資料作成やメール返信、営業連絡など、複数のタスクを同時に処理することを「マルチタスク」と言います。マルチタスクをこなすスキルがあれば、タスクが溜まらずプロジェクトをより円滑に進められます。
とはいえ「マルチタスクが苦手で効率的な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マルチタスクのメリット・デメリットや苦手克服のコツを中心にご紹介します。
- マルチタスクに対する苦手意識を克服したい新入社員
- 複数のタスクを同時並行で進める中で、優先順位の混乱に悩む現場リーダー
- 社内に散在する業務・タスクを一元化したい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、マルチタスクが苦手な理由が分かるだけでなく、タスクが溜まっている状態から脱却する方法がわかります。
目次
マルチタスクとは
マルチタスクとは、複数の作業を効率よく何度も切り替えて実行することです。
ビジネスでは経験を積むにつれて任される業務量も増えていき、ひとりが複数の異なるタスクを担当するようになります。そのため、メールの返信を待つ間に電話をしたり、上司に業務Ａの確認を依頼している間に業Ｂを進める、という動きが頻発するのです。
そのため、業界・職種問わず、作業を効率的に進めるために「マルチタスク」が可能な人材が求められているのです。
マルチタスクのメリット3選
以下は、マルチタスクをする3つのメリットです。
- 業務の全体像を把握できる
複数の業務を並行して進めることで、各タスクの関連性や進捗状況を把握しやすくなります。そのため「どの業務が優先か」「どこで作業が止まっているか」を俯瞰して判断できるようになるのです。 - コミュニケーションが活発になる
複数の案件や担当者と関わる機会が増えるため、自然と情報共有や相談の回数が多くなります。その結果、チーム内で状況確認がしやすくなり、連携ミスの防止にもつながるのです。 - 業務が円滑になる
優先順位を意識しながら作業を切り替えることで、待ち時間や手待ち時間を減らせます。たとえば、確認待ちの間に別のタスクを進められるため、全体の業務スピード向上につながります。
以上のように、マルチタスクをすることによって、全体の業務を円滑に進められるのです。ただし、複数業務を同時進行するからこそ、タスクや情報を整理しながら進めることがより重要になる点に注意しましょう。
マルチタスクのデメリット3選
以下は、マルチタスクをする3つのデメリットです。
- 作業が中途半端になる
複数の業務を同時に進めることで集中力が分散し、一つひとつの作業に十分な時間をかけられなくなります。その結果、確認不足や対応漏れが起こりやすくなり、業務の完成度が下がる原因になるのです。 - ミスが増える
タスクの切り替えが頻繁になると、作業内容や優先順位が混乱しやすくなります。その結果、本来であればタスクＡで報告する内容をタスクBで報告してしまう、というようなケアレスミスが起こりやすくなるのです。 - キャパオーバーを招く
複数の業務を抱え続けることで「何をどこまで進めているか」が把握しづらくなり、精神的な負担が大きくなります。その結果、常に仕事に追われている感覚になり、疲労やストレスが蓄積しやすくなるのです。
このように、マルチタスクには作業効率を高める側面がある一方で、集中力の低下やミスの増加などのデメリットもあります。
マルチタスクが苦手な人の特徴
ここでは、マルチタスクが苦手な人の特徴を3つご紹介します。「マルチタスクが苦手かもしれない」と思っている方は、当てはまることがないか、ぜひ確認してみましょう。
こだわりが強く、綿密に仕事をする
仕事へのこだわりが強く、綿密に仕事をする人は、臨機応変な対応が難しく一度に複数のタスクをこなしていくのには不向きです。
マルチタスクではスピードが重要なので「失敗したらすぐにやり直せば良い」という考え方も大切になります。そこで「ミスしたくない」という意識が強く、ひとつの仕事を慎重に進める人は、スピードが大切なマルチタスクには向いていないといえるのです。
したがって、その時々の進捗に合わせて調整できる「柔軟さ」を養いましょう。
タスクに優先順位をつけられない
タスクに優先順位をつけられない人は、複数のタスクを効率よくこなしていくのには不向きです。
優先順位をつけずに仕事をすると、重要度や緊急度の高いタスクを見落として大きなトラブルにつながることもあります。このように、タスクに優先順位をつけるのが苦手な方は、結果としてマルチタスクが上手くできないと言えます。
したがって、複数のタスクを首尾よく消化するには、タスクの優先順位づけが必須です。やみくもに仕事に取り掛かるのではなく「まず何からやるべきなのか」「何を後回しにするのか」を明確にしましょう。
スケジュール管理が苦手
スケジュール管理が苦手な方も、マルチタスクには不向きです。
複数のタスクが積み重なっていると「何日までにやるのか」「何時までにやるのか」の管理が複雑化します。とくに、複数人が参加するプロジェクトでは、スケジュール管理ができず締め切りに遅れると、ほかのメンバーを待たせることになってしまいます。
したがって、スケジュールをうまく管理できない方は、時間に対する「心がけ」はもちろん、メンバー間で業務進捗を可視化し合える環境を整備するべきです。
【必見】マルチタスクの苦手を克服するコツ5選
ここでは、マルチタスクの苦手を克服できる5つのコツをご紹介します。マルチタスクは才能ではないため、以下のコツを押さえれば誰でもスムーズに仕事を進められます。
コツ1｜タスクを可視化する
はじめに、すべてのタスクを可視化しましょう。
マルチタスクは2つ以上のタスクを同時に進めるので「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を正確に把握しなければなりません。
タスクを可視化すれば、業務の全体像を把握できるので、タスクの量が自身のキャパシティに合っているかもすぐに判断できます。
コツ2｜1日を4ブロックに分割する
1日を4ブロックに分けるのも、マルチタスクをおこなうコツのひとつです。イメージは以下の通りです。
上図の4ブロックを使い、集中力の高い午前中は事務的な業務、集中力が低下する午後は創造的な業務を割り振るのが効果的です。
コツ3｜タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけるとマルチタスクは成功しやすくなります。
やみくもにタスクをこなすのではなく、重要度と緊急度に注視して優先順位をつけましょう。また、すぐに終わるタスクは後回しにせず、先にやってしまったほうが、時間を気にせずに重要なタスクへ対応することができます。
これまでタスクに優先順位をつけてこなかった方は、これからは「まず何をすべきか」を考えて複数のタスクを処理するようにしましょう。
コツ4｜タスクを細分化する
各タスクを細分化して対応することも、複数のタスクをスムーズに進められるコツです。
一気に完了させようとせず、タスクをいくつかに分解することで、包括的にタスクに取り掛かれます。また、小さなタスクをこなしていくので「タスクの切り替えを素早くできる」「適度に達成感を味わうことができる」というメリットもあります。
このように、マルチタスクも細分化してみればシングルタスクの集まりに過ぎません。したがって、マルチタスクを意識しすぎず、一つひとつ集中して業務に取り掛かりましょう。
コツ5｜タスク管理ツールを活用する
最後に、タスク管理ツールでマルチタスクを簡単におこなえるようにしましょう。
メモ帳やWord、Excelといった手法では、タスクの管理場所が分かりづらかったりスムーズに情報共有できなかったりして面倒です。このような状態では、複数のタスクを並行するにあたって無駄な工数がかかってしまいます。
そこで「タスク管理ツール」を活用すると、簡単にタスクの進捗を一覧で確認したり、数クリックでメンバーにタスクを依頼したりできます。なかでも、非IT企業の65歳が即日で使える「Stock」のようなツールであれば、操作を覚えるストレスが一切かかりません。
【これで解決】マルチタスクができるようになる方法とは
以下では、マルチタスクができるようになるための方法をご紹介します。
そもそもマルチタスクとは、ただ複数の作業を同時並行するのではなく、やるべき作業の優先順位をつけて効率よく作業を切り替えていくことです。そのため、やるべきことを明確化できていなければほかのタスクが進められません。
一方で、紙のメモやExcelでタスク一覧を作っても、更新漏れや管理の手間が発生し、結局は頭の中で管理してしまいがちです。また、多機能なツールでは入力ルールが複雑になり、現場に定着せず「一部の人しか使わない状態」に陥るケースも少なくありません。
つまり「情報が分散したままマルチタスクを頑張り続ける」のか「タスク・関連情報・やり取りを1か所にまとめて管理できる仕組みを取り入れる」のかを見直す必要があります。とくに、複数案件を並行して進める現場では“誰でも使えるシンプルさ”が重要です。
この条件に最も当てはまるのが、タスク・メッセージ・関連情報をノート単位で一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「ノート」で案件ごとに情報を整理できるうえ、ノートごとに「タスク」を紐づけられるため、複数業務が同時進行しても情報が混ざりません。
非IT企業の65歳が即日でタスク管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでタスク管理する方法
以下は、Stockを用いて効率的にタスク管理を実施する例です。
Stockでは「1ノート1案件」ごとに情報を見やすく分けて管理できます。
また、ノートに「タスク」を紐づけられるうえ、状況に合わせて担当者や期限を変更できるため、複数業務が同時進行していても柔軟な対応が可能です。
マルチタスクで使われるテクニック4選
ここでは、マルチタスクをおこなうときによく使われるテクニックを4つご紹介します。上手に使いこなせば、仕事を円滑に進められるようになります。
タスクシフト
マルチタスクで使われるテクニックの1つ目は「タスクシフト」です。
タスクシフトとは、タスクを切り替えるタイミングを先に決めておく手法です。
上図のように、タスクを切り替えるタイミングを自身で決めておくことで、タスクが整理されて作業に集中しやすくなります。時間経過などの外的要因によってタスクを切り替えられるより、自身のタイミングで切り替えたほうが、ストレスなくタスクをこなせます。
パーキングロット思考
マルチタスクで使われるテクニックの2つ目は「パーキングロット思考」です。
パーキングロット思考とは、急に発生したタスクをいったん退避させて、集中力が途切れないようにする手法です。具体的には「タスクが発生したらすぐに書き込み、一旦忘れる作業」をします。
上図のように、差し込みのタスクはすぐにメモなどに書き留め、目の前のタスクのみに集中できる環境を作りましょう。ただし、差し込みのタスクが緊急のものかそうでないかを適切に判断する力が重要です。
1×10×1システム
マルチタスクで使われるテクニックの3つ目は「1×10×1システム」です。
1×10×1システムは、複数のタスクを「1分で終わるもの」「10分で終わるもの」「1時間で終わるもの」に並び替え、段階的に処理できるようにする手法です。
上図のような1×10×1システムを活用すれば、大量のタスクを抱えた場合でも「どのタスクから処理すれば良いのか分からない」となる心配もありません。また、細かいタスクから先に処理するため、時間のかかる作業にじっくり臨めるという利点もあります。
ポモドーロ・テクニック
マルチタスクで使われるテクニックの4つ目は「ポモドーロ・テクニック」です。
ポモドーロ・テクニックとは、25分（作業）+5分（休憩）の30分のサイクルを4回繰り返して、15～30分の休憩をとる時間管理法です。
上図のように、あらかじめ決められたサイクルの中で時間を管理するので、自身で時間を管理する必要がなくなります。また、適度に休憩を取りながらタスクを消化できるため、長い時間でも集中を維持できるというメリットもあります。
マルチタスクのメリット・デメリットやコツまとめ
これまで、マルチタスクのメリット・デメリットや苦手克服のコツを中心にご紹介しました。
マルチタスクをすれば、コミュニケーションが円滑になったり業務の全体像を掴めたりするメリットがあります。一方で、キャパシティオーバーや時間的なプレッシャーを感じる恐れもある点に注意しなければなりません。
そこで、タスクを一か所に集約しつつスムーズにやりとりできる”タスク管理ツール”を使えば、適材適所にタスクを振り分けやすくなります。ただし、複雑なツールでは社員の操作ミスが起こりかねないので「誰でも簡単に使いこなせるツール」にすべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせるシンプルなツール「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスのないタスク管理を実現しましょう。
