タスク管理をする方法のひとつに手書きのノートがあります。ノートとペンだけでタスク管理ができるので、誰でも気軽にはじめられる点がメリットです。
一方、「ノートで効果的にタスク管理する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「ノートでタスク管理する方法・書き方」や「近年注目されているバレットジャーナル」を中心に解説します。
- ノートでタスク管理をしたいが、効果的な方法や書き方が分からない
- ノートによるタスク管理術のうち、簡単に実践できるものを知りたい
- 手書きのノートでは、タスクの作成や共有が面倒で困っている
という方はこの記事を参考にすると、すぐに実践できるタスク管理の方法が分かり、ノートを効果的に活用できるようになります。
目次
ノートでタスク管理する3つの方法と書き方
ここでは、ノートでタスク管理する3つの方法と書き方をご紹介します。いずれもすぐに実践できるものなので必見です。
方法（1） ToDoリスト
ノートでタスク管理する方法のひとつに「ToDoリスト」があります。
ToDoリストはToDo（タスク）を一覧にして、完了したものからチェックしていくタスク管理です。チェックされていない項目が未完了の仕事だと一目で分かるので便利です。
「やること」を並べて、チェックボックスを書くだけではじめられるため、誰でも気軽にタスク管理ができます。
方法（2） 重要度・緊急度のマトリクス
ノートでタスクの優先順位を設定できるのが「重要度・緊急度のマトリクス」です。
上図のように、縦軸にタスクの重要度、横軸にタスクの緊急度をとったマトリクスでタスクを4つに分類します。タスクの優先順位は 1＞2＞3＞4です。
限られた時間で効率的に仕事をするには、タスクに優先順位を付ける必要があります。そのため、ノートに重要度・緊急度のマトリクスを書いてタスクを整理しましょう。
方法（3） 付箋のカンバン方式
付箋を活用した「カンバン方式」でタスク管理する方法もあります。
カンバン方式とは、上図のようにToDo/Doing/Doneの3つの枠を書いたノートにタスクが書かれた付箋を貼り、ステータス（進捗）ごとに貼り直す方法を指します。
カンバン方式はすべてのタスクの進捗が一目瞭然になるので、二重対応や抜け漏れを防ぎやすいのがメリットです。
おすすめの仕事向けタスク管理ノート2選
ここでは、おすすめの仕事向けタスク管理ノートを2つご紹介します。「安価でシンプルにタスク管理したい」という方は必見です。
（1）手帳タイプ｜100均のタスク管理ノート
こちらは100円ショップの「ダイソー」が提供する、手帳タイプのタスク管理ノートです。
ToDoリストタイプとスケジュール帳タイプで選べるほか、いずれも100円（税込110円）と低価格で利用できる点が特徴です。
（2）付箋タイプ｜やることリストを作れるタスク管理ノート
こちらは「マルカイコーポレーション」が提供する、付箋タイプのタスク管理ノートです。
付箋タイプなので、目につく場所に貼り付けたり、順番を並びかえて優先順位を明確にしたりする使い方ができます。
紙のノートでタスク管理するメリットとデメリット
ここでは、紙のノートでタスク管理するメリットとデメリットをご紹介します。以下の内容を押さえたうえで、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。
メリット
ノートによるタスク管理では、以下の3つのメリットが得られます。
- ノートとペンだけではじめられる
- カレンダーとタスクを同時に確認できる
- タスクの抜け漏れを減らせる
一般的なA4ノートとペンがあればはじめられるので、費用を抑えられます。
カレンダーとタスクが1冊のノートで確認できるため、複数のアイテムを使う必要がありません。
完了できなかったタスクは別日程へ移動させるときに目に入るので、抜け漏れのリスクを減らせます。
このように、ノートによるタスク管理は、低コストで直感的にできる点が大きなメリットだと言えます。
デメリット
ノートでのタスク管理には、以下のデメリットがあるので注意です。
- ビジネス向きではない
- 繰り返しのタスクに弱い
- タスクを探しづらい
「すぐに共有できない」「ノートを常に持ち運ぶ必要がある」など、ビジネス利用には不向きな面があります。
毎日もしくは毎週の定期的なタスクを、ノートへ逐一記載する必要があるので手間がかかります。
目次を活用しても詳細なページ数が分からないので、タスクが増えれば必要な情報をスムーズに探し出せません。
このように、手書きによるタスク管理では、タスクの記入自体が負担になったり、記載したタスクをあとから確認しづらかったりするデメリットがあるのです。
そのため、タスク管理には「Stock」のような、繰り返しタスク設定にも対応していて、検索でタスクを絞り込める”アプリ”の活用が効果的です。
【必見】仕事のタスク管理にアプリを活用すべき3つの理由
ノート以外でタスク管理をする方法のひとつに「タスク管理アプリ」があります。以下では、仕事でタスク管理アプリを活用すべき3つの理由をご紹介します。
（1）繰り返しのタスク設定ができる
仕事のタスク管理にアプリを活用すべきひとつ目の理由は、繰り返しのタスク設定ができるためです。
アプリでタスク管理すれば、定期的なタスクをわざわざ設定する必要がなくなります。タスク設定にリマインド機能がついているアプリもあり、一度設定すれば業務の抜け漏れ防止に役立つからです。
したがって、毎週・毎月生じるタスクを登録するときは、アプリの「繰り返し設定機能」活用しましょう。
（2）タスクをすぐに検索できる
2つ目の理由は、タスクをすぐに検索できるためです。
アプリには「キーワード検索」「詳細条件検索」の機能を備えたものが多く、簡単にタスクを検索できます。その結果、複数プロジェクトでタスクが課されていたとしても、目的のタスクがスムーズに見つかるのです。
以上のように、検索機能を備えたアプリを活用して、”タスクがなかなか見つからないストレス”を解消しましょう。
（3）ビジネス向きの機能が充実している
3つ目の理由は、ビジネス向きの機能が充実しているためです。
タスク管理アプリはタスクの設定だけではなく、共有機能やメッセージ機能も備えています。タスクの共有機能を使えば、社員一人ひとりの進捗を一目で把握できるので、適切に業務を割り振れるのです。
また、メッセージ機能は、タスクに関する認識のすり合わせなどに役立つため、プロジェクトをスムーズに進めるうえで不可欠です。このように、アプリを使えばタスク管理だけではなく、メンバー同士のコミュニケーションまで効率化できます。
【ビジネス向け】仕事のタスク管理におすすめのノートアプリ
以下では、仕事のタスク管理におすすめのノートアプリをご紹介します。
紙によるタスク管理では、タスクの確認や共有に時間がかかってしまいます。こうした課題を解決するには、検索機能でタスクを探し出せたり、メンバーのタスクを一目で把握できたりする「ノートアプリ」が必須です。
しかし、多機能なアプリは操作が難しく、ITに不慣れなメンバーは使いこなせません。その結果、タスクの抜け漏れがかえって増える可能性もあるのです。
したがって、「タスク管理に必要な機能を過不足なく備えたアプリ」を選びましょう。結論、非IT企業の65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockには情報を簡単に残せる「ノート」があり、即座に任意のメンバーへ共有できます。また、ノートごとに「タスク」と「メッセージ」が紐づいているので、タスクの関連情報を確認したり、メンバー同士でやりとりしたりするときも情報が混ざりません。
ITに不慣れな65歳の方が簡単に使いこなせるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
新しいタスク管理の方法「バレットジャーナル」とは
近年では「バレットジャーナル」というノート術も注目を集めています。以下では、バレットジャーナルの概要から書き方、メリット・デメリットまで解説します。
バレットジャーナルとは
バレットジャーナルは、バレットと呼ばれる中点（・）を使ったタスク管理の手法です。
箇条書きを使うので素早く内容を書き込めるほか、1冊のノートでタスク管理できるメリットがあります。また、バレットジャーナルには基本ルールがあるものの、独自の方法でバレットを作成しても問題はありません。
このように、パレッドジャーナルは、記録の手間を省けるうえに、各々のやりやすさに合わせて方法をアレンジできるのです。
バレットジャーナルの書き方
バレットにはいくつか種類があり、上手く活用すれば下図のようなノートを作成できます。下図は、バレットジャーナルの基本的な書き方です。
各バレットの役割
- 「・」：タスクを記録するための基本的なバレット
- 「─」：詳細を記録するためのメモ用バレット
- 「×」：タスクが完了したときに使うバレット
- 「＊」：とくに重要なタスクに使うバレット
- 「＞」：特定の日程に変更するためのバレット
- 「＜」：いつかやるべきことに使うバレット
バレットジャーナルに必要なコンテンツ
バレットジャーナルをはじめるには、以下のコンテンツを作成する必要があります。
- INDEX
- Future Log
- Monthly Log
- Daily Log
どのページに何が書かれているかが分かる目次のページです。すぐに目的の情報を探せるように記載します。
半年から1年分のスケジュールを書くページです。年間カレンダーの役割があります。
1か月分の予定を書き込む月間カレンダーのページです。中期のプロジェクトを管理できます。
1日のタスクや予定を書くページです。Todoリストの機能もあります。
以上のコンテンツを余すことなく作成すれば、バレットジャーナルのメリットを最大限得られます。
ノートでタスク管理する方法やバレットジャーナルまとめ
ここまで、ノートでタスク管理する方法や書き方、バレットジャーナルを中心にご紹介しました。
紙のノートを使うと誰でもすぐにタスク管理ができるものの「タスクの共有・依頼に時間がかかる」というデメリットもあります。そのため、紙のノートでのタスク管理は、ビジネスでは不向きだと言えるのです。
そこで、ビジネスにおけるタスク管理では、設定したタスクをリアルタイムで確認・共有できる”アプリ”を使いましょう。ただし、多機能なアプリでは社員が適切に使いこなせないので「シンプルなアプリ」でなければなりません。
結論、自社で導入すべきタスク管理アプリは、非IT企業の65歳の方でも、説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。Stockはあらゆる情報を「ノート」に残せるほか、ノートに「タスク」が紐づくため、情報が入り乱れる事態も防げます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、紙のノートによるタスク管理から脱却しましょう。
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