プロジェクト運営でトラブルが発生したときには、進捗への影響を最小限に抑えるために迅速な対応が不可欠です。そこで、案件の課題を適切に管理・共有しておけば、万が一の事態が発生してもメンバー同士でスムーズに連携がとれます。
一方、「プロジェクトの課題を可視化できる、管理表の作り方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい課題管理表の作り方や運用のポイントを中心に紹介します。
- 課題管理が属人化しており、メンバー同士で認識できていない
- テンプレートやツールを利用して、見やすい課題管理表を作りたい
- 課題を一覧で把握して、プロジェクト管理に役立てたい
という方はこの記事を参考にすると、課題管理表の作成方法が分かり、メンバーと課題を共有しながら業務を進められるようになります。
目次
課題管理表とは
以下では、課題管理表の概要や、「WBS」「タスク管理表」との違いを解説します。具体的な書き方を学ぶ前に、前提を確認しておきましょう。
課題管理表の概要
課題管理表とは「業務で発生した問題を把握して、改善するために作成する書類」です。
プロジェクトの進行中には、想定外のミスやトラブルが発生する可能性があります。その際に、「課題が発生した原因」や「解決までの期限」などを管理表にまとめておけば、対応すべきことの優先順位を一目で確認できるのです。
また、課題解決のステータス（進捗）も記録しておけば、誰でも進捗を確かめられるため、ほかのメンバーに尋ねる手間もなくなります。
このように、課題管理表を作成して全体の進捗を見える化すれば、効率よくプロジェクト管理に取り組めるのです。
WBSとの違い
課題管理表と混同されがちな「WBS（作業分解構成図）」ですが、両者の役割には明確な違いがあります。
「WBS」はプロジェクトを始める前に、想定される作業を洗い出してまとめた表のことです。必要な作業が分かったら「親タスク＞子タスク」のように細分化して、プロジェクトの遂行に必要な工数や全体のスケジュールを見積もります。
一方、課題管理表では、プロジェクト進行中に実際に起こった課題について管理します。
このように、WBSと課題管理表では、「必要とする時期」と「管理する内容」に大きな違いがあるのです。
タスク管理表との違い
「課題管理表」と「タスク管理表」の違いは、タスクを記載するタイミングです。
「タスク管理表」では、あらかじめ分かっている”プロジェクトに必要な作業”を、担当者や期限などの情報と一緒に管理します。一方、「課題管理表」に記載するタスクは、不測の事態の解決のためにあとから追加されるのです。
以上のように、「タスク管理表」と「課題管理表」にはどちらにもやるべきことがタスクとして記されています。ただし、「あらかじめ必要とされていたタスク」か「不測の事態を解決するために途中で生まれたタスク」かという点が、大きく異なるのです。
なぜ課題管理表が重要なのか
適切に課題管理をしなければ同じようなトラブルが何度も起こり、業務の進捗に支障をきたします。以下では、課題管理表が重要である2つの理由を解説するので、これから課題管理をはじめる方は必見です。
各メンバーの進捗を把握できる
まずは、各メンバーの進捗を把握できる点です。
課題管理表により、一目で各メンバーの進捗が分かり、作業の偏りや遅れが発生するリスクを抑えられます。また、進捗が分かると優先順位が明確になるので「今、何をすべきなのか」をメンバーそれぞれが判断できるのです。
したがって、各メンバーの進捗を把握し、連携することで、スムーズなプロジェクト管理が実現します。
ノウハウとして蓄積できる
課題に対処した履歴を残しておけば、以降のプロジェクトのノウハウとして活かせるメリットもあります。
課題の解決方法をノウハウにすれば、今後同様の問題が起こっても重要な参考資料として使えます。課題に対応した記録が残っていれば対策も立てやすく、スムーズな対処につながるのです。
しかし、アナログな課題管理表では、目的の情報を見つけるのが困難になります。そのため、「高度な検索機能」で必要な情報を瞬時に見つけられる「Stock」などのツールを使って、管理する仕組みを用意しましょう。
【簡単5ステップ】見やすい課題管理表の書き方
以下では、課題管理表の書き方や作り方をご紹介します。管理表の書き方を把握して、分かりやすい課題管理表を短時間で作成していきましょう。
ステップ1｜表に記載する項目を確認する
はじめに、表に記載する項目を策定します。課題管理表に必要な項目は業務内容やプロジェクトの構成によって異なりますが、基本的には下記の項目が挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
記入者名 |
メンバーのうち、誰が課題を記録したのかを明記します。 |
|
担当者名 |
課題の担当者を記載して、責任の所在を明確にします。 |
|
タイトル |
どのような課題かが一目で分かるようにします。 |
|
課題の詳細 |
課題の具体的な内容について記載します。 |
|
対応方法 |
改善までに必要な工数を記します。 |
|
対応期限 |
対応を完了させなければならない日を明記します。 |
|
重要度 |
業務に影響する度合いによって重要度を設定します。 |
ステータス |
業務の進捗に応じて「対応中」「完了」などのステータスを記入します。 |
上記以外にも必要な項目があれば、メンバーで話し合って適宜増やしましょう。また、管理項目が決まったあとには、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくのがおすすめです。
ステップ2｜優先度の高い課題から記入する
次に、課題が複数ある場合には、優先度の高い課題から管理表に記入していきます。
プロジェクトの予算やメンバー、時間は限られているので、課題に優先順位をつけて取り組みましょう。たとえば、Excelで管理表を運用するときは、課題ごとに「高・中・低」の優先度を振り分けるなどの運用ルールを定めます。
運用ルールに則って記載すれば、優先度が一目で分かるようになり、今やるべきことが明確になるのです。しかし、Excelの課題管理表は、メンバーと共有するために毎回メール添付しなければならず、かなりの手間がかかるので注意が必要です。
そこで、「Stock」のタスク機能を使った課題管理では、優先度の高いタスクに「スター（★）」を付けられます。スター付きタスクは上位表示されるだけでなく、絞り込み検索することも可能なので、優先度の高いタスクを見逃すことがありません。
ステップ3｜課題の詳細を記載する
次に、課題に関する情報を細かく記載しましょう。
課題管理表と関連ファイルを別々にしているケースもありますが、それでは情報が分散してしまい、いずれ管理しきれなくなります。そのため、「どのような課題が残っているか」を確認したときに、すぐに詳細な情報を見つけられるようにすべきです。
このように、ファイルをいくつも用意して管理するのではなく、課題に関する情報を一元化することが重要だと言えます。
ステップ4｜課題に期限を設定する
次に、課題には必ず対応期限を設けましょう。
期限を設定せずに放置すると、対応することを忘れてしまいます。対応期限を定めることで、クライアントとの業務トラブルを未然に防げるのです。
ただし、Excelには期限を記載できても通知機能はないため注意が必要です。そこで、期限の確認漏れを減らすには、「期限付きのタスクを設定可能で、かつ通知機能のついたツール」を導入して課題管理をするべきです。
ステップ5｜迅速にステータスを更新する
最後に、課題の状況が変わったときに、管理表をすぐに更新しましょう。
管理表は作成したら終わりではなく、常に最新の状態に保つことが重要です。誤った情報を残したままでは仕事に支障が出かねません。
したがって、管理表の更新・共有は素早くおこないましょう。ただし、Excelなどのファイルは、基本的にリアルタイムで共有することが難しいため、「誰でも簡単に課題管理表を更新できるツール」の導入も検討すべきです。
おすすめの課題管理表テンプレート（Excel版）
おすすめの課題管理表テンプレートは、”Excel・Word基礎講座とテンプレート”が提供する「シンプルで見やすいExcelテンプレート」です。
課題の内容はもちろんのこと、重要度や優先度、解決策まで記録を残せます。よりシンプルな項目だけで十分な場合には、6つの項目を管理するA4縦のテンプレートをダウンロードしましょう。
Excelで課題管理表を運用する3つの注意点とは？
以下では、「Excelやスプレッドシートでの課題管理表の運用」における注意点を解説します。これらの方法で課題管理をしている企業は、必要に応じて別のツールの導入も検討しましょう。
（1）運用ルールが必要になる
はじめに、課題管理表の注意点として、運用ルールが必要になることが挙げられます。
たとえば、複数人でExcelを共同編集することは基本的に難しいため、それぞれがファイルをダウンロードして、再度アップロードする方法が主流です。しかし、作業するタイミングによっては最新ファイルが複数存在することになり、情報が入り乱れてしまいます。
そのため、スムーズにExcelを運用するために、マネジメント側でルールをつくる手間がかかるのです。
（2）更新作業に時間がかかる
次に、Excelやスプレッドシートで課題管理するときの注意点として、更新に時間がかかることが挙げられます。
Excelで管理表を運用する場合、シートの更新や保存、共有に手間がかかります。また、リアルタイムで更新されるGoogleスプレッドシートであっても、「更新したこと」を共有するために、メールをはじめとした連絡ツールを使う必要があるのです。
課題管理表は手間が多いと次第に更新されなくなってしまうため、可能な限り簡単に管理できる体制を整えましょう。たとえば、更新情報が自動で保存・共有されるクラウド型のツールを導入すれば、わざわざツールを切り替える必要はありません。
（3）目的のファイルを探し出すのが面倒
最後に、目的のファイルを探し出すのに手間がかかるのも注意点のひとつです。
Excelやスプレッドシートの場合、新しい管理表をつくるたびにファイルが増えることになります。そのとき、ファイルの置き場所を整理しておかなければ、やがて「管理表がどこにあるのか分からない」といった事態になりかねません。
また、Excelやスプレッドシートの共有方法として「メールでURLをメンバーに送付する」手法がありますが、メールが埋もれると該当のURLを探すのに苦労します。
そのため、効率的に課題管理をしたい場合には、案件や顧客情報を記載した「ノート」に紐付けられた「タスク」（課題）を一覧で確認できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
【これで解決】最も簡単にチームの課題管理ができるツール
以下では、最も簡単にチームの課題管理ができるツールをご紹介します。
データ入力や情報の更新に時間がかかるExcelでは、メンバー全員が課題管理表の運用ルールを守り続けることは困難です。また、ファイルが増えると目的のデータを見つけづらくなるので、プロジェクトに関する情報を一元化できるツールを活用すべきと言えます。
したがって、課題管理は、「業務に関する情報と紐付けて課題を設定し、一覧で各メンバーの進捗が確認できるツール」でおこないましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは社内に浸透しないため注意が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」に紐付けられた「タスク」でチーム全体の課題管理が一元でできるツールの「Stock」一択です。
リアルタイムで共有できるStockの「ノート」に案件や顧客情報を入力して、問題が発生したらノートに紐付けられた「タスク」を設定することが出来ます。また、「タスク一覧」をクリックすればメンバーのタスクの進捗が一目で把握できます。
メンバーのタスク進捗を一覧で確認できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの課題管理機能
ここでは、Stockの主な課題管理機能を3つ紹介します。
＜タスク作成機能＞
Stockでは、ノートに紐づいたタスク管理ができる点が特徴です。ノートに残した”営業報告書”や”議事録”に紐づけてタスクを設定できるため、タスクに必要な情報を探す手間を省けます。
また、タスクを作成する際「繰り返しタスク設定」が可能です。週や月ごとの繰り返し業務に対して、タスク設定を都度おこなう必要がなくなります。
＜タスク共有一覧＞
Stockで作成したタスクは一覧で確認できます。また、検索機能が備わっているので、タスクの抜け漏れ防止につながります。
さらに、自分のタスクのみならず、メンバー全員のタスクも一覧で可視化できます。したがって、複数人の進捗状況をすぐに確認できるようになるのです。
＜リマインダー機能＞
ストックのリマインダー機能には以下の2つの用途があります。
- 未完了のタスク通知
- メンバーへの共有
当日までの未完了タスクがある場合、「本日まで期限のタスクが〇件あります」という通知が送られてくる仕様になっています。
また、メンバーがタスクを作成・終了した場合にも通知を送る機能があります。上司にタスク完了した旨をリアルタイムで報告できるのです。
【必見】課題管理表を上手く運用する3つのポイント
以下では、課題管理表を上手く運用するポイントを紹介します。ポイントを把握して、メンバーが適切に使えるようにしましょう。
（1）課題の対応方法と期日を明確にする
課題管理表を運用する1つ目のポイントは、課題の「対応方法」と「期日」を具体的に記載することです。
課題の対応方法や期日が曖昧な場合、すぐに具体的な行動へ移せないので一向に改善されません。また、対応方法に関しては誰でもすぐに取りかかれる粒度まで具体化して、メンバーの業務量や適性を考慮しながら適切に分担しましょう。
このように、具体化したToDo（やること）には必ず期限を設けて、メンバーに共有すべきです。
（2）メンバー全員に共有する
次に、管理表はメンバーに共有する必要があります。
限られたメンバーだけで課題を共有しても、プロジェクトの連携は上手くいきません。なぜなら、関連しているタスクがすべて円滑に進まなければ、業務の進捗に影響が出るからです。
そのため、メンバー全員が課題管理表にアクセスできる仕組みを用意して、プロジェクトの全体像を把握したうえで仕事を進められるようにしましょう。
（3）更新漏れを防ぐ
最後に、更新漏れを防ぐ仕組みをつくりましょう。
どれだけ見やすい課題管理表をつくっても、課題のステータス（進捗）が更新されなければ意味がありません。すなわち、メンバーがすぐに更新できるような仕組みが必要です。
Excelは更新のたびに開かなければならず、スマホの小さな画面では使いづらいので面倒です。そこで、「Stock」のような、「更新した情報をリアルタイムで共有できる、モバイル端末にも対応したツール」で代替する方法も効果的です。
課題管理表の書き方や運用ポイントまとめ
これまで、課題管理表の書き方や運用ポイント、注意点を中心に紹介しました。
Excelで課題管理表を管理すると、ファイルが増えるにつれて「目的の管理表が見つからない」という事態になります。そのため、課題管理表を適切に管理するには、必要な情報を簡単に更新し、アクセスできるツールが必須です。
特に、各メンバーの課題には、”業務の情報に紐付けられた「期限付きのタスク」を設定し、ステータスや優先度、期限を自由に設定できる機能”や、”一覧でタスクを確認できる機能”があれば、円滑なプロジェクト管理が実現します。
結論、自社の課題管理には、「ノート」「タスク」「メッセージ」のシンプルな機能を備え、同期されたあらゆる情報にわずかな操作でアクセスできる『Stock』が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく課題管理表を管理しましょう。
