スケジュール管理はビジネスにおいて不可欠です。的確なスケジュール管理ができなければ、期限までにタスクを上手くこなせず、トラブルに発展してしまいます。
しかし、なかには「スケジュール管理が苦手だが改善方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のスケジュール管理ができない原因と対処法を中心にご紹介します。
- スケジュール管理が煩雑で、タスクが山積みになっている
- スケジュール管理が上手くいかないときの対処法を知りたい
- 効率的なスケジュール管理で、タスクの不備や抜け漏れを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理ができない原因と対処法を把握しつつ、タスクを円滑に進められるようになります。
目次
仕事のスケジュール管理ができない3つの原因
以下では、スケジュール管理ができない3つの原因ご紹介します。スケジュール管理を改善するには、「なぜ上手くいかないのか」理由を把握することが重要です。
（1）タスクに優先順位が付けられていない
スケジュール管理ができない原因のひとつ目は「タスクに優先順位を付けられていない」ことです。
マルチタスクで仕事を進めるときに、優先順位を付けられていなければ、どのタスクからこなせば良いかわからなくなってしまいます。また、部門内で優先度が高いタスクが後回しになると、プロジェクトなどの複数人が関わる業務を妨げる原因にもなりかねません。
したがって、「優先度の高いタスクが終わらない」事態を防ぐためにも、期日の近さや重要性から判断して優先順位を付けるのがポイントです。
（2）タスクの内容や期日を正確に把握していない
スケジュール管理ができない原因のふたつ目は、「タスクの内容や期日を正確に把握していないこと」です。
タスクの内容や期日が曖昧だと、前提の確認に時間がかかり、取り組みが遅れてしまいます。また、タスクにかかる作業時間を見積もれなくなるので、ほかの業務の進行にも影響を及ぼす可能性があるのです。
したがって、期日通りにタスクを終えるには、タスクが発生した段階で内容や締め切りを正確に把握しましょう。
（3）情報共有ができていない
スケジュール管理ができない原因の三つ目は「情報共有ができていないこと」です。
業務を進めるうえで、ほかのメンバーとの情報共有は欠かせません。たとえば、進捗の遅れや急な予定変更があるときでも、情報共有の仕組みが整っていると、ほかのメンバーがサポートできます。
そのため、とくにプロジェクトを進めるときは、各メンバーのスケジュール・タスク状況をリアルタイムで共有できる体制を整える必要があります。
スケジュール管理ができないことによる弊害とは
スケジュール管理ができなければ、組織内の生産性が低下し、時間的・精神的な余裕がなくなる弊害が発生します。
スケジュール管理を徹底していないと、次にやるべきタスクの優先順位が決められないので、素早くタスクに着手できません。また、スケジュール管理が不十分になれば、期日に余裕がない状態で業務を進めるので、時間的・精神的な負荷も高くなります。
このように、各メンバーがスケジュールを正しく管理ができていないと、結果として組織全体の業務における生産性が落ちるので注意しましょう。
【すぐ実践】仕事のスケジュール管理ができないときの対処法3選
以下では、スケジュール管理ができないときの対処法3選をご紹介します。スケジュール管理が上手くかないチームは、以下を実践するのがおすすめです。
（1）タスクをすべて抽出する
スケジュール管理ができないときの対処法としてまず有効なのが、タスクをすべて抽出することです。
やるべきタスクを洗い出すと、目標達成に向けて何をすべきか把握できます。また、持っているタスク内容が明らかになれば、重要度や緊急性を踏まえたタスクの優先順位付けもスムーズになるのです。
対応の抜け漏れを防ぐためにも、すべてのタスクを抽出して状況を把握しましょう。
（2）タスクにかかる時間・ゴールを設定する
タスクにかかる時間・ゴール設定も、仕事のスケジュールを立てられないときの対処法として効果的です。
期日が決まっているタスクには、必ず「どれほどの時間をかけ、いつまでに終わらせるか」を設定しましょう。また、本来の期日よりもゴールを少し早めに設けると、作業スピードを意識して業務に取り組めるうえ、余裕を持って確認作業に時間を充てられます。
ミスを防ぐためにも、タスクにかかる時間やゴールを正しく設定することが重要です。一方、時間のかかるタスクには「1週以内に60％の達成率を目指す」のような中間目標（マイルストーン）を設けると、より正確にスケジュールが管理できます。
（3）進捗状況をこまめに確認・共有する
こまめな進捗状況の確認・共有も、スケジュール管理ができないときの対処法として欠かせません。
各メンバーの進捗状況をこまめに確認すれば、タスクが遅れているメンバーがいてもフォローし合えます。ただし、状況を正しく確認するためには、スムーズに情報共有ができる環境が整っている必要があるのです。
たとえば、情報共有の環境を整えるには「Stock」のように、誰でも簡単に進捗確認・共有ができるITツールの活用がおすすめです。
【非IT企業必見】効率的なスケジュール管理に最適なツール
以下では、効率的なスケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
チームで的確なスケジュール管理をするには「各メンバーがどのタスクをいつまでに終わらせるのか」を把握する必要があります。とくに、アナログなチームこそ、進捗状況の確認・情報共有を円滑にするITツールの導入・運用が必須なのです。
一方、導入するツールは「全社で使いこなせるシンプルさ」を基準に選びましょう。多機能なツールは、ITに詳しくない社員が適切に使いこなせず、かえって非効率なスケジュール管理になってしまいます。
結論、スケジュール管理のために導入すべきツールは、非IT企業における65歳の社員が、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したプロジェクトの情報は、すぐに任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられるので、情報共有時に、話題が混在してわからなくなるストレスがありません。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
正しいスケジュール管理における注意点とは
以下では、正しいスケジュール管理における注意点をご紹介します。正確なスケジュール管理を実践するためにも、とくに注意すべき点をチーム全員で理解しておきましょう。
（1）実現可能な目標を設定する
まず、正しいスケジュール管理を実現するには「実現可能な範囲で目標を設定する点」に注意しましょう。
取り組むタスクの期日設定が非現実的では、メンバーが想定したスケジュール通りに業務を進められなくなってしまいます。たとえば、人手が足りない状況で明らかに対応しきれない負荷のプロジェクトを立ち上げると、期限内の目標達成が実現しません。
ただし、スケジュールに余裕を持たせすぎると、目標設定が低くなり完了できる仕事量が少なくなります。そのため、タスクやプロジェクトのスケジュールは、設計段階で「やや負荷があるが実現可能である」目標を設定しましょう。
（2）完璧なスケジュールにこだわりすぎない
次に、「完璧なスケジュールにこだわりすぎない」点も、正しいスケジュール管理において注意が必要です。
完璧なスケジュールにこだわりすぎると時間に余裕がなくなり、緊急のタスクが発生しても対応できなくなってしまいます。したがって、完璧なスケジュールを追求するのではなく、タスクを回しながら臨機応変に対応するのがおすすめです。
ただし、スケジュール設定がないと業務の進捗の遅れがあっても気が付かないので、作業期間や中間目標といった最低限のスケジュール予定は立てましょう。
（3）情報共有の手段をひとつに集約する
情報共有の手段をひとつに集約することにも、正しいスケジュール管理をするうえでの重要なポイントです。
スケジュールの情報を共有する手段が複数あると、共有内容が分散して必要な情報を探すのに時間がかかります。また、直感的に情報を見つけられないので、各メンバーのマネジメントにも無駄な工数が発生します。
したがって、各メンバーのスケジュールを効率よく管理するためにも、「Stock」のように、情報共有からタスク管理の機能に過不足がないツールへ集約しましょう。
スケジュール管理ができない原因と対処法まとめ
ここまで、仕事でのスケジュール管理ができない原因と対処法を中心にご紹介しました。
正しいスケジュール管理には、タスクの抽出と目標設定に加え、メンバー間での情報共有が必須です。効率的にスケジュールを管理できると、タスクの内容不備や期日遅れのトラブルも防げるのです。
スピードのある情報共有を実現するには、気軽に連絡が取れるITツールを活用する方法が最適です。ただし、多機能なツールはITに不慣れだと使いこなせず、スケジュール・タスク管理が非効率になってしまうので、誰でも簡単に使えるサービスを選びましょう。
結論、ITに不慣れな65歳の社員でも簡単にスケジュール・タスク管理できるツール「Stock」を使うべきです。実際に、非IT企業を中心として150,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的なスケジュール管理を実現しましょう。
