「タスク」をチームで適切に管理すれば、業務を円滑に進められます。しかし、ビジネスでの「やるべきこと」にはタスク以外にも「ToDo」や「プロジェクト」などの類義語が多いです。
そのため、「タスクの明確な定義や内容が分からず、ほかのビジネス用語と混同してしまっている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおける「タスク」の意味や管理のメリット、コツを中心に解説します。
- ビジネスでの「タスク」の意味が分からない
- やるべきことを正しく管理するメリットや管理のコツを知りたい
- 効率的にチームのやるべきことを管理できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスでの「タスク」の意味やメリットが分かり、管理を効率化するコツも押さえられます。
目次
ビジネスにおける「タスク」の意味とは
ここからは、ビジネスにおける「タスク」の定義を解説します。以下を把握しておけば、チーム内で認識齟齬を防ぎつつ、やるべきことに対する認識が統一できます。
「タスク」の定義
ビジネスにおける「タスク」は、以下のような意味を持っています。
タスク【task】
- 課せられた仕事。課題。
- コンピューターで処理される作業の最小単位。ふつう一つのアプリケーションソフトが行っている作業全体をさす。
引用：三省堂 大辞林 第三版
このように、タスクは仕事そのものではなく仕事を構成する作業の単位を示すものだと言えます。つまり、ビジネスでの「タスク」とは、業務を処理するための細かな作業を意味するのです。
タスクと間違えやすいビジネス用語
ここからは、タスクと間違えやすいビジネス用語をご紹介します。具体例としては以下が挙げられます。
| 単語 | 違い |
|---|---|
| ToDo |
完了期限が決まっているタスクに対し、期限が決まっていない作業を指す |
| プロジェクト |
細かな作業を意味するタスクに対し、目標を達成するための業務全般を指す |
| スケジュール |
完了期限ではなく、開始から終了までの期間が決まっている |
|
job（ジョブ）
work（ワーク） |
各作業の単位を表すタスクに対し、仕事そのものや働く行為を指す |
類似語はビジネスシーンでも混同されがちなので、認識の齟齬を防ぐためにも、意味の違いを確実に押さえておきましょう。
「タスク」が使われるシーン
ここでは、「タスク」が使われるシーンをご紹介します。具体例としては以下が挙げられます。
| 意味 | メリット | |
|---|---|---|
| シングルタスク |
1つの業務が完了したら、ほかの業務に着手して進めていく方法のこと |
・集中して取り組めるので、生産性の向上が見込める
・タスク管理が容易になる |
| マルチタスク |
複数の業務を同時並行し、業務全体を把握しながら進めていく方法のこと |
・効率よくタスク処理を進められる
・業務全体を把握できるので、業務の停滞を防げる |
| タスクフォース |
緊急性の高い問題の解決を行うために、一時的に構成された組織のこと |
・迅速な問題解決が可能になる
・目的が明確なので、混乱しない |
これらをはじめとする「タスク」を含む用語は、しばしばビジネスシーンで使われます。そのため、ほかのメンバーとスムーズにやりとりするためにも、これらの用語を押さえておきましょう。
タスクを正しく管理するメリット3選
ここからは、タスクを正しく管理するメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るためにも、タスクの管理を徹底しましょう。
メリット1｜業務全体を把握できる
やるべきことを正しく管理するメリットとして、業務全体を把握できることがあります。
タスクを管理すれば「いつ・誰が・何をすべきなのか」が明確になります。したがって、メンバーごとの進捗状況に合わせた対応がしやすくなるのです。
このように、やるべきことの管理は目の前の仕事だけでなく、スケジュール全体を俯瞰するために必須と言えます。
メリット2｜プロジェクトの納期に遅れなくなる
次に、プロジェクトの納期に遅れなくなるメリットもあります。
やるべきことを管理していれば、進捗が遅れているメンバーがいても瞬時に発見・対応できます。結果として、プロジェクトの納期に遅れるリスクも軽減されるのです。
さらに、進捗の遅れをスムーズに取り戻すには、進捗がスケジュール通りに進んでいるかを都度共有するのがポイントです。
メリット3｜作業の抜け漏れが減る
タスクの管理をすれば、作業の抜け漏れも減らせます。
やるべきことを正しく管理し、各メンバーが取り組む作業が明確になれば、急遽差し込みの作業が発生したときにも他の作業の抜け漏れを防ぎやすくなります。そのため、”期限直前まで未完了の作業に気付かなかった”となる心配もありません。
したがって、余裕を持ってプロジェクトを進めるうえでも、やるべきことの管理は重要なのです。
5ステップ！誰でも実践できるタスク管理のコツ
ここではタスク管理のコツを5ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば誰でもタスクの抜け漏れを防げるので、必ず実践しましょう。
コツ1｜やるべきことを洗い出す
はじめに、やるべきことをすべて洗い出しましょう。
最初の段階で抜け漏れなくやるべきことを洗い出さなければ「期限直前まで未着手の作業に気付かなかった」となるだけでなく、各作業にかかる時間も見積もれずスケジュールが組めなくなってしまいます。
したがって、混乱を生まないためにも事前にやるべきことを抽出すべきなのです。ただし、ひとりだけでタスクを抽出すると、抜けれが起こる可能性があるので、ほかのメンバーの確認を挟むのがおすすめです。
コツ2｜やるべきことを分類する
洗い出しが完了したらやるべきことを分類します。具体的には、下図のように親タスク（大きな課題）と子タスク（大きな課題を分割した課題）に分類しましょう。
上図のように分類すれば、タスクごとの関係が一目で分かるので「次にすべき作業は何か」をより迅速に判断できるようになります。
コツ3｜やるべきことの優先順位を決める
次に、やるべきことの優先順位を決めましょう。具体的には、下図のように縦軸に緊急度、横軸に重要度をとったマトリクスを活用するのが有効です。
- 緊急 ＋ 重要
- 緊急 ＋ 重要ではない
- 緊急ではない ＋ 重要
- 緊急ではない ＋ 重要ではない
すべてのタスクは上記の4分類に分けられ、優先度は 1＞2＞3＞4 の順番になります。このように、優先順位を付ければ、重要度・緊急度の低いタスクに必要以上の時間をかける心配もなくなるのです。
コツ4｜タスクに期限を付ける
次に、やるべきことに期限を設定しましょう。
タスクに期限を設定すれば「どのようなスケジュールで作業に取り組めば良いのか」を逆算できます。そのため、各作業を効率的にこなせるようになるのです。
また、各作業の期限を確実に守ればプロジェクトの納期にも余裕が生まれます。ただし、タイトな期日で設定してしまうと、業務の質が低下する恐れがあるので、適切な期日を設定するようにしましょう。
コツ5｜タスクをツールで管理する
最後に、やるべきことをツールで管理しましょう。
メモ帳や付箋などの紙媒体でやるべきことを管理していると、メモが紛失したときに作業漏れのリスクが高まるうえ、ほかのメンバーとの共有に不向きです。また、WordやExcelでは、内容を確認するのに都度ファイルを開かなければならず面倒だと言えます。
一方、「やるべき作業をリストアップし、そのままタスク設定できるITツール」であれば、メンバー同士の作業の確認・共有が可能です。なかでも、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」は、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えます。
無料プランあり！チームのタスクを最も簡単に管理できるツール
以下では、チームのタスクを管理するのに最適なツールをご紹介します。
紙やWord、Excelといった手法でタスクを管理していれば、目的の情報をスムーズに探し出せないうえ、共有するにも別のツールを使わなければなりません。このような状態では、チーム全体の進捗把握も遅れてしまいます。
一方、チームや個人のタスクをリアルタイムで確認・共有できる”ITツール”を使えば、進捗を確認し合いながら作業を進められます。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、ITに詳しくないと使いこなせない恐れがあるので注意が必要です。
したがって、ツールの選定時には「誰でも簡単に使えるか」を重視しましょう。結論、自社で導入すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に「やるべきこと」を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはやるべき作業をチェックリストにして管理できるほか、タスクの背景情報もまとめてメンバーへ共有できます。また、ノートに紐けて「タスク」を設定すれば、やるべきことの期限・担当者を設定しながらの情報共有もツール上で完結します。
非IT企業の65歳の方でも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスにおける「タスク」の意味・メリット・コツまとめ
これまで、ビジネスにおける「タスク」の意味やメリット、コツをご紹介しました。
「タスク」は”仕事を構成する作業の単位”であり、明確な期限が決まっている作業を指します。そのため、タスクを適切に管理すれば、仕事の全体像を把握できるだけでなく、プロジェクトの納期にも余裕が生まれるのです。
また、タスクを効率よく管理するには、あらゆる情報を一元化する”ITツール”を使うのがコツです。ただし、多機能なツールでは操作が複雑であり、全員が使いこなせないので「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」でなければなりません。
すなわち、自社のタスクの管理には、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上の方でも、導入即日から使いこなせる簡単な情報管理ツールが最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、効率よく確実にやるべきことを管理しましょう。
