「タスク」と「ToDo（トゥードゥー）」は、ビジネスシーンで頻繁に使われる言葉ですが、それぞれ異なる意味を持っています。違いを正しく理解していないと、チーム内で認識のズレが生じ、業務の進行に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。
また、タスクやToDoの管理が不十分だと、作業の抜け漏れが発生し、後続の業務に悪影響を及ぼすこともあります。そのため、「効率的にタスクやToDoを管理したい」「業務の抜け漏れを防ぎたい」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心に解説します。
- タスクとToDoの違いや、管理するときの注意点が知りたい
- タスク・ToDoリストの作成のコツを把握して業務を漏れなく遂行したい
- タスク・ToDoの共有・管理に最適なアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、タスクやToDoの意味と違いが分かるほか、効率的にタスク・ToDo管理を行う方法が分かります。
目次
タスク・ToDoとは
まずは、「タスク」と「ToDo」の違いや、それに関連する言葉について解説します。認識のズレを防ぐためにも、しっかりと区別しておきましょう。
タスクとToDoの違い
タスクとToDoの違いは、明確な期限が設定されているかです。ビジネスシーンでは、以下のように使い分けられます。
- タスク：期限が明確に設定された業務
- ToDo：期限が決まっていない業務
たとえば、「週末の会議資料を作成する」は、期限があるためタスクに分類されます。一方、「仕事場のデスクを整理する」は、特に期限が決まっていないためToDoです。
社内でこの区別が統一されていないと、「いつまでに作業を終わらせるか」の認識にズレが生じる可能性があります。そのため、タスクとToDoの違いを明確にし、適切に使い分けることが重要です。
タスクとToDoの類語
タスクやToDoに関連する用語として、以下のようなものがあります。
- スケジュール
- プロジェクト
- アクションアイテム
タスクをもとに立てられた具体的な日程や予定のことです。各タスクにかかる時間を考慮しながら作成します。
プロジェクトは目標を達成するための業務全般を指します。具体的には、目標達成に向けて複数のタスクをチームで分担して処理するイメージです。
会議や業務の中で決定された、具体的な実行項目です。タスクと似ていますが、会議の議事録や戦略立案の中で発生する行動指示を指すことが多いです。
タスクやToDoは、スケジュールやプロジェクト、アクションアイテムと密接に関係しています。適切に区別しながら運用することで、業務の抜け漏れを防げるのです。
タスク・ToDo管理をするメリット
タスク・ToDo管理を習慣化することで得られる主なメリットは、以下の3つです。
- 優先順位が明確になる
- タスクの抜け漏れ防止になる
- 迅速なリカバリー体制を築ける
タスク・ToDoを管理すると、業務の全体像が可視化され、業務量や所要時間、緊急度を一目で把握できます。その結果、適切な優先順位をつけて業務に取り組めるため、遅延の防止につながります。
「完了」「進行中」「未着手」といったステータスでタスク・ToDoを整理すると、進捗状況が明確になり、重複や抜け漏れを防止できます。これにより、業務の無駄やミスを最小限に抑え、スムーズな遂行が可能になります。
チームでタスク・ToDoを共有することで、メンバーの進捗状況を把握しやすくなります。もし作業の遅れが発生しても、他のメンバーと連携して迅速に対応できるため、スケジュール通りに業務を進められるのです。
以上のように、タスク・ToDo管理は業務のスムーズな進行のために不可欠です。しかし、紙媒体でのタスク管理は煩雑化しやすいので、案件ごとに「ノート」に紐づけてタスク管理ができる「Stock」のようなITツールでの管理が望ましいです。
4ステップ｜プロジェクトでのタスク・ToDo管理のコツ
以下では、プロジェクトでのタスク・ToDo管理のコツを4つご紹介します。タスク・ToDoを効率よく管理したい方は必見です。
（1）タスクをすべて洗い出す
まずは、プロジェクトに必要なタスクをすべてリストアップしましょう。
プロジェクト開始時にタスクを明確にしておかないと、作業の全体像を把握できず、適切なスケジュールが組めません。また、締切直前に未対応のタスクが発覚し、混乱を招く可能性もあります。
そのため、業務の抜け漏れを防ぐためにも、できるだけ詳細にタスクを洗い出すことが重要です。タスクが明らかになれば、プロジェクト全体の流れやスケジュールの見通しが立てやすくなります。
（2）タスクの優先順位を決める
次に、タスクの優先順位を明確にしましょう。優先順位は下図のような「時間管理のマトリクス」で判断しましょう。
上図のように、時間管理のマトリクスでは、タスクを”重要度”と”緊急度”の2軸で4パターンに分類します。また、基本的な優先順位は1→2→3→4となるので、優先度に応じたリソース配分が重要です。
（3）タスク・ToDoリストを作成する
タスクに優先順位を付けたら、タスク・ToDoリストを作成しましょう。
リストを作成しておけば、次に何をすべきかが明確になり、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。ただし、紙のメモでは記入や管理に手間がかかり、Excelでは毎回ファイルを開く必要があるため、管理が煩雑になりがちです。
したがって、タスク・ToDoリストを作成・管理する場合は、いつでもどこでも確認・更新できる「アプリ」の活用がおすすめです。
（4）タスクをチームに共有する
最後に、作成したリストはチームで共有しましょう。
タスクが個人で管理されると「属人化」が進み、急な欠勤時に「何の作業が残っているのか」「誰が引き継ぐべきか」が分からず、タスク漏れにつながる可能性があります。
そこで、アプリを活用すれば、デバイスを問わずタスクをリアルタイムで共有できるため、メンバーが互いの進捗を把握しながら業務を進められます。ただし、多機能すぎるアプリは操作が複雑になりがちなので、「Stock」のようなシンプルで使いやすいツールを選びましょう。
また、以下のようにStockは「ノート」にタスクを紐づけられるので、タスク処理に必要なマニュアルや背景情報とセットで共有できる点が重宝されているのです。
【無料あり】タスク・ToDoの抜け漏れゼロ！最適な管理アプリ
以下では、タスク・ToDo管理におすすめなアプリをご紹介します。
タスク・ToDoを確実に管理するには、素早く情報を共有・確認できる「アプリ」の活用が欠かせません。アプリを使えば、紙やWord、Excelよりも少ない手間でタスクを作成・管理可能なので、「タスクを設定する煩わしさ」が軽減されるのです。
しかし、多機能すぎるアプリはITに詳しくない社員にとって使いづらく、社内に定着しない可能性があります。そのため、タスク管理アプリを選ぶ際は、「すべての社員が直感的に使えるか」が重要なポイントです。
結論、タスク・ToDoを管理するには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」を使えば、作業予定を任意のメンバーに共有したり、チェックリストを作成してToDo管理したりできます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、テーマ別のタスク管理やメンバーとのやりとりが実現します。
ITが苦手な65歳の社員でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでのタスクリスト・ToDoリストの作り方
Stockでのタスクリストの作り方は以下の通りです。
- ノートに紐づけてタスクを作成する
- メッセージからタスクを作成する
タスクを設定したいノートを開き、右上の「＋タスクを追加」をクリックして作成します。タスクの名前、依頼先、期限や繰り返しを設定できるうえ、「タスク一覧」では、すべてのタスクをリスト形式で確かめられます。
メンバーからのメッセージをそのままにすることが出来ます。
また、Stockでは以下のようにToDoリストの作成も可能です。
チェックボックスや表を利用することで、ノートにToDoリストを作成できます。
以上のように、Stockでは簡単にタスク・ToDoを管理できるので、ITに不慣れな社員が多い企業におすすめです。
NotionでのToDoリストの作り方
NotionでのToDoリストの作り方の手順は以下の通りです。
- タスクを管理するためのページを作成する
- タスクを入力する
- タスクの状況を管理する
「タスクリスト」や「プロジェクト＆タスク」などのテンプレートを使用することが出来ます。
「新規タスクを作成」をクリックし、タスクの名前や詳細を書き込みます。「担当者」「対応の目安となる期日」「優先度」などを設定しましょう。
タスクはそれぞれ「未着手」「進行中」「完了」の状態を選択できるのでタスクの進行状況に合わせて設定しましょう。
以上の手順をふむとNotionでToDoリストを作ることができます。ただし、Notionはタスク機能以外の機能も豊富なのでコストに見合っているか慎重に検討しましょう。
エクセルでのToDoリストの作り方
エクセルでのToDoリストの作り方は以下です。
- タスクや目安の期日などを書き出す
- 期日を条件付き書式に変更する
- ステータスを記入
まず、タスクや対応の目安となる期日（期限日）・優先度をエクセルに書き出します。
次に、目安の期日が迫っているものを強調するために、期限日の列で「セルの強調表示ルール」の「日付」を選択します。
最後に、終わったタスクには「済」や消すなどして自分がわかりやすい方法で管理しましょう。
以上の方法でエクセルでToDoリストを作ることができます。しかし、更新のたびに1から手直しをしたりメンバーに連絡をしたりする必要があり、管理・共有に手間がかかる点に注意が必要です。
OutlookでのToDoリストの作り方
OutlookでのToDoリストを作るための手順は以下です。
- OutlookでToDo画面を開く
- タスクを入力する
まず、Outlookの左側のメニューバーにあるToDoを選択し、画面を開きます。
次に、タスクを入力します。その際に、対応の目安となる期日やリマインダー、重要度を選択します。
Outlookでは、この2ステップでのタスクを入力すると、自動的にToDoリストが作成されます。しかし、エクセル同様にリストを共有する場合、共有したい相手にリンクを送る手間がかかるという問題があります。
GoogleサービスでのToDoリストの作り方
以下では、GoogleサービスにおけるToDoリストの作り方を解説します。すでに、Googleアカウントを使用している方は必見です。
Google ToDoでのリストの作り方
Google ToDoでリストを作る手順は以下の通りです。
- Google Workspace ツールのサイドパネルからToDoリストを開く
- タスクを入力する
Google ToDoは、Google Workspaceに含まれる「Gmail、Chat、ドライブ、カレンダー」もしくは、「Googleドキュメント、スプレットシート、スライド」のファイルで作成可能です。上記のように、画面右側に表示されるのでクリックします。
「タスクを追加」をクリックし、タスクの名前、目安の期日や繰り返しを設定します。タスクの詳細を記録することもできるほか、Googleカレンダー上にタスクを表示して、スケジュールとタスクを同時に確認することも可能です。
Google ToDoには、Googleの様々なアプリから簡単に開くことができるという利点があります。しかしその一方で、エクセルやOutlookと異なり、タスクの量が多くなった場合にタスク量を一目で確認することが難しくなるという問題もあります。
Googleカレンダーでのリストの作り方
GoogleカレンダーでToDoリストを作る手順は以下の通りです。
- Googleカレンダーを開き「＋作成」をクリックする
- 予定の時間に合わせて「タスク」を選択する
- タスクを入力する
まず、Googleカレンダーの画面を開き、左側のメニューバーにある「＋作成」を選択します。
次に、タスクを実施する目安時間に合わせて「タスク」をクリックします。
最後に、タスクを入力します。このとき、タスクの詳細を記載したり、繰り返しを設定できたりします。
また、GoogleカレンダーはGoogle ToDoと連携することができるので、Google ToDoで作成したリストをそのままカレンダー上に反映可能です。そのため、自社のスタイルに合わせて選択しましょう。
＜比較表＞タスク管理・ToDoリストが作成できるツール5選
タスク管理・ToDoを上手く管理するには、アプリの導入が必須です。担当者の方は、以下の比較表を参考に、導入を検討してみましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Notion | Outlook | Google ToDo | Googleカレンダー | |
|---|---|---|---|---|---|
| メリット |
・機能に過不足が無い
・タスクの詳細情報も残せる |
・タイムラインやカレンダーなど、6つの表示形式でタスク管理できる |
・メールにタスクを紐づけて共有できる |
|
・スケジュールと一緒にタスクを管理できる |
| デメリット |
5名以上での利用が前提 |
多機能なツールなので、ITが苦手な方には使いづらい |
カスタマイズ性が低い |
すべてのタスクを一覧表示できないので、確認する手間がかかる |
すべてのタスクを一覧表示できないため確認する手間がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料あり
・有料プランは899円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料で使える |
・無料で使える |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Outlook」の詳細はこちら |
「Google ToDo」の詳細はこちら |
「Google カレンダー」の詳細はこちら |
”無料だから”という理由だけで選ぶと「思っていたアプリと違くて使いづらい」という事態になりかねません。たとえば、”ビジネスシーンで活用できて、全社員が使いこなせるアプリであるか”を軸にすれば、導入後のトラブルを回避できます。
タスク・ToDo管理が上手くいかないときの注意点とは
タスク・ToDo管理を徹底しているのに、なぜか上手くいかないという方は、以下の3つの注意点に当てはまっていないか確認しましょう。
- タスクの量が適切でない
- タスクを分解できていない
- タスクを共有できていない
タスクの量が適切でなければ、いくら仕事ができる人であっても、タスク管理が上手くいかない原因となります。任されたからと言ってすべてのタスクを請け負うのではなく、自身が処理できる許容範囲内に抑えましょう。
たとえば、”提案書を作成する”という作業は、1タスクと認識されがちですが、実際には”調査する”、”分析する”…というように分解できます。しかし、タスクが分解できていないと、必要となるリソースを確保できず、業務の進捗が遅れてしまいがちです。
チームでタスクを共有できていない現場では、メンバー同士でタスクが重複していたり、逆に誰も手を付けていなかったりするケースが起こり得ます。その結果、チーム全体でタスク管理ができていない状態になってしまうのです。
とくに、チームで作業する職場における「タスク共有」は、作業を円滑に進めていくうえで欠かせません。そのため、「Stock」のようなリアルタイムでのタスク共有が可能なITツールを使用して、環境を整えていくことが大切です。
タスクとToDoの違いや管理のコツまとめ
ここまで、タスクとToDoの違いや管理のコツを中心にご紹介しました。
タスクとToDoには”明確な期限があるか”の違いがあり、意味を正しく認識していなければ、業務上のミスにつながります。また、エクセルやOutlook、Google ToDoでのタスク・ToDo管理は、ファイル管理の面倒さやメンバー間での共有しづらさ、視認性の低さが難点となっています。
したがって、業務の抜け漏れを防ぐには、タスクとToDo両方を確実に管理できるアプリが必要です。ただし、操作が難しいアプリは社内に浸透しない恐れもあるため「ITに苦手意識があっても簡単に使えるアプリ」を選びましょう。
結論、必要な機能に過不足がなく、直感的にタスク・Todo管理できる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を活用して、タスク・ToDoの抜け漏れを防ぎましょう。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
