それぞれ必要とされる力が異なるので、以下を参考にどのようなマネジメントが求められているのか確認しましょう。
階層別マネジメント
階層型マネジメントは、組織内の役割や立場に応じてマネジメントの方法やスキルを分類したものです。一般的に、以下の3つの階層に分けられます。
- トップマネジメント（最高経営者層）
会社の運営に関する重要な意思決定や経営方針の策定、経営資源の最適配分など、組織の方向性を決定する役割を担います。 - ミドルマネジメント（中間管理者層）
トップマネジメントの経営方針を現場に落とし込むため、実務計画の立案や経営資源の管理、現場と経営層の橋渡し役を担います。 - ローアーマネジメント（監督者層）
現場のメンバーを直接指揮・監督し、日々の業務を円滑に進める役割です。現場の課題解決や全体のモチベーション維持も重要な任務に含まれています。
業務別マネジメント
業務別マネジメントとは、組織の業務や目的に応じて最適な管理手法を選び、効果的に運用していくマネジメントのことです。たとえば、次のような種類があります。
- 組織運営・業務管理マネジメント
プロジェクトの目標達成に向けて、進捗管理や業務分担、コミュニケーションの促進などの役割を担います。組織全体の生産性や効率を高めるために、業務プロセスの最適化やノウハウの共有も期待されます。 - 人材・パフォーマンスマネジメント
従業員の能力や適性を活かし、適材適所の配置や育成、モチベーション向上を図ります。個人や全体のパフォーマンスを最大限に引き出すことで、組織の成長や成果につなげます。
- リスク・メンタルヘルスマネジメント
業務上のリスクやトラブル、従業員のストレスや健康問題に対して、予防策やサポート体制を整えます。安心して働ける環境をつくることで、組織の安定運営と持続的な発展を支えます。組織の階層ごとに役割を分ける階層型マネジメントと、業務や課題ごとに管理手法を選ぶ業務別マネジメントは、どちらも組織には不可欠です。両者を組み合わせることで、効率的かつ実践的なマネジメントが可能となります。
マネジメントがうまくいかない原因や効果的な方法まとめ
ここまで、マネジメントがうまくいかない原因や効果的な方法を中心に解説しました。
適切なマネジメントができないと、モチベーションの低下やスキル・キャリアの停滞、業務の属人化などさまざまな問題を引き起こします。また、うまくいかない原因として、コミュニケーション不足や評価基準が統一されていないことなどが挙げられます。
そこで、目的の明確化やフレームワークの活用、マニュアル作成などを実施し効果的なマネジメントをできるようにしましょう。また、「マネジメントを円滑に進めるためにもチーム内であらゆる情報を共有・管理できるツール」が必要です。
なかでも、効果的なマネジメントを実施するには、簡単に情報をまとめられて「ノート」として情報が蓄積・共有され、「ノート」に紐づくタスク機能で進捗の可視化にまでできるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、効果的なマネジメントを実施しましょう。
- リスク・メンタルヘルスマネジメント
