チームの規模の大小を問わず、スケジュール漏れが多いとタスクを効率よく管理できず、プロジェクトを上手く進められない原因になります。
しかし、「スケジュールを忘れがちで、予定を上手く管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュールを忘れないために、チームがとるべき管理方法4選を中心にご紹介します。
- 予定を忘れがちなチームがとるべき管理方法を知りたい
- 管理方法を実践するうえでのコツがあれば知りたい
- アプリを使って個人とチームのスケジュールを管理・共有したい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュールを忘れやすいチームがとるべき管理方法がわかり、タスクをスムーズに進められるようになります。
目次
仕事でスケジュールを忘れる人の特徴とは
仕事でスケジュールを忘れる人は、タスクの詳細を把握しておらず、正確なタイムマネジメントができていない特徴があります。
スケジュール管理では、「タスクの詳細な手順」や「所要時間」などを把握する必要があります。しかし、タスクを完了させるまでのイメージが明確でなければ、適切な時間管理もできません。
そして、各タスクの管理がおろそかになっていると、マルチタスクのときに抜け漏れや遅れのリスクが増加します。このように、仕事でスケジュールを忘れてしまう人は、タスク管理が上手くいっていない可能性が高いのです。
予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選
以下では、予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選をご紹介します。予定忘れはタスクが進まない原因になるので、確実に把握しておきましょう。
（1）手帳
予定を忘れないためのスケジュール管理方法として、手帳があります。
アナログな手法ですが、誰でも手軽にスケジュールやタスクの詳細を書き込めるのが特徴です。また、「ネット環境がない状況でもメモできる」便利さがあります。
とはいえ、紛失したときに大切な情報が失われてしまうリスクや、手帳とペンの持ち運びが必要な不便さ、チームでの共有に向かないなどのデメリットも多いです。
（2）エクセル
エクセルも予定忘れを防ぐスケジュール管理方法として効果的です。
代表的なエクセルの管理方法として、ガントチャートが挙げられます。ガントチャートはタスクの進捗状況を細かく管理したいときに最適であり、「タスクの時系列」と「所要時間」がすぐにわかるため、多くの企業で利用されています。
しかし、メンバー全員で同じ画面を見られなかったり、スマホでの確認や編集がしにくかったりするので、PCでの利用がメインとなる点に注意しましょう。
（3）スマートフォンのカレンダー機能
スマートフォンのカレンダー機能も予定忘れを防ぐのに適しています。
スマートフォンのカレンダー機能は、場所や時間を問わずにタスクを確認できるメリットがあります。また、日・週・月の切り替えが簡単で、タイマーやアラームなどのリマインド機能を備えている点も便利です。
一方、ほかのデバイスとデータを同期したり、バックアップするときに新たなアカウントを作成する必要があったりする点に注意しましょう。
（4）タスク管理アプリ・ツール
予定を忘れないためのスケジュール管理には、タスク管理アプリ・ツールが最適です。
タスク管理アプリ・ツールであれば、小規模・大規模問わずチームのスケジュール共有がスムーズになるうえ、「全体でスケジュールを管理する習慣」がつきます。そのため、各メンバーのスケジュール・タスク漏れを防げるのです。
一方、直感的に使いこなせない多機能なアプリでは全社に浸透しない可能性があります。したがって、シンプルな操作性が特徴の「Stock」のように、誰でも簡単に使いこなせるアプリを選びましょう。
スケジュール管理はなぜ必要？
スケジュール管理とは、「ある特定の期間にやるべきタスクをいつまでに、どのような手順で終わらせるかを管理する」ことです。
つまり、スケジュール管理をしなければ、やるべきことが把握できず、計画性のないまま業務を進めることになります。その結果、何から手を付けていいのかわからず、タスクの抜け漏れや業務の遅れが生じてしまうのです。
したがって、やるべきことを把握して、個人やチームの業務を計画通りに進めるために、スケジュール管理は欠かせません。
スケジュール管理の3つの利点
以下では、スケジュール管理をすることで得られる3つの利点をご紹介します。
- やるべきことと優先順位が明確になる
- 進捗状況を把握できる
- 業務を効率化できる
スケジュール管理をすることで、やるべきことを把握できます。どのタスクを優先するべきかがわかるため、各タスクの優先順位が明確にできるのです。
スケジュールをチーム内で共有することで、各メンバーとチーム全体の仕事の進捗状況を把握でき、お互いカバーし合いながら業務を進められます。
スケジュール管理は業務の効率化を実現します。タスクの優先順位が明確になっているため、1つのタスクが終わった後も、すぐに次のタスクに取り組めるのです。
以上のように、スケジュール管理をすると「やるべきこと」と「優先順位」が明確になり、日々の仕事を効率的に進められるようになるのです。
予定を忘れないスケジュール管理のコツ
以下では予定を忘れないスケジュール管理のコツをご紹介します。適切なスケジュール管理方法を把握したうえで、実践に向けてどのような点を意識すべきか確認しましょう。
（1）タスクに優先順位をつける
スケジュールを管理するうえでまず重要なのが、タスクに優先順位をつけることです。
同時進行で複数のタスクを進めようとすると、処理しきれず後回しになり結局忘れてしまいます。そのため、まずはやるべきタスクをすべて洗い出して、期日やタスクの内容に応じて優先順位をつけましょう。
ただし、「このタスクは重要そうだ」などの主観や直感で優先度を決めると、チームで最も優先すべきタスクとは違うタスクを進めてしまうトラブルが発生します。そのため、優先順位は緊急度・重要度の双方から判断することが大切です。
（2）予定を振り返る時間を設ける
予定を振り返る時間を設けることも、予定忘れを防ぎやすくするコツです。
スケジュールは正確に設定されなければなりません。見積もった時間と実際にかかった時間に差が生じると、後のスケジュールに遅れが出てしまいます。
一方、作成した予定を振り返ることで、スケジュールが実現可能な範囲に設定されているかを確認しながら、タスクの抜け漏れや予定忘れを防げるのです。
（3）アプリ・ツールはひとつに集約する
アプリ・ツールをひとつに集約するのも、スケジュール管理のコツです。
チーム内でアプリ・ツールが別々になっていると、各メンバーやタスクごとに情報が散乱してしまいます。その結果、情報を探すのに必要以上の時間がかかったり、どれが完了したタスクなのかわからなかったりして、タスク漏れが起こるのです。
そこで、情報をひとつに集約できる「Stock」のようなタスク管理・共有アプリを導入して、情報の散乱を防ぎながら効率的にスケジュール・タスクを管理しましょう。
【必見】スケジュール管理に最適なITアプリ
以下では、タスク忘れを防止し、スケジュールを適切に管理するために最適なアプリをご紹介します。
スケジュール管理アプリを活用すれば、場所や時間を問わずスケジュール・タスク管理できるため、予定忘れのリスクを抑えられます。とくに、アナログなスケジュール管理でタスク漏れが発生しているチームは、タスク管理アプリの導入・運用が必須です。
一方、多機能なアプリではITに不慣れな社員は使いこなせず、スケジュール入力が上手くいかなかったり、タスクが適切に設定・共有されなかったりします。したがって、アプリを選ぶときは「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるか」を重視しましょう。
結論、スケジュール管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、情報が混在することなくやり取りでき、タスク・スケジュール管理も簡単です。
小規模～大規模チームのスケジュール管理に最適なアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
忘れを防止するスケジュールの管理方法まとめ
ここまで、予定忘れを防止するスケジュールの管理方法を中心にご紹介してきました。予定忘れを防止するスケジュール管理の方法は、「手帳」「エクセル」「スマートフォンのカレンダー機能」「タスク管理アプリ」の4つです。
ただし、アナログな手法やタスクの管理方法が統一されていない状態では、スケジュール管理のプロセスが増えるので、「タスク管理アプリ」の活用が最も効果的です。
一方、情報共有のプロセスが複雑なアプリでは、社員がアプリに苦手意識を持ってしまい、かえってスケジュール管理が非効率になりかねません。そのため、タスク管理アプリは、「全社で使える簡単な操作性かどうか」を判断基準にしましょう。
そこで、予定忘れを防止するためのスケジュール管理には、ITに不慣れな65歳以上の社員でも簡単にメンバーのタスク情報を共有・管理できるアプリの「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、タスク管理からスケジュール漏れを解消しましょう。
