日々の業務の進捗状況を正確に把握し、計画通りに進行させるにはスケジュール管理が不可欠です。スケジュール管理を適切に行うことは、生産性の向上やプロジェクトの成功などに繋がります。
しかし、「スケジュールを紙やExcelに記入するのはめんどくさい」「スケジュールを立ててもその通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説します。
- スケジュール管理を楽にしたい
- スケジュール管理が上手くいかない理由を知りたい
- スムーズにチームのスケジュール管理を行えるアプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理を改善する方法や、チーム単位でもスケジュールをうまく管理するやり方が分かります。
目次
スケジュール管理が必要な理由とは
スケジュール管理が必要な理由には「作業の効率化」や「生産性の向上」が挙げられます。
スケジュール管理をすると、先の見通しが立って作業の優先度を決められます。逆に、スケジュール通りに作業が進まない場合には、どこに原因があるのかを分析して、改善を図ることができます。
また、チームプロダクトの場合、スケジュールを共有することで、生産性の向上が期待できます。たとえば、「誰が・いつまでに・何をするのか」をお互いに把握できていると、メンバー同士が連携しやすくなるうえ、一人ひとりのオーナーシップ向上にもつながります。
このように、チーム全体の仕事の効率性や生産性を高めたり、当事者意識を持って取り組んでもらうためには、適切なスケジュールの管理・共有が必要なことが分かります。
【必見】めんどくさいスケジュール管理を円滑化する解消方法とは
以下では、スケジュール管理を円滑化する解消方法をご紹介します。
スケジュール管理をするうえで大切なのは「全員のタスクを可視化する」ことです。全員のタスクが可視化していると、仕事の遅れや抜け漏れに気づける可能性が高くなります。
チームでのスケジュール管理では情報を共有し、「誰が何をしているか」を明確にすることが大切です。ただし、紙やExcelでは更新・共有が面倒なので、チーム全員のタスクが一目で分かる「タスク管理アプリ」を使いましょう。
結論、必要な機能に過不足がなくシンプルで、誰でも直感的にタスク管理できるアプリ「Stock」が最適です。
Stockでは、直感的な操作で「タスク」を設定できるだけでなく、ほかのメンバーにタスクを依頼したり、一覧表で確認したりすることも可能です。また、タスクはあらゆる情報を残せる「ノート」に紐づいているため、話題が入り乱れず、詳細もすぐに確かめられます。
スケジュール管理ができない人こそ使うべきアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スケジュール管理ができない原因4選
以下では、スケジュール管理ができない4つの原因をご紹介します。原因を把握すれば適切に対処できるため、確実に押さえましょう。
（1）時間の見積もりができていない
1つ目の原因は、時間の見積もりができていないことです。
スケジュールを組むとき、タスクごとの所要時間を把握していなければ期日から適切に逆算できません。その結果、タスクに追われてスケジュールが後ろ倒しになり、スケジュール管理を面倒に感じてしまうのです。
特に、チームで取り組む場合、自身の作業時間だけでなく、ほかのメンバーの作業時間も見積もっておかなければ、上手く連携できません。したがって、スケジュールを組む段階で「どれほど時間がかかりそうか」を考慮し、余裕をもった計画を立てましょう。
（2）タスクの設定が粗い
2つ目の原因に、タスクの設定が粗いことが挙げられます。
作業量の多いタスクを細分化せずに取り組むと、作業内容が膨大になり「めんどくさい」と感じる要因になります。また、タスクの優先順位をつけなければ、期日目前に緊急度の高いタスクへ着手する事態になりかねません。
そこで、スケジュールを立てる前に、タスクを細く分類し優先順位をつけましょう。緊急性・重要性を軸にして優先順位をつけると、今やるべきことが明確になって「めんどくさい」と感じる心配もなくなります。
（3）管理・共有する仕組みが整っていない
3つ目の原因は、スケジュールを管理・共有する仕組みが整っていないことです。
たとえば、紙やExcelに記入するやり方は、スケジュールを更新しづらいので、メンバーが面倒だと感じやすいと言えます。そのため、「上司が催促しなければ、部下が報告しない状態」が生まれ、結果として、マネジメント側のストレスにもつながるのです。
つまりチームを円滑な運営するためには適切なスケジュール管理ツールが必要であると言えます。スケジュールを管理・共有できる仕組みが整っていないと、マネジメント側・メンバー側の双方が「スケジュール管理は面倒だ」となってしまう点に注意しましょう。
（4）社内コミュニケーションが不足している
4つ目の原因は、社内のコミュニケーションが不足していることです。
複数人で仕事をするとき、コミュニケーションが不足していると、メンバー同士の認識がズレやすく、スケジュールを何度も調整する事態になりかねません。一方、コミュニケーションが活発なチームは意思疎通がしやすいため、スケジュール管理がスムーズです。
ただし、口頭やメールでは非効率なので、メンバーのタスクがリアルタイムで確認できる「タスク管理アプリ」を使いましょう。とくに、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなアプリであれば、シンプルなので非IT企業にも最適です。
スケジュール管理の悩みを解消する方法4選
以下では、スケジュール管理を解消する方法を4つご紹介します。スケジュール通りに仕事を進められない状況を、すぐに改善したい方は必見です。
（1）余裕を持ってタスクに取り組む
はじめに、時間に余裕をもってタスクに取り組むことが大切です。
タスクの作業時間だけでスケジュールを決めると、予定外の仕事が入ったときにタスクが後ろ倒しになって「スケジュール通りに進められないストレス」がかかります。
したがって、スケジュールを立てるときは休憩や移動、個人のキャパシティといった要素を必ず考慮しましょう。
（2）タスクの細分化・優先順位づけをする
次に、タスクの細分化・優先順位づけも重要です。
タスクを細分化するときは、具体的な作業レベルにまで落とし込む必要があります。たとえば、打ち合せ資料を作成する場合は「〇〇の情報収集をする」「下書きをする」「上司に確認してもらう」などの作業に細分化しましょう。
また、優先順位づけには、以下の「アイゼンハワーマトリクス」が有効です。重要度と緊急度の軸でタスクを分類するので、優先して処理すべきタスクがすぐに分かるのです。
以上のように、タスクを細分化して優先順位をつけると、スケジュールがより具体的になって「何から手を付けるべきか分からない状況」が改善します。
（3）スケジュール管理の方法を統一する
次に、チームでスケジュール管理の方法を統一しましょう。
メンバー間でスケジュール管理の方法が異なると「誰が何をしているのか」が不透明になってしまいます。また、統一するにしても紙やExcelなどの方法では、更新が面倒なので放置されかねません。
そこで、スケジュール管理の方法を「タスク管理アプリ」に統一すれば、担当者はチーム全員の予定が簡単に把握できます。また、アプリであれば「対応中」や「完了」といった、タスクのステータスも簡単に更新できるのです。
ただし、高度な機能が豊富に搭載されたアプリは直感的に操作できず、結局使われなくなります。したがって、誰でも即日で使いこなせる「Stock」のような、シンプルなアプリを選びましょう。
（4）円滑なコミュニケーションを図る
最後に、チーム内での円滑なコミュニケーションも不可欠です。
こまめにコミュニケーションをとるチームは、タスクの遅れにも気づきやすいです。さらに、立て直し方のアドバイスや処理のフォローなどもスムーズにできます。
このように、チームでの円滑なコミュニケーションは「タスクの遅れに素早く気づく」「気づいたらすぐにメンバーのフォローに回る」といった行動を促し、ストレスのないスケジュール管理に役立つのです。
スケジュール管理が上手い人の特徴とは
スケジュール管理が上手い人の特徴としてタスク管理の「ルーティン化」が挙げられます。
タスクの細分化、優先順位づけなどをルーティン化することができれば、「作業の効率化」や「生産性の向上」が期待できます。面倒だがやらなければならないことはルーティン化してしまい、効率的なタスク管理を行うことが大切です。
ルーティン化するためのポイントはツールを活用することです。たとえば、「Stock」のような「定期的に対応するタスクの自動生成」に対応したツールを使うと、スケジュールの予定が立てやすくなります。
スケジュール管理ができない原因と解消方法まとめ
ここまで、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を中心にご紹介しました。
スケジュール管理のストレスや面倒を放置すると、チームの予定が不透明になり、タスクの抜け漏れや遅延につながってしまいます。そのため、まずは「細かいタスクを設定・共有して、確実に処理する仕組み」を整えましょう。
ただし、紙やExcelでは共有方法の統一に手間がかかり、タスクのステータス更新も面倒です。全員のタスクをリアルタイムで確認・更新できる”タスク管理アプリ”を導入し、効率的なスケジュール管理を行いましょう。
したがって、社内で使うべきなのは非IT企業の65歳の方でも、簡単に使いこなせるアプリ「Stock」一択です。Stockはシンプルなので、操作のストレスなくすぐにタスク管理をはじめられます。
ぜひ「Stock」を導入し、面倒なスケジュール管理から脱却しましょう。
