プロセスマネジメントは、業務の効率化に不可欠なマネジメント手法です。企業の生産性を高めるには、業務プロセスのムダを解消して最適化する必要があります。
しかし、プロセスマネジメントの導入を具体的にイメージできず、業務プロセス改善の取り組み方に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロセスマネジメントのメリット・導入手順をご紹介します。
- 業務の属人化を防止して社員の負担を解消したい
- 業務プロセスを可視化して確実な進捗管理を実現したい
- 正しい手順を把握してプロセスマネジメントを効率的に行いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、プロセスマネジメントをスムーズに行う方法がわかり、企業全体の業務改善に繋げられます。
目次
プロセスマネジメントとは
プロセスマネジメントとは、業務プロセスを分析・管理して生産性を最大化するマネジメント手法です。
業務を効率化するには、業務プロセス全体を管理しなければ安定した結果は得られません。そこで、作業工程を細分化して分析すれば、業務プロセスにおける課題や目標を明確化し、最大限の結果を出せるのです。
とくに、プロセスマネジメントは、業務手順が定まっている定型業務の効率化に最適です。ただし、定型業務と非定型業務が混在している場合もあるので、プロセスマネジメントを通して業務を整理し、繰り返し行っている業務を定型化する点がポイントです。
プロセスマネジメントのメリットとは
以下では、プロセスマネジメントのメリットについて解説します。プロセスマネジメントを導入すれば、すべてのプロセスが明確化して、効率的に業務を進められるようになるのです。
属人化の防止
プロセスマネジメントを行うと、業務の属人化が防止されます。
業務が属人化していると、担当者が不在の場合に業務が停滞する恐れがあります。また、特定の社員に業務が集中して長時間労働が発生したり、担当者が退職してノウハウが失われたりしてしまうリスクがあるのです。
そこで、フローチャートや作業手順書を作成してプロセスマネジメントを行えば、業務プロセスの全体像が明確化します。そのため、メンバー間で個々の業務内容を把握して、業務の属人化を解消できるのです。
進捗状況の把握
プロセスマネジメントによって、進捗状況を把握しやすくなります。
プロセスマネジメントでは、業務をプロセスごとに管理します。そのため、進行している個々のプロセスの課題や進捗状況を明確に把握し、課題を早期発見できるのです。
また、プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握するので、計画と個々の進捗状況を比較しながら、業務全体の進捗管理が可能です。万が一、進捗遅れが発生した場合にも、ほかのメンバーが迅速にフォローして、チーム全体で目標達成に向けて取り組めます。
可視化によりメンバー間で共有できる
プロセスマネジメントを導入すると業務プロセスが可視化されるので、メンバー間で共有できます。
プロセスマネジメントでは、フローチャートや作業手順書の作成によって、業務の「プロセス」「優先順位」「担当者」が可視化され、すべてのメンバーが把握できるようになります。また、メンバー個々の役割が明確になるので、業務に対する責任感が強まり、モチベーションの向上にも繋げられるのです。
そして、プロセスを可視化して共有すれば、チームの共通認識が形成され、メンバー間で連携がとりやすくなります。とくに、プロセスの共有が浸透しているチームは「Stock」のようにシンプルなITツールを使って、情報共有を効率化しているのがトレンドです。
正しいプロセスマネジメントにおける3つの手順
ここでは、正しいプロセスマネジメントにおける3つの手順について解説します。以下の手順を繰り返し行うことで、プロセスマネジメントの効果を最大化できるのです。
プロセスの可視化
まず、業務プロセスを洗い出して可視化します。具体的には、洗い出すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 業務内容・手順
- メンバー
- 必要な時間・場所
- 必要なツール
- 問題点
とくに、問題点を洗い出す場合は、課題の原因や解決する優先順位まで明確にしておくと、プロセス改善を効率的に進められます。また、本質的な課題を把握するには、担当者とのヒアリングを行って、現場の意見を吸い上げる点が重要です。
そして、業務プロセスを洗い出したら、作業手順書やフローチャートを作成します。プロセスの可視化によって、すべてのメンバーが業務の全体像を把握できるようになります。
目標設定
次に、プロセスごとの目標を設定します。
目標を設定すれば、必要な行動や成果が可視化され、メンバーのモチベーションを高められます。また、評価基準が明確になるため、実行後に改善策を検討しやすくなるのです。
一方、目標から逆算して、目標達成に必要な行動計画を立てる点がポイントです。行動計画を設定することで進捗管理が容易化し、客観的に分析・評価できます。
プロセスの実行・改善
目標を設定したら、実際にプロセスを実行・改善します。
プロセスマネジメントの効果を最大限に得るには、実行後の評価・改善が不可欠です。プロセスの実行後は、目標の達成度や達成過程を評価し、問題点や改善策を分析します。
とくに、目標を達成できなかった場合は、その要因を具体的に分析する必要があります。そして、業務全体のなかで改善すべきプロセスを特定することで、適切な対策を検討できるのです。
プロセスマネジメントを効率的に進められるツール
以下では、プロセスマネジメントを効率的に進められるツールをご紹介します。
プロセスマネジメントを行うには、情報の管理・共有が欠かせません。例として、業務プロセスの手順や進捗状況を共有すれば、チーム全体で進捗管理を行いつつメンバー間の連携を強化したり、プロセス全体を評価して改善策を検討したりできます。
そこで、「情報共有ツール」を使うと、個々の進捗状況をリアルタイムで共有しながら、すべてのメンバーがチーム全体の進捗状況を把握できるのです。また、目標達成までの情報を確実に管理するので、プロセス実行後の分析・改善を的確に行えます。
ただし、操作方法が複雑では操作ミスや共有漏れが発生し、マネジメントが失敗する恐れがあります。結論として、情報共有を効率化しながらプロセスマネジメントの質を向上させるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報をストック・共有でき、直感的な「フォルダ」で情報の一括管理が可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜しないので、メンバー間でやりとりしながらのマネジメントも簡単です。
プロセスマネジメントにおける情報共有を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロセスマネジメントのメリット・導入手順まとめ
これまで、プロセスマネジメントのメリット・導入手順を中心にご紹介しました。
プロセスマネジメントを行うと、業務プロセスの全体像がメンバー間で共有されるので、属人化を防止したり進捗状況を把握したりできます。また、プロセスマネジメントの効果を最大化させるには、プロセスを可視化して目標を設定し、実行後は必ず評価・改善を行わなければなりません。
一方、プロセスマネジメントを浸透させるには、スムーズに情報を共有できる体制を整える必要があります。体制構築には「誰でも使える情報共有ツール」を導入すると、業務情報を安全に管理しながら情報共有の習慣を定着できるのです。
そこで、「Stock」のように、誰でも導入即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールが最適です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し情報管理を効率化しながら、プロセスマネジメントに取り組んで業務プロセスを改善しましょう。
