ビジネスパーソンとして必要不可欠なスキルの一つとしてタスク管理が挙げられます。そして、タスク管理を成功させるための不可欠な要素が「スケジュール管理」です。
 
しかし、普段のスケジュール管理とタスクのスケジュール管理は少し異なります。タスクのスケジュール管理のポイントを押さえると、スケジュールの遅れを防げるうえ、情報が整理されるので知りたい情報へすぐにアクセスできます。
 
一方で、効率的なスケジュール管理が全社でできておらず、プロジェクトの遅延がしばしば発生してしまい悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、タスクのスケジュール管理のポイントや失敗しないコツ、すぐに業務効率化を実現するおすすめのツールをご紹介しますので、
 
  • タスクのスケジュール管理の仕方が全社で不透明になっている
  • タスクはもちろん、さまざまなスケジュール管理を一元管理したい
  • さらに効率的なタスク管理がしたい
という方はぜひこの記事参考に、スケジュールの業務効率化を実現してみてください。

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タスク管理とは

タスク管理とは、仕事をしていくなかで自分の仕事をタスクとして細分化し、期限を決めて仕事を行うことで効率化を図る方法です。
 
仕事を一つの塊として見るのではなく、1つ1つのタスクにすることで、やるべきことが明確化になります。また、1つのタスクを「目標」とすることで、タスクを完了するごとに達成感を得られるといった精神的充足感から仕事のモチベーションアップにも貢献します。
 
タスク管理では、自分のタスクに優先順位をつけ、順番を把握し、進捗を管理しながら期限までに作業を行います。
 
この、期限までの作業、すなわちスケジュール管理はタスク管理の中で最も重要な要素の1つです。
 
また、タスクはさまざまなプロジェクトにおける仕事の最小単位です。そのため、タスクのスケジュール管理ができていないとプロジェクトの失敗を引き起こす可能性もあります。
 
そして、タスクには必ず期限があるので、その期限に間に合わなければ社内外問わず信用を失ってしまうことにも繋がりかねません。
 
したがって、チームやアジャイル型で業務を行う場合は、より一層現状のタスク管理がどうなっているのかを把握担当者が把握しておく必要があります。
 
関連記事: タスク管理(ToDo管理)とは?具体的なタスク管理の仕方を解説
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タスクのスケジュール管理とは

タスクのスケジュール管理とは、タスクの日程を管理し、期限から逆算して今何やるべきかを導き出すまでを指します。そして、想定される所要時間を計算し、期限までに終わらせることを目的とします。
 
タスクのスケジュール管理を行うことで、時間を効率よく使えるようになり、仕事の効率や生産性向上に貢献します。
 
スケジュール管理をするためには、タスクの優先順位を把握することが必要です。そのための優先順位付けは時間管理マトリクスを用いて決めましょう。
 
これはタスクを重要度と緊急度の2つの軸で4つに分類する方法です。

効率的なタスクのスケジュール管理をするには!?おすすめツール9選!

上記の画像を参考に、①の重要であり、緊急性の高い仕事から取り掛かる必要があります。
 
日々の仕事が多く、何から手をつけたら良いのかでいつも混乱してしまうという方は、まずは抱えているタスクを振り分けてみることをおすすめします。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!
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タスクのスケジュール管理のポイント

タスクを整理するには、緊急度と重要度で振り分けますが、以下3つのポイントを意識すると、さらに円滑な業務遂行に役立ちます。

全てを一括管理しメンバーで共有できるようにする

スケジュール管理を成功させるには、部署やチームのメンバー間でスケジュールを一括して見られる状態にしておくことが大切です。
 
紙の手帳、スマホの予定表、パソコンのリスト、と管理方法が個人ごとに分散していては、突然のタスクが振ってきたときにメンバー全ての予定表を確認しなければいけません。そこで確認漏れがあると、期限に間に合わない・ダブルブッキングなどの原因になってしまいます。
 
そのため、原則としてひとつの媒体で一括管理できるシステム導入や体制作りが必要です。メンバー間でスケジュールの共有ができれば、会議や打ち合わせの予定調整の手間を省くことができます。
 
そして、他のメンバーがプロジェクトやマイルストーンの期日を把握しておくと、期日の勘違いや締め切りを過ぎてしまうミスを事前に防止できます。

所要時間を知る

タスクごとの所要時間はどれくらいかを、正確に知ることは非常に重要です。タスクの所要時間が把握できていない場合も、スケジュールの遅れの原因となってしまいます。
 
例えば、既に控えていたタスクの作業時間が減ったり、その後のタスクに時間が割けなかったりする恐れがあります。
 
そのため、タスクの所要時間を算出し、プロジェクトの完遂までに合計でどれくらいの時間が必要かを部署やチームで把握しておくと、実際の作業時間におけるギャップを感じることなく業務が進められます。
 
また、スケジュールと実際の作業時間とのズレを少なくすることで、スケジュール管理の質を上げることができます。普段から仕事を行うなかで、タスクの正しい時間管理が必要です。

余裕を持たせる

スケジュール管理ではイレギュラーな仕事にも対応できるよう、あらかじめスケジュールに余裕を持っておく必要があります。仕事をしていて、イレギュラーな対応は避けて通れません。
 
忙しいから、早くタスクを終わらせたいから、といってタスクとタスクの間を詰めてしまってはイレギュラーなタスクに対応する時間がなくなり、スケジュール管理が失敗する原因になってしまいます。
 
1つ1つの作業の合間には隙間時間を作り、余裕を持ってスケジュールを組む必要があります。少しの余裕があるだけでもイレギュラーなことに対しての影響を少なくできます。
 
特に、社内のタスクの場合は対応できても、社外との商談や打ち合わせは延長する可能性もあります。そのため、社外対応が続く場合はより一層余裕を持ったスケジュール調整が必要です。

午前と午後を意識する

タスクの中にも、集中して行った方がいいもの、疲れていてもできる作業があります。一般的に、午前中は脳が疲れていないので、集中して作業が行えると言われています。
 
そのため、重要な企画の立案や提案書の作成などは、午前に集中して行うようにしましょう。
 
午前と午後を意識してタスクをスケジュールすることで、効率よく仕事ができます。
 
関連記事: これで期限を守れる!簡単にタスク管理ができるツールを選ぶポイントとは?
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失敗しないスケジュール管理でさらにできること

タスクのスケジュール管理が効率的に行えるようになると、業務の確実な遂行はもちろん、効率化の考え方を別の業務へと活かすことができます。
 
以下では、応用としてタスク管理をさらに効率的に行える方法をご紹介します。

普段から重要度を判断する癖をつける

タスクの重要度に応じて、取り組む優先順位を判断する癖をつけておくと、やるべきタスクが可視化されます。
 
スケジュール通りに業務が進まない原因に、優先順位をミスしてしまうことが挙げられます。また、上で紹介した「重要度・緊急度」での分類を誤ってしまう可能性もあります。
 
そして、各タスクの重要度について部署やチーム内で共通認識を持っておかなければ、緊急で行うべきタスクが緊急に行われていないという事態が発生し、チームに迷惑がかかってしまうでしょう。
 
そのため、チームでの業務の場合はより一層、管理しているタスクが重要・緊急なのかも検討すべきです。
 
また、相互の認識のズレを防ぐためにメンバーとはよくコミュニケーションをとる必要があります。しかし、今日ではリモートワークが中心ですので、以前ほど気軽にコミュニケーションが取れない状況になっています。
 
連絡を取る際はメールではなく、気軽に同僚や先輩に相談できるチャット機能のついたツールを利用すると便利です。
 
普段からタスクひとつひとつに対して重要度を判断する癖をつけることで、スケジュールを組む時にも素早く判断できるようになり、イレギュラーな仕事に対しても、即座にいつ対応すべきなのかが分かるようになります。

デットタイムも時間に入れる

デッドタイムとは「通勤時間」「移動時間」「休憩時間」「待ち時間」等の時間を指します。スケジュール通りに進まない原因として、これらのデッドタイムを十分に把握できていないケースがあります。
 
このデッドタイムについての考え方ができていないと「営業先まで思った以上に時間がかかった」「移動時間を考えていなかったため開始が遅れた」と言った事態が起きてしまいます。
 
スケジュールを組む時に所要時間はもちろん記入しますが、それに伴う移動時間も忘れてはいけません。タスクに伴う時間を全て考えることで、スケジュールの精度が向上できます。

ツールを活用する

スケジュールを管理する方法として、1番多いのはメンバーごとの手帳やメモ帳が挙げられます。しかし、手帳だとメンバーに共有ができず、記載内容に修正などがあった際に編集も難しいです。
 
そこでタスクのスケジュール管理に特化しているツールを使うことで、効率的な管理ができます。ツールを活用すると、タスクごとに詳細な情報を管理できる、スケジュールが可視化できる等の様々なメリットがあります。
 
また、メモをしたページやノートにメンバーを指定して、タスクとして設定できる機能がついているものや、期日が近くなるとリマインドする機能を搭載しているものもあります。
 
関連記事: タスク管理が苦手な原因とは?克服するためのポイントをご紹介
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タスク・スケジュール管理を可能にするツール9選

ここまでタスクのスケジュール管理のポイントや、タスク管理を通して効率化を実現するための方法についてご紹介しました。一方でタスクはもちろん、タスクだけでなく他の情報を一元管理したい場合は、ITツールの導入一択です。
 
しかし、多機能がゆえ複雑で難しいツールを導入すると、社内のリテラシーがさまざまである場合は、混乱を招いてしまいます。そのため、ツール選定時には誰でも使えるツールを選ぶ必要があります。
 
以下では、タスクのスケジュール管理におすすめなツールを9選ご紹介します。
 
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Trello

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Trelloはタスクを1つの「ふせん」として、ドラッグ&ドロップでステータスを変えることができる、操作性に優れたタスク管理ツールです。

<Trelloのポイント>

  1. 使いやすい操作性
    タスクはドラッグ&ドロップで操作することができるため、簡単に管理することができます。
  2. 優れた機能性
    タスクはガントチャートで確認することができ、かんばん方式でも進行状況をチェックすることができます。また、機能を追加することもできるため、使いやすくカスタマイズすることができます。

<Trelloを使う上で気をつけたい点>

  1. シンプルなため複雑な機能には向いていない
    Trelloはシンプルを特徴としているため、複雑な管理をしようとすると、見づらくなってしまいます。
  2. コミュニケーションが取れない
    コミュニケーション機能が付いていないため、別にツールを導入する必要があります。

Asana

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Asanaはタスク管理の方法を選べ、豊富な連携先があるタスク管理ツールです。

<Asanaのポイント>

  1. 2種類から選べるタスク管理方法
    タスクの見方が「リスト式」と「ボード式」の2つから選べるので、タスクに合った表示方式がとれます。
  2. 各種機能との連携が可能
    SlackやDropbox、Google Driveなどの100以上ものツールと連携が可能なので、タスクを効率的に管理することができます。

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料機能には限界がある
    15人までは無料で使えますが、Asana本来の力を利用するには有料プラン(1475円〜/月)がいいとのレビューがあります。
  2. 自由度が高いので定着するまでに時間がかかる
    自由度が高いため、社内でルールを決めないと、いらない機能が乱立してしまいます。また、ルールを決めても定着までには時間がかかるでしょう。

Jooto

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Jootoはかんばん方式でクラウド上でタスクを管理するツールです。

<Jootoのポイント>

  1. すぐに使いこなすことができるインターフェース
    タスクの進行状況が一目でわかり、付箋のように扱うことができるため、使いやすいと評判です。
  2. 通知機能を搭載している
    期日が近いタスクや自分宛のコメントに対して通知メールやプッシュ通知を設定できるため、忘れてしまうことを防ぎます。

<Jootoを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料なのは4人まで
    無料プランでは容量は100MB、4人までなので、お試しするのは難しいかもしれません。
  2. コメントが多すぎると見にくい
    タスクごとにコメントを残せますが、多すぎると見にくくなってしまうとのレビューがあります

Todoist

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Todoistはシンプルなデザインが特徴で、タスクをToDoリストとして管理するタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクに優先順位をつけられ、フォルダに分けて整理できる
    タスクを優先順位ごと、予定日ごとに並び替えることができます。また、プロジェクトの枠を超えてフォルダを作って整理ができます。
  2. 自動バックアップ
    保存されたデータを自動でバックアップすることができます。

<Todoistを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料版は1プロジェクトあたり5人まで
    無料のプランだと5人までしか使えないのでチームで使うのには向いていません。
  2. 日本語入力にはトラブルがある場合も
    Todoistの元の言語は英語のため、例えば期限設定時に日本語での入力は上手くいかないことがあります。

Any.do

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Any.doはカレンダー、ToDoリスト、リマインダーが1つにまとまったツールです。

<Any.doのポイント>

  1. 時系列でタスクを整理できる
    時系列でタスクを整理でき、期日ごとに見ることができるため便利です。
  2. 音声入力が可能
    音声入力ができるため、素早くリストを作ることが可能です。

<Any.doを使う上で気をつけたい点>

  1. アプリは重いという声もある
    アプリを起動するのに時間がかかったり、タスクがバグで削除できなかったりすることがあるので、改善してほしいですね。
  2. サポートは英語のみ
    海外のアプリのため、サポートは英語のみです。データを無くしてしまった時などは少し不安です。

TeamHack

TeamHackのトップページ

TeamHackは「プロジェクト>タスク>チャット」というツリー型が特徴のタスク管理ツールです。

<TeamHackのポイント>

  1. タスク、ドキュメントごとにチャット機能がある
    それぞれにチャット機能があるため、部下は進捗状況を報告しやすく、上司は全てのタスクの進捗度の確認が容易にできます。
  2. 作業しやすい機能
    担当者や期限設定だけではなく、未読表示やメンション機能など様々な機能があるため、各自が作業しやすい環境になります。

<TeamHackを使う上で気をつけたい点>

  1. モバイルアプリがない
    パソコンでは利用できますが、モバイルに対応したアプリがないため、オフラインでタスクの確認ができません。
  2. 全体の進捗管理はできない
    ガントチャート機能はないため、全部のタスクの進捗管理はできません。

Microsoft to do

Microsoft to doのトップページ

Microsoft to doはMicrosoft社が開発した、シンプルで分かりやすいことが特徴のタスク管理ツールです。

<Microsoft to doのポイント>

  1. タスクがクラウド上で管理される
    タスクはクラウド上に保存されるため、どのデバイスからでも見ることができます。また、デバイスが壊れてしまっても入力したタスクは消えません。
  2. 今日やることが絞れる「今日の予定」機能
    ToDoリストの問題点として、リストが多くなり過ぎてしまい、やるべきことを見失ってしまうことはありませんか?この機能は、数あるリストの中から、今からやるリストを「今日の予定」として選択できるので、今日の予定が立てやすくなります。

<Microsoft to doを使う上で気をつけたい点>

  1. 同じ期限内の並び替えはできない
    同じ期限での、優先順位や自分で並び替えをする機能はないので、タスクがたくさんある人は使いにくいかもしれません。
  2. カレンダー機能はない
    カレンダー型の表示はできないので、他サービスのカレンダー機能と同期して使いたい人には向いていません。
 
関連記事: Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!

Google Keep

Google Keepの起動画面

Google Keepはふせん感覚で視覚的にタスクが管理できるツールです。

<Google Keepのポイント>

  1. Googleとの連携が簡単
    Googleのアプリなので他のGoogleのアプリに簡単に連携してくれます。例えばこちらにリマインダーの設定をすれば、勝手にGoogleカレンダーに同期されます。
  2. かんばん方式の管理ができる
    ふせんの様に簡単に動かすことができるので、かんばん方式での管理に向いています。

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. 本来の使い方はメモを想定
    メモ機能としてが本来の役割なので、本格的にタスク管理をしようとすると足りない機能があり、運用しにくいかもしれません。
  2. オフラインでは使用できない
    オフライン環境では利用することができないので、外出先で「ちょっと確認」ということができません。スマホやタブレットと同期する必要があります。
 
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効率的なタスクのスケジュール管理まとめ

タスクのスケジュール管理方法や押さえておきたいポイント、おすすめのツールをご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスク管理においてそのスケジュール管理は最も重要。
  • タスクの優先順位に困ったら、「時間管理マトリクス」を用いて緊急度と重要度を考慮して判断すること。
  • タスクのスケジュール管理にツールを用いると、メンバー間での情報共有にも非常に役立つ
おすすめのスケジュール管理ツールでご紹介した「Stock」は、非IT企業でも説明がいらないくらい簡単に使うことができ、導入したその日からの活用が可能です。ぜひその使いやすさを無料体験してみましょう。
 
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