タスク管理とは、やるべき業務を整理し、優先順位や期限を明確にしながら、効率よく仕事を進めるための手法です。個人の業務だけでなく、チーム全体の生産性向上や進捗管理にも欠かせない取り組みとして、多くの企業で重視されています。
しかしながら、「タスク管理自体がうまくいかない」「タスク管理の成功方法が分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はタスク管理の基本はもちろん、うまくいかない原因やタスク管理成功に必要なある原則を中心に詳しく解説します。
- まずはタスク管理の基礎を学びたい
- タスク管理がうまくいかない本当の原因を知りたい
- タスク管理ツールに最適なITツールを導入したい
という方はぜひこの記事を読んで、効率的なタスク管理を習得しましょう。
目次
タスクが終わらない本当の原因
ここでは、タスクが終わらない本当の原因を紹介します。まずはタスクの意味を理解した上で、本当の原因を見ていきましょう。
そもそもタスクとは
タスクとは、目標を達成するために必要な「具体的な作業の最小単位」を指します。
たとえば「新商品のチラシを作る」という業務をタスクに分けると、「デザイン案を考える」「上司に確認をもらう」「印刷を発注する」といった作業になります。こうして細かく分けることで、何をいつまでにやればいいのかがはっきりします。
このように、やるべき作業を1つずつ書き出して見えるようにすることが、タスク管理の基本です。
タスクが多いから終わらないわけではない
タスクが終わらないのは、タスクの数が多いからだけではありません。タスクに関する情報がいろいろな場所に散らばっていて、一元管理できていないことが原因です。
たとえば、顧客の要望はメール、上司の指示はチャット、参考資料は共有フォルダ、締め切りは手帳にある状態では、作業前に情報を探す手間がかかります。一方、これらをタスクと一緒に一画面で管理できれば、必要な情報をすぐ確認して作業を始められます。
そのため、タスクの数を減らすことよりも、情報とタスクを1つの場所にまとめる仕組みづくりが、タスクが終わらない原因を根本から解決する方法です。
タスク管理の問題を放置するとどうなるか
ここでは、タスク管理の問題を放置すると何が起きるのか、どのようなデメリットがあるのか解説します。
（1）納期に遅れる
まず、タスク管理の問題を放置すると、納期に遅れることが増えていきます。
タスクの優先順位や締め切りを把握できていないと、重要な作業に気づいたときにはすでに時間が足りなくなっていることが多いです。気づいたタイミングで慌てて取り組んでも、品質が落ちたり、納期そのものを過ぎたりしてしまいます。
そのため、納期遅れは特定の人だけではなく、誰にでも起こり得る問題と言えます。
（2）属人化して引き継げない
次に、仕事が特定の人にしかできない状態になり、引き継ぎが難しくなります。
たとえば「クライアント対応」を一人で担当していた方が突然休んだとします。進捗状況や次にやるべきことがタスクとして残されていなければ、他の人が代わりに対応しようとしても、何から手をつけていいのか分からず、対応が遅れてしまいます。
この場合、クライアントからの不信感にもつながるため、タスクの進捗や情報をきちんと記録しておき、担当者が変わっても仕事が立ち止まらないようにしておかなければいけません。
（3）タスクの抜け漏れが起きる
最後に、本来やるべきタスクそのものが抜け漏れてしまう可能性があります。
たとえば会議中に「資料を修正しておいて」と口頭で頼まれたとします。そのままメモに残さず会議を終えると、別の作業に気を取られて修正を忘れてしまい、後になって「直っていない」と指摘されることがあります。
そのため、依頼されたことをすぐにタスクとして記録する習慣がないと、業務の抜け漏れを防ぐのは難しいのです。
タスク管理がうまくいかない会社の共通点
ここでは、タスク管理がうまくいかない会社の共通点を紹介します。
（1）タスクと情報が分離されている
まず、タスク管理がうまくいかない会社は、タスクと関連情報がバラバラの場所に保存されている傾向があります。
たとえば「見積書を作成する」というタスクがツールに登録されていても、クライアントからの条件はメールに、過去の見積もりはExcelファイルに分かれている場合、作業前にいくつものツールを開いて確認する必要があります。
タスクと関連情報が分散していると、必要な情報を探すのに時間がかかり非効率です。
（2）多機能ツールを導入したのに運用が複雑化＆放置
次に、多機能なツールを導入しても、結局使われなくなってしまうケースが多いです。
たとえば多機能なプロジェクト管理ツールを導入したものの、ステータスの更新方法やラベルの付け方が人によって違うままだと、誰がどこまで進めているのか分からなくなるのです。最終的に「結局メールとチャットで確認した方が早い」という状態に戻ります。
そのため、タスク管理を成功させるには、機能が多いツールよりも、「Stock」のようなシンプルかつ情報を一元管理できるツールで運用するのが重要です。
（3）優先順位・期限・細分化が曖昧で属人化しやすい
最後に、優先順位や期限、タスクの分け方が曖昧なまま進めている傾向があります。
たとえば、「資料をまとめる」というタスクだけが書かれ、期限や優先度が決まっていない場合、担当者は自分の判断で後回しにしたり、必要以上に時間をかけたりします。基準が人によって異なるため、同じ業務でも進め方や仕上がりにばらつきが生じるのです。
そのため、優先順位や期限、タスクの分け方を明確にしておかないと、管理の仕方が担当者ごとに変わってしまいます。
これらの共通点を事前に理解しておくことで、的外れな対策を事前に避けることができます。
タスク管理を成功させる5つの原則
ここでは、タスク管理を成功させる5つの原則を紹介します。重要な原則のため、必ず確認しておきましょう。
原則1｜タスクと資料を同じ場所で管理する
タスクと関連する資料は、できるだけ同じ場所にまとめておきましょう。
たとえば「提案書を作成する」というタスクに、参考資料へのリンクやクライアントからの要望をそのまま貼り付けておけば、タスクを開いてスムーズに作業を始められます。その結果、資料を別のフォルダやメールから探す必要がなくなります。
タスクと資料をひとつの場所にまとめておくことで、着手までのスピードが大きく変わるのです。
原則2｜個人ではなくチームで見える化する
タスクは個人だけで抱え込まず、チーム全体で見える状態にしておくことが大切です。
メンバー全員のタスクが一覧で確認できる状態であれば、特定の人に業務が集中していることに気づけ、他のメンバーがサポートできます。一方、個人のタスクリストだけで管理していると、こうした状況を把握して調整することは困難です。
このように、タスクをチームで見える化しておくことで、業務の偏りやトラブルに早く気づけるようになります。
原則3｜依頼から完了まで追跡できる状態にする
依頼から完了するまでの流れを、誰でも追跡できる状態にしておく必要があります。
タスクが「依頼された」「進めている」「完了した」のどの段階にあるのか分からないと、進捗確認のためにいちいち本人に聞く必要が出てきます。確認のやり取りそのものが、双方の時間を奪ってしまいます。
たとえばタスクに「依頼中」「対応中」「完了」といった状態を設定しておけば、依頼した側は確認の連絡をしなくても、今どの段階にあるのか一目で分かります。そのため、進捗を聞くためのチャットや声かけが減るのです。
このように、依頼から完了までの流れを追跡できる状態にしておくことで、確認のための余計なやり取りがなくなり、本来集中すべき業務に時間を割けるようになります。
原則4｜チャットをタスク管理に使わない
チャットはタスク管理の代わりとして適していません。
チャットは時間が経つと新しいメッセージに流されてしまい、過去に依頼された内容を見返すのが難しくなります。依頼内容がチャットの中に埋もれてしまうと、対応を忘れたり、後から探す手間が発生したりします。
そもそもチャットは会話のためのもので、タスクの管理場所としては向いていません。
原則5｜誰でも更新できる仕組みにする
タスクの状況は、特定の人だけでなく誰でも更新できるようにしておきましょう。
たとえば進捗の更新を担当者本人だけでなく、関わったメンバーも入力できるようにしておけば、担当者が手を離せないときでも状況が反映されます。1人が休んでも、タスクの状態が分からなくなることはありません。
このように、誰でも更新できる仕組みにしておくことで、特定の人がいなくてもタスクの進捗状況を最新に保てるようになります。
無料プランあり！チームのタスクを最も簡単に管理できるツール
ここでは、タスク管理に悩む非IT企業向けの方々に、最適なITツールをご紹介します。
タスクをチャットやExcelで管理し続けると、依頼や進捗が情報の流れに埋もれ、抜け漏れや遅延が頻繁に発生してしまいます。その結果、担当者への確認コストが増え、本来の業務に使うべき時間が失われ続けることになります。
チャットで都度共有しても会話の流れで情報が消え、Excelで管理しようとしても更新の手間と属人化が避けられません。どちらも「タスクと関連情報が分離する」という根本的な問題を解決できないため、ツールを変えるたびに同じ混乱を繰り返してしまいます。
そのため、タスクと関連情報を同じ場所で一元管理できるツールを導入すれば、進捗・期限・担当者をチーム全員がリアルタイムで把握でき、確認の往復やダブルチェックの工数を大幅に削減できます。なかでも、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えており、非IT企業でも安心して使えるシンプルな設計になっているのが「Stock」です。
Stockは、「ノート」形式で資料や背景情報を書きとめながら、そのままタスクの担当者・期限・進捗を紐づけて管理できるため、「情報とタスクの分離」という根本課題をシンプルに解消します。機能を必要最小限に絞っているため、ITツールに慣れていない現場でも定着しやすく、情報共有とタスク管理を無理なく一元化できます。
非IT企業でも続くタスク管理ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理がうまくいかない原因＆成功させるための原則まとめ
これまで、タスク管理の基本やうまくいかない原因、タスク管理成功に必要な5大原則をご紹介しました。
「タスク」は“仕事を構成する作業”であり、明確な期限が決まっている作業を指します。そのため、タスクを適切に管理すれば、仕事の全体像を把握できるだけでなく、プロジェクトの納期にも余裕が生まれるのです。
また、タスクを効率よく管理するには、あらゆる情報を一元化する”ITツール”を使うのがコツです。ただし、多機能なツールでは操作が複雑であり、全員が使いこなせないので「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」でなければなりません。
結論、自社のタスクの管理には、社内情報を一元管理し、「ノート」にメッセージとタスクを紐づけられる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内で機能するタスク管理を実施しましょう。
