職場では振り分けられたタスクを各メンバーが担当し進めなければならないなか、業務内容が覚えられなければ業務スピードの向上につながりません。
なかには、業務を進めるにあたって、なかなか仕事が覚えられない社員の教育に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事が覚えられない人の特徴と対処法を中心にご紹介します。
- 仕事を覚えられない社員に同じことを何度も注意する環境を変えたい
- ミスや失敗の多い部下をマネジメントする手法を知り活用したい
- 部下の教育方法が分からずどのように対策すべきか悩んでいる
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事を覚えられない社員の対処法を理解し、適切な指導と教育が可能になります。
目次
仕事が覚えられない人に共通する3つの特徴
ここでは、仕事が覚えられない人に共通する3つの特徴を解説します。以下にあてはまる場合は、仕事を覚えるための効率が悪いので、すぐに改善する必要があります。
(1)メモを取らない
仕事を覚えられない人の共通点としてメモを取らないことが挙げられます。
業務内容や進行する際のポイント、上司からのアドバイスなどは業務上欠かせない情報なので、確実に押さえなければなりません。しかし、メモを取る習慣がなければ、記憶力のみで覚えなければならないので、抜け漏れや同じミスの繰り返しが頻発します。
また、メモの振り返りができず、情報のアウトプットやブラッシュアップもできません。上司からの指導も時間が経つにつれて忘れることも多く、同じ注意を何度もされる状況に陥ってしまうのです。
そのため、教育時点でメモを取ることの重要性を認識させたり、メモを取る習慣づけをさせたりする必要があります。
(2)分からないところをそのままにしてしまう
分からないところをそのままにしてしまうのも仕事を覚えられない人の特徴です。
分からないところをそのままにしておくと、該当の課題はいつまでも本質的な解決がされません。結果として、仕事を覚えられず、小さな「つまづき」が重なることで大きなミスを招きます。
一方、質問を受けるリーダー側も「メンバーが適切なタイミングで質問できる環境か」を見なおす必要があります。「忙しく、面倒だから」といった理由でメンバーの質問を後回しにすると「分からないところをそのままにしてしまう」ので注意すべきです。
(3)優先順位の付け方がわからない
仕事を覚えられない人は優先順位の付け方がわからないことも影響しています。
仕事を進めるには、担当している業務のマネジメントが欠かせません。プロジェクトが期日に迫っているなか、緊急でクライアント対応をしなければならないケースもあるため、複数のタスクを抱えている場合は、優先順位をつけて仕事を進める必要があるのです。
そして、仕事を覚えられない人は適切な「タスク管理」が苦手です。タスク管理をしなければ各作業の期限が明確にならないので、納期までに時間の余裕を作れず、見直し不足のミスが発生してしまいます。
したがって、優先順位を決める際には該当タスクの「緊急度」「重要度」の2軸で優先度を判断する必要があります。
【即実践】仕事を覚えられないときの対処法3選
ここでは、すぐに実践できる仕事を覚えられないときの対処法3選を紹介します。以下の対処法を踏まえて仕事を覚えられないメンバーのマネジメントを行いましょう。
マニュアルを作成する
仕事を覚えられないときの対処法として、マニュアルの策定が挙げられます。
業務を進める際の具体的なプロセスやポイントをまとめて作成しておくことで、メンバーはそのマニュアルに沿って業務を進められるようになります。結果、教育の時間を短縮したり仕事の質を一定レベルにしたりできます。
また、マニュアル作成の段階で、必要な業務と不必要な業務の洗い出しが自然と行われるため、現状の無駄な業務を削減できる面でも有効です。必要な業務に人的リソースを充てられるので、仕事の質向上にも繋がります。
コミュニケーションを円滑にする
コミュニケーションを円滑にすることは仕事を覚えるうえでも必要不可欠です。
普段のメンバー間の距離が近ければ、業務を進める際にもチームのメンバーやリーダーと活発なコミュニケーションを取れるため、仕事の不明点も気軽に相談して解決できるようになります。
また、コミュニケーションは各メンバーとの信頼関係の構築にも必要になります。社会人の基本である「報連相」をはじめ、的確な意思疎通ができていると、情報共有が円滑になりスムーズに業務が進められるようになります。
メモを活用できる環境を整備する
仕事を覚えるうえで、メモを活用できる環境の整備は必要不可欠です。
メモは大切な情報ですが、アナログな管理では紛失の危険性があったりすぐに探し出せなかったりする弊害があります。そのため、各自のメモをツールに集約すれば、確実に保管できるだけでなく、振り返りたいときに簡単にアクセスできるようになります。
また、メモ内容によっては個人メモをノウハウとして横展開させると、チーム力の向上に貢献します。しかし、各自で保管するとメモに記載した内容が有益な情報であっても、属人的に管理されるのでチームに共有されません。
そこで実際に、メモを活用し仕事の習得スピードや組織力を向上させているチームは、「Stock」のような情報共有ツールを使って情報を確実に管理しています。
会社側が実施すべき仕事を覚えられない人への対策とは
ここでは、会社側が実施すべき仕事を覚えられない人への対策を解説します。メンバーを管理するマネジメント担当者は、以下の対策を活用して人材育成を図りましょう。
教育制度を整備する
各メンバーが仕事を覚えるには、企業側が教育制度の整備を行う必要があります。
企業にとって「人」は最も重要なリソースと言えます。そのため、「何のために教えるのか」といった教育の目標を明確化し、教育される側の立場を考慮した育成プログラムやマニュアルの作成を心掛けましょう。
このように、人員の少ない中小企業でも教育体制を作るには、マニュアルなどすぐに参照できる情報を「ストック情報」として管理しておきましょう。また、レクチャー後のフィードバックで適切に評価しアドバイスをすると、メンバーの士気向上にもつながるので、モチベーション管理にも効果的です。
1on1ミーティングを行う
リーダーとメンバー間の1on1ミーティングも有効な対策の一つです。
メンバーが直面する課題や抱える悩みに対してリーダーが向き合うことで、より具体的なアドバイスが可能になります。そして、距離感が近くなることで、各メンバーもリーダーに信頼をおけることからも意欲が向上して仕事を覚えやすくなるのです。
また、1on1ミーティングは各メンバーの個性や適性を知るうえでも重要になります。各メンバーの属性に応じて部署を異動させたり、担当する業務を変更したりすることで、適材適所で業務を進められるようになります。
ただし、通常業務における指示と1on1でのコミュニケーションにおける矛盾(ダブルバインド)がないように、マネジメント側もヒアリングした内容は残しておく必要があります。そして、ヒアリング内容が「仕事が覚えられるような仕組み」を考案するヒントになるのです。
仕事の情報管理に役立つおすすめのツール
以下では、仕事の情報管理に役立つおすすめのツールをご紹介します。
仕事を正確かつ早く覚えるには、メモとして情報を残したり、チームメンバーとコミュニケーションを取って解決策を実施したりする必要があります。そして、仕事に関する情報はいつでも振り返り活用できるように「ストック情報」として管理しましょう。
そのために、情報共有ツールの活用が求められますが、導入するツールの「シンプルさ」は必須です。複雑なツールは扱いづらさから、覚えるべき情報へのアクセスが容易にできず、最終的には使われなくなってしまうのです。
結論、仕事に関する情報共有・管理には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に覚えるべき業務内容のポイントを残して共有でき、直感的な「フォルダ」が管理を簡単にします。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で業務の話題を混在させずに質問や意思疎通が可能なので、仕事を忘れにくいのもポイントです。
【非IT企業向け】情報共有・管理に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事が覚えられない人の共通点と対処法まとめ
ここまで、仕事が覚えられない人の共通点と対処法について解説してきました。
メンバーが仕事を覚えるためには、個人ではメモの活用や各メンバーとのコミュニケーションが求められ、企業側としてもマニュアルの作成や簡単に意思疎通ができる環境構築が重要です。また、メンバーが仕事を早く覚えられるチームは、情報共有ツールを使って仕事の能率を高めているのです。
ただし、導入するツールは「有名だから」「導入者数が多いから」のような定性的な理由で選ぶのは控えましょう。代表的に導入されるチャットツールでは業務指示が流れるので、振り返りたい情報を逐一探さなければならず、効率よく仕事を覚えられません。
したがって、仕事を覚えられないメンバーの悩みには、Stockのように覚えるべき仕事の情報が誰でも簡単に共有・管理できるノート型情報共有ツールを使い、情報共有・蓄積までを的確に行う必要があるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を活発にし、仕事を覚えられない問題を解決しましょう。
関連記事： 【解決策あり】いつも残業している人の特徴とは？
関連記事： 【対策あり】隠れ残業が発生する3つの原因とは？
関連記事： 業務標準化の流れとは？目的や成功事例も紹介！
