的確なスケジュール管理ができなければ、期限までにタスクを上手くこなせなかったり、予定をダブルブッキングしてしまったりして、トラブルに発展しかねません。したがって、スケジュール管理はビジネスにおいて不可欠なのです。
しかし、なかには「スケジュール管理が苦手だが、何から改善していけばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のスケジュール管理ができない人の特徴や上手くなる方法を中心にご紹介します。
- スケジュール管理がうまくできず、業務に遅れが生じている
- スケジュール管理がうまくなるコツや注意点を知りたい
- 苦手なスケジュール管理を簡単にできる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理ができない原因と対処法を把握しつつ、タスクを円滑に進められるようになります。
目次
仕事のスケジュール管理ができない人の3つの特徴
以下では、スケジュール管理ができない人の特徴を3つご紹介します。スケジュール管理を改善するには、「なぜ上手くいかないのか」原因を把握することが重要です。
（1）優先順位付けができていない
スケジュール管理ができない人の特徴の1つ目は「優先順位付けができていない」です。
タスクの優先順位を付けられていないことによって、手あたり次第に作業に着手してしまいます。その結果、優先度が高いタスクが後回しになると、複数人が関わる業務を妨げる原因にもなりかねません。
したがって、「優先度の高いタスクが終わらない」事態を防ぐためにも、タスクの期日や重要性から判断して優先順位を付けるのがポイントです。
（2）タスクの期日を正確に把握していない
スケジュール管理ができない人の特徴2つ目は、「タスクの期日を正確に把握していない」です。
タスクの期日が曖昧だと、期日から逆算して「いつまでに何をすれば良いのか」といった計画を立てることができません。結果、円滑なタスク遂行ができず、ほかの業務の進行にも影響を及ぼす可能性があるのです。
したがって、期日通りにタスクを終えるには、タスクが発生した段階で締め切りを正確に把握しましょう。
（3）情報共有ができていない
スケジュール管理ができない人の特徴3つ目は「情報共有ができていない」です。
業務を進めるうえで、ほかのメンバーとの情報共有は欠かせません。たとえば、進捗の遅れや急な予定変更があるときに、情報共有が漏れていれば、ほかのメンバーの業務を妨げてしまいます。
そのため、とくにプロジェクトを進めるときは、各メンバーのスケジュール・タスク状況をリアルタイムで共有できる体制を整える必要があります。
仕事のスケジュール管理ができないことによる3つの弊害
以下では、スケジュール管理ができないことで発生する弊害を3つご紹介します。スケジュール管理ができていないと、以下の事態を誘発する可能性があるため注意しましょう。
（1）生産性が低下する
スケジュール管理ができないことによる1つ目の弊害は「生産性の低下」です。
スケジュール管理が適切にできていない場合、何に着手すべきかを都度確かめる作業が必要になってしまいます。結果、面倒な確認作業に費やす時間が増え、生産性が下がってしまうのです。
したがって、業務を円滑に進めるためには、スケジュール管理は必須となります。
（2）タスクの遅延・抜け漏れが起こる
スケジュール管理ができないことによる2つ目の弊害は「タスクの遅延・抜け漏れの発生」です。
スケジュールを適切に管理できていないと、計画的にタスクを進めることができず、タスクの締め切りに間に合わなかったり、タスクを忘れたりする可能性があります。結果、複数人が携わるプロジェクトの遅延等に繋がってしまうのです。
複数のタスクを進める場合や、タスクの遅れが許されないプロジェクトに参加する場合は、適切なスケジュール管理が必須です。
（3）信頼が損なわれる
スケジュール管理ができないことによる3つ目の弊害は「信頼の喪失」です。
社会人が抱えるタスクの中には、商談や商品の納品等、社外の人に影響を及ぼすものもあります。そういったタスクの遂行に遅れや抜け漏れが発生すると、社外の関係者からの信頼を失いかねません。
取引先や顧客からの信頼の喪失は、今後の事業運営に大きく影響します。そのため、スケジュール管理を徹底し、社外の関係者との関係を良好に保ちましょう。
【苦手な人必見】効率的なスケジュール管理に最適なツール
以下では、効率的なスケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
的確なスケジュール管理をするには、「各メンバーがどのタスクをいつまでに終わらせるのか」をチームで把握する必要があります。また、クライアントからの信頼喪失を防ぐためにも、社内外の全ての予定を円滑に共有できるITツールがあれば安心です。
ただし、導入するツールは「全社で使いこなせるシンプルさ」を基準に選びましょう。多機能なツールは、ITに詳しくない社員が適切に使いこなせず、かえってスケジュールの見落としが起こったり、非効率な作業の進め方になったりしてしまいます。
結論、スケジュール管理のために導入すべきツールは、非IT企業における65歳の社員が、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にタスクの詳細を書き込んでおけば、任意のメンバーと共有できるほか、ノートには「タスク」を紐づけられるので作業の抜け漏れも防げます。また、普段使用するメールと「連携設定」すれば、クライアントとの予定もチーム内で管理できます。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【すぐ実践できる】スケジュール管理の具体的な4ステップ
ここでは、スケジュール管理の具体的な手順を4ステップでご紹介します。スケジュール管理がうまくいかない人は、以下の手順で進めてみましょう。
ステップ1｜タスクを洗い出す
まず、現在抱えているタスクを1つ残らず洗い出しましょう。
タスクを洗い出すときは、大きなタスクも細分化して、細かい粒度で統一して記載することを心がけましょう。たとえば、「A社商談の準備」というタスクは、「アポ取り」「資料作成」「会議室の予約」のようにさらに細かくすることができます。
なお、タスクの洗い出し段階では順番を考慮する必要はないため、タスクを抜け漏れなく洗い出すことだけに集中しましょう。
ステップ2｜優先順位を決める
次に、洗い出したタスクの優先順位を決めましょう。
優先順位を決めるときは、アイゼンハワー・マトリクスという指標に各タスクを当てはめるのがおすすめです。この指標は、洗い出したタスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つに分類します。
上記の表に当てはめて、全てのタスクを優先度【1】～【4】の4段階で分類分けしましょう。
ステップ3｜いつまでにやるかを決める
優先順位を決めたら、各タスクをいつまでに行うのか期限を決めましょう。
ここで、「タスクをいつまでにやるかの期限」と「タスク自体の締め切り」を同じ日付にするのは避けましょう。タスクの遂行予定日と締め切り日が同日だと、予期せぬトラブルが発生した場合、タスクの締め切り日までに完遂できない危険性があるのです。
したがって、「締め切りが20日の場合、遂行予定日は17日」のように、タスクの締め切り日よりも数日早い期限を設けるようにしましょう。
ステップ4｜メンバー内で共有する
最後に、作成したスケジュールをメンバー内で共有しましょう。
このとき、「作成したスケジュールを共有して終わり」ではなく、タスクが進捗する度に最新のスケジュール表を共有するのが望ましいです。常に最新のタスク進捗を共有し合えば、予定より遅れてしまっている人をチームでカバーできるようになります。
ただし、タスクが進捗する度に最新の情報を共有するのは手間がかかります。そこで、記載した情報を任意のメンバーに瞬時に共有できる「Stock」のようなツールでスケジュール管理をすれば、手間を変えずに最新の進捗を共有できます。
正しく仕事のスケジュール管理するための3つの注意点
以下では、正しいスケジュール管理における注意点をご紹介します。正確なスケジュール管理を実践するためにも、とくに注意すべき点を理解しておきましょう。
（1）実現可能な目標を設定する
まず、「実現可能な範囲で目標を設定する」点に注意しましょう。
タスクの期日設定が非現実的では、スケジュール通りに業務を進められなくなってしまいます。たとえば、人手が足りない状況で、明らかに対応しきれない負荷のプロジェクトを立ち上げると、期限内に目標を達成することができません。
ただし、スケジュールに余裕を持たせすぎると、目標が低くなり完了できる仕事量が少なくなります。そのため、「やや負荷があるが実現可能である」目標を設定しましょう。
（2）完璧なスケジュールにこだわりすぎない
次に、「完璧なスケジュールにこだわりすぎない」点にも注意が必要です。
完璧なスケジュールにこだわりすぎると時間に余裕がなくなり、緊急のタスクが発生しても対応できなくなってしまいます。したがって、完璧なスケジュールを追求するのではなく、タスクを回しながら臨機応変に対応する事が大切です。
ただし、スケジュール設定がないと業務に遅れがあっても気が付かないので、作業期間や中間目標といった最低限のスケジュール予定は立てましょう。
（3）情報共有の手段をひとつに集約する
情報共有の手段をひとつに集約することも、正しいスケジュール管理をするうえでの重要なポイントです。
スケジュールの情報を共有する手段が複数あると、共有内容が分散して必要な情報を探すのに時間がかかります。また、メールはほかのやりとりで埋もれやすく、チャットは流れてしまうため、スケジュール変更の連絡に気づきづらいです。
したがって、各メンバーのスケジュールを正確に把握しておくためにも、「Stock」のように、情報共有からタスク管理の機能に過不足がないツールへ集約しましょう。
スケジュール管理ができない人の特徴と対処法まとめ
ここまで、仕事でのスケジュール管理ができない人の特徴と対処法を中心にご紹介しました。
正しいスケジュール管理には、タスクの抽出と目標設定に加え、メンバー間での情報共有が必須です。スケジュール管理の体制が整えば、タスクの期日遅れや、ダブルブッキングなどのトラブルも防げるようになります。
また、スピードのある情報共有を実現するには、気軽に連絡が取れるITツールの活用が不可欠です。ただし、多機能なツールはITに不慣れだと使いこなせず、スケジュール・タスク管理が非効率になってしまうので、誰でも簡単に使えるサービスを選びましょう。
結論、スケジュール管理には、ITに不慣れな65歳の社員でも簡単にスケジュール・タスク管理できるツール「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心として200,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入し、チームでスケジュールを正しく管理できる体制を整えましょう。
