仕事の進め方を整理し、チーム全体で常に改善していく仕組みを「BPM（ビジネス・プロセス・マネジメント）」と呼びます。難しそうに聞こえますが、要するに「みんなが迷わず、同じように効率よく働ける状態を作るための取り組み」です。
実際に、「担当者によって仕事の進め方がバラバラで、引き継ぎがうまくいかない」「業務の流れを見直したいけれど、何から手をつければいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、BPMのメリットや、現場で失敗しない進め方のポイントを分かりやすくご紹介します。
- 「BPM」が何を指すのか分からず情報収集している業務改善担当者
- 業務フローの属人化や非効率を感じているが、原因が分からない現場リーダー
- 自社に業務改善が必要なのか判断できずにいる管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、BPMの基礎知識から実践方法まで理解でき、自社の業務改善に活かせるようになります。
目次
BPMとは？分かりやすく解説
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは、一言でいうと「日々の仕事の進め方をチームで見直し、より楽に、ミスなく回せるように改善し続けること」です。
一度マニュアルを作って終わりにするのではなく、「この手順は無駄だから削ろう」「ここを直したら引き継ぎが楽になった」といった改善を、繰り返していくのが特徴です。
BPMに取り組むことで、職場の「面倒な作業」や「無駄な確認の手間」を減らしていくことができます。
BPMのメリットとは
以下では、全社でBPMに取り組むと日々の仕事がどのように楽になるのか、3つのメリットについて解説します。業務改善担当者は必見です。
仕事の「ムダ」や「詰まり」がすぐ分かる
1つ目のメリットは、仕事の「ムダ」や「詰まり」といった業務課題を見える化できることです。
分業体制が定着していたり、業務プロセスが複雑化したりしていると、業務の全体像を把握することは困難です。そこで、BPMによって業務フローを整理・見える化すれば、どの工程で業務が滞っているのかを把握しやすくなり、課題を発見しやすくなります。
たとえば、「請求書を発行する」という業務の流れを書き出してみると、実は「上司の確認待ち」の状態で丸2日間トレイに放置されていた、というような詰まりに気づくことができます。
課題の原因を特定できれば、業務手順の見直しや改善策を実施しやすくなり、作業効率の向上につなげられます。
別部署との連絡ミス・確認の手間が減る
2つ目のメリットは、他の部署との連絡ミスや確認の手間が減り、日々のやり取りがスムーズになることです。
仕事の流れをチーム全員で共有できていると、それぞれの部署が「今、どのような役割を担っているのか」が一目で分かるようになります。その結果、部署をまたぐ連絡の漏れや、お互いの認識のズレを未然に防げるようになります。
たとえば、「営業部から製造部へ商品の発注を依頼する」ときや、「各店舗から本部へトラブルの報告をする」といった場面です。これまでは「言った・言わない」のすれ違いが起きたり、進み具合を何度も電話で確認したりしていた作業も、全体の流れが見えていれば余計な確認がいっさい不要になります。
このように、他部署の動きが見えるようになることで、お互いに無駄な気遣いやストレスを抱えることなく、自分の仕事に集中できるようになります。
残業や人手不足を解消できる
3つ目のメリットは、無駄な作業が減り、残業や人手不足を解消できることです。
仕事の進め方に無駄があると、同じような確認作業が何度も発生し、結果として残業が増えてしまいます。BPMによって全員の動きを整理すれば、「やらなくてもいい無駄な作業」がはっきりするため、スタッフの負担が減り、定時で帰りやすい職場を作ることができます。
さらに、業務の優先順位やリソース配分を見直しやすくなるため、限られた人員や設備を有効活用できるようになります。
BPMを実施すべき企業の特徴
以下では、仕事の手順を見直すべき職場の特徴をご紹介します。「うちの会社にも必要な取り組みなのだろうか」と感じている方は、ぜひチェックしてみてください。
業務が属人化している企業
1つ目の特徴は、特定の担当者しか仕事のやり方を分かっていない「属人化」が起きている企業です。
一部の社員だけが手順を把握している状態では、その人が休んだり退職したりした瞬間に現場のすべての業務が止まってしまいます。また、人によって仕事の進め方や品質にばらつきが出る原因にもなります。
たとえば、「ベテランの〇〇さんがお休みなので、お客様からの問い合わせに誰も答えられない」「担当者によって、書類の書き方やチェックの厳しさが全然違う」といったケースです。
このような職場こそ、全員が同じ手順で動ける仕組みを作ることで、急な休みがあっても周りがすぐにフォローできるようになり、引き継ぎや新人教育の手間も一気に減らすことができます。
業務改善が継続しない企業
2つ目の特徴は、新しく決めたルールがいつも長続きせず、3日坊主で終わってしまう企業です。
朝礼や会議で「これからはこの手順でやろう」と決めても、日々の忙しさに追われると、いつの間にか元の自己流のやり方に戻ってしまいがちです。これは現場の意識が低いからではなく、改善を「やりっぱなし」にしてしまう仕組みに原因があります。
たとえば、「ミスの再発防止策をExcelでまとめたけれど、誰もそのファイルを開かなくなり、数ヶ月後にまた同じミスが起きた」というような場面です。
一度決めた手順を現場で実際に試しながら、「使いにくい部分は少しずつ手直ししていく」という習慣をつけることで、無理なく自然に新しいルールを職場に定着させられます。
他部署とのやり取りがうまくいかない企業
3つ目の特徴は、他の部署とのやり取りがうまくいかず、仕事がギスギスしたり滞ったりしている企業です。
部署ごとに連絡の方法や書類の保管場所がバラバラだと、情報共有の漏れや勘違いがどうしても発生しやすくなります。その結果、他部署への確認作業ばかりが増えて、現場の空気も悪くなってしまいます。
たとえば、「営業部がお客様から聞いた変更内容が、工場の製造スタッフに伝わっておらず、古い仕様のまま製品を作ってしまった」といったトラブルです。
会社全体の仕事の流れをすっきりと整理しておけば、部署をまたいだ連絡のバタバタがなくなり、驚くほど社内のやり取りがスムーズに回り始めます。
【注意】BPM（業務改善）がうまくいかない3つの理由
業務改善が失敗するときには以下のような共通の原因があります。業務プロセスを見を見直して仕事の効率化を目指しても、途中で挫折してしまう企業は少なくないため、事前に押さえておきましょう。
（1）業務改善が「担当者任せ」になっている
1つ目の理由は、仕事の見直し活動そのものが特定の担当者に依存してしまうことです。
せっかく新しいルールを作っても、管理や見直しを特定の社員だけに任せきりにしていると、その人が忙しくなった瞬間に活動がストップしてしまいます。
たとえば、現場から「新しい手順だとやりにくい」と言われた際、改善の背景を知らないため、結局元の非効率なやり方に逆戻りしてしまうケースは非常に多いです。したがって、業務改善を継続するためにも、全員が「ルールの変更点やその理由」をいつでも確認できる状態を整えましょう。
（2）現場にとって「面倒な仕組み」になっている
2つ目の理由は、新しく決めたルールや手順が、現場で働く社員にとって運用しづらいことです。
どれだけ細かく業務プロセスを設計しても、日々の報告作業が複雑すぎたり、確認する手順が多すぎたりすると、現場の社員はついていけません。使い方の難しいシステムへの入力を義務付けると現場の負担が増えるだけで、結果として一部のメンバーしか活用しなくなります。
また、操作を覚えるだけで一苦労となれば、結局は元のやり方に戻ってしまいます。そのため、業務改善を成功させるには、現場の意見を取り入れながら、誰でも直感的に使える「最もシンプルな仕組み」から始めましょう。
（3）仕事のルールや記録がバラバラに置かれている
3つ目の理由は、仕事のルールや改善の記録がバラバラの場所に置かれていることです。
たとえば、「新しい業務手順はExcel」「日々の連絡はチャット」というように情報が散らばっていると、いざ仕事中に必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。さらに、話題が混在するチャットでは情報がどんどん流れてしまい、あとから重要なマニュアルを見つけ出すのは困難です。
せっかく話し合って決めたルールも、どこにあるか分からなければ誰も見なくなり、改善活動は定着しません。仕事の手順を見直すのと同時に、「決まったルールを、全員が迷わず一目で確認できる場所」を1つだけ用意しましょう。
BPM（業務改善）を進めるときの3つのポイント
現場の混乱を防ぎながらスムーズに業務改善を進めるには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
現場の小さな「困りごと」から手をつける
1つ目のポイントは、いきなり会社全体の大きな仕組みを変えようとせず、現場の小さな不満から解消していくことです。
すべての仕事を一気に変えようとすると、手順を整理するだけで膨大な時間がかかり、現場スタッフの負担も増えてしまいます。まずは「毎週の報告書の作成」や「備品の管理方法」など、身近な作業から見直しましょう。
小さな成功を積み重ねることで、現場の社員も「仕事がラクになった」と効果を実感でき、前向きに協力してくれるようになります。
決めた手順は必ず「形」に残して共有する
2つ目のポイントは、新しく決めた仕事の手順やルールを、必ずチーム全員が見られる形にして残しておくことです。
「これからはこの手順でやろう」と口頭で約束しただけでは、時間が経つにつれて元のやり方に戻ってしまいます。また、新しく入ってきた人への引き継ぎもスムーズにいきません。
パソコンでもスマホでも、全員がいつでも手順書を確認できる状態を作っておくことが、業務改善を長続きさせる鉄則です。
いきなり完璧なマニュアルを作ろうとしない
3つ目のポイントは、最初から完璧なマニュアルを作ろうとせず、まずは「大体の流れ」を決めるだけでよしとすることです。
最初から100点満点の細かいルールを作ろうとすると、手順を整理するだけで途方もない時間がかかってしまいます。さらに、いざ現場で使ってみると「細かすぎて守れない」ということになり、業務改善が途中で挫折する原因になります。
- 【ステップ1】まずは現在の「大まかな仕事の流れ」を書き出してみる
- 【ステップ2】決めたルールで、実際に現場で仕事をやってみる
- 【ステップ3】「ここはやりにくいな」と感じた不満をチームで出し合う
- 【ステップ4】現場の意見を聴きながら、ルールを少しずつ修正していく
例えば、「新しい受付マニュアルを作ったけれど、実際のやり取りでは不要な項目が多すぎたので、翌週にその項目をすぐ削った」というように、やりながら変えていく方法が正解です。
このように、現場の声を聴きながら少しずつルールを使いやすく修正していくことこそが、新しい仕事の進め方を職場に長続きさせる最大の秘訣です。
BPMに関する情報をチーム全体で共有できるツール
以下では、新しく決めた仕事のルールをチーム全体でスムーズに共有し、運用できるツールをご紹介します。
せっかく仕事の流れを決めても、忙しさに追われて元の自己流に戻れば、いつまでも無駄な作業を減らせません。ルールを共有しないまま放置すると現場の属人化が進み、特定の社員が休んだ瞬間にすべての業務が止まるリスクもあります。
ルールをExcelでマニュアルにしても、探す手間があるため結局誰も見なくなり、現場の意識だけで維持するのには限界があります。また、チャットツールでは重要な指示がどんどん流れてしまうため、あとから必要な情報を見つけ出すのは困難です。
そのため、現場で業務改善を長続きさせるには、誰でも直感的に使えるツールが欠かせません。シンプルなツールであれば、現場に負担をかけず、新しいルールを職場に自然と定着させられます。
こうした条件に最も当てはまるのが、仕事の手順や改善の記録を「ノート」に誰でも簡単に残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockは紙のノート感覚でシンプルに手順を残せてフォルダごとに保管できるため、情報が流れずITに詳しくない現場でも選ばれています。
BPMにおける情報共有を効率化できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
BPMのメリット・進めるときのポイントまとめ
これまで、BPM（仕事の手順を見直し、改善し続ける仕組み）のメリットや、現場で失敗しないためのポイントをご紹介しました。
仕事の流れを整理してチーム全員で共有すれば、無駄な作業や連絡ミスが減り、日々の業務は驚くほど楽になります。一方で、新しく決めたルールを口頭だけで約束したり、難しいシステムで管理しようとしたりすると、現場がついていけません。
業務改善を成功させる最大の秘訣は、「新しく決まった手順を、全員がいつでも迷わず、簡単に確認できる環境」を作ることです。
なかでも最適なのが、仕事の手順や改善の記録をノート感覚でシンプルに残せ、チーム全員で簡単に共有できるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、まずは「Stock」を導入して、現場の小さな「困りごと」を解消することから始めてみましょう。
