ビジネスにおいて重要な業務のひとつに「タスク管理」があります。適切なタスク管理をすることで、業務にかかる時間を短縮できるなどのメリットが得られます。
一方で、あまりタスクの管理をしない環境で働く方のなかには「仕事のタスク管理はそこまで重要なのか」という疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「タスク管理の目的、6つのメリット」と「タスク管理の苦手を克服する方法」を中心にご紹介します。
- タスク管理をしたことがないが、本当にタスク管理は必要なのかを知りたい
- タスク管理がチームの利益になるのかをメリットから判断したい
- タスク管理が苦手なので簡単に克服できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考すれば、タスク管理の重要性を多様な視点から理解できます。
目次
タスク管理とは
ここでは、タスク管理の意味と目的を解説します。自社の社員とタスク管理についての共通認識が取れていなければ、以下の内容を確認して社内にタスク管理の意味や目的を共有すべきです。
タスク管理の意味
タスク管理とは、業務効率化のために、業務を細分化して優先順位を設けることです。
適切なタスク管理をするチームでは納期の遅れなどはなく、トラブルが発生しても迅速に対応できる余裕があります。
また、タスク管理はタスクの優先順位を明確にして「誰が、いつまでに、何をするのか」まで落とし込む必要があるので、高いマネジメント能力が求められるのです。
以上のことからも、タスク管理はあらゆる業界・職種のビジネスマンに必須のスキルだと言えます。
タスク管理の目的
タスク管理は、業務を効率的に進めて納期・期限に間に合わせることを目的とします。
あくまでもプロジェクトを成功させることが第一にあり、そのために必要な作業の進捗を適切に管理する必要があるからです。
たとえば、作業過程の一部で遅れが発生している場合は、該当の部分に多くの人員を回すといった対策をとり、進捗に遅れを発生させないようにします。
チーム全体でタスク管理ができれば納期が遅れる原因を最小限に抑えられれば、仕事がスムーズに進行するため、以上の目的を理解したうえでタスク管理をしましょう。
タスク管理はWBSが大切
タスク管理にはWBS（work breakdown structure）の考え方が重要です。
WBSは「プロジェクトに必要な大きなタスクを細分化して、最終的にツリー構造をつくる考え方」を指します。WBSの考え方はタスクの抜け漏れを防いで、それぞれのタスクをする意味を明確にできます。
タスク管理をする6つのメリット
現在もタスクの管理を特段していない場合には、以下にある6つのメリットを取りこぼしていることになるので注意が必要です。
（1）仕事の全体像が把握できる
仕事の全体像が把握できる点は、タスク管理の大きなメリットです。
タスク管理をすればスケジュールを正確に設定できるので、先を見通して仕事に取り組めるようになります。
とくに、工数がかかるタスクは早めに着手したり、万一のトラブルに備えて予定に余裕を持たせたりするなどの対応ができるため、将来的な進捗の遅延を未然に防止可能です。
このように、仕事の全体像を把握しながら作業できれば、普段よりも客観的に作業を進められるので、業務効率の向上も図れます。
（2）優先度を可視化できる
適切なタスク管理をすれば、タスクの優先度が可視化できます。
逆に、タスク管理をしていない場合には「どの業務の重要度が高く、いつまでに作業を終える必要があるのか」が判断できず、大きなミスにつながるリスクがあります。
そのため、タスク管理により業務の優先度を明確にし、どのタスクからとりかかれば良いかを一目で分かる状態にすべきです。
タスクの優先度が可視化できれば、スケジュール通りに仕事が進められるので、チームにとっても大きなメリットとなります。
（3）業務の質が向上する
タスク管理をすることで業務の質が向上します。
適切なタスク管理をすると、やるべきことが明確となり、目の前の仕事に集中できるようになり、業務におけるミスを減らせるのです。
仮に、頭のなかだけでスケジュール管理をすると集中力が欠如し、かえって業務の質が悪くなる可能性がある点に注意しましょう。
また、業務にかかる時間を短縮できるため、残業の発生を未然に防止可能な点もタスク管理のメリットのひとつです。
（4）複数の作業を忘れない
タスク管理は担当するタスクを忘れずに処理するのに役立ちます。
自身に割り振られたタスクを適切に管理すれば抜け漏れがなくなり、納期に遅れるというような大きな失敗も未然に防げるのです。
また、仕事に関するタスクはすべて一箇所で管理すれば、いつでも一覧で確認できるようになります。完了したタスクにチェックをつけておくことで、どのタスクが完了していないかが一目で分かります。
多くのタスクの追われているビジネスマンにとって、タスクのやり忘れは大きな不安要素です。すべてのタスクを確実にやり遂げるためにもタスク管理を始めましょう。
（5）社員同士の協力関係をつくる
チームでタスク管理をすることが社員同士で協力する関係をつくります。
個人だけでタスク管理すると作業が属人化するだけでなく、外部からは何をしているのか分かりません。そのため、ほかの社員は進捗の遅れに気づけず、サポートしにくい環境になってしまうのです。
そのため、仕事のタスク管理をする場合にはチームで共有し、メンバーそれぞれのタスクの進捗状況を見える化しましょう。
このように、社員間でサポートし合う環境が自然にできると、チームの成果にも良い影響が出てくるのです。
（6）マネジメントが簡単になる
チームのタスク管理は円滑なマネジメントに貢献します。
チームのマネジメントに必要なのは「部下が担当するタスクの進捗状況を把握すること」です。チーム全体の進捗を確認するためには、社員一人ひとりの詳細な状況を逐一把握する必要があるのです。
今日では、タスクの進捗をリアルタイムで共有できるタスク管理ツールが広く活用されています。一部のタスク管理ツールにはメッセージ機能も搭載されているので、業務上のコミュニケーションも簡単にとれます。
たとえば、わずかな操作で部下へのタスク依頼ができ、メッセージで仕事のやりとりが可能な「Stock」を利用すると、マネジメントにかかる負担を軽減できます。
タスク管理の苦手を克服できる5つの方法
実際にタスク管理をはじめると、上手くタスク管理できないという課題にぶつかります。そこで以下では、タスク管理の苦手を克服できる5つの方法をご紹介します。
（1）バレットジャーナル
メモ帳やノートで実践できるタスク管理の方法にバレットジャーナルがあります。
バレットジャーナルは、やるべき作業や仕事を箇条書きで見える化して管理する方法です。タスクを短いフレーズで書き出して、項目の先頭にバレットと呼ばれる[・]やラピッドロギングと呼ばれる[-、＞、＜、×、＊]などを使って管理します。
（2）かんばんボード
何度でも貼り直しができる付箋を活用すれば、かんばんボードでタスク管理ができます。
かんばんボードはタスクのステータス（状況）に応じて付箋を移動させて、業務全体の進捗を把握する方法です。かんばんボードは進捗を一目で把握できるので、無理のないスケジュールを組み立てるのにも役立ちます。
（3）ToDoリスト
電子メールサービスのGmailでタスク管理する方法があります。
パソコンでGmailの画面を開き、画面右側の「ToDoリスト」をクリックします。次に、タスク管理したいメールをドラッグ＆ドロップして「ToDo リスト」に追加すれば完了です。
（4）ガントチャート
表計算ソフトでガントチャートを作成すればタスク管理ができます。
ガントチャートとは、作業の段取りとスケジュールをタスクごとにまとめた表です。ガントチャートは業務全体が簡単に把握できるのがメリットです。
ただし、ガントチャートは作成に時間や高度なITリテラシーを要求されるため、チームによっては適切にタスク管理ができなくなるリスクがある点には注意すべきです。
（5）タスク管理ツール
タスク管理ツールには便利な機能が豊富に搭載されています。
たとえば、期限が迫っているタスクは赤文字で表示されるので忘れる心配もなく、高度な検索機能で必要なタスクだけを絞り込んで確認できるツールもあります。
また、ほかの社員のタスクが一覧で把握できる機能があるタスク管理ツールは、チーム全体の進捗を把握するのに役立ちます。
【3つの理由】なぜタスク管理にツールを使うべきなのか
これまでメモ帳やエクセルなどで管理する方法をご紹介しましたが、もっともおすすめするのは「タスク管理ツール」です。以下は、タスク管理ツールの導入をおすすめする3つの理由です。
- 誰でも”簡単に”作成できる
- 社員で”簡単に”共有できる
- 全社で”簡単に”管理できる
タスク管理はあくまでも仕事を効率化するための手段なので、タスク管理自体に手間がかかるのは本末転倒です。面倒な操作や手間をかけずにタスクを作成できる環境は効率が良く、ストレスもありません。
共有設定に手間がかかるツールを導入してしまうと、次第に誰も共有機能を使わなくなります。面倒な設定をせずに共有できるツールを活用すれば、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に共有可能です。
アナログのタスク管理では、適切に管理するためにさまざまな工夫が必要です。しかし、タスク管理ツールには高度な検索機能など、簡単に管理できる機能がすでに備わっています。
以上の3つの理由に共通するのが、タスク管理ツールが「簡単に使いこなせるか」です。多機能なタスク管理ツールはデジタルに詳しくないと使いこなせないので、次第に利用しなくなる恐れがあるのです。
無料から利用できるおすすめのタスク管理ツール
以下では、無料から利用できるおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。
多種多様なタスク管理ツールがありますが、シンプルで使い勝手が良いツールでなければなりません。仮に、多機能なツールを導入した場合、デジタルに詳しくない社員がツールを使いこなせず、運用が頓挫するリスクがあります。
したがって、社内のタスク管理には、必要な機能が過不足ないので非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「タスク」はメンバーの進捗が一目で分かるので、適切に管理できるようになります。また、チームのあらゆる情報をストックできる「ノート」やメンバーとやりとりできる「メッセージ」も備わっているので、複数のツールを併用する必要がありません。
最も簡単にタスク管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理のメリットや管理方法まとめ
これまで、タスク管理の目的やメリット、苦手を克服する方法をご紹介してきました。以下が今回のまとめです。
- タスク管理は業務効率化のために仕事を細分化して優先順位を設けること
- タスク管理には業務の全体像を把握できるなどの6つのメリットがある
- タスク管理の苦手を克服するにはツールが一番効果的である
ただし、多機能なタスク管理ツールを導入しても、ITに詳しくないメンバーは使いこなせずに放置される恐れがあります。そのため、誰でも簡単に操作できるタスク管理ツールが必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がないので非IT企業の65歳でも直感的に使える「Stock」一択と言えます。Stockは導入実績が200,000社を超える今注目のツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してタスク管理の使い勝手を試してみましょう。
