仕事へのモチベーションは、個人だけでなく、社内の生産性を左右する重要な項目です。対策をせず、社内メンバーの仕事のモチベーションが低下し続けると、離職者が増えるという可能性もあります。
しかし、「どうすれば社内メンバーのモチベーションを維持できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、仕事のモチベーションが低下する要因と対処法を中心に紹介します。
- 1on1や面談を重ねてもチームのモチベーションが上がらず困っている管理職
- チャットでの情報氾濫により現場が疲弊していると感じるチームリーダー
- 多機能ツールの運用の複雑さから現場にストレスを与えている業務効率化担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、仕事へのモチベーションを維持する方法が分かり、自社の生産性の向上につなげられます。
目次
モチベーション低下を放置するリスク
社員の仕事へのモチベーション低下を放置すると、以下の4つの事態が発生するおそれがあります。
- 「確認待ち」が増える
モチベーションが低下したメンバーは、主体的な行動を止め、極力エネルギーを使わない「指示待ち・確認待ち」の状態にシフトします。 - 自信を失う
毎日遅くまで残業して必死に働いているにもかかわらず、無駄な作業に時間を取られて「成果」が出ないと、メンバーは「自分は無能なのではないか」と錯覚し始めます。 - 優秀人材が流出する
市場価値が高く合理的な優秀層ほど、「この非効率な環境でキャリアを無駄にしたくない」と見切りをつけ、表立つことなく迅速に去っていきます。
以上のように、仕事のモチベーション低下を放置するリスクはいくつか挙げられます。社員それぞれの要因を把握し、対処することが必要です。
なぜ仕事のモチベーションが低下するのか？
以下では、仕事のモチベーションが低下する理由を3つ紹介します。モチベーションが低下する原因を突き止められていない方は必見です。
評価に対する不満がある
1つ目は、評価に対して不満があることです。
業務プロセスが可視化されていない組織では、マネージャーは目立つ成果や自己アピールでしか各メンバーの動きを判断できなくなります。結果として、チャットツールで頻繁に発言する人ばかりが評価されるようになってしまうのです。
このような組織では、ドキュメントの整理や他メンバーのフォローなど、地道に組織を支えている裏方メンバーの貢献が埋もれてしまいます。
大切な情報がチャットで流れる
2つ目は、チャット内で指示やルールが流れ、業務がスムーズに進まないことです。
チャットツールは手軽に連絡できる反面、重要な決定事項や業務マニュアルといった「後から見返したい情報」が流れてしまいます。必要な情報を探すために何度もタイムラインを遡る不毛な時間が、社員のモチベーションを著しく低下させるのです。
また、24時間情報が飛び交う環境は、社員に常に業務に追われている感覚を与え、さらにストレスを与えることになるのです。
多機能ツールを導入している
3つ目は、多機能ツールを導入していることです。
Notionやタスク管理ツールなどの多機能ツールは、自由度があまりに高く、ITが苦手なメンバーはページの作成方法が分からずにツールの利用を諦めてしまいます。
また、入力ルールが複雑なため、本来「情報を共有して楽になるため」に導入したツールによって、「ツールを綺麗に保つための入力作業」に毎日多大な時間を奪われるようになるのです。
社員のモチベーションが低下した時の対処法3選
社員のモチベーションを上げるには、現場のやる気を削いでいるストレスを取り除くことが大切です。以下では、社内メンバーのモチベーションが下がった時の対処法を3つ紹介します。
（1）業務を「見える化」する
1つ目は、業務を「見える化」することです。
業務がブラックボックス化していると、メンバーは一人きりで作業させられているような強い孤立感を抱きます。自身が今やっている仕事がチームのどこに繋がっているのかを把握できるよう、タスクや進捗を他のチームメンバーにも公開しましょう。
これにより、「今、プロジェクトがここまで進んだ」「自身が担当したタスクが完了になった」という事実がチーム全員に見える状態を作ることができ、メンバーの孤立感を解消するのです。
（2）情報の検索性を高める
2つ目は、情報の検索性を高めることです。
チャットツールや共有フォルダで社内情報を管理していると、情報が流れて後から振り返ることが難しくなります。そのため、10秒以内に必要な情報へアクセスできるような環境を整えることが重要です。
これにより、情報検索により蓄積されるストレスを解消し、業務を円滑に進められます。
（3）シンプルなツールを導入する
3つ目は、シンプルなツールを導入することです。
社員によってITリテラシーにはばらつきがあるため、操作がシンプルで、説明書を読まなくてもすぐに使い始められるようなツールが必要です。
たとえば、ITが苦手な65歳以上のメンバーでも、即日で操作できるほどシンプルな「Stock」のような情報共有ツールなら、情報の作成・管理・共有に必要な機能を過不足なく備えており、誰でも簡単に利用できます。
【必見】モチベーション低下を防ぐ情報共有の仕組み
以下では、仕事のモチベーション低下を防ぐ情報共有の仕組みを紹介します。
自社で社員のモチベーションが低下している場合、業務のストレスをなくす努力をしなければ、指示待ちメンバーが増えたり、メンバーが自信を喪失したり、限界を迎えた優秀な人材が流出したりするおそれがあります。
しかし、チャットツールや共有フォルダで社内情報を管理しようとすると、必要な資料にすぐにたどり着けずにストレスが溜まってしまいます。このような管理体制では、社員のモチベーションを高められないのです。
そこで重要なのが「シンプルに利用でき、いつでも簡単に目標や業務の進捗状況を共有できるITツール」を導入することです。このようなツールを使えば、ストレスなく情報を管理できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、いつでも業務の進捗情報を共有できて、業務に関する意見交換もできる「Stock」です。Stockのノートには「メッセージ」が紐づいており、話題が錯綜することなく業務に関する意見交換やアドバイスができるのです。
誰でも簡単かつ気軽に社内情報が共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのメッセージ機能＞
以下では、Stockのメッセージ機能について紹介します。
以上の画像のように「この話はこのチャット」「また別の話は別のチャット」という対比構造を作れることが大きなメリットで、従来のチャットツールのように1つのチャットの中だけで情報を遡る必要はありません。
情報共有のストレスを解消した事例
香川県の「みどりの歯科医院」では、医院の運営に必要な情報の管理・共有に「Stock」を活用しています。
以前、当院では、ビジネスチャットツールで情報を共有していましたが、記載した情報がことごとく流れてしまっていました。そのため、「〇〇さんしか知らない」「退職者が出たら誰も分からない」という状況が発生していたのです。
スタッフの人数も増加しており、属人化を解決できるツールを探していたところ、「Stock」を知り、使って見ると現場にすぐに定着したため、本格的に導入しました。
その結果、『情報をStock（ストック）にストックする』ことが医院全体として当たり前になり、誰もが必要な情報にアクセスできる状態になりました。また、属人化の問題も解消され、必要な知見がナレッジとして蓄積されるようになったのです。
モチベーションが低下する要因と対処法まとめ
これまで、モチベーションが低下する要因や対処法を中心に紹介しました。
評価に対して不満があったり、チャットツールで情報が飛び交っていたり、多機能ツールを導入していたりすると、仕事へのモチベーションは低下します。モチベーションを高めるには、情報検索のストレスを取り除くことや、業務を可視化することが必要です。
また、ITに不慣れな社員がいることを考慮し、操作が簡単なツールを導入して社内に定着させることも必要不可欠です。
したがって、社内メンバーのモチベーションを維持するには、情報共有に必要な機能に過不足がなく、いつでも簡単に目標や業務の進捗を確認可能なツール「Stock」の利用がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を活性化させ、自社のメンバーのモチベーションを向上させましょう。
