タスク管理をする方法のひとつに手書きのノートがあります。ノートとペンだけでタスク管理ができるので、誰でも気軽にはじめられる点がメリットです。
一方、「ノートで効果的にタスク管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「ノートでタスク管理する方法・書き方」や、「紙のノートでタスク管理するメリットやデメリット」を中心に解説します。
- ノートを使ってタスク管理したいが、効果的な方法が分からない
- タスク管理ノートの書き方や作成のコツを知りたい
- 紙のノートのデメリットを解消するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、すぐに実践できるタスク管理の方法が分かり、ノートを効果的に活用できるようになります。
目次
タスク管理が上手な人の共通点
タスク管理が上手な人には、タスクを可視化しているという共通点があります。
タスク管理のうまい人は、タスクの期日や処理時間、優先順位が記載されたリストを作り、タスクを可視化させています。各タスクを正しく把握しておけば、急なスケジュール変更やクライアント都合による進捗の遅れという不測の事態にも対応できます。
タスク管理の上手さを決めるのは、個人の能力ではなく、可視化されたリストを作るという管理の枠組みなのです。
【GTD術】ノートを使ったタスク管理の手順
GTD（Getting Things Done）とは、タスクを視覚化して抜け漏れを防ぐ仕組みのことです。以下では、GTDを実践したタスク管理ノートを作成する具体的な手順を解説します。
Step1｜タスクを抜け漏れなく洗い出す
まず、タスクを抜け漏れなく洗い出しましょう。
タスクをどこにも書き出さずに頭の中だけで管理するのは、ミスを誘発する恐れがあります。具体的には、タスクの期日を勘違いしていることに気付けなかったり、最悪の場合、タスクの存在自体を忘れてしまうケースが挙げられます。
したがって、適切なタスク管理を行うためには、必ず最初に自分が抱えているタスクを抜け漏れなく書き出しましょう。
Step2｜フレームワークを活用する
タスクを洗い出したら、フレームワークを活用してタスク同士の包含関係や所要時間を分析し、優先順位を決めましょう。以下では、タスクの分析に用いられる代表的なフレームワークを紹介します。
＜ロジックツリー＞
ロジックツリーは、大枠のタスク＞細部のタスクの順に書き並べていく手法です。タスクの包含関係を視覚化できるため、「何から着手するべきか」を整理するのに役立ちます。
＜PERT（パート）図＞
PERT（パート）図は、細部のタスク＞大枠のタスクの順に、所要時間を考慮しながら書き並べていく手法です。工程のフローや所要時間を明確化できるので、関係者が多いプロジェクトのタスク管理によく活用されます。
＜重要度・緊急度のマトリクス＞
重要度・緊急度のマトリクスは、タスクの重要度と緊急度に沿った優先順位付けをする手法です。縦軸に重要度、横軸に緊急度をとったマトリクスを作成し、抱えているタスクを4つに分類します。
優先順位は「重要〇緊急〇」「重要〇緊急✕」「重要✕緊急〇」「重要✕緊急✕」の順となり、上図では「 1＞2＞3＞4」の順となります。
Step3｜余裕を持ったスケジュールを組む
フレームワークを活用してタスクのフローや所要時間、優先順位を把握できたら、それを元にスケジュールを組みましょう。
タスクのスケジュールを組むときは、期日に対して余裕を持って完遂できるよう調節することが重要です。余裕を持ったスケジュールならば、「前工程タスクの進捗が遅れた」「クライアントの都合で予定が前倒しになった」といった事態にも対応できます。
このように、期日から逆算して余裕のある着手日程を組めば、リスクマネジメントをしたうえでのタスクの管理が可能なのです。
Step4｜記載内容を随時更新する
最後に、タスクの記載内容を定期的に更新しましょう。
更新漏れは、タスクの二重対応につながる恐れがあります。そのため、完了タスクに印をつけたり、タスクの優先度を入れ替えたりして、タスクを定期的に整理し直すことが必要です。
ただし、複数人で同一のタスクを管理している場合、更新した内容を他のメンバーに知らせる必要があります。メールやチャットで逐一報告するのは面倒なので、複数人でのタスク管理には、更新内容が瞬時に共有される「Stock」のようなツールがおすすめです。
おすすめのタスク管理ノートの書き方3選
ここでは、タスク管理ノートの書き方を3つご紹介します。いずれもすぐに実践できるものなので必見です。
方法（1） ToDoリスト
ノートでタスク管理する方法のひとつに「ToDoリスト」があります。
ToDoリストはToDo（タスク）を一覧にして、完了したものからチェックしていくタスク管理の方法です。チェックされていない項目が「未完了の仕事」だと一目で分かります。
「やること」を並べて、チェックボックスを書くだけで始められるため、誰でも気軽にタスク管理が可能です。
方法（2） 付箋のカンバン方式
付箋を活用した「カンバン方式」でタスク管理する方法もあります。
カンバン方式とは、上図のようにToDo/Doing/Doneの3つの枠を書いたノートにタスクが書かれた付箋を貼り、ステータス（進捗）ごとに貼り直す方法を指します。
カンバン方式ではすべてのタスクの進捗が一目瞭然になるので、二重対応や抜け漏れを防ぎやすいのがメリットです。
方法（3） バレットジャーナル
バレットジャーナルは、バレットと呼ばれる中点（・）を使ったタスク管理の手法のことを指します。たとえば、バレットには以下の種類があります。
- 「・」：タスクを記録するための基本的なバレット
- 「─」：詳細を記録するためのメモ用バレット
- 「×」：タスクが完了したときに使うバレット
- 「＊」：とくに重要なタスクに使うバレット
- 「＞」：特定の日程に変更するためのバレット
- 「＜」：いつかやるべきことに使うバレット
各バレットを使い分けて、箇条書きの要領でタスクを管理しましょう。
バレットの意味を覚える必要はありますが、使いこなせれば、タスクの詳細や現在のステータス、重要度等を記載することができます。
おすすめの仕事向けタスク管理ノート2選
ここでは、おすすめの仕事向けタスク管理ノートを2つご紹介します。「安価でシンプルにタスク管理したい」という方は必見です。
（1）手帳タイプ｜100均のタスク管理ノート
こちらは100円ショップの「ダイソー」が提供する、手帳タイプのタスク管理ノートです。
ToDoリストタイプとスケジュール帳タイプで選べるほか、いずれも100円（税込110円）と低価格で利用できる点が特徴です。
（2）付箋タイプ｜無印良品のやることリスト
こちらは「無印商品」が提供する、付箋タイプのやることリストです。
付箋タイプなので、目につく場所に貼り付けたり、順番を並びかえて優先順位を明確にしたりする使い方ができます。
紙のノートでタスク管理するメリットとデメリット
ここでは、紙のノートでタスク管理するメリットとデメリットをご紹介します。以下の内容を押さえたうえで、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。
紙のタスク管理ノートのメリット
紙のノートによるタスク管理では、以下の2つのメリットが得られます。
- ノートとペンだけではじめられる
- 誰でも簡単に利用できる
一般的なA4ノートとペンがあればはじめられるので、費用を抑えられます。
複雑な操作やITスキルを必要としないため、誰でも簡単にタスク管理ができます。
このように、ノートによるタスク管理は、低コストで直感的におこなえる点が大きなメリットです。
紙のタスク管理ノートのデメリット
紙のノートでのタスク管理には、以下のデメリットがあるので注意が必要です。
- ビジネス向きではない
- 繰り返しのタスクに弱い
- タスクを探しづらい
「すぐに共有できない」「ノートを常に持ち運ぶ必要がある」など、ビジネス利用には不向きな面があります。
毎日もしくは毎週の定期的なタスクを、ノートへ逐一記載する必要があるので手間がかかります。
目次を活用しても詳細なページ数が分からないので、タスクが増えると必要な情報をスムーズに探し出せません。
このように、手書きによるタスク管理では、タスクの記入自体が負担になったり、記載したタスクをあとから確認しづらかったりするデメリットがあるのです。
そのため、タスク管理には「Stock」のような、繰り返しタスク設定にも対応していて、検索でタスクを絞り込めるアプリの活用が効果的です。
紙のデメリットを解消する！新しいタスク管理方法とは
以下では、仕事のタスク管理におすすめのノートアプリをご紹介します。
紙によるタスク管理では、タスクの確認や共有に時間がかかってしまいます。こうした課題を解決するには、検索機能でタスクを探し出せたり、メンバーのタスクを一目で把握できたりする「ノートアプリ」が必須です。
しかし、多機能なアプリは操作が難しく、ITに不慣れなメンバーは使いこなせません。とくに、従来「紙のノート」を活用していたという場合は、かえってタスクの抜け漏れが増える可能性もあるのです。
したがって、「タスク管理に必要な機能を過不足なく備えたアプリ」を選びましょう。結論、自社のタスク管理には、非IT企業の65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockには情報を簡単に残せる「ノート」があり、任意のメンバーへ即座に共有可能なため、共有漏れを防げます。また、ノートごとに「タスク」と「メッセージ」が紐づいているので、タスクの関連情報の確認やメンバー同士のやりとりを一元化できるのです。
ITに不慣れな65歳の方が簡単に使いこなせるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのタスク管理機能
Stockには、簡単に使えるタスク管理機能が備わっています。以下では、Stockのタスク管理機能について詳しく解説します。
＜カンバン方式でのタスク管理＞
Stockのノート内には表を挿入することができるため、簡単に上記のようなカンバン方式の表を作成することができます。
＜ノートに紐づくタスク管理＞
Stockでは、議事録やマニュアルを残せる「ノート」にタスクを紐づけて管理できます。そのため、タスクに必要な資料を簡単に見つけて、すぐに業務に取り掛かれる点がメリットです。
＜タスクの一覧化＞
Stockには、自身やメンバーのタスクを期日ごとに一覧化できる機能があります。自身の業務のスケジューリングや、メンバーの仕事量の把握に役立ちます。
＜タスクの検索＞
Stockでは、入力したキーワードや条件を含むタスクを絞り込んで表示できます。タスクが多くて、抜け漏れが心配な方も安心です。
＜タスクの繰り返し設定＞
タスクを作成するときに、週や月ごとに繰り返しタスクを設定できます。繰り返し業務を毎回設定する手間を省けるので、業務効率化に役立ちます。
【必見】仕事のタスク管理にアプリを活用すべき3つの理由
ノート以外でタスク管理をする方法のひとつに、「タスク管理アプリ」があります。以下では、仕事でタスク管理アプリを活用すべき3つの理由をご紹介します。
（1）繰り返しのタスク設定ができる
仕事のタスク管理にアプリを活用すべき1つ目の理由は、繰り返しのタスク設定ができるためです。
紙のノートでタスクを管理する場合、毎週や毎月生じる定期的なタスクを、その都度記載する必要があります。そのため、タスク管理に多くの手間がかかってしまうほか、記載を忘れてしまいタスク漏れが発生する危険性もあるのです。
繰り返しのタスク設定ができるアプリを利用すれば、定期的に行うタスクを自動的に作成してくれるため、いちいちタスクを記載する手間を減らし、作成漏れを防止することができます。
（2）タスクをすぐに検索できる
2つ目の理由は、タスクをすぐに検索できるためです。
アプリには「キーワード検索」「詳細条件検索」の機能を備えたものが多く、簡単にタスクを検索できます。その結果、複数プロジェクトでタスクが課されていたとしても、目的のタスクがスムーズに見つかるのです。
以上のように、検索機能を備えたアプリを活用して、”タスクがなかなか見つからないストレス”を解消しましょう。
（3）ビジネス向きの機能が充実している
3つ目の理由は、ビジネス向きの機能が充実しているためです。
タスク管理アプリはタスクの設定だけではなく、共有機能やメッセージ機能も備えています。タスクの共有機能を使えば、社員一人ひとりの進捗を一目で把握できるので、適切に業務を割り振れるのです。
また、メッセージ機能は、タスクに関する認識のすり合わせなどに役立つため、プロジェクトをスムーズに進めるうえで不可欠です。このように、アプリを使えばタスク管理だけではなく、メンバー同士のコミュニケーションまで効率化できます。
タスク管理ノートの書き方と新しい管理方法まとめ
ここまで、ノートでタスク管理する方法や書き方を中心にご紹介しました。
紙のノートを使うと誰でもすぐにタスク管理ができるものの「タスクの共有・依頼に時間がかかる」というデメリットもあります。そのため、紙のノートでのタスク管理は、ビジネスでは不向きだと言えるのです。
そこで、ビジネスにおけるタスク管理では、設定したタスクをリアルタイムで確認・共有できるアプリを使いましょう。ただし、多機能なアプリでは社員が適切に使いこなせないので「シンプルなアプリ」でなければなりません。
結論、自社で導入すべきタスク管理アプリは、非IT企業の65歳の方でも、説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。Stockはあらゆる情報を「ノート」に残せるほか、ノートに「タスク」が紐づくため、背景情報を確認しながら素早くタスクに取り掛かれます。
ぜひ、紙のノートの簡単さとアプリの利便性を兼ね備えた「Stock」を導入して、紙のノートによるタスク管理から脱却しましょう。
