プロジェクトは定められたスケジュール内で確実に達成しなければならないなか、予算内でプロジェクトの成果を最大化させる「コストマネジメント」のスキルも必須で求められます。
一方、コストマネジメントのできる人材が少なく、しばしばプロジェクトに想定以上のコストがかかり、円滑に進まず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、コストマネジメントを失敗しないための注意点や手順をご紹介します。
- 適切なコストマネジメントでプロジェクトの費用対効果を高めたい
- 挫折せず、シンプルにコストを管理できる方法が知りたい
- 予算設定ができずプロジェクト期限間近でトラブルになりかける問題を解消したい
という方はこの記事を参考にすると、コストマネジメントの注意点を把握しつつ、プロジェクトの効率化もできるようになります。
目次
コストマネジメントとコスト削減の違い
混同されがちな「コストマネジメント」と「コスト削減」の違いは以下の通りです。
- コスト削減
- コストマネジメント
コスト削減は利益を最大化するために、費用を抑える取り組みを指します。
コストマネジメントは承認された予算内でプロジェクトを完了させることを目的に、無駄なコストが嵩まないような枠組みに沿って遂行することを指します。
コストマネジメントは、プロジェクト管理に必要となる知識を体系化した「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」の一領域を占めており、プロジェクトの遂行には不可欠です。
コストマネジメントを行う際の2つの注意点
ここでは、コストマネジメントを行う際の注意点を2つご紹介します。以下のポイントを抑えなければ円滑なマネジメントが実施できず、頓挫してしまうので注意が必要です。
マネジメントを継続的に実施できること
前提として、コストマネジメントのプロセスが継続的に実施可能である必要があります。
コストマネジメントの枠組みを作成する際は、必ずプロセスを明示しなければなりません。「どのようにマネジメントをしてコストを最適化していくか」の筋道が不透明では場当たり的な対応になるので、効率的なマネジメントが実現できなくなるからです。
また、マネジメントを行う際に必要な労力が多すぎると、ストレスが増え、プロジェクトの進行に割くべきリソースを無駄に消費してしまいます。したがって、コストマネジメントの枠組みを作成する際は、シンプルに継続して実施できるようにすることが大切です。
定性的な情報の可視化
また、コストマネジメントでは、チームの定性的な情報を可視化すべき点にも注意です。
数値で表されるコストの方が削減しやすいため、定量的な情報のみを着目されるケースが少なくありません。しかし、メンバーの業務プロセスや貢献度など定性的な情報に留意しなければ、モチベーションが低下しプロジェクトの進行にも悪影響が出てしまうのです。
したがって、適切にコストマネジメントをするには定性的な情報を可視化したうえで、評価の検討材料になるように適切に管理しなければなりません。
そこで、扱う情報が多いチームは「Stock」のようなツールを活用して、情報管理を効率化する傾向があることも今日のトレンドです。
コストマネジメントにおける4つの手順
以下では、コストマネジメントを実施する4つの手順を解説します。効率的なマネジメントに成功しているチームは以下の手順に沿って行っています。
(1)コストマネジメントの計画
まずは、プロジェクトを通したコストを計画し、管理するための方針や手順を定めた計画書を作成します。コストマネジメントの計画書には以下の項目を記載しましょう。
- コスト見積もりの有効桁数
- コストの測定単位
- 組織の手続きとのリンク
- コントロールしきい値
- パフォーマンス測定の規則
- 報告形式
- プロセス記述
プロジェクトの範囲に応じた見積もり制度を定めます。
労働日数や稼働時間など、測定の単位を定義します。
管理対象となるリソースやコストの集合単位である「コントロールアカウント」と会計システムのコードを紐づけます。
計画したコストと実際にかかった費用に齟齬が生じた際の許容範囲を決めます。
パフォーマンスを測定するEVM（Earned Value Management）で使われる計算式を決めます。
コストに関する報告内容と頻度を決めます。
プロジェクトに関わる予算の設定、発生したコストをどのように管理していくかのプロセスを定義します。
計画書は評価に関わる認識齟齬を無くしたり、効率的なコストマネジメントを継続したりするためにも計画書の作成は欠かせません。また、以降のほかのプロジェクトを見据えて、作成した計画書はノウハウとして蓄積させましょう。
(2)コストの見積もり
コストマネジメントの方針や手順が定まったら、プロジェクトの遂行に必要なコストを定量的に見積もります。コスト見積もりの手法としては、以下の方法が挙げられます。
- 類推見積もり法
- パラメトリック見積もり法
- ボトムアップ見積もり法
過去に実施済みの類似のプロジェクトで発生したコストを参考に、相対的に見積もる手法です。
プロジェクトに関連する過去の情報と、ほかの変数の統計的関係を用いて見積もる手法です。
プロジェクトを通して求められるタスクや工程から見積もった工数を積み上げ、全体の工数を見積もる手法です。
プロジェクトが始まる前は情報が少なく、コスト見積もりの精度が低くなりがちです。そのため、以上のような既存の手法を用いてコストを算出することがおすすめです。
一方、コストの算出を効率化する目的で業務委託する場合もありますが、費用がかさんでしまうので資料を内製化しておく必要があります。
(3)予算設定
次に、見積もったコストを概算してプロジェクト全体の予算を算出します。
コスト見積もりを基にスケジュールの時系列に沿って予算配分し、プロジェクトの進行中に参照できる予算の基準である「コストベースライン」を作成します。ベースラインを設けることで、予期せぬトラブルが生じても、余裕をもって対処できるようになります。
コストベースラインはプロジェクトの進行中に変更不可能なので、不足することのないように余裕を持たせて設定するのが望ましいです。
(4)コストコントロール
コストコントロールは作成したコストベースラインと費用の実績をチェックし、コストを管理するプロセスです。
プロジェクトの進行中にベースラインとの乖離が生じたとき、ベースラインの変更に働きかける要因を適切に分析したうえで、具体的な対処が求められます。予算がベースラインを大幅に超過した場合は、コスト削減の対策を速やかに進めなくてはなりません。
コストコントロールが正確であれば、コスト超過が予想される場合でも許容範囲内に収められるように、コストマネジメントができます。
コストマネジメントにおすすめのITツール
以下では、コストマネジメントの効率化におすすめのITツールをご紹介します。
コストマネジメントを実施する際は、計画書はもちろん見積りの背景などのあらゆる情報を一元的に管理する必要があります。しかし、アナログな管理方法では情報が散乱し必要な情報へすぐに辿り着けないうえ、定性的な情報の可視化ができません。
そこで、マネジメントの計画段階から「情報共有ツール」を用いて、マネジメントに関わる情報を一元管理しましょう。ただし、高性能なツールを用いてもメンバーが使いこなせず、今度はツール内に情報が散乱してストレスとなり、放置されてしまうのです。
したがって、シンプルなコストマネジメントには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、マネジメントに必要な情報管理が簡単にできる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でマネジメントに必要な情報や資料を残せるうえ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、紐づけされる「タスク」「メッセージ」を活用するとほかのテーマと混ざらずに、コミュニケーションやタスク管理による業務の可視化が実現します。
あらゆる情報を簡単に管理できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
失敗しないコストマネジメントの手順のまとめ
これまで、コストマネジメントの注意点や手順を中心にご紹介しました。
コストマネジメントを効率的に行う際は「継続的に実施できること」と「定性的な情報の可視化」に注意しながら、正しい手順に沿って実施する必要があります。ただし、マネジメント資料の内製化や情報の一元管理ができなければ、効率的なマネジメントが実現しません。
アナログな情報管理では管理が煩雑になるため、情報管理ツールの導入が求められます。ただし、ITリテラシーの高くないメンバーでも利用可能な「シンプルさ」、かつマネジメントに必要な「情報管理機能」を両立したツールが求められます。
そこで、効率的なマネジメントには、「ノート」「タスク」「メッセージ」のマネジメントに必要な過不足のない機能を備え、誰でも直感的な操作で使える情報管理ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して円滑なコストマネジメントを実現しましょう。
