「タスク」と「ToDo（トゥードゥー）」はビジネスシーンでよく耳にする言葉ですが、両者には明確な違いがあります。そのため、意味が混同していると、メンバー間で認識の違いが起こりかねないので注意すべきです。
いずれにせよ、タスクやToDoの抜け漏れがあると、後続する業務に支障をきたす事態になりかねません。そのため、事前対策・もしくは再発防止のために「タスク・ToDoを効率的に管理する方法を模索している」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心に解説します。
- タスクとToDoの違いや、管理するときの注意点が知りたい
- タスク・ToDoリストの作成のコツを把握して業務を漏れなく遂行したい
- タスク・ToDoの共有・管理に最適なアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、タスクやToDoの意味と違いが分かるほか、効率的にタスク・ToDo管理を行う方法が分かります。
目次
タスク・ToDoとは
まずは、”タスク”と”ToDo”の違いや類語を解説します。自身と周囲の方とで認識に齟齬を生まないためにも、以下の内容を押さえましょう。
タスクとToDoの違い
タスクとToDoの違いは、明確な期限が定められているかです。ビジネスシーンでは以下のように使い分けます。
- タスク：明確な期限が設定されている業務
- ToDo：明確な期限が設定されていない業務
たとえば、週末の会議資料を作成するのは期限がある「タスク」で、仕事場のデスクを整理するために資料を処分するのは期限がない「ToDo」です。
“期限が定められているか”の違いを社内で統一できていない場合、社員同士で「いつまでに作業を終わらせるか」の認識に齟齬が起こりかねません。したがって、タスクとToDoは必ず意味を区別すべきなのです。
タスクとToDoの類語
タスクとToDoには、以下の類語があります。
- スケジュール
- プロジェクト
スケジュールは、「タスクをもとにした、具体的な日程や予定」のことです。各タスクにかかる時間を見積もって作成します。
プロジェクトは目標を達成するための業務全般を指します。具体的には、目標達成に向けて複数のタスクをチームで分担して処理するイメージです。
スケジュールとプロジェクトは、いずれもタスクを土台に成り立っています。そのため、タスク・ToDoを適切に管理すれば、ビジネス全体に良い影響があるのです。
タスク・ToDo管理をするメリット
以下にタスク・ToDo管理をするメリットを説明します。メリットをしっかりと把握して、タスク・ToDo管理を習慣化できるようにしましょう。
- 優先順位が明確になる
- タスクの抜け漏れ防止になる
- 迅速なリカバリー体制を築ける
タスク・ToDo管理を行うと、業務の全体像が可視化されるため、業務にかかる負荷や時間、緊急性を一目で確認できます。そのため、優先順位をつけて業務に取り組めるので、仕事の遅延防止につながります。
自分に割り当てられたタスクやToDoを「完了したもの」「実行中のもの」「未着手のもの」とで区別して適切に管理すると、タスクの重複や抜け漏れを防げます。したがって、無駄やミスを最小限に抑え、円滑な業務の遂行が実現するのです。
チーム全体でタスク・ToDo管理をすれば、各社員の進捗を把握できるため、作業の遅れにいち早く気づけます。そこで、業務に余裕のある他の社員に作業を分配してリカバリーし合えば、スケジュール通りに仕事を進めることが可能です。
以上のように、タスク・ToDo管理は業務のスムーズな進行のために不可欠です。しかし、紙媒体でのタスク管理は煩雑化しやすいので、案件ごとに「ノート」に紐づけてタスク管理ができる「Stock」のようなITツールでの管理が望ましいです。
4ステップ｜プロジェクトでのタスク・ToDo管理のコツ
以下では、プロジェクトでのタスク・ToDo管理のコツを3つご紹介します。タスク・ToDoを効率よく管理したい方は必見です。
（1）タスクをすべて洗い出す
はじめに、タスクをすべて洗い出しましょう。
プロジェクト開始時点ですべてのタスクを洗い出しておかなければ、作業の全体像が掴めずスケジュールも組みづらくなります。また、期限直前にタスクのやり忘れに気付く恐れもあるのです。
したがって、混乱を防ぐためにも詳細にタスクを洗い出すのが重要です。このように、タスクの洗い出しをすれば、業務のイメージやスケジュールの見積りもしやすくなります。
（2）タスクの優先順位を決める
次に、タスクの優先順位を決めます。優先順位は下図のような「時間管理のマトリクス」で判断しましょう。
上図のように、時間管理のマトリクスでは、タスクを”重要度”と”緊急度”の2軸で4パターンに分類します。また、基本的な優先順位は1→2→3→4となるので、優先度に応じたリソース配分が重要です。
（3）タスク・ToDoリストを作成する
タスクに優先順位を付けたら、タスク・ToDoリストを作成しましょう。
リストを作成しておけば、次にすべき作業が一目で分かるので、よりタスク・ToDoの抜け漏れを防ぎやすくなります。ただし、紙では記入に時間がかかり、Excelでは都度ファイルを開いて確認しなければならない点に注意が必要です。
したがって、タスク・ToDoリストを作成・管理する場合は、時間や場所を問わず簡単に情報へアクセスできる「アプリ」を利用すべきです。
（4）タスクをチームに共有する
最後に、作成したリストはチームで共有しましょう。
タスク・ToDoリストを作成しても、共有しなければ、タスクは「属人化」してしまいます。結果、やむを得ず休むことになったときに「どの作業が残っていて、どれを引き継げばいいのか」が分からないので、誰もフォローできず、タスク漏れが起こるのです。
そこで、アプリを活用すれば、デバイスを問わずタスク・ToDoリストを手軽にチームに共有できるので、互いの進捗を把握しながら業務に取り組めます。ただし、多機能なアプリは操作が複雑なので、「Stock」のような誰でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
以下のように、また、Stockは「ノート」にタスクを紐づけられるので、タスク処理に必要なマニュアルや背景情報とセットで共有できる点が重宝されているのです。
【無料あり】タスク・ToDoの抜け漏れがなくなるおすすめのアプリ
以下では、タスク・ToDo管理におすすめなアプリをご紹介します。
タスク・ToDoを抜け漏れなく上手に管理するには、素早く情報を共有・確認できる「アプリ」が必須です。また、アプリであれば紙やWord、Excelよりもわずかな工数で、タスク・ToDoの作成ができるので「タスクを設定する煩わしさ」がありません。
ただし、多機能なアプリはITに詳しくない社員が使いづらく、社内に浸透しない恐れもあります。したがって、タスク管理アプリを導入するときは、”すべての社員にとって使いやすいか”も重要な条件となるのです。
結論、タスク・ToDoを管理するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」を使えば、作業予定を任意のメンバーに共有したり、チェックリストを作成してToDo管理したりできます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、テーマ別にタスク管理やメンバーとのやりとりが実現します。
ITが苦手な65歳の社員でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
StockでのToDoリストの作り方
StockでのToDoリストの作り方の手順は以下の通りです。
- タスクを設定したいノートを開き、右上の「＋タスク設定」をクリックする
- タスクを入力する
サイドパネルは画面右側に表示されています。ほかにも、作業依頼のメッセージを受けた場合に、メッセージ下部に表示される[タスクを作成]のボタンをクリックすれば、同様にタスクを作成できます。
タスクの名前、依頼先、期限や繰り返しを設定します。「ノート」に紐づけてタスク設定できるうえ、一覧ですべてのタスクも確認できます。
以上のように、Stockでは簡単にタスクを作れます。また、タスク作成だけでなく、メンバーへの共有や依頼もできるので、ITに不慣れな社員が多い企業におすすめです。
NotionでのToDoリストの作り方
NotionでのToDoリストの作り方の手順は以下の通りです。
- Notionの画面を開き、左のサイドバーで「タスクリスト」を選択する
- タスクを入力する
画面左側にあるサイドバーから「タスクリスト」を選択すると、カンバン形式のテンプレートが表示されます。
「タスクを追加」をクリックし、タスクの名前や詳細を書き込みます。タスクはそれぞれ「未着手」「進行中」「完了」の状態を選択できるのでタスクの進行状況に合わせて設定しましょう。
以上の手順をふむとNotionでToDoリストを作ることができます。ただし、Notionはタスク機能以外の機能も豊富なのでコストに見合っているか慎重に検討しましょう。
エクセルでのToDoリストの作り方
エクセルでのToDoリストの作り方は以下です。
- タスクや期限日などを書き出す
- 期限日を条件付き書式に変更する
- ステータスを記入
まず、タスクや期限日・優先度をエクセルに書き出します。
次に、期限日が迫っているものを強調するために期限日の列を「セルの強調表示ルール」の「日付」を選択します。
最後に、終わったタスクには「済」や消すなどして自分がわかりやすい方法で管理しましょう。
以上の方法でエクセルでToDoリストを作ることができます。しかし、更新のたびに1から手直しをしたりメンバーに連絡をしたりする必要があり、管理・共有に手間がかかる点に注意が必要です。
OutlookでのToDoリストの作り方
OutlookでのToDoリストを作るための手順は以下です。
- OutlookでToDo画面を開く
- タスクを入力する
まず、Outlookの左側のメニューバーにあるToDoを選択し、画面を開きます。
次に、タスクを入力します。その際に、期限やリマインダー、重要度を選択します。
Outlookでは、この２ステップでのタスクを入力すると、自動的にToDoリストが作成されます。しかし、エクセル同様にリストを共有する場合、共有したい相手にリンクを送る手間がかかるという問題があります。
GoogleサービスでのToDoリストの作り方
以下では、GoogleサービスにおけるToDoリストの作り方を解説します。すでに、Googleアカウントを使用している方は必見です。
Google ToDoでのリストの作り方
Google ToDoでリストを作る手順は以下の通りです。
- Google Workspace ツールのサイドパネルからToDoリストを開く
- タスクを入力する
Google ToDoは、Google Workspaceに含まれる「Gmail、Chat、ドライブ、カレンダー」もしくは、「Googleドキュメント、スプレットシート、スライド」のファイルで作成可能です。上記のように、画面右側に表示されるのでクリックします。
「タスクを追加」をクリックし、タスクの名前、期限や繰り返しを設定します。タスクの詳細を記録することもできるほか、Googleカレンダー上にタスクを表示して、スケジュールとタスクを同時に確認することも可能です。
Google ToDoには、Googleの様々なアプリから簡単に開くことができるという利点があります。しかしその一方で、エクセルやOutlookと異なり、タスクの量が多くなった場合にタスク量を一目で確認することが難しくなるという問題もあります。
Googleカレンダーでのリストの作り方
GoogleカレンダーでToDoリストを作る手順は以下の通りです。
- Googleカレンダーを開き「＋作成」をクリックする
- 予定の時間に合わせて「タスク」を選択する
- タスクを入力する
まず、Googleカレンダーの画面を開き、左側のメニューバーにある「＋作成」を選択します。
次に、タスクを実施する時間に合わせて「タスク」をクリックします。
最後に、タスクを入力します。このとき、タスクの詳細を記載したり、繰り返しを設定できたりします。
また、GoogleカレンダーはGoogle ToDoと連携することができるので、Google ToDoで作成したリストをそのままカレンダー上に反映可能です。そのため、自社のスタイルに合わせて選択しましょう。
＜比較表＞タスク管理・ToDoリストが作成できるツール5選
タスク管理・ToDoを上手く管理するには、アプリの導入が必須です。担当者の方は、以下の比較表を参考に、導入を検討してみましょう。
| メリット | デメリット | 料金 | 公式サイト | |
|---|---|---|---|---|
| Stock【一番おすすめ】 |
タスク管理に役立つ「繰り返し機能」や「リマインド（通知）機能」も充実している |
5名以上の利用が前提 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
「Stock」の詳細はこちら |
| Notion |
タイムラインやカレンダーなど、6つの表示形式でタスク管理できる |
多機能なツールなので、ITが苦手な方には使いづらい |
・無料プランあり
・有料プランは$10/ユーザー/月（月払い）～ |
「Notion」の詳細はこちら |
| Outlook |
メールにタスクを紐づけて共有できる |
カスタマイズ性が低い |
・無料あり
・有料プランは899円/ユーザー/月（月払い）～ |
「Outlook」の詳細はこちら |
| Google ToDo |
Google内の複数のアプリと連動できる |
すべてのタスクを一覧表示できないので、確認する手間がかかる |
・無料で使える |
「Google ToDo」の詳細はこちら |
| Googleカレンダー |
スケジュールと一緒にタスクを管理できる |
すべてのタスクを一覧表示できないため確認する手間がかかる |
・無料で使える |
「Google カレンダー」の詳細はこちら |
”無料だから”という理由だけで選ぶと「思っていたアプリと違くて使いづらい」という事態になりかねません。たとえば、”ビジネスシーンで活用できて、全社員が使いこなせるアプリであるか”を軸にすれば、導入後のトラブルを回避できます。
タスク・ToDo管理が上手くいかないときの注意点とは
タスク・ToDo管理を徹底しているのに、なぜか上手くいかないという方は、以下の3つの注意点に当てはまっていないか確認しましょう。
- タスクの量が適切でない
- タスクを分解できていない
- タスクを共有できていない
タスクの量が適切でなければ、いくら仕事ができる人であっても、タスク管理が上手くいかない原因となります。任されたからと言ってすべてのタスクを請け負うのではなく、自身が処理できる許容範囲内に抑えましょう。
たとえば、”提案書を作成する”という作業は、1タスクと認識されがちですが、実際には”調査する”、”分析する”…というように分解できます。しかし、タスクが分解できていないと、必要となるリソースを確保できず、業務の進捗が遅れてしまいがちです。
チームでタスクを共有できていない現場では、メンバー同士でタスクが重複していたり、逆に誰も手を付けていなかったりするケースが起こり得ます。その結果、チーム全体でタスク管理ができていない状態になってしまうのです。
とくに、チームで作業する職場における「タスク共有」は、作業を円滑に進めていくうえで欠かせません。そのため、「Stock」のようなリアルタイムでのタスク共有が可能なITツールを使用して、環境を整えていくことが大切です。
タスクとToDoの違いや管理のコツまとめ
ここまで、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心にご紹介しました。
タスクとToDoには”明確な期限があるか”の違いがあり、意味を正しく認識していなければ、業務上のミスにつながります。また、エクセルやOutlook、Google ToDoでのタスク・ToDo管理は、ファイル管理の面倒さやメンバー間での共有しづらさ、視認性の低さが難点となっています。
したがって、業務の抜け漏れを防ぐには、タスクとToDo両方を確実に管理できるアプリが必要です。ただし、操作が難しいアプリは社内に浸透しない恐れもあるため「ITに苦手意識があっても簡単に使えるアプリ」を選びましょう。
結論、必要な機能に過不足がなく、直感的にタスク・Todo管理できる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を活用して、タスク・ToDoの抜け漏れを防ぎましょう。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
