仕事をスムーズにこなすには、抱えているタスクに優先順位（プライオリティ）をつける必要があります。しかし、業務量が多いとタスク管理自体に避ける時間がなく、優先順位をつけずにタスクへ取り組まざるを得ないケースがあるのも事実です。
とはいえ、タスクを効率的に処理できずトラブルになりかけた経験があることから「適切な優先度のつけ方を知りたい」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理における優先度のつけ方を中心に解説します。
- いつもタスクに追われている状況を改善したい
- タスクの優先順位づけを適切に行い、仕事を円滑に進めたい
- 優先順位のつけ方が分からないので知りたい
という方はこの記事を参考にすると、正しくタスクの優先順位をつける方法が分かり、チームとしても適切なタスク管理の意識を定着させられます。
目次
タスクに優先度をつける重要性とは
タスクに優先度をつけるべきなのは、限られた時間でより多くの仕事をこなすために重要です。
タスクの優先度を適切につけることで、時間や労力が多くかかっていたり無駄になっていたりするタスクを洗い出せます。そのため、不要なタスクにリソースを割くのも防げるのです。
以上のような好循環が生まれれば、期限内で多くの仕事をこなせるようになり、プロジェクトを円滑に遂行できます。
3ステップ！タスクの優先順位のつけ方とは
ここでは、タスク管理における正しい優先順位のつけ方をご紹介します。案件をスムーズに進めるためにも、以下の内容を確実に押さえましょう。
（1）マトリクスのフレームワークを使う
まず始めに、マトリクスのフレームワークを用いてタスクを優先度ごとに分類しましょう。特に、下図のような「時間管理のマトリクス」では、「緊急度」と「重要度」を判断基準とし、タスクの優先順位を決めます。
上図の4パターンを優先度が高い順に並べると1＞2＞3＞4となります。したがって、1や2に分類されるタスクを優先的に処理しましょう。
（2）それぞれのタスクにかかる時間を算出する
タスクの振り分け後は、各タスクにかかる時間を見積もります。
タスクごとにかかる時間を見積もれば「どのようなペースで進めるべきか」を定量的に判断できるので、作業の遅れによるトラブルも防ぎやすくなります。
また、それぞれのタスクを少しだけ着手して時間を見積もると、実際にかかる時間と乖離しづらくなるのでおすすめです。
（3）各メンバーに共有する
タスクにかかる時間を見積もったら、タスクを優先順位に沿って各メンバーに振り分けましょう。
業務の進捗に合わせてタスクを管理しておけば、状況に応じて優先順位づけを変更することができます。
このとき、「Stock」のように、社内メンバー全員のタスクを一覧管理できるツールを使うと便利です。メンバーが持つ各タスクの量や期日が把握できるため、トラブルが起こる前に優先順位づけの変更がしやすくなります。
【担当者必見】社内メンバー全員のタスク管理に最適なツール
以下では、社内メンバー全員のタスク管理に最適なツールをご紹介します。
チームでタスクを管理する場合、ある社員のタスクに遅れが生じたとき、早い段階でそれを把握し対応しないと、チームの仕事が滞ってしまいます。そのため、常に最新の優先順位をつけて取り組むためには、リアルタイムでタスクを共有できるツールが必須です。
ただし、ツールの選定では「ITに詳しくなくても使いやすいか」を基準にしましょう。多機能なツールでは、ITに詳しくないメンバーが使いこなせずに放置されることになります。
以上のような事態を防ぐには、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に資料やデータをストックして、ノートに紐づく「タスク」で抜け漏れがないように仕事を管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりできる点も、情報が流れてしまうチャットツールとは異なる強みです。
非IT企業の65歳でも簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクの優先順位をつけられないときの対処法2選
ここでは、タスクの優先順位をつけられないときの対処法を2つご紹介します。現在抱えているタスクにおける重要度・緊急度の判断に時間がかかっている方は必見です。
（1）負荷が少なく簡単なタスクを処理する
はじめに、負荷の少ない簡単なタスクから取り組むと、優先度の判断に迷わずタスクを消化できます。
タスク管理において負荷に応じたタスクの振り分けは重要ですが、振り分けの判断に時間がかかっていてはタスクの着手が遅れてしまいます。したがって、判断の時間を省くためにも、まずは「一目で負荷が少ないと分かるタスク」から着手すべきなのです。
以上のように負荷の少ないタスクから完了させれば、抱えているタスク量も減るので、振り分けるべきタスクも自然と浮き彫りになります。
（2）工数がかかるタスクを優先的に取り組む
後続のタスクを遅れさせないために、工数がかかるタスクから取り組むのも対処法のひとつです。
プロジェクトの規模が大きくなれば、タスクの量や完了にかかる時間、関わるメンバーも増えます。そのため、一人のタスクが完了されないことが原因で後続のタスクも遅延し、プロジェクト全体の遅れにつながってしまう恐れもあるのです。
以上のように、工数がかかるタスクほど後続のメンバーが控えている（タスク同士に依存関係がある）ケースも多いです。したがって、複雑なタスクはスケジュールの期日から逆算して取り組みましょう。
タスクの優先順位を決めた後の仕事の進め方
ここでは、タスクの優先順位を決めた後の仕事の進め方について解説します。優先順位をつけた上で、以下のポイントを押さえることでより円滑に仕事を進めることができます。
締切を設定する
タスクの優先順位を決めたら、各タスクに締切時間を設定して取り組みましょう。
優先順位をつけたことに安心してダラダラと取り組んでしまうと、タスクに必要以上の時間がかかってしまいます。タスクの完了が遅れると、他のタスクの進捗に遅れが生じる可能性があるため、スピード感を持って想定時間内に終わらせるようにしましょう。
また、想定した時間よりも早く終わったら、次の優先順位のタスクに余裕を持って取り掛かれるため、限られた時間でより多くの業務をこなせます。このように、取り掛かる順番だけでなく時間も決めることで、よりスムーズに仕事を進めることができます。
タスクの状況を整理する
定期的にタスクの状況を整理し、新規に追加されたタスクを踏まえて優先順位をアップデートしましょう。
優先順位をつけて仕事のスケジュールを組んでも、「途中で新たに仕事が増える」「タスクのやり直し・変更箇所が生まれる」といった事態が起これば、予定通りに進められるとは限りません。
そのため、定期的にタスクの状況を整理してタスクの優先順位も更新しましょう。たとえば、まとまったタスクが完了したタイミングや、新たな仕事が増えたタイミングで、改めて全てのタスクを把握すると状況が整理しやすいです。
タスクの優先順位づけにツールが必須な3つの理由
今日では多くの企業がタスク管理にツールを利用しており、タスクの抜け漏れ防止や優先順位づけに役立てています。そこで以下では、タスクの優先順位づけにツールが必須な3つの理由を解説します。
理由1｜場所や時間を問わずにタスク管理ができる
ツールを使うと、場所や時間を問わずにタスク管理ができます。
多くのツールはオンライン上でデータを管理するマルチデバイス対応であり、PCやスマホ、タブレットといったデバイスを問わずに使えるため便利です。
リモートワークはもちろん、物理的に距離が離れている場合でも問題なく利用できます。
理由2｜メンバー間で情報共有がしやすくなる
次に、メンバー間で情報共有がしやすくなるのもポイントです。
タスク管理ツールでは更新した情報が常にリアルタイムで反映されます。さらに、ほとんどのツールにはスムーズな情報共有を促す「メッセージ」や「コメント」の機能も備わっているのです。
なかでも、情報を簡単に残せる「ノート」があり、各ノートにメッセージが紐づいている「Stock」であれば、目的の情報が流れたり話題が混ざったりしません。
理由3｜情報の抜け漏れを防ぎやすくなる
最後に、ツールを使えば情報の抜け漏れも防ぎやすくなります。
仮に、メンバーが紙のノートや付箋でタスク管理していれば、紛失や抜け漏れのリスクが高くなります。また、紙であれば情報共有も口頭が多くなるため、認識の齟齬が起きる恐れもあるのです。
しかし、ツールを使えば紛失や抜け漏れのリスクを軽減できます。さらに、メッセージでやりとりができるため「言った・言わない」のトラブルも起こりません。
タスク管理における優先度のつけ方まとめ
ここまで、タスク管理における優先順位のつけ方や対処法、最適なツールまでご紹介しました。タスクの優先順位のつけ方は以下の通りです。
- マトリクスのフレームワークを使う
- タスクにかかる時間を見積もる
- 各メンバーに共有する
タスクの優先順位が決まれば、適切にタスク管理をしなければなりません。ただし、アナログ管理では、タスクの抜け漏れや認識の齟齬が起こるリスクがあります。
そのため、誰でも簡単に使える「タスク管理ツール」が必要です。たとえば、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳でも使いこなせる「Stock」が最適と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内のタスク管理を改善しましょう。
