昨今ではアプリを使って「ToDoリスト」を作成し、やるべきことを整理・可視化するビジネスマンが増えています。なかでも、共有機能が充実したアプリであれば、メンバーはお互いの業務を把握できるので、連携がスムーズになります。
しかし、「アプリの数が多すぎて、どのアプリを使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリストアプリのおすすめ7選を中心にご紹介します。
- ToDoリストを共有して、メンバーに適切に仕事を割り振りたい
- 効果的なToDoリストを作成して業務効率を高めたい
- ToDoリストの作成・共有・管理を一元化できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合うToDoリストアプリが見つかり、業務効率を上げられるようになります。
目次
ToDoリスト（やることリスト）とは
ここでは、ToDoリストとタスクの違いや機能、メリットを中心にご説明します。以下を押さえて、ToDoリストやToDoリストアプリに対するしっかりとした認識を持ちましょう。
タスク管理との違い
ToDoリストとタスク管理は、具体的な期限が決まっているかという点で異なります。
ToDoリストは、締め切りが決められていない作業を管理するのに対し、タスク管理は厳密な期日が設定された業務を優先順位をつけて管理します。そのため、ToDoリストを作成した後、タスク管理に活用することも多いです。
このように、ToDoリストとタスク管理は似たような言葉として用いられますが、期限があるかどうかという違いがあります。状況に応じて使い分けて、業務の抜け漏れをなくしましょう。
ToDoリストアプリに必要な4つの機能
ここでは、ToDoリストアプリに必要な4つの機能とメリットをご紹介します。アプリを選ぶときには、以下の4機能に過不足がないかを確認しましょう。
（1）共有機能
必須機能の1つ目に、ToDoリストアプリに共有機能が備わっているかを確認しましょう。
ほかのメンバーとToDoリストを共有すれば、各メンバーの作業状況を把握できるので、連携がとりやすくなります。また、メンバー間で情報共有することで作業が可視化されるため、業務やプロジェクトのゴールから逆算して「今、どのToDoに取り組むべきか」も分かります。
以上のように、プロジェクトの目標を期日までに達成するには、メンバー全員での進捗共有が欠かせません。したがって、ToDoリストアプリにおいて共有機能は必須なのです。
（2）リマインダー・通知機能
必須機能の2つ目に、リマインダー・通知機能があるか確認しましょう。
ToDoにリマインダーや通知を設定すれば、仕事のやり忘れや抜け漏れを防げます。一方で、通知を設定できないアプリでは「ToDoを作ったが、ToDoの存在自体を忘れてしまった」となりやすいのです。
したがって、リマインダーや通知機能のあるアプリを選び、設定したToDoを期限までに確実に消化しましょう。
（3）繰り返し機能
必須機能の3つ目に、繰り返し機能が備わっていると便利です。
たとえば、「日報を提出する」のように毎日発生する業務は、繰り返し機能があるとまとめて設定できます。その結果、毎回ToDoを設定する手間が省けるうえに、設定し忘れる心配もなくなるのです。
ただし、アプリによっては「繰り返し機能」の充実度に差が出るので要注意です。具体的には、「毎週木曜日」「3日ごと」というように、柔軟にカスタマイズできるアプリがおすすめです。
（4）タスクの割り当て機能
必須機能の4つ目に、タスク（ToDo）をほかのメンバーへ依頼する機能も必要です。
タスクの割り当て機能があれば、作業進捗に合わせて臨機応変にスケジュールを調整できます。また、作業の変更を都度メールなどで共有するのは非効率なため、1つのアプリ上でタスクを依頼できる機能があれば、上司の負担が大きく軽減するのです。
とくに、議事録や顧客情報をまとめた「ノート」に「タスク」を紐づけられる「Stock」は、振り分けたタスクの背景情報がすぐに確認できて便利です。
【無料あり】人気のToDoリストアプリ7選
以下では、おすすめのToDoリストアプリ7選をご紹介します。
紙のメモでToDoリストを管理すると、複数人かつリアルタイムでの共有が難しく、タスクの抜け漏れが発生しやすくなります。また、Excelでの作成は時間と手間がかかるうえ、管理が煩雑化しやすく、逐一 ToDoリストを探す手間がかかって面倒です。
一方、「ToDoリストアプリ」を使えば、ToDoを分かりやすく整理できるだけでなく、リアルタイムで共有できるため、常に最新の情報を取得できます。ただし、多機能なアプリを導入すると、デジタルに疎い社員は使いこなせない恐れがあります。
したがって、自社のタスク管理に必要なのは、非IT企業の65歳以上の方も説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは社内情報をまとめた「ノート」にタスクを紐づけ、タスクの背景情報をまとめられるほか、リアルタイムでタスク状況が共有されます。また、「フォルダ」や「高度な検索機能」でタスクの整理や検索がスムーズになります。
【Stock】わずかな工数で作成できるToDoリスト共有アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜タスク管理機能＞
以下は、Stockのタスク管理機能の使用感です。
タスクに関連する情報を「ノート」に書き込みつつ、ノートに紐づいたタスクを設定できるため、関連情報を探す手間と時間が省け、スムーズに作業を進められます。
【LINE WORKS】トーク内容からToDoリストを作れるアプリ
LINE WORKSの特徴
- LINEと変わらない操作性
- サービスデザインがリニューアルされた
LINEのようなデザインのため、普段からLINEを使用している人にとっては使いはじめるハードルが低いです。ビジネス向けのアプリであるため、ToDo管理以外にもチャット、カレンダー、スケジュール管理ができるのが特徴です。
2024年5月末には、デザインがリニューアルされました。従来よりも低彩度で柔らかな色調にしたり、直感的に理解しやすいアイコンにしたりするなど、ビジネスシーンでの利用が快適になります。
LINE WORKSの機能・使用感
- メッセージからタスクを設定できる
- タスクの担当者と完了条件を割り当てられる
送られてきたメッセージを長押しして「タスク」ボタンを押すと、すぐにタスク作成ができます。このため、メッセージで依頼された仕事の抜け漏れを防げます。
タスクに複数の担当者を割り当てた場合に、タスクの完了条件を「担当者のうち誰か1人が完了」「担当者全員の完了が必要」の2種類から選択可能です。
LINE WORKSの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- メッセージが流れてしまう
LINE WORKSにはさまざまな機能が豊富に備わっていますが、デジタルに詳しくない従業員にとっては使いこなすのが難しい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「投稿数が増える、あるいは投稿後時間が経過するにつれ 投稿内容が画面上部に隠れてしまい、見落としがちになる点かもしれない。」という声があります。（引用：ITreview）
LINE WORKSの料金体系
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
【Any.do】海外製のタスク管理アプリ
Any.doの特徴
- 他社アプリと連携ができる
- 4つの「ビュー機能」でタスクを管理できる
Any.doはGmailやSlackなど、6000以上の他社アプリと連携して作業を自動化できます。
タスクは「カンバンビュー」「カスタムビュー」「カレンダービュー」「テーブルビュー」の4パターンで管理できます。とくに、テーブルビューは、チームの進捗を視覚的に把握できるのが特徴です。
Any.doの機能・使用感
- タスクをリマインドできる
- Todoリストを共有できる
「1日前」「1時間前」などタスクのリマインダーを複数設定できるので、タスクのやり忘れを防げる点が便利です。
Todoリストを共有して、プロジェクト管理ツールを使用することなくタスクを割り当てて進捗を監視したり、チャットしたりできます。
Any.doの注意点
- サポートが英語のみ
- 操作が複雑
アメリカの企業が提供しているツールであり、サポートが日本語未対応（英語のみ）な点に注意が必要です。また、ツール内で言語を「日本語」に設定しても、英語表記が残る点には使いづらさを感じる恐れがあります。
利用しているユーザーからは「以前はウィジェットをタップするだけでtodoリスト一覧が表示されたのに、現在は冗長な入力/編集フォームが表示されるだけになってしまった。私は以前のシンプルなインターフェイスを重宝していたので残念。」という声があります。（引用：Google Play）
Any.doの料金体系
- Personal：$0
- Premium：$7.99/月
- Teams：$7.99/ユーザー/月
- Family：$9.99/ユーザー4名/月
【Microsoft To Do】Microsoftが提供するタスク管理アプリ
Microsoft To Doの特徴
- 当日にやるタスクを整理できる
- PCとスマートフォンの双方で使える
「今日の予定」タブがあるので、当日にやるべき予定を整理できます。期限が当日のタスクは自動的にこのタブに表示されますが、業務の進みが早かった場合など、先々の期限のタスクを簡単に「今日の予定」に動かせます。
デスクトップアプリとモバイルアプリが提供されているため、場所を問わずToDoリストを確認できます。
Microsoft To Doの機能・使用感
- Outlookと連携できる
- UIや機能が整理されていて使いやすい
Outlookで受信したメールをタスクに追加できるので、仕事でOutlookを利用している方にとって便利です。
UIや機能が整理されているので、分かりやすくシンプルな使用感となっています。
Microsoft To Doの注意点
- 大量の情報を記載できない
- 個人用のツール
Microsoft To Doに記載できる情報量は限られており、ToDoと関連する情報を一元管理しづらいことに注意が必要です。
Microsoft To Doは個人用のツールなので、タスクの割り振りができません。そのため、チームでの作業には不向きです。
Microsoft To Doの料金体系
Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できます。
【Google ToDo リスト】Googleカレンダーと連携するタスク共有アプリ
Google ToDo リストの特徴
- サブタスクを設定できる
- ほかのGoogleツールと連携できる
関連するToDoをまとめて管理できる「サブタスク機能」があります。
GoogleカレンダーにToDoを表示させたり、Gmailに届いたメールをToDoに設定したりできます。
Google ToDo リストの機能・使用感
- Googleカレンダーで直接タスクを作成できる
- 複数のタスクをリストにまとめられる
Googleカレンダーの画面右側にあるアイコンから、直接タスクを設定できます。設定したタスクは同期されてGoogle Driveなど他のツールからも開けるので、タスクの確認のためにツールを行き来する手間がかかりません。
複数のタスクをまとめたリストを作成でき、リストに登録したタスクをチェックリスト形式で管理して簡単に「完了」と「未完了」で区別できて便利です。
Google ToDo リストの注意点
- 個人利用に特化している
- タスクの繰り返し機能がない
個人向けのツールのため、ToDoリストの共有にはメールやチャットアプリで送信しなければならず、手間がかかることに注意が必要です。
利用しているユーザーからは「毎月一回あるToDoを忘れないために、しっかり管理したいのですが、繰り返し機能がないので、毎月一回あるToDoに関しては、googleカレンダーの繰り返し機能を使用して忘れないようにしてます。」という声があります。（引用：App Store）
Google ToDo リストの料金体系
Googleアカウントを持っていれば無料で利用できます。
【Trello】カンバン形式でタスク管理ができるアプリ
Trelloの特徴
- カレンダービューがある
- カンバン方式でタスク管理ができる
有料プランには数日、数週間、数か月の予定が表示される「カレンダービュー」があるため、期日を常に把握しながら仕事を進められます。
作業ステータスが書かれた「リスト」上で、タスクを記載した「カード」を付箋のように移動できるので、視覚的に作業の進捗を把握できるのが特徴です。
Trelloの機能・使用感
- テンプレートを登録できる
- 拡張機能が豊富でカスタマイズ性がある
登録した「テンプレートカード」を使ってタスクを作成できます。タスクの「チェックリスト」や「説明文」も引き継げるので、タスク作成にかかる時間を短縮できます。
タスク管理に特化しているうえに拡張機能が豊富でカスタマイズ性があるので、「自社に合わせてツールを使いたい」「プロジェクトの進捗を一目で把握したい」という会社に最適です。
Trelloの注意点
- モバイル版は使いづらい
- 多機能で使い慣れるのに時間がかかる
ユーザーからは、「モバイル版アプリのボード内のカードをリストの形でウィジェットに追加する機能がない」という声があり、アプリを開かずともToDoリストを確認できるウィジェットがないことに残念さを感じているようです。（引用：ITreview）
Trelloは、タスクの表示方法だけでも「ボード」「リスト」「カード」の3種類があるなど、多様です。そのため、機能を使いこなせるまでに時間がかかる恐れがあります。
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：〜$17.50/ユーザー/月（年払い）
【Todoist】無料で使えるToDoリスト共有アプリ
Todoistの特徴
- 優れたインターフェース
- 多様な外部ツールと連携できる
iPhoneやandroidのアプリからアクセスできるほか、ブラウザからアクセスも可能でOSを選ばず使えるので、思いついたときにタスクを登録できます。
カレンダーやコミュニケーション、プロジェクトマネジメントなどの多様なツールと連携できます。
Todoistの機能・使用感
- サブタスクを設定できる
- 繰り返し機能がある
タスクのなかに「サブタスク」を設定できるので、タスク完了までの仕事の流れが明確になり、部下やメンバーに業務を依頼する際に便利です。
「毎週月曜日9：30」のように、定期的に繰り返すタスクを設定する機能があるので、何度もタスクを作る手間が省けて便利です。
Todoistの注意点
- 無料プランではリマインダーが利用できない
- プロジェクト管理には不向き
Todoistの無料プランにはToDoの抜け漏れを防ぐリマインダーがないので、ビジネス運用するときには注意が必要です。
なかには「まずタスクの期限を期間で指定することができないのは不便です。また文書管理も統合的に管理できるようなものではなく、あくまで個人利用に特化しているようなイメージです。」という口コミが見られます。（参考：ITreview）
Todoistの料金体系
- 初心者プラン：0円
- プロプラン：588円/月（月払い）
- ビジネスプラン：888円/ユーザー/月（月払い）
【比較表】ToDoリスト共有におすすめのアプリ
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を確認して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | LINE WORKS | Any.do | Microsoft To Do | Google ToDo リスト | Trello | Todoist | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にToDoリストを作成・共有できるアプリ |
トーク内容からやることリストを作れるアプリ |
海外製のタスク管理アプリ |
Microsoftが提供するタスク管理アプリ |
Googleカレンダーと連携してタスクを共有できるアプリ |
カンバン形式でタスク管理ができるアプリ |
無料で使えるToDoリスト共有アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 共有機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 繰り返しタスクの設定 |
【〇】※カスタム可能 |
【×】※カレンダーの繰り返し機能はあり |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| タスクの割り当て機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
メッセージが流れてしまう |
サポートが英語のみ |
個人用のツールなので、チームでの作業に不向き |
タスクの繰り返し機能がない |
モバイル版は使いづらい |
プロジェクト管理には不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$7.99/月～ |
・無料 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは$6/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは588円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Any.do」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
Todoリストアプリは、シンプルな機能性のものから多機能なものまでさまざまです。そのため、「自社にとって必要な機能に過不足のないツール」を選定することが、業務を効率化させる大きな鍵となるのです。
＜4ステップ＞効果的なToDoリストの作り方＞
ToDoリストを作るときは、仕事を箇条書きして並べるだけでは不十分です。そこで、以下の4ステップに沿って作成すると、タスクの遅れや抜け漏れを防ぎやすくなります。
ステップ1｜作業内容（タスク）を洗い出す
はじめに、担当するすべての作業を洗い出します。業務負荷の大きさにかかわらず、やるべきタスクをすべて書き出すのがポイントです。
ただし、「社内プレゼンの準備」のような抽象度の高いタスクでは、所要時間が分かりづらくなってしまいます。そのため、「社内プレゼンの原稿作成」「社内プレゼンの会場設営」などの具体的なタスクに分解しましょう。
さらに、タスクを細分化すれば進捗がより詳細に分かるので、プロジェクトリーダーの管理負担が小さくなる効果もあります。
ステップ2｜タスクをカテゴリ別に分ける
次に、タスクをカテゴリごとに分類して整理しましょう。
たとえば、タスクを「プロジェクト別」「営業先別」などに分類しておけば、必要なタイミングですぐに目的の情報にアクセスできます。逆に、一か所でタスクを管理すると情報が乱立して見づらくなり、目的の情報へすぐにたどり着けません。
そのため、誰がアクセスしても「どこに、何の情報があるのか」が一目で分かるように、タスクはカテゴリごとに区別すべきなのです。
ステップ3｜期限・時間を設定する
次に、すべてのタスクに期限と時間を設定しましょう。
タスクをやり忘れる原因として「タスクの期限を把握していなかった」「締め切り自体を忘れていた」などが挙げられます。したがって、すべてのタスクに期限を設定して、抜け漏れを防がなければならないのです。
また、期限が分からないタスクには「着手する日時」を設定するなど、スケジュール管理がしやすくなる工夫をしましょう。
ステップ4｜重要度・緊急度で優先順位をつける
次に、すべてのタスクに同じ時間と労力は割けないので、タスクには必ず優先順位をつけます。優先順位をつけるときは、下図のように、タスクの重要度・緊急度を軸にするのがおすすめです。
優先順位としては、①＞②＞③＞④の順番で考えましょう。目先のタスクに追われ、②よりも③のタスクに忙殺されてしまうことが多いですが、長期的に見ると②に時間を割いたほうが仕事効率が上昇し、大きな成果につながります。
また、④のタスクを放置した結果、緊急度が上がり③のタスクになる場合もあるので注意しましょう。このように、タスクの緊急度と重要度を考慮してタスクに取り掛かることが重要なのです。
【このままで大丈夫？】Todoリストを活用できない5つの原因
ここでは、Todoリストを活用できない原因を5つご紹介します。「Todoリストを作成したのに、作業を効率よく進められない」とならないために、以下の点を解消しましょう。
（1）担当者が決まっていない
まずは、業務の担当者が決まっていないと、ToDoリストをうまく活用できません。
たとえば、プロジェクトメンバー全体の業務として「市場調査や調査資料の作成」があった場合、誰がどこまでやるかを決めなければ作業が進まない恐れがあります。皆ができれば自分はやりたくないが、誰かしらやってくれるだろうと考えるためです。
結果、担当者が曖昧な業務は手がつけられず、放置されてしまうのです。したがって、すべてのToDoに対して担当者を割り振り、ToDoをやらなくてはいけないという責任をメンバー一人一人に持たせる必要があります。
（2）簡単なタスクを優先している
次に、簡単なタスクを優先することも、ToDoリストを活用できない原因です。
ToDoリストに記載されているToDoのうち「時間がかからないもの」から着手すると、時間と労力が必要なToDoがあと回しになります。こうして、時間配分を間違えて「負担の大きいToDo」にかける時間が足りなくなると、プロジェクトの期日も遅れかねません。
したがって、あらかじめ重要度・緊急度の高いタスクを明らかにしたうえで、簡単な作業には時間をかけ過ぎないようにすべきです。
（3）ToDoリストを当日に作っている
次に、ToDoリストを当日に一から作成するのは避けましょう。
ToDoリストを毎日作る場当たり的な管理では、急な予定変更やトラブルへの対応が難しくなります。また、そもそもToDoを毎日作成していると、他の重要な業務にかける時間も圧迫されてしまうのです。
そのため、週のはじめに「プロジェクト全体から逆算した一週間分のToDoリスト」を作成しておけば、急なトラブルにも対応しやすくなります。したがって、ToDoはあらかじめ大まかに作っておきましょう。
（4）進捗が共有されない
次に、進捗が共有できなければ、ToDoリストの活用が上手くいきません。
ToDoリストを作成しても、ToDoの完了状況や進捗が共有されないと、メンバー間でのスムーズな連携が取れません。結果、無駄な作業が発生したり、他のメンバーのフォローができなかったりなどプロジェクト遂行に大きな影響を与えます。
したがって、ToDoリストは、プロジェクトメンバーにリアルタイムで共有される「Stock」のようなITツールで管理しましょう。
（5）使うツールが統一されていない
最後に、メンバー同士で使うツールが統一されていないことも、ToDoリストが上手く活用されない原因の一つです。
メンバーそれぞれが異なるツールでToDoリストを作成していると、ToDoの管理がバラバラになり、プロジェクトの指揮が取りづらくなります。統率のとれない状況下では、効率的にプロジェクトを進行させていくことは困難です。
そこで、メンバー全員で使うツールを統一しましょう。しかし、複雑なツールでは、ITに不慣れなメンバーは使いこなせない可能性があるため、シンプルなツールがおすすめです。
【脱却すべき!?】ExcelでのToDoリストの作り方
業務の兼ね合いで、ToDoリストアプリではなくExcelでToDo管理したいという場合には、以下の5ステップを参考にしましょう。画像付きで解説しているので、初心者の方も必見です。
（1）項目を作る
はじめに、ExcelのToDoリストに必要な項目を作成しましょう。具体的には、以下の6つの項目を設定します。
- 番号
- タスク名
- 優先度
- 開始日
- 期限日
- ステータス（進捗）
上記のほかにも、必要に応じて項目を追加しましょう。
（2）日付と番号を記入する
次に、日付と番号を記入します。記入方法は、それぞれ以下の通りです。
＜日付＞
下図のように［=TODAY()］を入力すれば、Excelを開いた時点の日付が表示されるように設定できます。
＜番号＞
下図のように連番で数字を入力して、右下の部分をクリックしたまま下にスライドすると、自動的に数字入力できます。
上記のように、Excelの便利機能を使って、短時間でToDoリストを作成しましょう。
（3）優先度とステータスのプルダウンを設定する
続いて、優先度とステータスのプルダウンを設定します。設定方法は、以下の手順です。
- プルダウンを設定したい範囲を選択する
- 画面上の［データ］をクリックする
- 画面右上の［入力規則］をクリックする
- ［リスト］を選ぶ
- 表示したい情報をカンマ区切り（,）で入力する
以上の操作でプルダウンの設定が完了します。上図は優先順位の例ですが、ステータスの場合には［完了,対応中］のように入力しましょう。
（4）項目を入力する
次に、ToDoリストのすべての項目を埋めましょう。下図のように、カテゴリごとにまとめて入力すれば、あとから見返したときに目的の情報が見つけやすくなります。
なかでも、「タスク名」は内容が一目で分かるように、簡潔に記載することが大切です。
（5）期限日を色分けする
最後に、期限が近いToDoがすぐに分かるように色分けしましょう。
具体的には、色を変更したい箇所を指定して、画面上の［塗りつぶしの色］から任意の色を選択するだけです。
上図のように、「期限日が近いToDoは黄色」「期限日が当日のToDoは赤色」のように使い分けると便利です。
ToDoリストの共有におすすめのアプリまとめ
これまで、ToDoリストアプリに必要な機能や、おすすめのアプリ7選を中心にご紹介しました。
ToDoアプリを使うときに最も重要なのは、メンバーにタスクを依頼・共有する機能です。タスクの振り分けや依頼を効率化できれば、各メンバーの業務進捗が分かり、作業をスムーズに進められます。
したがって、「タスクを細かく振り分けてメンバー別に依頼できるツール」を導入しましょう。ただし、直感的に操作できるアプリでなければ、”Todoリストを作成する”こと自体が面倒になり、活用されないので注意が必要です。
したがって、自社で導入すべきアプリは、タスクの共有機能を備えていて、非IT企業の65歳の方でもすぐにTodoリストを作成できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」でToDoリストを共有・管理して、仕事を効率よく進めましょう。
