日々の業務を効率的に進めるには、タスクを細分化して作業時間ごとに管理するのがおすすめです。やるべき作業がタスク設定によって明確であれば、多くの業務があってもマルチタスクの状態を回避できます。
しかし、「タスクにおける時間管理をしたいが、何から始めれば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクの時間管理を正しく行う方法と、導入すべきおすすめツール5選を中心にご紹介します。
- 個人の時間管理がうまくいかず、チーム全体の進捗にも影響している状態を解消したい
- タスクを正しく時間管理できる具体的な方法を知りたい
- メンバー間でタスクを共有し合い、互いにサポートできる環境を構築したい
という方はこの記事を参考にすると、チーム全体で時間管理を適切に行う方法がわかります。
目次
タスクの時間管理が重要な理由とは
タスクの時間管理が重要理由は、「時間を意識しながら効率的にプロジェクトを進めていくため」です。
タスクの時間管理をしなければ、無駄な工数が発生していることに気づかず冗長にタスクの期日が伸びてしまいます。しかし、時間管理をすると期日が常に意識できている状態となるので、業務スピードを向上させやすくなるのです。
また、決められた日時でタスクが完了していない場合に、原因追求や互いのフォローがしやすくなったり、チームの一員として責任感を持ちながら集中してタスクに取り組めたりするという効果も見込めます。
このように、時間管理は個人はもちろんチームで行う意識が浸透すると、生産性を高めながら業務を進めていけるのです。
タスクの時間管理を成功させる5つのコツ
適切にタスクの時間管理を行うには、4つのコツがあります。
チームにおける時間管理の方法が仕組みとして統一されていると、メンバーによって管理方法が異なる事態を避けながら、マネジメントの立場のメンバーも効率的にチームを管理できます。
(1)個人・チームで抱えているタスクを抽出する
まずは個人やチームで抱えているタスクをすべて抽出します。
ここで、やるべきタスクが抽出されていなければタスクの抜け漏れはもちろん、特定のメンバーだけに負荷が多くなる一方で、別の社員のリソースが大幅に少なくなるという「業務の偏り」が発生してしまうのです。
適切にタスクの抽出をすると適材適所に作業を割り振れるので、作業に取り掛かる前に完了させておきましょう。
(2)優先順位を正しく設定する
タスクの抽出が完了したら、次に各タスクの優先順位を設定します。
優先順位を設定しておくとメンバー間で共通認識を取れるほか、直列・並列となっているタスク同士の関連性を可視化できるのです。
たとえば、タスクが並列で関連している場合は同じ時系列で作業に取り掛かれますが、直列で関連している場合は「Aのタスクを終わらせないとBのタスクに着手できない」という状況が発生します。
このように、タスクには関係性があるので、優先順位を定めておくと「どの順番でタスクに取り掛かれば効率的か」がわかります。
(3)ゴールから逆算して期限の設定を行う
次に、プロジェクトの成功(ゴール)から逆算し、時間管理を適切に行うために期限を設定していきます。
タスクの一つひとつに期限を設定しておくと、期限からタスクの進捗がどれほど完了しているかの「進捗率」を定量的に判断できるようになります。また、明確に期限が設定されているので先延ばし・遅れを防止する効果もあるのです。
一方、タスクを隙間なく設定してしまうと、万が一の事態になった際に対応できなくなるので、タスク同士の間隔にバッファ(余裕)を持たせておくのもおすすめです。
(4)時間管理のフレームワークを使う
時間を適切に管理するためのコツとして、フレームワークを活用する方法があります。
限られた時間をいかに効率よく管理できるかが、生産性を向上する上で重要視されています。そこで、フレームワークに沿ってタイムマネジメントやタスク管理をすると、無駄な業務時間の解消につながるのです。
たとえば、「アイゼンハワー・マトリクス」というフレームワークを活用すると、業務の重要性や緊急度を振り分けられるので、優先順位を持って仕事が進められます。
(5)作業内容をわかりやすく記録できるアプリを使う
作業内容および時間管理をわかりやすく管理するのであれば、専用のツールを使う必要があります。
とくに、タスクの詳細や、ステータス、コメントなど、必要な情報を過不足なく設定できるツールだと作業内容がより明確になり、タスク管理を効率的できます。
一方で、多機能がゆえにタスク設定に複雑な操作が必要なツールは、メンバーが使いこなせず、現場に定着しない恐れがあるので注意が必要です。
そのため、タスクの時間管理はもちろん、タスク詳細もわかりやすく確認できる「Stock」のようなシンプルなITツールを使って一元管理しましょう。
タスクの時間管理にアプリ・ツールを利用するメリット
タスクの時間管理をミスなく、効率的に行うにはツールの活用が不可欠です。そこで以下では、なぜツールを活用しなければならないのかの理由を解説します。
情報を一カ所にまとめられる
ツールを使うとタスクの情報を一カ所にまとめられるので、管理がしやすくなります。
逆に、時間管理が属人化された状態となっている場合、タスクの遅れとなった原因を把握するのが難しくなるうえ、誰がどのタスクに着手しているかがわからず、正しいマネジメントもできません。
しかし、ツールを用いれば情報が一カ所にまとまっているので、タスクの遅れが発生する前にトラブルに気づきやすくなるのはもちろん、「ツールを使って時間管理を行うという意識」も全社で統一できます。
時間管理を仕組み化できる
ツールを導入し全社で運用すれば、ツールを通してタスクの時間管理を仕組み化できます。
たとえば、あらかじめルールを定めておき「どのようなタイミングで誰にどのような進捗の報告をするか」が統一されていると、各メンバーによって報告の方法が異なり管理工数が増える事態を避けられます。
また、仕組み化しておくことで、時間管理を行うメンバーとしても「ルールに則って報告する」という共通認識を持たせられるのです。
ただし、ツールの運用ができるという前提で仕組み化が成り立つので、ツールおよびルールが複雑なものとならないように注意しましょう。
蓄積した情報を元に時間管理の成功事例を横展開できる
ツールには情報が蓄積されるので、時間管理の成功手法が他業務へと横展開できる点も、ツールを導入すべき理由のひとつです。
たとえば、「プロジェクトの時間管理を試行錯誤した結果」が各メンバーのノウハウとして属人化されていては、全社での業務効率化に結びつきません。
しかし、ブラッシュアップした管理手法がツールへ正しく蓄積されていれば、ほかの業務へノウハウを活用させられるのです。
さらに、チャットなどの情報共有機能が備わっているツールであれば、タスクの時間管理におけるノウハウをメールや口頭といった非効率な方法ではなく、リアルタイムでスピーディに共有できる点もポイントです。
【無料プランあり】タスクの時間管理におすすめのアプリ5選
以下では、タスクの時間管理におすすめのアプリ5選をご紹介します。
時間管理を個人に委ねていては、それぞれが担当しているタスクの状況が一目で分からず、フォローが必要なタスクへの対応が遅れてしまいます。そのため、どの企業でも「ITツールを用いたタスクの時間管理」が必要です。
しかし、メンバーのITリテラシーに差がある場合、多機能で複雑なツールを導入してしまうと全員が使いこなせず、思うような成果が得られません。したがって、ツールを選ぶ時は、「誰でも簡単に操作できるか」を重視しましょう。
そこで、チームでのタスク管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えて、情報共有とタスク管理に過不足のない機能が備わった「Stock」一択です。
Stockの「タスク」は「依頼内容・ステータス・期限」がシンプルに設定できるので、時間管理におけるストレスがありません。また、「ノート」や「メッセージ」を使って話題が混ざらないやりとりも可能なので、スピーディな情報共有も同時に浸透させられます。
【Stock】チームのタスク・時間管理を最も簡単に効率化するアプリ
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【Trello】ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるアプリ
Trelloの特徴
- 直感的にタスク管理できる
- 多種多様な拡張機能を追加できる
タスクをドラッグ&ドロップで移動させるカンバン方式でのタスク・時間管理ができるので、直感的な操作が可能です。
「プラグイン」と呼ばれる豊富な拡張機能がTrello内で使えるので、自社に合わせて必要な機能を追加できます。
Trelloの機能・使用感
- チェックリストを設定できる
- アクティビティログを残せる
チェックリストの機能を使えば、1つのタスクの中Todoを細かく設定できます。
タスクごとにメンバーがコメントを残すことができます。そのため、タスクに関する注意点や補足などの意見もまとめて管理できます。
Trelloの注意点
- スマホでは使いにくい
- 公開設定に注意する必要がある
- 日本語化が不十分
PC利用の場合は横長のボードでプロジェクトの全体を把握できる一方、スマホではボードを俯瞰して眺められないので、見づらいと感じる可能性があります。
共有範囲で[公開]を選択している情報は、外部からもアクセス可能になるので注意しましょう。
ユーザーの投稿には「日本語化していない部分もある」という意見もありました。(引用:ITreview)
Trelloの料金体系
- FREE:$0
- STANDARD:$6 USD/ユーザー/月(月払い)
- PREMIUM:$12.50USD/ユーザー/月(月払い)
- ENTERPRISE:~$17.50 USD/ユーザー/月(月払い)
- 5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ
【Asana】タイムライン形式での時間管理できるアプリ
Asanaの特徴
- タイムライン機能での時間管理が可能
- タスクの表示方法が切り替え可能
「タイムライン」を使うとガントチャートのような見た目でのタスク・時間管理ができ、チーム全体の仕事を一か所で管理・共有可能です。
リスト形式やボード形式など、タスクの進捗を確認するために自社で見やすい形式へと表示方法を切り替えられます。
Asanaの機能・使用感
- タスクが完了すると色が薄く変化する
- ステータスを自作できる
タスクを完了すると、タスクの色が薄く変化し、目立たなくなります。そのため、一覧のタイムラインやカレンダー形式で見ても、完了済みのタスクと要対応のタスクをすぐに判別できます。
ステータスの名称を自由に設定できます。そのため、タスク管理ツールによくある「進行中」「完了」などのステータス以外でも、「緊急対応」「順調」など、チームで管理しやすいようにタスクの段階を分けられます。
Asanaの注意点
- 連携も豊富だが多機能ゆえに使いにくい
- 動作が重い時がある
200種類以上のアプリと連携できますが、自社にITリテラシーがない場合使いこなせない可能性が高くなってしまいます。
ユーザーの投稿には「たまに動作が重い時があるのでそれを改善していただきたい。
操作が少しだけ難しく慣れるまで時間がかかったので、もっと直感的に使えるUIに改善してほしい。」という意見もありました。(引用:ITreview)
Asanaの料金体系
- Personal:¥0
- Starter:¥1,475/ユーザー/月(月払い)
- Advanced:¥3,300/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise:サポートへの問い合わせが必要です。
- Enterprise+:サポートへの問い合わせが必要です。
【Todoist】ToDoリストでタスクの時間管理ができるアプリ
Todoistの特徴
- 残り時間やタスクの総数が定量的にわかる
- 独自の機能「カルマ」
「インボックス」という場所に作成したタスクの総数から「残りタスク・見積時間・完了予定」が定量的にわかります。
作業の生産性が算出できる「カルマ」というオリジナルの機能があります。
Todoistの機能・使用感
- タスクの優先度設定
- スタートガイドがある
タスクごとに4段階で優先度をつけることができます。また、優先度を設定するだけで、勝手に優先度の高い順に並び替えてくれるので、シンプルに上から順にタスクを処理するだけで効率化がはかれます。
登録して使い始めると、すぐにスタートガイドの案内があります。そのため、動画で使い方を学習しながらスムーズに使い始めることができます。
Todoistの注意点
- 無料プランでは一部機能が制限される
- 求めていない機能が作動する
無料プランではバックアップやリマインダー機能がなく、タスクの時間管理をするには別の手法が必要になります。
ユーザーの投稿には「数字などを入力すると自動的にタスク期限(例えば4と入力する4時など)に反映されるのですが、求めていないときも変換されてしまう点は少し煩わしいです。」という意見もありました。(引用:ITreview)
Todoistの料金体系
- 初心者プラン:¥0
- プロプラン:¥588/月(月払い)
- ビジネスプラン:¥888/ユーザー/月(月払い)
【Wrike】エクセルとも連携できるタスク管理アプリ
Wrikeの特徴
- 自由に階層をつけてタスク管理が可能
- タスクごとのタイムトラッキング機能
有料プランではメインタスクにサブタスクを付けられるので、自由に階層をつけてタスクを管理できます。
有料プランでは、タスクの進捗が滞っている場合に、タイムトラッキング機能でかかった時間が非効率化どうかの判断ができます。
Wrikeの機能・使用感
- 分析ビュー
- ガントビュー
分析ビューでは、プロジェクトメンバーにどのタスクが振り分けられているかや、進捗を一目で確認できます。そのため、プロジェクトの管理者は常に現時点の全体像を把握でき、計画とのズレがある場合はすぐに対応策を打てるのです。
ガントビューを利用すれば、メンバーのタスクにどの程度時間がかかる予定かが一覧でわかるため、自分の仕事に遅れが出るとどの部分に影響が出るかを把握できます。そのため、「チームの一員としてタスクの時間管理を行う責任感が増す効果」も期待できます。
Wrikeの注意点
- 使い方に慣れが必要
- 使いこなすには時間がかかる
非常に多機能なツールなので運用目的とルールがなければ、使われなくなってしまう可能性が高いです。
ユーザーの投稿には「最近のサービスのため、使い方などが難しく情報が少ない点。また機能が豊富なので使いこなすには時間がかかります。」という意見もありました。(引用:ITreview)
Wrikeの料金体系
- Free:$0/ユーザー/月(月払い)
- Team:$9.80/ユーザー/月(月払い)
- Business:$24.80/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise:価格は要問い合わせ
- Pinnacle:価格は要問い合わせ
比較表|タスク管理におすすめのアプリ5選
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、ツールの導入を検討しましよう。Stock | Trello | Asana | Todoist | Wrike | |
---|---|---|---|---|---|
特徴 |
チームのタスク・時間管理を最も簡単に効率化するアプリ |
ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるアプリ |
タイムライン形式での時間管理できるアプリ |
ToDoリストでタスクの時間管理ができるアプリ |
エクセルとも連携できるタスク管理アプリ |
メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※タスクへのコメントは可 |
【〇】 |
リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
注意点 |
機能がシンプルなので、タスクの進行状況をグラフで見られない |
セキュリティに不安を感じているユーザーがいる |
連携も豊富だが多機能ゆえに使いにくい |
無料プランでは一部機能が制限される |
使い方に慣れが必要 |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月$6(月払い)~ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,475円(月払い)~ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月588円~ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月$9.80(月払い)~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
タスクの時間管理を正しく行う方法・ツールまとめ
ここまで、時間管理のコツを用いた管理が不可欠な理由、おすすめのツールまで網羅的にご紹介しました。
時間管理で押さておくべき4つのコツは、一朝一夕で身につけるのは難しく、チームに展開するのであれば尚更です。ただし、タスク管理に適したツールがあれば、誰でも簡単にコツを押さえて効率的にタスク管理ができます。
ただし、多機能なツールは使いこなすのに苦労して、最終的には誰も活用しません。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
そのため、タスクの時間管理を徹底したいのであれば、非IT企業の65歳の方でも直感的に使えるStockを使うべきなのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で全社員がストレスなくタスク・時間管理ができる環境を構築しましょう。
関連記事: タスクを忘れない方法とは?原因や対策を解説