業務を滞りなく進めるためには「タスク管理」が重要です。タスク管理を怠ると業務の進捗を把握できず、期日に遅れるなどの重大なトラブルが起こってしまいます。
とはいえ、「タスク管理に苦手意識を持っており、効果的な解決策が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理が苦手な4つの原因と上手い人が実践するコツを中心にご紹介します。
- タスクを上手く管理できず仕事でミスをしてしまう
- タスクを管理するコツを知って苦手を克服したい
- 社内メンバー全員が簡単に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、タスク管理が苦手な原因が分かり、スムーズにタスクをこなせるようになります。
目次
タスク管理ができないことによる弊害
ここでは、タスク管理ができないことによる弊害を3つ解説します。タスク管理が苦手なままでは、業務に以下のような悪影響を及ぼすので、早急に改善しましょう。
締め切りを守れない
タスク管理ができないと、締め切りを守れなくなる可能性があります。
たとえば、目の前のタスクに集中して「タスク管理」に時間を割かない場合、ほかのタスクの期日を見落としたり、対応漏れにつながったりしてしまいます。
そのため、すべてのタスクに対して、業務内容を考慮しながら「いつから着手するべきか」を逆算して決める必要があるのです。
重要な仕事に時間を割けない
タスク管理ができないと、重要な仕事に時間を割けない場合があります。
自分がやるべきタスクを把握しきれていなかったり、優先順位がつけられずにタスクを溜めていたりすると、計画的にタスクをこなせなくなってしまいます。その結果、スケジュール漏れも起こりやすくなり、重要な仕事に時間を割けなくなるのです。
時間を有効に使って業務を効率的に進めるためには「スケジュール管理」が不可欠です。よって、前提となるタスク管理の苦手は克服しなければなりません。
進捗を共有できない
タスク管理が苦手なままでは、業務の進捗共有にも悪影響を及ぼします。
タスクの整理を怠っていると、自身の作業進捗を把握できず、正確な進捗を報告できなくなります。そのため、複数人での作業の場合、「順調に進んでいるか」を厳密に把握しきれず、“スケジュールの遅延”といった関係者全員への悪影響を及ぼしかねないのです。
したがって、社内やチーム全体の進捗を把握するためにも、タスクを正しく管理・共有しましょう。
タスク管理が苦手な人に共通する4つの原因
ここでは、タスク管理が苦手な人に共通する原因を4つご紹介します。以下の点に当てはまっている場合は、即座に見直しましょう。
原因1｜タスクの粒度が大きい
まずは、タスク管理が苦手な原因として、タスクの粒度が大きいことが挙げられます。
タスクの粒度とは、ひとつの仕事を分解したときの度合いのことです。たとえば、”事業案を作成する”というタスクは粒度が大きく抽象的なので、”リサーチをする”や”見積もりを作成する”など、より具体化させる必要があります。
以上のようにタスクの粒度が大きすぎると、工数や期限も分かりづらくなってしまいます。その結果、「タスクを設定したが、どのように進めれば良いか分からない」となりかねないので注意しましょう。
原因2｜タスクを詰め込みすぎる
タスクの見積もりが曖昧で、詰め込みすぎるのもタスク管理が苦手な人に共通します。
時間の見積もりが曖昧では「想定よりも時間がかかった」「タスクを詰め込みすぎた」となりやすいため、タスクを予定通りに消化できません。結果として処理が追い付かず、次の日に持ち越す悪循環になってしまいます。
次の日へのタスクの持ち越しが続くと「タスクを適切に管理できていない」という苦手意識が大きくなります。したがって、まずはタスクを見積もるときには期限と所要時間を明確にし、適切なタスクの量を把握しましょう。
原因3｜仕事をすべて請け負う
仕事をすべて請け負うのも原因のひとつです。
タスク管理が上手い人でも、自分の許容範囲を超える量のタスクは処理しきれません。とくに、マルチタスクをしている人は、ひとつのタスクに集中して対応できなくなるため、作業効率が低下してしまい「予定通りに業務ができない状態」になる可能性があります。
以上のように、社内やチームの誰かがタスクを背負いすぎている場合は、「業務の負荷が高いメンバーをどのようにサポートするか」を考えるべきなのです。また、タスクの管理状況を共有して、必要に応じて負担を調整すると、ミスも削減できます。
原因4｜タスクを記憶しようとする
タスク管理が苦手な人は、タスクをメモせずに記憶しようとする傾向があります。
複数のタスクを同時並行する場合、記憶だけでは限界があります。また、全体像も可視化されづらいため、タスクの抜け漏れも起こりかねません。そのため、タスクが発生したらすぐにメモを残す習慣をつけましょう。
ただし、情報が混ざらないようにプロジェクトごとに整理するのが大切です。そこで、社内のタスクを正しく管理している企業は、プロジェクト単位でフォルダを整理できる「Stock」のようなツールを使って、確実なタスク管理を実現しています。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
【上手い人が実践】タスク管理の4つのコツ
以下では、タスク管理が上手い人が実践する4つのコツをご紹介します。社内のタスク管理に活かしたい方は必見です。
コツ1｜タスクブレイクダウンをする
タスク管理が上手な人は、一つひとつのタスクへ取りかかりやすいように「タスクブレイクダウン」を実践しています。
タスクブレイクダウンとは、タスクを細かく分解して時間を見積もりやすくすることです。具体的には以下の順序で進めます。
- ゴールまでの大まかな流れを決める
- それぞれの流れで必要な作業を洗い出す
- 作業の取捨選択をする
以上のように、適切な細かさまでタスクをブレイクダウンすれば、各作業に適切なリソースを割けるようになるのです。
コツ2｜タスクを整理し優先順位をつける
タスクを整理し優先順位を付けて処理すれば、限られた時間内で効率的に業務を進められます。
事前にタスクを整理しておけば、全体の流れを確認したうえで業務を始められます。その結果、ゴールからの逆算によって無駄な作業を省けたり、抜け漏れを防ぎやすくなったりするので、より効率的にタスクを進められるのです。
また、優先度をつけるときには、タスクの重要性と緊急性に応じてタスクを分類すると効果的です。以下のように、縦軸（重要性）と横軸（緊急性）をとったマトリクスを使いましょう。
上図を参考にしてタスクを分類すると、タスクの優先順位は（1）＞（2）＞（3）＞（4）になるので、すぐに対応すべきタスクが一目で分かるのです。
コツ3｜スケジュールに余裕を持たせる
タスク管理が上手い人は余裕のあるスケジュールを立てます。
スケジュールにゆとりがあれば、仮にひとつのタスクが遅れたり急に新たなタスクを依頼されたりした場合でも、すべてが後ろ倒しになる心配がありません。そのため、期日直前までタスクが終わらない事態も防げるのです。
したがって、予定外のケースにも柔軟な対応ができるように、スケジュールはあらかじめ余裕を持たせておきましょう。
業務に取りかかる前にタスクを整理するのも、タスク管理が上手い人の特徴です。
コツ4｜タスク管理アプリを活用する
最後に、タスク管理アプリを活用するのもタスク管理が上手い人のポイントです。
タスク管理アプリを使えば、時間や場所を問わずにタスクを確認・共有できます。そのため、仮にタスクの進捗が遅れている場合でも、迅速に解決策を示せるのです。
ただし、多機能なアプリは使いこなすのが難しく、全社に浸透しない恐れがあるので「必要な機能に過不足のないツール」を選定すべきです。
たとえば、非IT企業の65歳の社員でも説明なしで使える「Stock」を使うと、背景情報を記載した「ノート」に紐づけて、わずかな工数でタスクを管理することができます。
【苦手克服】タスク管理ができない人に最適なアプリ
以下では、タスク管理が苦手な人に最適なアプリをご紹介します。
タスク管理ができない人は、「簡単に使えるタスク管理アプリ」を使い改善しましょう。アプリを導入しても、タスク設定のやり方が分からなかったり、手順が多かったりするとアプリを使うのが面倒になり、結果としてタスク漏れが生じてしまうからです。
多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、とくにチーム単位で使うタスク管理アプリを導入するなら、「誰でも直感的に使えるシンプルなサービス」を選びましょう。
結論、ITに詳しくない社員でも即日でタスク管理ができるほどシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockは「メッセージ」で受けた作業を即「タスク」化設定できるうえ、重要なタスクに「スター（★）」を付けて、優先順位を明確にできます。また、「繰り返し設定機能」があるため、毎回タスクを設定するのが面倒で後回しにしてしまうという方でも安心です。
社内全員が使いこなせるほど簡単なタスク管理アプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見本あり！Stock使ってタスク管理する方法
ここでは、実際にタスク管理ツールである「Stock」を使用して、タスク管理をする方法を紹介します。
ノートに紐づくタスク
ノートに紐づくタスクとは、Stock内で情報を蓄積する「ノート」に関連して設定できるタスクを指します。
ノート内の情報とタスクを連動できるため、関連情報を探す手間が省けます。また、ノートに基本的な情報はすべて記載されており、タスクには「期限」と「タイトル」だけ埋めれば良いため、簡単に作成できるのです。
ノートに紐づかないタスク
ノートに紐づかないタスクとは、ノートには関連しない独立したタスクを生成する機能のことです。メッセージで依頼された内容をその場でタスク化することも可能です。
タスクの確認
Stockのタスク一覧では、個人が抱えているタスクとチーム全体が抱えているタスクの両方を確認することができます。そのため、部下のタスクを確認して、プロジェクト全体の進捗を管理することが可能です。
また、タスクを条件で絞り込むこともできるので、抱えているタスク数が多くなっても、簡単にやるべきタスクを把握することが可能です。
【解決策あり】タスク管理の失敗例3選
ここでは、タスクの失敗例とその解決策を解説します。自身のタスク管理を見直し、失敗例に当てはまらないか確認しましょう。
（1）期日に間に合わない
1つ目の失敗例は、タスクの対応が期日に間に合わないケースです。
原因は、実際にタスクに費やす時間を考慮していない点にあります。タスクの期限設定や優先順位を決めることだけに気を取られ、タスクの処理にかかる時間の見積もりが不十分だと間に合わなくなってしまいがちです。
そのため、タスク設定をするときには、期限の設定や優先順位だけでなく、「対応時間の予算」も決めておきましょう。初めて対応するタスクは、とくに余裕を持って時間の予算を割り当てるべきです。
（2）緊急のタスクに対応できない
2つ目の失敗例は、緊急のタスクに対応できないケースです。
原因は、差し込み対応に充てられる時間を設けていない点にあります。仕事中、想定していなかったタスクが割り当てられたときに、未対応のタスクがあふれていると、緊急のタスクを処理する時間を作れません。
仮に緊急のタスクを優先して終わらせても、ほかのタスクの期限が間に合わなければ周囲に迷惑がかかる恐れもあるので、「1週間で何時間実働できるか」を基準にタスクのスケジュールを調整しましょう。
（3）タスク処理が終わらない
3つ目の失敗例は、タスク処理が終わらないケースです。
タスク処理が終わらない場合、「重いタスクから手を付けている」「タスクをだらだら続けている」点が原因として考えられます。重いタスクから始めると細かなタスクがたまってしまうので、まずは小さなタスクから消化して未対応タスクを減らしましょう。
また、最終的なゴールが不明確だとタスクの対応時間が延びやすいので、目標時間や完了とする基準を決めて取り組みましょう。
タスク管理にExcelやスプレットシートが不向きな理由
タスク管理にExcelやスプレットシートが不向きな理由は、タスクの設定・共有に手間がかかるためです。
タスクを逐一Excelやスプレッドシートに入力するのは面倒なうえ、共有するのにメールやチャットを使わなければならず非効率だと言えます。その結果、タスクの状況を更新したりメンバーへ共有したりするのが面倒になり、後回しになってしまうのです。
そのため、「Stock」のように「タスク管理が苦手な人でも手間なく使えるアプリ」を導入すべきです。タスクを設定・共有する手間を解消して、タスク管理を改善できます。
タスク管理が苦手な4つの原因と解決策まとめ
これまでタスク管理が苦手な4つの原因と解決策を中心にご紹介しました。
タスク管理が苦手だとタスクの抜け漏れが起こりやすくなってしまいます。そこで、「タスク管理アプリ」を使い、タスクの総量や優先度を可視化しましょう。
たとえば、リマインド機能やほかのメンバーのタスクも把握できるアプリだと、チームで対応する業務も円滑に進められます。ただし、多機能だと社員が使いこなせない恐れがあるので、シンプルで直感的に使えることがアプリ選定の必須条件です。
結論、タスク管理には必要な機能を過不足なく備えており、社内全員が簡単に使いこなすことができるアプリ「Stock」が最適です。Stockは操作が直感的なので、タスクの情報を確認するハードルも低いのです。
ぜひ「Stock」を導入し、タスク管理の苦手を克服しましょう。
