プロジェクトを成功に導くためには、必要なタスクの所要時間を正確に見積もり、納期に間に合うように逆算してスケジュールを立てなければなりません。
一方で、「スケジュールを作る暇がない」「部下がスケジュール通りに仕事を進めてくれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、簡単にプロジェクトスケジュールを作る5つのステップをご紹介します。
- チームで進捗状況を共有できておらず、無駄な業務や時間が発生している
- スケジュール管理が曖昧なので、余裕をもってプロジェクトを進められない
- 綿密なスケジュールを立てる暇がない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、スケジュールの作成方法だけでなく、部下のタスクをスケジュール通りに完了させるための運用方法も分かります。
目次
スケジュール管理の目的
以下では、スケジュール管理の目的をご紹介します。目的を明確にしたうえで、自社プロジェクトのスケジュール管理に足りていない要素を考えましょう。
業務の効率化
スケジュール管理をする目的のひとつは業務効率化です。
たとえば、プロジェクトに必要なタスクには「タスクAが終わらなければ着手できないタスクB」といった結びつきがあります。仮に、プロジェクト単位でスケジュール管理をしておらず個人に属人化した場合、タスクの調整が上手くいきません。
一方、スケジュール管理をすることで各タスクの関係性や優先順位が明らかになり、仕事をスムーズに進められます。以上のように、スケジュール管理には「プロジェクトを効率的に進める」という目的があるのです。
進捗状況の可視化
適切なスケジュール管理は、進捗状況の可視化につながります。
プロジェクトのスケジュールは進捗状況の判断基準です。そのため、スケジュールが不明瞭だと”プロジェクトが遅れている事態”を見落としてしまいます。
したがって、スケジュールと進捗状況を照らし合わせ、細かなトラブルにも気づきやすくするため管理が不可欠なのです。
プロジェクトメンバーと進捗度の共有
メンバー間でスムーズに進捗状況を共有するためにも、スケジュール管理は必須です。
スケジュール作成の過程でメンバーに割り当てるタスクが決定されます。そのため、タスクが完了した時点で共有したり、遅延しそうな場合に報告したりする習慣がつくのです。
一方、スケジュール管理をしていないと、進捗共有の頻度や場所があいまいになりかねません。以上のように、円滑な進捗共有のためにもスケジュール管理は不可欠です。
＜5ステップ＞プロジェクトスケジュールの作り方
ここからは、具体的なプロジェクトスケジュールを作成する方法を5ステップに分けて解説します。この方法を使えば、初心者の方でも基本的なスケジュール表が簡単に作れるので必見です。
作り方1｜目標を策定する
はじめに、プロジェクトの目標地点（ゴール）を策定します。
この場合のゴールとは、プロジェクトの納期です。「いつまでにサイトへ公開すべきか」「いつまでにクライアントへ公開すべきか」という条件から設定しましょう。
プロジェクトのゴールを設定すると、ゴールへたどり着くまでにかけられる時間が明らかになり、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
作り方2｜タスクを洗い出す
次に、プロジェクトの完遂に必要なタスクを洗い出します。
ポイントとなるのは“抜け漏れやダブりがない工程まで細分化すること”です。たとえば、「資料作成」という大まかなタスクで終わらせず「資料作成」「確認」「修正」「修正確認」のように小さな単位まで落とし込みましょう。
仮に抜け漏れがあると、実際にプロジェクトが始まってからスケジュールが圧迫されて、結果的にミスが起こったりプロジェクトが遅延したりしかねません。したがって、必要なタスクはすべて洗い出さなければならないのです。
作り方3｜タスクの結びつきを把握する
タスクを洗い出したら、各タスク同士の結びつきを把握し、順序を決めましょう。
たとえば、タスクAが完了しなければタスクBを開始できない場合、タスクBはタスクAよりあとに配置しなければなりません。したがって、関係性を把握したうえで順序を決めて期限を設定します。
作り方4｜会議の日程を決める
続いて、クライアントや社内での会議日程を決定しましょう。
具体的な日程の決め方には、”プロジェクトの中間地点であるマイルストーンに合わせる”、”週一回の定例会議を開催する”といった方法があります。
細かなタスクだけでなく、会議日程もスケジュールへ反映させることで、プロジェクトの全体像がより分かりやすくなるのです。
作り方5｜担当者をアサインして調整する
最後に、スケジュールをもとに担当者をアサインし、必要に応じて調整します。
管理者側で推定した所要時間はあくまで目安なので、担当者の熟練度や別の業務との兼ね合いなどを考慮して、より現実的なスケジュールに仕上げましょう。
スケジュール管理における3つのポイント
以下では、プロジェクトのスケジュール管理における3つのポイントをご紹介します。プロジェクトをスケジュール通りに進めるため、積極的に実践しましょう。
スケジュールを可視化する
スケジュールを可視化してメンバーへ共有することで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
逆にタスクを割り当てるだけだと、目の前のタスクをこなすことだけに集中しかねません。その結果、ほかのメンバーの進捗の遅れに気づけず、迅速に対応できないのです。
したがって、可視化したスケジュール全体を共有して、全員の進捗状況を確かめられるようにしましょう。
所要時間を設ける
タスクごとに所要時間を設け、時間内に捌けるように管理するのがポイントです。
時間制限を設けることによって、各メンバーが一日単位、週単位のスケジュールを立てやすくなります。また、時間内にタスクをこなすための工夫を考えるため、業務効率化にもつながるのです。
ただし、メンバーの処理能力を超えたタスクを設定してしまうと、プロジェクトの進行が滞る可能性が高いので、余裕を持った期限設定が求められます。
プロジェクト管理アプリを使う
スマホやPCからアクセスできるプロジェクト管理アプリを使って、管理者の負担を軽減させましょう。
たとえば、エクセルや一般的なスケジュールアプリでは難しい「スケジュール全体と各自の進捗状況を共有すること」が、プロジェクト管理アプリではスムーズに実現します。
また、タスク機能が搭載されているアプリを使うと、管理者から担当者へタスクを依頼できるので、個別にメールを送ったり声をかけたりする必要がなくなるのです。
アプリを選ぶときは、直感的に操作ができる「Stock」のようにシンプルなものを選択すると、ITリテラシーの低いメンバーへアプリの使い方を教える手間がかかりません。
【失敗しない】プロジェクトスケジュールの管理に役立つアプリ
以下では、プロジェクトのスケジュール管理に役立つアプリをご紹介します。
仮に完璧なスケジュールを組めたとしても、メンバーがその全体像を把握していなかったり、スケジュール通りにタスクをこなせなかったりすると意味がありません。そのため、スケジュール作成はもちろん「共有」と「進捗状況の把握」が重要です。
そこで活用すべきなのが、「スケジュールをメンバーと共有したり、タスクの進捗を可視化したりできるアプリ」です。
結論、プロジェクトのスケジュール管理に必要なアプリは、プロジェクトに関する情報共有や進捗管理が最も簡単にできる「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」にスケジュールやタスクの詳細を記載し、ノートに紐づいた「タスク」でやるべきことを設定・依頼できます。また、非IT企業の65歳でも使えるほどシンプルなので、誰でもすぐに使いこなせるのが特徴です。
プロジェクトの進捗状況を簡単に共有するアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
プロジェクトスケジュールの作り方まとめ
ここまで、プロジェクトスケジュールの作り方やおすすめのアプリをご紹介しました。
プロジェクトを納期通りに完遂させるためには、抜け漏れのないスケジュールの作成だけでなく、スムーズに進捗共有できる環境が必須です。
しかし、口頭や紙、エクセルだとリアルタイムで共有できず遅延に気づきにくいため、プロジェクト管理アプリを導入しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、スケジュールの作成・共有からタスクの割り当て、進捗状況の管理まで完結するアプリなので、プロジェクト管理に最適です。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、円滑なプロジェクト管理に活用しましょう。
