タスクのスケジュール管理は業界や業種を問わず、プロジェクトを成功させるために身に付けるべきスキルです。タスクのスケジュール管理が適切であれば、作業にかかる時間を短縮し、ほかの業務へより多くのリソースを割けます。
 
とはいえ、「担当チームにおけるタスクのスケジュール管理が不十分であり、いつもタスクが溜まっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スケジュール管理のポイント7選とおすすめのアプリ5選を中心にご紹介します。
 
  • チームにタスクの適切なスケジュール管理をさせたい
  • 数あるスケジュール管理アプリから、使い勝手の良いものを選定したい
  • タスクの進捗もチームで簡単かつ迅速に共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、チームに最適なアプリが選定でき、タスクのスケジュール管理を円滑に進められるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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タスクのスケジュール管理とは

タスクのスケジュール管理とは、チームの作業進捗を把握しながら、プロジェクトを納期までに完了させることを指します。
 
タスクのスケジュール管理をすれば、瞬時に進捗が遅れているメンバーを把握でき、早期に改善に向けた行動を起こせます。そのため、納期の遅れなどの大きなミスを未然に防げるのです。
 
このように、重大な損失に直結するミスを減らすためにも、タスクのスケジュール管理を徹底できる環境をつくりましょう。
 
関連記事: タスク管理とは?メリットや苦手を克服する方法も紹介
 
関連記事: タスク管理が苦手な5つの原因と上手い人が実践する5つの解決策とは


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タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選

以下では、タスクのスケジュール管理におすすめのアプリ5選をご紹介します。
 
アプリを導入・運用すれば、チーム全員のタスクをリアルタイムで共有・確認できるので、紙やメールといったアナログな方法よりも簡単かつ効率的にスケジュール管理が行えます。そのため、スケジュールを調整する時間も大幅に削減できるのです。
 
一方、多機能なアプリを導入してしまうと、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず、最終的には誰も利用しないのに運用コストだけがかかり続けることになりかねません。そのため、「ITリテラシーを問わずにチーム全員が使いこなせるアプリ」が最適です。
 
結論、導入すべきなのは、非IT企業の社員でも即日でタスクのスケジュール管理ができる「Stock」が自社の環境に適しています。
 
Stockの「ノート」に各メンバーのタスク内容を記載し、チームにリアルタイムで共有可能です。また、チーム全員のタスク進捗が把握できる「タスク」でリマインド設定をすれば、スケジュールの抜け漏れが防げます。

【Stock】非IT企業の65歳が簡単に使いこなせるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Trello】チームの生産性を高めるアプリ

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Trelloの特徴

  • 使いやすい操作性
  • 基本操作はドラッグ・アンド・ドロップなので簡単にタスク管理ができます。
     
  • 優れた機能性
  • タスクはカンバン方式だけでなくガントチャートでも表示できます。

Trelloの注意点

  • PC利用とスマホ利用では使い勝手が異なる
  • スマホから利用できる機能には制限があるため、目的の機能が利用可能かをあらかじめ確認しておく必要があります。
     
  • 英語表記のみの箇所がある
  • 操作が複雑な拡張機能の説明などが日本語に対応していません。

Trelloの料金体系

  • FREEプラン:$0
  • STANDARDプラン:$6 USD/ユーザー/月
  • PREMIUMプラン:$12.50 USD/ユーザー/月
  • ENTERPRISEプラン:$17.50 USD 以下/ユーザー/月
  • 5,000ユーザー以上で利用したい場合には営業窓口に問い合わせしましょう。

【Jira Software】課題管理ができるアプリ

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Jira Softwareの特徴

  • タスクの表示形式を変えられる
  • カンバン方式やスクラムボード方式などの表示形式に変更すれば、さまざまな角度から進捗を確認できます。
     
  • 多様な機能が利用できる多機能アプリ
  • Jira Softwareには3,000種類以上のアプリを連携できるので、用途に合わせて様々な使い方が可能です。

Jira Softwareの注意点

  • デジタルに詳しくないと使いこなすのが難しい
  • 開発アプリとの連携やワークフロー作成、API設定など、デジタルの知識がなければすべての機能を使いこなすのは困難です。

Jira Softwareの料金体系

  • Freeプラン:¥0(10ユーザーまで)
  • Standardプラン:¥900/ユーザー/月 以下
  • Premiumプラン:¥1,730/ユーザー/月 以下
  • Enterpriseプラン:問い合わせが必要です。

【Lychee Redmine】プロジェクト管理に活用できる多機能アプリ

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Lychee Redmineの特徴

  • プロジェクトに役立つ機能が豊富
  • Lychee Redmineがあればタスク管理機能からCCPMまで一元管理できます。
     
  • プロジェクトのレポート機能が使える
  • プロジェクトの進捗や品質、コストが分かりやすく分析できます。

Lychee Redmineの注意点

  • プレミアムプラン以上でないと使えない機能も多い
  • プレミアムプラン以上でなければ工数リソース管理、コスト管理といった機能を利用できません。
     
  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • プレミアムプランでは工数リソース管理、EVM(出来高管理)、プロジェクトレポートなど多様な機能を利用できますが、かえって使いこなすのが難しい可能性があります。

Lychee Redmineの料金体系

  • フリープラン:¥0(10ユーザーまで)
  • スタンダードプラン:¥800/ユーザー/月(購入は10ユーザー単位)
  • プレミアムプラン:¥1,200/ユーザー/月(購入は10ユーザー単位)
  • エンタープライズプラン:見積もりが必要です(購入は10ユーザー単位)
  • そのほか、追加機能やサポートなどの有料オプションもあります。

【Google ToDo リスト】あらゆる端末から利用できるアプリ

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Google ToDo リストの特徴

  • あらゆるデバイスから利用できる
  • Googleアカウントを作成すれば、あらゆるデバイスからタスク管理ができます。
     
  • Googleのサービスと連携できる
  • Gmailを直接タスクとして登録したり、Googleカレンダーに表示したりできます。

Google ToDo リストの注意点

  • チームでタスクを共有するのには向かない
  • Google ToDo リストに追加したタスクは共有ができないので、チームで利用するケースには向きません。
     
  • すべてのタスクを一覧表示できない
  • Google ToDo リストではリストごとにタスクを管理しますが、すべてのタスクを一覧で確認する方法がないので使いにくい可能性があります。

Google ToDo リストの料金体系

  • Googleアカウントを無料で作成すれば、誰でもすべての機能を利用できます。
 
関連記事: 【必見】使いやすい進捗管理・工程管理アプリ14選!


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タスクのスケジュール管理のポイント7選

タスクのスケジュール管理が苦手でも、誰でも段階的に克服できるポイントがあります。以下では、円滑なスケジュール管理をするポイントを7つご紹介します。

(1)タスクを細分化する

はじめに、タスクを可能な限り細分化しましょう。
 
タスクの抽象度が高いまま仕事をすると、「どの作業を始めれば良いか」が分からず、スムーズに作業を進められません。そのため、「何をすれば良いかが一目瞭然」になるまでタスクを細分化しましょう
 
たとえば、”新規事業の提案”というタスクの場合、”根拠となるデータの調査・分析”や”原稿の構成作成”、”プレゼンの練習”などに分解できます。
 
さらに、タスクを細分化すれば作業がスムーズになるだけでなく、チーム全体の進捗を正確に把握できるようになり、納期に遅れるリスクも減らせるのです。

(2) タスク同士の関係性を意識する

スケジュールを適切に管理するためには、タスク同士の関係性を意識しましょう。以下のように、タスクは直列と並列の関係になっている場合がほとんどです。
 

タスク同士の関係性のイメージ

  • 直列関係のタスク
  • 直列関係のタスクは、先行のタスクが完了しないと後行のタスクに着手できません。そのため、ひとつのタスクが遅れれば、別のタスクにも影響が出てしまいます。
     
  • 並列関係のタスク
  • 並列関係のタスクは並行して作業を進められます。ただし、上図の”タスクF”のように並列関係にあるすべてのタスク完了するまで着手できないケースもあります。
このように、スケジュール管理をする際にはタスク同士の関係を考慮しないと、意図しない問題が発生してプロジェクトの遅延につながる恐れがあるのです。

(3) タスクに優先順位を付ける

スケジュールに余裕を持ってタスクを回すためには、タスクの優先順位を決めましょう。具体的には、タスクを下図のマトリクスの4象限に分類して決めます。
 

タスクの優先順位を決めるマトリクスのイメージ

基本的なタスクの優先順位は(1)>(2)>(3)>(4)になります。
 
スケジュール通りに業務が進まない場合には、上図のようにタスクの重要性と緊急性を参考にして優先順位を付けましょう

(4)デッドタイムも考慮する

スケジュール管理が上手くいかないときは「デッドタイム」も考慮しましょう。
 
デッドタイムとは通勤時間や移動時間、休憩時間、待ち時間などの空白の時間を指します。スケジュール通りに仕事が進まない原因には、デッドタイムが十分に把握できていないケースがあるのです。
 
スケジュールを組む際はタスクにかかる時間はもちろん、タスクに伴う準備や移動の時間も忘れずに予定に組み込みましょう

(5)時間帯に適したタスクをする

タスクには「高い集中力が必要な作業」と「疲労感があってもできる作業」があります。
 
一般的に午前中は脳が冴えている時間帯と言われており、集中力が必要な作業が向いています。一方で、午後は集中力が低下するので細かな作業ではなく、より創造的な業務に時間を充てる方が適しているのです。
 
以上のように、タスクをただやみくもに処理していくのではなく、タスクの性質を見極めて適切な時間帯に取り組むのがおすすめです。

(6) チームで共有する

スケジュール管理を成功させるには、チームでスケジュールを一括共有しましょう。
 
紙の手帳、スマホの予定アプリ、タスク管理アプリなど社員ごとに管理方法が異なる環境では、タスクの割り振りをするたびに社員の予定を確認しなければなりません。
 
スケジュールの調整に手間がかかる状況では、納期や期限に関するトラブルが起きた際に対応が遅れてしまいます。プロジェクト円滑に進めるためには、社内でタスクを一括で共有する体制づくりが必要なのです。

(7) タスク管理アプリを活用する

円滑なスケジュール管理が実現するには、タスク管理アプリも欠かせません。
 
タスク管理アプリを活用すると、チーム全員のタスク状況がリアルタイムで確認・共有できるだけでなく、タスクのリマインド設定も可能です。そのため、スケジュールの可視化とタスク漏れの防止がひとつのアプリで完結します。
 
ただし、社員のITリテラシーが低いとアプリの運用が難しくなるため、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようなタスク管理アプリを使いましょう。必要な機能に過不足がないアプリであれば、誰も利用せずに放置されるという事態は避けられます。
 
関連記事: 【最新版】期日管理に役立つタスク管理ツール5選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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タスクのスケジュール管理のポイントとおすすめアプリまとめ

これまで、タスクのスケジュール管理のポイントとおすすめアプリ5選を中心にご紹介してきました。具体的なポイントは以下の7つです。
 
  1. タスクを可能な限り細分化する
  2. タスク同士の関係性を意識する
  3. タスクに優先順位を付ける
  4. デットタイムも考慮する
  5. 時間帯に適したタスクをする
  6. 社内で共有する
  7. アプリを活用する
 
とくに、タスクのスケジュール管理を効率化するためには「アプリ」が欠かせません。しかし、操作が複雑なアプリは使いこなせなせず、タスクのスケジュール管理に支障をきたす恐れがあります。
 
したがって、自社では「ITに不慣れでもストレスなく使えるアプリ」を選定すべきです。すなわち、65歳以上の社員でも即日でタスクのスケジュール管理ができる「Stock」一択と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスクのスケジュール管理を効率化し、プロジェクトを円滑に進めましょう。
 
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