日々の業務を効率的に進めるには、タスクを細分化して作業時間ごとに管理するのがおすすめです。やるべき作業がタスク設定によって明確であれば、多くの業務があってもマルチタスクの状態を回避できます。
しかし、「タスクにおける時間管理をしたいが、何から始めれば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクや時間管理のテクニックと、導入すべきおすすめアプリ7選を中心にご紹介します。
- タスクや時間管理が思い通りにならない
- タスク・時間をうまく管理するコツを知りたい
- タスク・時間管理に役立つアプリ・ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、チーム全体で適切に時間管理する方法がわかります。
目次
時間管理が重要な理由とは
時間管理は、「時間を意識しながら効率的にプロジェクトを進めていく」という目的を達成するために重要です。
仕事の時間管理をしなければ、無駄な工数が発生していることに気づかず、だらだらとタスクの期日が伸びてしまいます。しかし、時間管理をすると、期日を常に意識できている状態になるので、業務スピードを向上させやすくなるのです。
また、時間管理をしていれば決められた日時でタスクが完了していない場合でも、原因追求や互いのフォローがしやすくなったり、チームの一員として責任感を持ちながら集中してタスクに取り組めたりするという効果も見込めます。
このように、時間管理は個人はもちろん、チームで行う意識が浸透すると、生産性を高めながら業務を進めていけるのです。
タスク・時間管理を成功させるテクニック7選
適切にタスクや時間管理を行うには、7つのコツがあります。
チームにおける時間管理の方法が、組織の中で仕組みとして統一されていると、メンバーによって管理方法が異なるリスクを避けつつ、マネジメントの立場のメンバーも効率的にチームを管理できます。
（1）個人・チームで抱えているタスクを抽出する
まずは個人やチームが抱えているタスクをすべて抽出しましょう。
ここで、やるべきタスクが抽出されていなければタスクの抜け漏れが発生し、特定のメンバーに負荷が多くなる一方で、別の社員のリソースが大幅に少なくなるという「業務の偏り」が発生する恐れがあります。
適切にタスクの抽出をすると適材適所に作業を割り振れるので、作業に取り掛かる前に完了させておきましょう。
（2）優先順位を正しく設定する
タスクの抽出が完了したら、次に各タスクの優先順位を設定します。
優先順位を設定しておくとメンバー間で共通認識を取れるほか、直列・並列となっているタスク同士の関連性を可視化できるのです。
たとえば、タスクが並列で関連している場合は同じ時系列で作業に取り掛かれますが、直列で関連している場合は「Aのタスクを終わらせないとBのタスクに着手できない」という状況が発生してしまいます。
このように、タスクには関係性があるので、優先順位を決めて可視化しておくと「どの順番でタスクに取り掛かれば効率的か」がわかります。
（3）ゴールから逆算して期限の設定を行う
次に、プロジェクトのゴールから逆算し、期限を設定することで時間管理を適切に行なっていきましょう。
タスクごとに個別に期限を設定しておくと、タスクの進捗がプロジェクトの達成までどれほど完了しているかの「進捗率」を定量的に判断できるようになります。また、明確に期限が設定されているので先延ばし・遅れを防止する効果もあるのです。
一方、タスクを隙間なく設定してしまうと、万が一の事態になった際に対応できなくなるので、タスク同士の間隔に余裕を持たせておくことも必要です。
（4）時間管理のフレームワークを使う
時間を適切に管理するためのコツとして、フレームワークを活用する方法があります。
限られた時間をいかに効率よく管理できるかが、生産性を向上する上では重要です。そこで、フレームワークに沿って時間やタスクを管理すると、無駄な業務時間を省くことができます。
個別のタスクを上の表のように重要性と緊急性の二つの指標で考え、割り振っていくことでやるべきタスクの優先度を可視化することができます。
また、上記の方法とは別に「ポモドーロテクニック」という時間管理のフレームワークがあります。
この方法は、25分間の作業時間と5分間の休憩を繰り返すことで、高い集中力を維持し、多くの成果を上げることを可能にします。作業効率を高める一つの手法として、活用しましょう。
（5）実現可能なスケジュールを立てる
タスクの期限や優先順位が明確になったら、実現可能なスケジュールに落とし込むことが大切です。
実際に予定を立てることで、各タスクの対応にどの程度時間がかかるかが分かります。期限までに間に合わないタスクが明確化すれば、タスクの対応順を変えたり、他の人に対応を依頼したりと、対策を早めに打てるのです。
現状把握や自己管理のためにも実現可能なスケジュールを立て、タスク・時間管理の成功に役立てましょう。
（6）作業環境を整える
作業環境の整理を行うことも、タスク・時間管理を上手く行う方法の一つです。
目の前のタスクに集中し時間をうまく管理するためには、タスクに関係のないものや情報を極限まで抑えることが大切です。たとえば、取り組んでいるタスクに関係ない机の上のものは片づけたり、使わないタブは閉じたりしましょう。
また、整理整頓すると必要な情報を見つけやすくなるため、探し物にかかる時間も短縮できます。タスクに取り掛かる前に、身の回りの気を散らすものを管理しましょう。
（7）作業内容をわかりやすく記録できるアプリを使う
作業内容および時間管理をわかりやすく管理するのであれば、専用のツールを使う必要があります。
とくにタスクの詳細や、ステータス・コメントなど、必要な情報を過不足なく設定できるツールだと作業内容がより明確になり、タスク管理を効率的できます。
一方で、多機能がゆえにタスク設定に複雑な操作が必要なツールは、メンバーが使いこなせず、現場に定着しない恐れがあるので注意が必要です。
そのため、時間管理はもちろん、タスク詳細もわかりやすく確認できる「Stock」のようなシンプルなITツールを使って一元管理しましょう。
【無料プランあり】タスク・時間管理におすすめのアプリ7選
以下では、タスク・時間管理におすすめのアプリ7選をご紹介します。
時間管理を個人に委ねていては、それぞれが担当しているタスクの状況が一目で分からず、フォローが必要なタスクへの対応が遅れてしまいます。そのため、どの企業でも「ITツールを用いたタスクや時間管理」が必要です。
しかし、メンバーのITリテラシーに差がある場合、多機能で複雑なツールを導入してしまうと全員が使いこなせず、思うような成果が得られません。したがって、ツールを選ぶ時は、「誰でも簡単に操作できるか」を重視しましょう。
そこで、チームでのタスク管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えて、情報共有とタスク管理に過不足のない機能が備わった「Stock」一択です。
Stockの「タスク」は「依頼内容・ステータス・期限」がシンプルに設定できるので、時間管理におけるストレスがありません。また、「ノート」や「メッセージ」を使って話題が混ざらないやりとりも可能なので、スピーディな情報共有も同時に浸透させられます。
【Stock】チームのタスク・作業時間の管理が最も簡単なアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Trello】ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるアプリ
Trelloの特徴
- 直感的にタスク管理できる
- タスクのステータスを共有できる
タスクをドラッグ＆ドロップで移動させるカンバン方式でのタスク・時間管理ができるので、直感的な操作が可能です。
メールでは埋もれがちな個別のタスクのステータスがボード上で可視化されるため、電話やメールなどでの確認作業を短縮することができます。
Trelloの機能・使用感
- カレンダーと接続してタスクを可視化できる
- 「カード」を共有して期限を意識できる
メールなどの他のアプリからTodoを追加でき、カレンダーと接続することで一括でタスクを可視化することができます。
タスクが書かれた「カード」を追加することでタスクの詳細がわかりやすくなる上、期限も意識しやすいです。それぞれのカードをメンバーと共有することで社員同士の情報共有もしやすくなります。
Trelloの注意点
- 公開設定に注意する必要がある
- 料金形態がわかりにくい
- タイムラグが発生する
共有範囲で[公開]を選択している情報は、外部からもアクセス可能になるので注意しましょう。
ユーザーの投稿には「アプリを有料化する上で、機能の上限がどの程度業務に影響するのかが導入前に分かりにくく、最適なプラン選定に迷うことがある」という意見もありました。（参考：ITreview）
ユーザーの投稿には「転送したメールが表示されるまでややタイムラグがあるように感じる」という意見もありました。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- 5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ
【Asana】タイムライン形式での時間管理できるアプリ
Asanaの特徴
- タイムライン機能での時間管理が可能
- タスクの表示方法が切り替え可能
「タイムライン」を使うとガントチャートのような見た目でのタスク・時間管理ができ、チーム全体の仕事を一か所で管理・共有可能です。
リスト形式やボード形式など、タスクの進捗を確認するために自社で見やすい形式へと表示方法を切り替えられます。
Asanaの機能・使用感
- タスクが完了すると色が薄く変化する
- ステータスを自作できる
タスクを完了すると、タスクの色が薄く変化し、目立たなくなります。そのため、一覧のタイムラインやカレンダー形式で見ても、完了済みのタスクと要対応のタスクをすぐに判別できます。
ステータスの名称を自由に設定できます。そのため、タスク管理ツールによくある「進行中」「完了」などのステータス以外でも、「緊急対応」「順調」など、チームで管理しやすいようにタスクの段階を分けられます。
Asanaの注意点
- 連携も豊富だが多機能ゆえに使いにくい
200種類以上のアプリと連携できますが、自社にITリテラシーがない場合使いこなせない可能性が高くなってしまいます。ユーザーの投稿には「ツールを正しく使わせること自体が業務になってしまっている担当者が存在し、本来の目的からずれてしまっている」という意見もありました。（参考：ITreview）
Asanaの料金体系
- Personal：0円
- Starter：1,475円/ユーザー/月(月払い)
- Advanced：3,300円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise：セールスチームへの問い合わせが必要です。
- Enterprise+：セールスチームへの問い合わせが必要です。
【Todoist】ToDoリストでタスクの時間管理ができるアプリ
Todoistの特徴
- 残り時間やタスクの総数が定量的にわかる
- 独自の機能「カルマ」
「インボックス」という場所に作成したタスクの総数から「残りタスク・見積時間・完了予定」が定量的にわかります。
作業の生産性が算出できる「カルマ」というオリジナルの機能があります。
Todoistの機能・使用感
- タスクの優先度設定
タスクごとに4段階で優先度をつけることができます。また、優先度を設定するだけで、勝手に優先度の高い順に並び替えてくれるので、シンプルに上から順にタスクを処理するだけで効率化がはかれます。
フィルターを使えば仕事とプライベートのタスクを分けて表示するかを選択することができるため、プライベートと仕事の予定が混乱することがなくなります。
Todoistの注意点
- 無料プランでは一部機能が制限される
- 機能に柔軟性がない
無料プランではバックアップやリマインダー機能がなく、タスクの時間管理をするには別の手法が必要になります。
ユーザーの投稿には「日々のルーティン業務をタスクに入れる時、「平日だけ」や「終了日いつまで」といった設定ができない」という意見もありました。（参考：ITreview）
Todoistの料金体系
- 初心者プラン：0円
- プロプラン：588円/月(月払い)
- ビジネスプラン：888円/メンバー/月(月払い)
【Notion】作業時間の記録がタスク上に残せるアプリ
Notionの特徴
- タスクの画面上で、時間管理が可能
テーブルビュー機能やボタンプロパティを使い、使用用途に合わせた時間管理が可能です。
Notionの機能・使用感
- タスクの画面上で、時間管理が可能
- AIが議事録を作成し要約できる
テーブルビューを使えば、タスクの作業画面と作業時間を管理する画面を分けることなく、時間を管理することができます。
アップグレードしてAIを使えば、議事録を作成し要約もできます。過去の議事録を検索したり、コマンドを使うことで自動的に議事録を取り始めてくれたりします。
Notionの注意点
- 使いこなすまで苦労する
- 日本語に不安がある
多機能であるがゆえに、全ての機能を把握し使いこなすにはかなりの時間がかかります。
ユーザーの投稿には「検索する際に日本語が弱いと感じる部分がある」という意見もありました。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：価格は要問い合わせ
【Jira】作業時間の見積もりを記録できるアプリ
Jiraの特徴
- ボードでタスクを管理する
- 作業計画を可視化できる
Jiraでは、「スクラムボード」や「カンバンボード」を使ってタスクを見える化できます。また、「ドラッグ＆ドロップ」による編集が可能なため、付箋のような直感的な操作ができるところが特徴です。
Jiraの「タイムライン」では、チームやプロジェクトごとに“作業の計画”や“タスクの依存関係”を可視化することができます。
Jiraの機能・使用感
- タスクの見積もり時間を記録できる
ボードに作業時間の見積もりを記録することができます。タスク完了に必要な時間が一目でわかるだけでなく、プロジェクト全体の所要時間が分かるため便利です。
Jiraの注意点
- 専門的な知識が必要
- 多機能で使いずらい
- 日本語のマニュアルが少ない
「スクラムボード」、「バックログ」、「ロードマップ」といった難しい単語の知識が必要です。
利用しているユーザーからは「初見ではどのようにしたら必要な作業ができるかなどの使いづらさがある。」という声があります。また、「英語マニュアルが多く、日本語のガイドラインをもう少し増やしてほしい」などの意見も見受けられました。（参考：ITreview）
「英語マニュアルが多く、日本語のガイドラインをもう少し増やしてほしい」などの意見も見受けられました。（参考：ITreview）
Jiraの料金体系
- Free：0円/ユーザー/月
- Standard：～1,240円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～2,500円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【TaskChute Cloud】1日のタスクを効率的に配分できるアプリ
TaskChute Cloudの特徴
- シンプルな設定
基本的には、「今からやるタスクを作り、開始時刻にスタートボタンを押し、終了時刻に停止ボタンを押す」だけで完結します。一つのタスクにどれくらい時間がかかったのかを記録することができます。
【TaskChute Cloud】の使用感
- 「セクション」で時間を区切る
1日をセクション設定で区切ることによって、タスク実施のスケジュールが組みやすくなります。曜日ごとにパターンが異なる人も、複数のセクションを作ることで使いやすくなります。
TaskChute Cloudの注意点
- 社内でのタスク管理には不向き
- 無料プランでは機能に限りがある
基本的には個人が時間をうまく使うためのツールなので、社内でタスクを共有したり、他のツールと結びつけたりすることは難しいです。
無料プランでは登録できるタスクの数が1日40個まで、登録できるルーチンは20個までなどという制限があるため注意が必要です。
TaskChute Cloudの料金体系
- 無料プラン：0円/ユーザー/月
- プロプラン：1,180円/ユーザー/月
比較表｜タスク・時間管理におすすめのアプリ7選
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、ツールの導入を検討しましょう。
| Stock | Trello | Asana | Todoist | Notion | Jira | TaskChute Cloud | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームのタスク・時間管理を最も簡単に効率化するアプリ |
ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるアプリ |
タイムライン形式での時間管理できるアプリ |
ToDoリストでタスクの時間管理ができるアプリ |
作業時間の記録がタスク上に残せるアプリ |
作業時間の見積もりを記録できるアプリ |
1日の中でタスクを効率的に配分できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単（個人向け） |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※タスクへのコメントは可 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
スマホでは使いにくい |
連携も豊富だが多機能ゆえに使いにくい |
無料プランでは一部機能が制限される |
使いこなすまで苦労する |
専門的な知識が必要 |
社内での情報共有には不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月$6（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,475円(月払い)～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月488円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,650円（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月～1,240円（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,180円（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
タスクや時間管理にアプリ・ツールを利用するメリット
タスクや時間管理をミスなく、効率的に行うにはツールの活用が必須です。そこで以下では、なぜツールを活用した方が良いのかを解説します。
情報を一カ所にまとめられる
ツールを使うとタスクの情報を一カ所にまとめられるので、管理がしやすくなります。
逆に、時間管理が属人化された状態となっている場合、タスクが遅れた原因を把握するのが難しくなるうえ、誰がどのタスクに着手しているかがわからず、正しいマネジメントもできません。
しかし、ツールを用いれば情報が一カ所にまとまっているので、タスクの遅れが発生する前にトラブルに気づきやすくなるのはもちろん、「ツールを使って時間管理を行うという意識」も社内で統一できます。
時間管理を仕組み化できる
ツールを導入し社内で運用すれば、ツールを通してタスクや時間管理を仕組み化できます。
たとえば、あらかじめルールを定めておき「どのタイミングで誰にどのような進捗の報告をするか」が統一されていると、各メンバーによって報告の方法が異なり管理の手間が増える事態を避けられます。
また、仕組み化しておくことで、時間管理を行うメンバーとしても「ルールに則って報告する」という共通認識を持たせられるのです。
ただし、ツールの運用ができるという前提で仕組み化が成り立つので、ツールおよびルールが複雑なものとならないように注意しましょう。
蓄積した情報を元に時間管理の成功事例を横展開できる
ツールには情報が蓄積されるので、時間管理の成功手法が他業務へと横展開できる点も、ツールを導入すべき理由のひとつです。
たとえば、「プロジェクトの時間管理を試行錯誤した結果」が各メンバーのノウハウとして属人化されていては、全社での業務効率化に結びつきません。
しかし、ブラッシュアップした管理手法がツールへ正しく蓄積されていれば、ほかの業務へノウハウを活用させられるのです。
さらに、チャットなどの情報共有機能が備わっているツールであれば、タスク・時間の管理におけるノウハウをメールや口頭といった非効率な方法ではなく、リアルタイムでスピーディに共有できる点もポイントです。
タスクや時間管理を正しく行う方法・アプリまとめ
ここまで、時間管理のコツを用いた管理が不可欠な理由、おすすめのツールまで網羅的にご紹介しました。
時間管理で押さておくべき7つのコツは、一朝一夕で身につけるのは難しく、チームに展開するのであれば尚更です。ただし、タスク管理に適したツールがあれば、誰でも簡単にコツを押さえて効率的にタスク管理ができます。
ただし、多機能で複雑ツールは使いこなすのに苦労して、最終的には誰も活用しません。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
そのため、タスクの時間管理を徹底したいのであれば、非IT企業の65歳の方でも直感的に使えるツール「Stock」を使うべきなのです。
ぜひ「Stock」で全社員がストレスなくタスク・時間管理ができる環境を構築しましょう。
