商談や打ち合わせなど社内外で日程調整をする機会が多くあります。そこで、ビジネスで使える日程調整ツールがあればメールで何往復もやりとりする必要がなく、便利です。
しかし、「どの日程調整ツールを選べば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで使える日程調整ツール3選を中心にご紹介します。
- 社内で使える日程調整ツールを探している
- 日程調整ツールを比較検討したい
- 自社に合ったツールでスケジュールを対応漏れなく調整したい
という方はこの記事を参考にすると、スムーズに日程調整ができるようになります。
目次
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、会議や商談などの日程を自動で調整してくれるツールです。
ツールを使わないと、候補日程の書き出しや関係者への連絡、確定した際のスケジュール反映などを自分で対応しなければなりません。しかし、日程調整ツールなら全て自動なので複数人と連絡を取り合う必要がなくなり、日程調整にかかる時間が短縮できるのです。
また、他のカレンダーツールと連携すれば、スケジュール反映の自動化によって入力する手間も省けるうえ同日に複数の予定を入れてしまうダブルブッキングも防げます。
したがって、日程調整にかかる時間やミスを減らしたい場合は日程調整ツールを活用しましょう。
日程調整ツールの選定ポイント
日程調整ツールの選定ポイントは以下の3つです。
- 利用目的に合っているか
- 誰にでも簡単に使えるか
- スマホからでも見られるか
自社の目的に合ったツールを選定する必要があります。たとえば、社内の食事会に使うのか社外の人との打ち合わせや商談の日取りに使うのかで必要な機能は異なります。ツールを選ぶときは、目的に合った機能を備えているか確認しましょう。
ITに不慣れな人でもすぐに使いこなせるわかりやすさが重要です。細かくカスタマイズできたり便利な機能が豊富にあったとしても、操作が複雑でどう使えばいいのかわからなければ、ツールの操作に手間取って、かえって時間がかかる場合があります。
パソコンだけではなく、スマホにも対応していることは使いやすさに直結します。出先から日程調整したり予定を確認できたりすると、迅速なレスポンスにつながり、業務をスムーズに進められます。
以上のポイントを参考に、自社に合った日程調整ツールを選定しましょう。
【無料あり】ビジネスで使える日程調整ツール3選
ここでは、ビジネスで使える日程調整ツールを3つ紹介します。以下の情報を参考に、自社にあった日程調整ツールを検討しましょう。
【TimeRex】日程調整の条件を細かくカスタマイズできるツール
TimeRexの特徴
- 候補となる日程の条件を細かく設定可能
- カレンダー連携でスケジュールを自動反映
曜日や時間帯だけでなく、候補日として提示する期間や祝日の適応なども細かく設定できます。
確定したスケジュールは、連携しているカレンダーツールに自動反映できます。また、前日には関係者にリマインドメールが送信されます。
TimeRexの機能・使用感
- 直感的な操作で候補日の条件設定が可能
- 日程調整と同時にWeb会議のURLを発行可能
Web会議設定や候補日の条件設定は、視覚的にわかりやすく配置されているので、初めてでも操作しやすいです。
日程が確定すると、あらかじめ選択していたビデオ通話ツールのWeb会議用URLが同時発行できるので、リモートでの会議や商談が多い場合に役立ちます。
TimeRexの注意点
- 有料プランは年払い
- 複数人での日程調整には不向き
有料プランは、支払いが年払いです。月払いも選べますが、ひと月あたりの利用料が1.2倍になるので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「複数人でミーティングができるように予約できる人数を設定できるようにしてほしいです。」という声があります。（参考：ITreview）
TimeRexの料金体系
- フリー：無料
- ベーシック：900円+税/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：1,500円+税/ユーザー/月（月払い）
【Spir】日程の提案から再調整までワンストップでできるツール
引用：Spirのホームページ
Spirの特徴
- 日程調整方法が複数ある
- 連携したカレンダーツールから空いている日時を自動抽出
候補日時を提示して日程調整したり、複数人で投票して日時を決められたりと、状況に応じて最適な調整方法が選択可能です。
カレンダーツールから予定が空いている日時を自動抽出し、相手に共有するためのURLを発行できます。
Spirの機能
- 複数人の日程調整を自動化できる
- 日程調整だけでなく、キャンセルから再調整まで可能
チームメンバーのカレンダーツールを共有していれば、参加人数に合わせて自動で日程調整できるので、複数人で会議や商談を進める場合に適しています。
確定した予定を変更したいときも相手と直接やりとりせずにSpir上で再調整ができるので、便利です。
Spirの注意点
- 無料プランは3名以下での利用に限定される
- カレンダーに終日で予定を登録すると「予定なし」の扱いになる
無料プランは、チームメンバーが3人以下の場合だけしか適応されません。それよりも多い人数で利用するときは、有料プランを選択する必要があります。
利用しているユーザーからは「終日で登録している予定はSpirでは「予定なし」扱いだが、個別に予定あり・なしのどちらで扱うかを選択して調整できる機能があると便利だと感じる。」という声があります。（参考：ITreview）
Spirの料金体系
- Free：無料
- Starter：6,000円+税/5ユーザー/月
- Essential：20,000円+税/20ユーザー/月
- Standard：50,000円+税/60ユーザー/月
- Growth：80,000円+税/120ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ/121ユーザー以上
【Waaq Link】チームメンバーの予定を共有して複数人で日程調整できるツール
Waaq Linkの特徴
- AIがカレンダーから担当者を自動で割り当てる
- 日程調整のリマインドメールが自動送信される
商談や打ち合わせで担当者を割り当てる際は、AIが複数の担当者カレンダーを参照し、条件に合う人を自動で選択します。
日程調整を開始しても関係者から返答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されます。
Waaq Linkの機能
- カレンダーの柔軟な共有設定
- お問い合わせフォームを設置可能
チームメンバーのカレンダーを共有し、複数人での日程調整が可能ですが、共有相手は具体的な予定の内容まで見られないようになっているため、プライバシーを守りつつ日程調整できます。
お問い合わせフォームを自由に作成し設置できるので、たとえば相談会の予約受付に便利です。
Waaq Linkの注意点
- スマホアプリはない
- 多機能ゆえに操作が複雑
Waaq Linkはスマホで利用できるアプリはリリースしていないため、スマホで日程調整をしたい方は注意が必要です。
利用しているユーザーからは「多彩な設定が可能な反面、UIが複雑なため活用できる社員に差ができてしまっています。」と多機能ゆえに操作の複雑さを指摘する声があがっています。（参考：ITreview）
Waaq Linkの料金体系
- 要問合せ
＜比較表＞おすすめの日程調整ツール3選
| TimeRex | Spir | Waaq Link | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
日程調整の条件を細かくカスタマイズできるツール |
日程の提案から再調整までワンストップでできるツール |
チームメンバーの予定を共有して複数人で日程調整できるツール |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| Web会議ツール連携 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
複数人での日程調整には不向き |
無料プランは3名以下での利用に限定される |
多機能ゆえに使いこなせるようになるにはレクチャーが必要 |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは750円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは6,000円+税/5ユーザー/月～ |
・無料プラン要問合せ
・有料プラン要問合せ |
| 公式サイト |
「TimeRex」の詳細はこちら |
「Spir」の詳細はこちら |
「Waaq Link」の詳細はこちら |
【必見】スムーズに日程調整する方法とは
以下では、スムーズに日程調整する方法をご紹介します。
スムーズに日程調整をするには、日程調整をすること自体の進捗を正しく管理することが必要です。たとえば、取引先に日程調整の依頼を連絡した後、返事がなければリマインドの連絡をしなければなりません。
したがって、日程調整の対応漏れが起こらないように進捗管理が必須なのです。そこで、「簡単にタスク管理ができる情報共有ツール」を使うと、日程調整をタスクとして管理できるので、進捗の確認や先方へのリマインドを失念しない体制が整えられます。
結論、日程調整をスムーズに実施するには、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスク管理できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には商談メモや顧客情報などが簡単に残せて、任意のメンバーに共有できます。また、ノートには「タスク」が紐づけられるので、次回日程調整のタスクと顧客情報を一か所で管理できるうえ、対応期限のリマインド通知を受け取れるのです。
社内のタスク管理を円滑化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスで使えるおすすめの日程調整ツールまとめ
これまで、ビジネスで使える日程調整ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
日程調整ツールを使えば、関係者へに連絡やカレンダーへの反映を素早く実施できます。しかし、そもそも日程調整をスムーズに進めるには、日程調整に関わる業務をタスク化して対応漏れを防ぐことが重要なのです。
そこで、簡単にタスク管理ができる情報共有ツールを使えば、日程調整のリマインド通知を受け取ったり商談日を共有したりできて、日程調整の進捗管理がしやすくなります。
したがって、日程調整をタスク化して管理するなら日程調整の進捗や商談メモをまとめて管理・記録できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズに日程調整を進めましょう。
