在宅勤務では、時間や場所の制約を受けづらく、柔軟に働けるため、ワーク・ライフ・バランスを保てるという点が大きなメリットです。そのため、今日では、在宅勤務が働き方のひとつとして、多くの企業に定着しています。
しかし、在宅勤務では、オフィス勤務と比較して直接やりとりできない分、適切な方法でタスク管理する必要があります。しかし、「タスク管理が上手くできておらず、他の業務が滞ってしまっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務におけるタスク管理の重要性や、適切なタスク管理のポイントを中心にご紹介します。
- 在宅勤務におけるタスク管理の重要性を把握したい
- 在宅勤務におけるタスク管理のポイントを知り、適切な仕組みを作りたい
- 簡単かつ効果的な方法でタスクを管理して、業務をスムーズに進めたい
という方はこの記事を参考にすると、在宅勤務におけるタスク管理の重要性が分かるだけでなく、自社に適当なタスク管理の方法を見つけられます。
目次
在宅勤務でタスク管理をする重要性とは
在宅勤務においては、タスク管理が必須です。ここでは、在宅勤務でのタスク管理が重要な理由を紹介します。
メンバーの業務効率が上がる
タスクを見える化して適切に管理すると、メンバーの業務効率が上がります。
タスクが見える化すると、メンバーがこなすべき業務が簡単に判断できます。また、タスクに期日や優先度をつけて管理すれば、メンバーの業務に対する緊張感が生まれるため、スピード感をもって働けるのです。
とくに、在宅勤務の場合、仕事とプライベートの区別が難しく、業務に集中できないメンバーも少なくありません。しかし、適切にタスク管理をしてメンバー個人の業務スピードが上がれば、チーム全体の業務効率化も期待できます。
タスクの抜け漏れや重複を防ぐ
タスクの抜け漏れを防ぐためにも、タスク管理は重要です。
メンバー全員がタスク管理すれば「どのメンバーが、どのタスクを、いつまでに完了させるか」が明確になります。そのため、タスクの抜け漏れやメンバー同士のタスクの重複が起こらず、ミスの防止にもつながるのです。
また、それぞれのタスクの期限や流れを把握し管理できれば、適切なスケジュール管理が可能になります。スケジュールを正しく管理し、チーム全体の業務を効率的に進めるためにも、タスク管理は必須です。
在宅勤務でタスク管理をする3つの課題
在宅勤務の場合、対面での勤務よりもメンバー同士のコミュニケーションが難しく、さまざまな課題が発生します。以下では、在宅勤務のタスク管理で起こりがちな3つの課題を紹介します。
（1）メンバーへの指示伝達が難しい
在宅勤務の場合、対面での勤務よりも、メンバーへの指示伝達が難しくなります。
在宅勤務では、チャットツール等を使った連絡が一般的ですが、指示内容が流れて漏れてしまうケースがよくあります。伝達が上手くいかなければ、メンバーがタスクを見落としてしまい、チーム全体のミスにつながりやすくなるので注意が必要です。
ビデオチャットを使えば、メンバーの顔を見ながらコミュニケーションできますが、毎回ビデオチャットを利用するのは手間がかかり現実的ではありません。そのため、連絡が流れない別のメッセージツールが不可欠となります。
（2）メンバーの業務内容が把握しづらい
メンバーの業務が把握しづらい点も、在宅勤務におけるタスク管理の課題です。
メンバーが個別にタスク管理をした場合、業務内容や進捗を把握するために個別に確認をとる必要があるだけでなく、情報が管理者のみに集約してしまいます。そのため、それぞれのメンバーが全体に業務内容や進捗を共有する仕組みが必要なのです。
また、こまめに進捗が共有できていれば、メンバー同士のサポート体制も取りやすくなるため、期日に遅れるリスクを減らせます。したがって、チーム全体で足並みをそろえて業務をスムーズに遂行するには、業務内容や進捗の全体共有が不可欠です。
（3）メンバーのモチベーションが低下しやすい
在宅勤務の場合、メンバーの仕事へのモチベーションが低下しやすくなります。
リラックスした状態で働ける点は在宅勤務のメリットですが、ほかのメンバーの存在が意識しづらいため、モチベーションや緊張感が低下しがちです。また、在宅はプライベートな環境であるため、”仕事に集中できる環境”を自身で整えなければなりません。
在宅勤務でも仕事のモチベーションを上げるためには、タスクに期限を付けたり進捗を随時報告したりして、メンバーに緊張感を持たせる必要があるのです。
在宅勤務でタスク管理を効率的にする3つのポイント
以下では、在宅勤務でタスク管理をする際の3つのポイントを紹介します。在宅勤務におけるタスク管理の課題を解消するためには、チーム全体で以下のポイントを抑えなければなりません。
（1）全メンバーのタスクを一元管理する
在宅勤務では、チームのメンバー全員のタスクを一元管理する仕組みが重要です。
メンバーごとに異なるタスク管理では、タスクの担当者や進捗の確認に手間がかかるだけでなく、タスクの抜け漏れや重複が発生しやすくなるからです。
しかし、ExcelやGoogleスプレッドシートは、見づらいため必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。さらに、コミュニケーション機能が不十分なため、メンバー同士の進捗確認やタスクのリマインドなどは、個別でやりとりする必要があり非効率です。
以上のことからも、チームのタスクを管理するときには「必要な情報が見つけやすいか」「手間なくコミュニケーションをとれるか」などを確認しましょう。
（2）タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけることも、在宅勤務におけるタスク管理のポイントです。
タスクに優先順位をつけて管理すれば、優先順位の低いタスクに注力し、業務が非効率になるケースを予防できます。さらに、「優先順位の高いタスクを終わらせよう」という意識がメンバーに生まれるので、在宅勤務でもモチベーションを高められるのです。
以上のことからも、タスク管理ツールを選ぶときには、タスクに優先順位や期限を付ける機能があるか事前に確認しましょう。
（3）こまめに進捗報告をする
こまめに進捗報告することも、在宅勤務では欠かせません。
たとえば、ビジネスでは「作業Aが完了したら作業Bに取りかかる」というような流れがあります。しかし、部下が「作業A」が完了していたとしても、上司がその報告を受けていなければ次の作業に進む指示を出すことができません。
そのため部下は次に何をすればいいのかわからず、無駄な時間が発生してしまいます。以上のように、対面でのコミュニケーションが取れない分、在宅勤務ではこまめな進捗報告が一層重要なのです。
【これで解決】在宅勤務のタスク管理に最適なツール
以下では、非IT企業でも使える、在宅勤務のタスク管理に最適なツールを紹介します。
在宅ワークで業務効率を上げ、タスクの抜け漏れを防ぐためにはタスク管理が必須です。しかし、タスク管理にExcelやGoogleスプレッドシートを活用すると、コミュニケーション機能が十分ではないため、別途ほかのツールでやりとりしなければならず面倒です。
また、チャットツールで、タスクに関するやりとりをしてしまうと、メッセージが流れてしまうため、対応漏れにつながりかねません。そのため、ITツールを使ったタスク管理がおすすめですが、多機能なツールは複雑なうえ、在宅勤務では教育も困難です。
したがって、在宅勤務におけるタスク管理には、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスクの管理・共有できるツール「Stock」が必須となるのです。一
Stockはわずかな操作で「タスク」を管理でき、メンバーが抱えるタスクも一目で確かめられます。また、あらゆる情報が保存できる「ノート」には「タスク」だけでなく「メッセージ」も紐づけられるので、チャットツールのようにやりとりも流れません。
ITリテラシーがなくても直感的に使えるシンプルなタスク管理ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理ツール選び方のポイント
タスク管理ツールにはさまざまなものがあり、それぞれ使いやすさや機能が異なります。そこで、以下では、在宅勤務時に活用できるタスク管理ツールを選ぶときに見るべきポイントを3つ紹介します。
（1）誰でも簡単に操作できるか
1つ目にタスク管理ツールは、まず誰でも簡単に操作できるようなものであるかが重要です。
タスク管理ツールによっては、管理者が各メンバーのタスクをあらかじめ設定しておけるものもありますが、在宅勤務の場合、「作業を割り振られたら、個人でタスク設定をしていく」流れになります。
しかし、タスクの設定手順が複雑だと、一部のメンバーが使いこなせず、タスクの抜け漏れが起きてしまいます。そのため、ツールを導入するにあたっては、メンバー全員が難なく使いこなせるか、無料トライアルで確認してみることがおすすめです。
（2）目的に合った機能が十分に搭載されているか
2つ目に、目的に合った機能が十分に搭載されてるかどうか確かめましょう。
タスク管理ツールによって搭載されている機能はさまざまなので「有名だから」という理由だけでツールを導入すると、効果を得られない場合もあります。そのため、まずは現状の課題を明確にし、課題の解決に必要な機能が過不足なく備わっているかが肝心です。
ただし、多機能のものは便利な反面、操作が複雑になるため、タスク管理ツールの機能が多ければ多いほど良いわけではない点にも注意しましょう。
（3）コストは予算以内か
在宅勤務時のタスク管理ツールを選ぶときには、コストが予算以内であるかを考慮することも忘れてはいけません。
一般的にツールの機能が増えればその分、金銭的コストが高くなる傾向にあるため、なかにはコストが予算を上回ってしまうこともあります。また、ツールによっては「初期費用」に加えて、継続して活用するために「維持費用」もかかる点も、考慮しなければなりません。
仮に、金銭的コストが見合っていないツールを導入すると、継続して使えないため「一時的な効果」で終ってしまいます。そのため、ツールを選ぶ前に、必予算を明確に設定し、無理なく使い続けられるかを確認しておくことが必要です。
在宅勤務でのタスク管理するときの課題と解決策まとめ
これまで、在宅勤務でのタスク管理の課題と解決策を中心に紹介しました。
在宅勤務でも、効率的に作業を進めたり、タスクの抜け漏れの防止したりするには、徹底したタスク管理が重要です。しかし、在宅勤務では、メンバーへの指示伝達や業務進捗の把握が難しく、タスク管理が上手くいかないと課題に感じている方も少なくありません。
そのため、「メンバーと簡単にやりとりができ、メンバーが抱えるタスクを瞬時に把握できるツール」が必要となるのです。ただし、多機能なツールはITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないかをチェックしましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、タスクを簡単に管理・共有できるシンプルなツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って正しくタスク管理して、在宅勤務でのタスク管理をスムーズにこなしましょう。
