タイムマネジメントはビジネスにおいて必須の能力であり、多くの企業で「やるべきことを効率よくこなすための手段」として実践されています。
一方、「タイムマネジメントの適切なプロセスがわからず、チームの生産性がなかなか上がらない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タイムマネジメントを実践するメリットや成功させる5つのコツを中心にご紹介していきます。
- タイムマネジメントにおける適切な手順を知り、自社に浸透させたい
- タイムマネジメントを成功させるためのコツを知りたい
- 効率的なタイムマネジメントを実践し、生産性を高めたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントの適切な手順とコツがわかり、チーム全体の生産性を向上させられます。
目次
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、限られた時間の使い方を見直し、生産性を高めることです。
タイムマネジメントを実践すると、タスクが可視化されるので、目の前にあるタスクをこなすだけの「作業」から脱却できます。とくに、中小企業の場合は、少数精鋭で一人あたりの作業量が多いため、タイムマネジメントが重要視されているのです。
タイムマネジメントの具体例を挙げると「各タスクの時間を細かく計測し、必要以上に時間がかかったタスクの原因抽出をする」例があります。各社員の能力や経験には差があるものの、一人ひとりが時間の使い方を見直せば、チームの作業効率向上にも繋がります。
タイムマネジメントの3つのメリットとは
ここでは、タイムマネジメントを実践するメリットを3つ解説します。限られた時間を有効活用しているチームは、以下のメリットを常に受けながら業務を進めています。
- 業務のミスを減らせる
- 各社員のスキルアップが期待できる
- 残業時間を減らせる
タイムマネジメントを実践して、各タスクにかかる時間を削減することで「誤りや見落としがないか」など、確認する時間を取れるようになります。一方、時間に追われて確認する時間がなくなると、後から修正する手間が発生し、かえって業務スピードが落ちてしまいます。
各社員が時間を効率よく使うため、重要度と緊急性を考慮しながら取り組むべきタスクを選択できるようになります。結果として、各社員のスキルアップが期待できます。
タイムマネジメントによって各タスクを早く完了させられれば、残業時間も減らせるようになります。とくに、残業が常態化すると、社員のモチベーションが低下し、生産性も落ちてしまうので注意しましょう。
このように、タイムマネジメントを実践すると、各社員が効率よくタスクに取り組めるようになります。結果、個人単位だけなく、チーム単位で生産性を向上させられるのです。
タイムマネジメントの4つの手順
ここでは、タイムマネジメントにおける4つの手順をご紹介します。チームのタスクを効率よく進めるためにも、以下を確実に押さえておきましょう。
（1）やるべきタスクを洗い出す
タイムマネジメントの最初の手順は、やるべきタスクの洗い出しです。
タスクの洗い出しは、チームが「どのタスク」に「どれだけの時間を使うべきか」を把握することが目的です。やるべきタスクが曖昧では、重要なタスクを上手く進められないだけでなく、チームの一体感も生まれません。
したがって、時間を有効活用するためにも「やるべきタスクを洗い出して可視化すること」が、タイムマネジメントの第一歩になります。
（2）タスクに優先順位を付ける
タスクが可視化されたら、優先順位を付けるようにしましょう。
各タスクに優先順位を付ければ、チーム内で「どのタスクに最も時間をかけるべきか」や、反対に「あまり時間をかけるべきではないタスクは何か」が明確になります。
ただし、優先順位はタスクの緊急度・重要度を軸に付けなければなりません。そのため、メンバー各自の判断で優先順位を付けるのではなく、あらかじめ優先すべきタスクとなぜ優先すべきかの根拠を共有するのがポイントです。
（3） タスクごとに目標を設定する
タスクの優先順位が明確になったら、タスクごとに目標を設定します。
目標を適切に設定しなければ、メンバーの仕事にメリハリがつかず、無駄に時間をかけてしまいます。一方、「〇時までに必ず完了させる」などの目標を明らかにしておくと、タスクに対するモチベーションを維持できるようになります。
ただし「目標の時間に間に合わせるためのスピード」だけを意識して、質が疎かになってしまっては意味がありません。そこで、「各社員が適切な目標設定ができているか」を担当者がマネジメントする工夫も重要です。
（4）振り返る時間を設ける
タイムマネジメントにおいて、最後に振り返る時間を設けることも忘れてはなりません。
タイムマネジメントは「各社員やチームの生産性を高めること」が目的です。一方、定期的な振り返りがないままでは、タイムマネジメントを実践する前後で効果があったのかを評価できなくなってしまうのです。
したがって、タイムマネジメントを実践するときは「各タスクにかかる時間がどれほど減ったか」「時間あたりの成果を最大化できる見込みがあるか」などを振り返るようにしましょう。
タイムマネジメントに最適なITツール
ここからは、タイムマネジメントに最適なITツールをご紹介します。
個人単位で時間を管理していると、タスクごとに時間を意識しながら進捗率を確認するのが難しく、チームメンバーにも共有しづらくなります。そのため、効率よく「チームで」タイムマネジメントを行うには、ITツールの導入・運用が必要です。
一方、多機能なツールを導入すると、ITに詳しくないメンバーが適切にタスクを管理できず、管理者もメンバーの作業状況を把握しづらくなってしまうのです。したがって、「全社で使えるほどシンプルなツールか」を判断基準にツールを選びましょう。
そこで、「チームでの情報共有」と「簡単な操作性」を両立するには、非IT企業における65歳以上の社員でも、簡単にタスク管理・進捗共有ができる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に各タスクの情報を記載するだけで、任意のメンバーへ共有されます。また、「タスク」からメンバーの作業内容や進捗状況を見られるので、チームの担当者も指摘や修正がしやすく、効率的なタイムマネジメントに最適です。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タイムマネジメントを成功させるコツ5選
以下ではタイムマネジメントを成功させるコツを5つご紹介します。「時間を有効活用させて仕事を進めたい」方は必見です。
（1）目標を明確化する
タイムマネジメントを成功させるうえでまず重要なのが、目標の明確化です。
目標設定は「できるだけ多くの資料を作成する」のような曖昧な表現ではなく「1週間以内に3枚の資料を作成する」のように、数値で具体化させるのがポイントです。
また、メンバーごとにキャパシティ（能力）や稼働状況は異なるので、各社員がこなせるタスク量を見極める必要があります。「達成の可能性が低い目標」はモチベーションの低下にもつながるので注意しましょう。
（2）タスクを先延ばしにしない
タスクを先延ばしにしないことも、タイムマネジメントを成功させるコツです。
タスクは重要性と緊急性を踏まえて、やるべきことを処理する必要があります。一方、依頼されたタスクを先延ばしにしていると、プロジェクト進行が遅れるだけでなく、信頼性の側面でもマイナスになります。
また、すぐに完了できるタスクを先延ばしにすると、タスク漏れの問題が発生します。そのため、依頼されたタスクやすぐに完了できるタスクは、先延ばしせずにこなすようにしましょう。
（3）スケジュールに余裕を持たせる
スケジュールに余裕を持たせることも、タイムマネジメントを成功させるコツです。
スケジュールに余裕がないと「常に期日に追われた状態」となり、タスクのクオリティが低下します。また、急遽タスクが追加された場合、時間内で処理しきれない可能性も発生してしまいます。
一方、スケジュールに余裕を持たせることで、細かなミスを防ぎやすくなるほか、緊急のタスクにも対応できるため、精神的なゆとりも生まれるのです。
（4）情報共有を的確に行う
タイムマネジメントの成功には、的確な情報共有も欠かせません。
周囲との情報共有を日頃から徹底しておくことで、認識齟齬が起こりづらくなります。また、ほかのメンバーのタスク状況を把握しておけば、ミスが発生したり進捗に遅れがあったりする場合もカバーしやすくなるのです。
このように、周囲とのコミュニケーションによって、タスクにおける認識齟齬のリスクを抑えられ、チーム間でスムーズに業務を進められます。
（5）全社でITツールを活用する
タイムマネジメントをより確実に成功させるには、全社でITツールを活用しましょう。
関係者へ伝達しても振り返りにくい「メール」や、抜け漏れが発生する「口頭」で情報共有していると、チーム内のタスクの進捗状況が分かりづらくなってしまいます。そこで、ITツールを全社で活用すれば、全員のタスク状況をリアルタイムで確認・共有でき、タイムマネジメントもスムーズになります。
ただし、多機能なITツールは社員のリテラシーが及ばない可能性もあるため、導入するツールは「Stock」のような、シンプルで簡単に使いこなせるものを選びましょう。
タイムマネジメントのメリットとコツまとめ
ここまで、タイムマネジメントのメリットとコツを中心にご紹介してきました。
適切なタイムマネジメントが実践されると、チーム内のタスク処理効率が高められます。また、効率よくタイムマネジメントをするには、チーム全体で各自のタスク状況を一目で把握できる環境を整えるべきです。
また、チーム全体のタスク管理には、ITツールの導入・運用が欠かせません。一方、メンバー全員が使いこなせるツールでなければ、タスク管理や進捗状況の共有に不備が発生し、最終的にツールが使われなくなってしまいます。
そのため、ツールを選ぶときは「誰でも直感的に操作できるか」を重要視しましょう。そこで、Stockのように、ITに詳しくない65歳以上の社員でも、ストレスなくタスク管理とタイムマネジメントが可能なツールの利用が必須なのです。
ぜひ「Stock」でシンプルなタスク管理を実践し、効率的なタイムマネジメントを実践しましょう。
