仕事のタスクを早く終わらせられると、チーム全体の作業時間も短縮でき、ほかの業務に当てる時間も増える好循環が生まれます。また、タスクの優先順位や目標設定を適切に設定すると、より効率的に仕事を進められます。
一方、仕事のタスクを早く終えられず、チームが多くのタスクを抱えてしまっていることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のタスクを早く終わらせるメリットやコツを中心に解説します。
- 作業を効率化して、仕事を早く終わらせたい
- 抱えているタスクが多すぎて管理しきれていない
- タスクの消化にかかる時間を短縮する方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タスクを効率よく進めるうえで重要なポイントがわかり、チームのタスクを早く終えられるようになります。
目次
タスクを早く終わらせるメリットとは
タスクを早く終わらせるメリットとは、ほかの業務に当てる時間が増えることです。
タスクを早く終えられれば、ほかの重要な業務に多くの時間を割けるようになります。また、時間に余裕が生まれることで、見落としがないように再確認できるので、結果として納品物の質の向上にもつながります。
また、タスクに余裕があれば、チームメンバーの業務の相談を受ける時間も確保可能になります。このように、タスクを早く終わらせると、業務品質の向上やチーム運営の改善に着手する余裕を生み出せます。
仕事を早く終わらせる人がやっている4つのコツ
ここでは、仕事を早く終わらせる人がやっている4つのコツをご紹介します。以下を共有・実践して、タスクがチームのキャパシティを越えてしまうのを防ぎましょう。
（1）業務の流れを把握する
仕事を早く終わらせるコツとしてまず挙げられるのが、業務の流れを把握することです。
たとえば、「いつまでに完了しなければならないのか」「このタスクはどれほどの時間がかかりそうか」などの業務の流れを事前に把握しておけば、タスクの優先順位をつけやすくなり、優先度の高いタスクから進められるようになります。
ただし、やるべきタスクがわかっていても、タスクの担当者が不慣れな場合は、時間がかかる恐れがあります。そのため、各メンバーの能力・経験に応じてタスクを振り分けましょう。
（2）目標を設定する
目標を設定するのも、仕事を早く終わらせるのに有効です。
目標を設定すれば「期日までにどれほどのペースで進めるべきか」の逆算がしやすくなるので、効率的にタスクを進められます。
ただし、メンバーのキャパシティを越えた目標では期日までにタスクが終わらない恐れがあります。また、目標設定のときは「できるだけ報告書を作成する」などの曖昧なものではなく、「1週間で5枚の報告書を作成する」のように具体化な数値で表しましょう。
このように、チーム全員がタスクを確実に終えられるようにするためにも、実現可能な範囲かつ具体的に目標を設定するのがポイントです。
（3）コミュニケーションを活発にする
チーム内の活発なコミュニケーションも、仕事を早く終えるために必要です。
仕事を進めるうえで発生するミスも、コミュニケーションを十分にとることでカバーしやすくなります。また、タスクの進捗共有が把握できていれば、業務の遅れに合わせて仕事を振り直すことが可能です。
このように、チーム間での活発なコミュニケーションによって、タスクの管理ミスが防ぎやすくなるだけでなく、指摘・改善にタイムラグが生じる心配もなくなるのです。
（4）情報共有ツールを活用する
より効果的にタスクを早く終えるには、情報共有ツールの活用も不可欠です。
情報共有ツールを活用すれば、チーム全員のタスクを一元管理することが可能になるため、各メンバーの進捗状況を簡単に把握できます。また、検索機能を使うと、タスクに必要な情報も瞬時に探し出せるのです。
一方、多機能なツールではITに不慣れな社員が使いこなせず、タスク管理が煩雑になりかねません。そこで、非IT企業の社員でも即日で使いこなせる「Stock」のようなツールを使うと、誰でも簡単にタスク管理・情報共有が行えます。
タスクを早く終わらせるのに役立つツール
以下では、タスクを早く終わらせるのに役立つツールをご紹介します。
タスクをスピーディーかつ確実に終わらせるには、業務フローの把握や目標設定はもちろん、「チーム間のコミュニケーション」が必須です。コミュニケーションが活発であれば、チーム全体のタスク管理もスムーズになり、ミスの指摘・改善も簡単になります。
また、円滑なコミュニケーションを実現する方法として、最も有効なのは「情報共有ツール」の活用です。チームで情報共有ツールを使えば、各メンバーのタスクを一元管理しながら、タスクの進捗もリアルタイムで共有できます。
ただし、多機能なツールでは操作が難しく、適切にタスク管理できないので「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須になります。そこで、ITに詳しくない社員でも即日でタスク管理・情報共有が行える「Stock」が最適になるのです。
Stockの「ノート」に残した情報は、チャットツールのように流れず、情報を確実に蓄積することが可能です。また、ノートに紐づけられる「タスク」「メッセージ」を使えば、各社員がテーマごとにタスク管理ができ、メンバー間の情報共有もスムーズになります。
チームのタスクを最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
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リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクが早く終わらないチームの原因とは
ここでは、タスクが早く終わらないチームの原因を3つご紹介します。作業負担を軽減するためにも、担当するチームに当てはまる箇所がある場合は早急に改善しましょう。
完璧主義になっている
タスクが早く終わらないチームの原因としてまず挙げられるのが、完璧主義になっている点です。
たとえば、報告書の作成で「言い回しを細かく修正したり必要以上の情報を記載したりする」などが挙げられます。一つひとつのタスクを完璧に仕上げようとすると、ほかのタスクにあてる時間が大幅に減ってしまいます。
そのため、タスクをこなすときはスピード感を意識しつつ、正確さが求められるタスクでは、あらかじめかかる時間を想定しておく必要があります。
タスクを抱えすぎている
タスクを抱えすぎているのも、早く終わらない原因のひとつです。
一度にこなせるタスクの量には個人差があります。そのため、過度なマルチタスク（タスクを抱えすぎている）状態では、各メンバーやチームのキャパシティを越えて手が回らなくなり、タスクが終わらなくなってしまうのです。
このような事態を防ぐためにも、必ずタスクを引き受ける前にメンバーやチームのタスク状況を考慮して、適切なタスク量と時間の設定をしましょう。
必要な情報へスムーズにアクセスできていない
必要な情報へスムーズにアクセスできなければ、タスクは早く終わりません。
たとえば、タスクに必要な情報を探すのに時間がかかると、すぐに着手できず、結果としてタスクを終えるのが遅れてしまいます。そのため、チーム全員がスムーズに情報を探し出せる環境を整えることが必要なのです。
そこで、「Stock」のようなシンプルなツールを活用し、タスクに関わる情報は必ず1か所に集約しましょう。情報を一元管理することで、タスクの引き継ぎもスムーズになります。
作業を早くするコツとは
作業を早くするためには、作業の締め切りを決めておくことがコツです。
自分の中で各作業の締め切りを設定しておくと、優先順位がつけやすくなり、すぐに着手すべきタスクが明確化します。そのため、「資料の作成・送付は〇日15時まで」と時間まで具体的に設定しましょう。
また、締め切り自体を本来の期限よりも早く設定することで、余裕を持って作業を早く完了させることができます。したがって、締め切りは詳細かつ前倒しして設定し、プレッシャーを利用しながら効率的に作業を進めましょう。
仕事のタスク管理に関するよくある質問
タスク管理に関するよくある質問と回答は以下です。
- 部下の仕事の抜け漏れが多いのを改善するには？
- タスクが大量にあるときにはどうやって管理すべき？
- 1つのタスクにかける時間を短縮するには？
タスク管理アプリ使って通知設定しましょう。本人だけでなく社内メンバーがほかの人のタスクも確認できるものであれば、チーム全体でタスクの抜け漏れを防げるようになります。
具体的には、全員のタスクが分かれば部下のタスクの完了状況をチェックすることが可能です。また、タスクの期日を通知する機能もあれば、抜け漏れを防ぐことができます。
とにかく期日と重要度で優先順位をつけましょう。重要なタスクを目立たせることができるアプリを使うと視覚的にも分かりやすくなります。
タスクを完了するまでの無駄を省きましょう。たとえば、情報共有アプリを使えば、タスクに必要な情報を探す時間を短縮することができます。
上記の悩みを解消するには、だれでも簡単にタスクの情報を把握できる「Stock」を導入して、タスク管理をスピーディーかつ確実にできる環境を整えましょう。
タスクを早く終わらせるメリットやコツまとめ
これまで、タスクを早く終わらせるメリットやコツを中心にご紹介してきました。
タスクを早く終えられれば、ほかの業務に時間を割くことがでます。また、仕事を早く終わらせるには、業務フローの把握や目標設定に加え、円滑なコミュニケーションのための「情報共有ツール」の活用が欠かせません。
一方、多機能なツールでは、ITに不慣れな社員がタスクを上手く管理できません。そのため、ツールを選定するときは必ず「ITリテラシーを問わずに操作できるか」を基準にしましょう。
したがって、非IT企業における65歳の方でもストレスなくタスク管理できるツール「Stock」が最適です。Stockはタスク管理はもちろん、タスクに関する情報や連絡のやりとりもツール内で完結出来ます。
ぜひ「Stock」を導入し、タスク管理をスピーディーかつ確実にできる環境を整えましょう。
