業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理する必要があります。そのため、属人的な文書管理をしていると、文書の所在が分からなくなり重大な問題に発展しかねません。
したがって、文書管理規定や文書管理マニュアルを用意して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。しかし、「どのようにして規定やマニュアルをつくれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。
- 文書管理のルールを社内で徹底できていないためマニュアルをつくりたい
- マニュアル作成に時間をかけられないため効率的につくる方法が知りたい
- 文書管理の規定やマニュアルを作成するための具体的な手順が分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理規定や文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。
目次
文書管理規定と文書管理マニュアルの違い
はじめに、文書管理規定と文書管理マニュアルの違いを解説します。
- 文書管理規定
- 文書管理マニュアル
文書管理規定には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のあり方」を定義づける規則です。
文書管理マニュアルには、組織や部署・業務内容に沿った具体的なルールが記されています。部署ごとの業務内容に沿ったものです。
文書管理規定と文書管理マニュアルは「適切な文書管理をするためのルール」とひと括りにできるものの、それぞれの役割が異なります。したがって、両方作成しなければ正しい文書管理ができないのです。
文書のライフサイクル
文書のライフサイクルとは、文書が作られてから破棄されるまでの周期を指し、大きく6つのプロセスに分けられます。文書のライフサイクルを把握しておくと短時間でマニュアルを作成することに役立つため、ここで押さえておきましょう。
| ライフサイクル | 特徴 |
|---|---|
| 1.発生 |
|
| 2.伝達 |
|
| 3.活用 |
|
| 4.保管 |
|
| 5.保存 |
|
| 6.破棄 |
|
以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。
文書管理マニュアルの作り方
以下では、文書のライフサイクルを前提とした「文書管理マニュアルの作り方」を4つの手順に沿って解説します。この方法では、既存の社内ルールを活用して短時間でマニュアルを作成できます。
（1）担当者を決定する
はじめに、文書管理マニュアルの作成に関わる担当者を決定します。
マニュアル作成の担当者を決めずに通常業務と並行しようとすると、マニュアルの作成が後回しになったり、情報収集にまとまった時間が取れずに作業が円滑に進まなくなったりする可能性があります。
各部署や各部門から担当者を選出し、マニュアル作成を円滑に進める準備をしましょう。
（2）既存の社内ルールを洗い出す
次に、既存の社内ルールを洗い出しましょう。たとえば、既存の社内ルールには以下のようなものが挙げられます。
- 文書の件名・ファイル名の付け方
- 文書の承認ルートや押印に関するルール
- 文書のアクセス権に関するルール
- 文書の保管場所
- 文書の保存年数
- 文書の処分方法に関するルール
以上のように、既存の社内ルールを集めて明文化されていないものを洗い出しましょう。
（3）項目ごとに振り分ける
既存の社内ルールを洗い出したら、文書のライフサイクルである「発生、伝達、活用、保管、保存、破棄」の6項目に振り分けていきます。たとえば、以下のような振り分け方が考えられます。
- 発生：文書の件名・ファイル名の付け方
- 伝達：文書の承認ルートや押印に関するルール
- 活用：文書のアクセス権に関するルール
- 保管：文書の保管場所
- 保存：文書の保存年数
- 破棄：文書の処分方法に関するルール
このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作成できるのです。実務の流れにも忠実であるため、使いやすいマニュアルだと言えます。
また、ライフサイクルのうち「保存」では、法定保存文書の保存期間に注意しましょう。保存期間については国税庁が標準文書保存期間基準に保存期間を一覧でまとめています。
（4）社内へ通知する
項目をごとに既存ルールを振り分けて、マニュアルが完成したら社内へ通知します。
現場の社員が独自の管理方法を続けていては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たします。
「業務効率化に役立つ」「紛失のリスクを低減できる」などといった文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。
文書管理規定の作り方
以下では、文書管理規定の書き方について解説します。文書管理規定は大きく分けて2つのステップで作成できます。
（1）項目を策定する
まずは、文書管理規定に盛り込む項目を策定します。具体的には、以下のような項目が挙げられます。
- 適用範囲に関する項目
- 保管、参照、編集に関する項目
- 廃棄に関する項目
- 罰則や改廃に関する項目
文書管理の規定の適用範囲が紙文書だけなのか、電子文書も含むのかを示します。
複製物の取り扱いや保管期限、保管場所、ファイル命名のルールを示します。
廃棄の手順、方法などを示します。
規程を破ったときの対処や、規程の改廃方法に関するルールなどを示します。
文書管理規定はあくまでも「文書管理のあり方」を示すものです。したがって、文書管理マニュアルのように詳細な社内ルールを取り入れる必要はありません。
（2）社内へ通知する
項目を策定したら、文書管理規定の完成を社内に通知します。
文書管理規定が正しく機能しない理由の1つとして、「そもそも、社員が文書管理規定の存在を認識していない」ということが挙げられます。
規定が理解されていない状態では、個人情報の管理や情報セキュリティポリシーなど、社内外の情報を保護するための基本的な事項が遵守されているとは言えません。
したがって、文書管理規定を必ず通知して、全社員に周知しましょう。
文書管理規定・文書管理マニュアルの作成ポイント
以下では、文書管理規定や文書管理マニュアルを作成するにおいて注意すべきポイントを2つ紹介します。
紙用と電子用の2パターンを作成する
作成にあたり、紙と電子の2パターンで準備する必要があります。
2つは性質が大きく異なるため、それぞれに対応した規定・マニュアルを作成することで、規定やマニュアルの効果を最大限発揮できるからです。
たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「コンピューターやクラウドに保管する電子文書」とでは求められる対応が異なります。
文書の形態に合わせて適切な対応がとれるように、紙・電子それぞれに関する規定やマニュアルを作成しましょう。
権限を明確にする
権限を明確にすることも重要なポイントです。
文書に関する規定やマニュアルの作成では「誰が、何をすべきか」を明確にし、責任の及ぶ範囲を見える化しましょう。
仮に、「文書へのアクセス」や「文書の処分」などの権限の所在があいまいな場合、情報漏洩のリスクが高まったり、マニュアルが機能しなくなったりする可能性があります。
したがって、文書に関する権限を細かく設定し、社員一人ひとりがやるべきことを明確にしましょう。
【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール
以下では、文書管理マニュアルの作成に役立つツールをご紹介します。
文書管理マニュアルは既存の社内ルールを収集したり、社内の文書管理の現状を分析してまとめたりする必要があります。また、作成したマニュアルはいつでも見られるように、ほかの書類に埋もれさせないことが大切です。
さらに、マニュアルを無駄にしないためには作成時はもちろん、マニュアルの更新や追加があったときに全社員に通知することも必須になります。
結論、文書管理マニュアルの作成には、社内文書へすぐにアクセスできるほど直感的で、更新連絡が送れるメッセージ機能もある「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はマニュアルを直接保存できるのはもちろん、顧客情報や社内wikiなどのあらゆる文書を作成可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を利用すれば、話題が入り乱れることなくマニュアルについてやりとりできます。
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文書管理マニュアルの作り方まとめ
ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。
文書管理マニュアルは「担当者の決定→既存ルールの洗い出し→文書のライフサイクルの項目への当てはめ→社内への通知」という手順で作成できます。
そして、マニュアルの作成には情報を収集・整理する作業が必要ですが、情報を蓄積するITツールで効率化できます。ただし、非IT企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。
たとえば、Stockは必要な機能が過不足なく揃っており、非IT企業の65歳でも簡単な使いこなせるツールです。実際に、非IT企業を中心に業界業種問わず、150,000社以上がStockを導入し、文書管理の効率化に成功しています。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入してマニュアルを作成し、文書管理の方法を社内で統一しましょう。
