今日では、在宅勤務がひとつの働き方として、多くの企業に定着しています。時間や場所の制約を受けづらく、柔軟に働けるため、ワーク・ライフ・バランスを保てるという点も、在宅勤務の大きなメリットです。
しかし、在宅勤務では適切な方法でタスク管理する必要がありますが、タスク管理の業務そのものに注力してしまい、他の業務が滞ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務におけるタスク管理の重要性から、適切なタスク管理のポイントを中心にご紹介します。
- 在宅勤務におけるタスク管理の重要性を把握したい
- 在宅勤務におけるタスク管理のポイントを知り、適切な仕組みを作りたい
- 簡単かつ効果的な方法でタスクを管理して、業務をスムーズに進めたい
という方はこの記事を参考にすると、在宅勤務におけるタスク管理の重要性が分かるだけでなく、自社に適当なタスク管理の方法を見つけられます。
目次
在宅勤務でタスク管理をする重要性とは
在宅勤務においては、タスク管理が必須です。ここでは、在宅勤務でのタスク管理が重要な理由を紹介します。
メンバーの業務効率が上がる
タスクを見える化して適切に管理すると、メンバーの業務効率が上がります。
タスクが見える化すると、メンバーがこなすべき業務が簡単に判断できます。また、タスクに期日や優先度をつけて管理すれば、メンバーに業務に対する緊張感が生まれるため、スピード感をもって働けるのです。
在宅勤務の場合、仕事とプライベートの区別が難しく、業務に集中できないメンバーも少なくありません。しかし、適切にタスク管理をしてメンバー個人の業務スピードが上がれば、チーム全体の業務効率化も期待できます。
タスクの抜け漏れや重複を防ぐ
タスクの抜け漏れを防ぐためにも、タスク管理は重要です。
メンバー全員がタスク管理すれば「どのメンバーが、どのタスクを、いつまでに完了させるか」が明確になります。そのため、タスクの抜け漏れやメンバー同士のタスクの重複が起こらず、ミスの防止にもつながるのです。
また、それぞれのタスクの期限や流れを把握し管理できれば、適切なスケジュール管理が可能になります。スケジュールを正しく管理し、チーム全体の業務を効率的に進めるためにも、タスク管理は必須です。
在宅勤務でタスク管理をする3つの課題
在宅勤務の場合、対面での勤務よりもメンバー同士のコミュニケーションが難しく、さまざまな課題が発生します。
以下では、在宅勤務のタスク管理で起こりがちな3つの課題を紹介します。
(1)メンバーへの指示伝達が難しい
在宅勤務の場合、対面での勤務よりも、メンバーへの指示伝達が難しくなります。
在宅勤務では、チャットツール等を使った連絡が一般的ですが、指示内容が流れて漏れてしまうケースがよくあります。伝達が上手くいかなければ、メンバーがタスクを見落としてしまい、チーム全体のミスにつながりやすくなるので注意が必要です。
ビデオチャットを使えば、メンバーの顔を見ながらコミュニケーションできますが、毎回ビデオチャットを利用するのは手間がかかり現実的ではありません。そのため、連絡が流れない別のメッセージツールが不可欠となります。
(2)メンバーの業務内容が把握しづらい
メンバーの業務が把握しづらい点も、在宅勤務におけるタスク管理の課題です。
メンバーが個人でタスク管理しても、チーム全体に共有しなければ、それぞれの業務内容は把握できません。
個別に確認を取れば業務内容を把握できますが、一人ひとりに確認する手間がかかるうえ、情報が管理者のみに集約してしまいます。そのため、それぞれのメンバーが全体に業務内容を共有する仕組みが必要なのです。
また、タスクの進捗を共有すると、メンバー同士のサポート体制も取りやすくなります。メンバーがサポートし合い、チーム全体で足並みをそろえて業務をスムーズに遂行するには、業務内容の全体共有が不可欠です。
(3)メンバーのモチベーションが低下しやすい
在宅勤務の場合、メンバーのモチベーションが低下しやすくなります。
リラックスした状態で働ける点は在宅勤務のメリットですが、一定の緊張感がなければ、モチベーションが低下して業務に集中できません。また、ほかのメンバーの存在が意識しづらい点も、緊張感やモチベーションの低下につながります。
在宅勤務でもメンバーのモチベーションを上げるためには、タスクに期限を付けたり進捗を随時報告したりして、メンバーに緊張感を持たせる必要があるのです。
在宅勤務でタスク管理をする3つのポイント
以下では、在宅勤務でタスク管理をする際の3つのポイントを紹介します。
在宅勤務におけるタスク管理の課題を解消するためには、チーム全体で以下のポイントを抑えなければなりません。
(1)全メンバーのタスクを一元管理する
在宅勤務では、チームのメンバー全員のタスクを一元管理する仕組みが重要です。
メンバーごとに異なるタスク管理では、タスクの担当者や進捗の確認に手間がかかるだけでなく、タスクの抜け漏れや重複が発生しやすくなるからです。
ただし、ExcelやGoogleスプレッドシートは、スマホでの編集や閲覧が難しいため、スマホを使った手軽なタスク管理には不向きです。さらに、コミュニケーション機能が不十分なため、別のコミュニケーションツールを使わなければならず不便だと言えます。
以上のことからも、タスク管理ツールを導入するときには「スマホでの利用ができるか」「十分なコミュニケーション機能が備わっているか」などを確認しましょう。
(2)タスクの内容をメンバーに共有する
在宅勤務では、タスクをただ管理するだけでなく、メンバーに共有しましょう。
タスクを管理するだけでなく、タスクの内容や進捗をメンバーに随時共有すれば、チームワークが高まり、メンバー同士でサポートしながら業務をスムーズに進められます。
また、メンバーごとの仕事量が見える化して「仕事に励んでいる人」が明確になるので、モチベーションの高まりも期待できます。
(3)タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけることも、在宅勤務におけるタスク管理のポイントです。
タスクに優先順位をつけて管理すれば、優先順位の低いタスクに注力し、業務が非効率になるケースを予防できます。さらに、「優先順位の高いタスクを終わらせよう」という意識がメンバーに生まれるので、在宅勤務でもモチベーションを高められるのです。
以上のことからも、タスク管理ツールを選ぶときには、タスクに優先順位や期限を付ける機能があるか事前に確認しましょう。
【非IT企業でも使える】在宅ワークのタスク管理に最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、在宅ワークのタスク管理に最もおすすめのツールを紹介します。
在宅ワークで業務効率を上げ、タスクの抜け漏れを防ぐためにはタスク管理が必須です。ただし、在宅ワークはオフィスワーク以上に十分なコミュニケーションが求められ、メンバー全員のタスクに優先順位をつけて一元管理する必要があります。
そして、タスク管理にはExcelやGoogleスプレッドシートが一般的ですが、コミュニケーション機能が十分ではなく、伝達の抜け漏れも防げません。また、チャットツールではタスクに期限や優先順位がつけづらく、伝達内容も流れやすいです。
そのため、ITツールを使ったタスク管理がおすすめですが、多機能なツールは複雑なうえ、在宅勤務では教育も困難です。そこで、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスクの管理・共有できる「Stock」一択です。
Stockはわずかな操作で「タスク」に優先順位をつけながら管理でき、メンバーが抱えるタスクも一目で確かめられます。また、あらゆる情報が保存できる「ノート」には「タスク」だけでなく「メッセージ」も紐づいているためチャットツールは不要です。
ITリテラシーがなくても直感的に使えるシンプルな情報管理ツール
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
在宅勤務でのタスク管理まとめ
これまで、在宅勤務でのタスク管理の重要性や課題、ポイントを中心に紹介しました。
在宅勤務における業務効率化や、タスクの抜け漏れの防止に貢献するのがタスク管理です。しかし、メンバーへの指示伝達や業務内容の把握が難しく、モチベーションが低下しやすい課題もあります。
そのため、「メンバーと簡単にやりとりができ、メンバーが抱えるタスクを瞬時に把握できるツール」が必要です。ただし、多機能なツールはITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないかをチェックしましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、タスクを簡単に管理・共有できるシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って正しくタスク管理して、在宅勤務での業務効率化を実現しましょう。
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