日々の業務を効率的に進めるにはスケジュール管理が必須です。また、個人だけでなくチームでスケジュールの管理方法を統一すると、予定調整やタスク配分が簡単になります。
 
一方、「スケジュールを紙やExcelに記入するのはめんどくさい」「スケジュールを立ててもその通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、チームのスケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説します。
 
  • チームメンバーの予定が不透明なので、スケジュールを立てるのがめんどくさい
  • チームのスケジュールが思うように進まず、ストレスになっている
  • プライベートとは別に、仕事用のスケジュール管理アプリを使いたい
という方はこの記事を参考にすると、チームのスケジュール管理がなぜ面倒なのかが分かり、円滑にスケジュールを組めるようになります。


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チームのスケジュール管理はなぜ必須なのか

スケジュール管理やタスク管理の画像
 
スケジュール管理が必須な理由は、作業効率の向上やリスク管理につながるためです。
 
スケジュール管理をすると、先の見通しが立って作業を効率的に進められます。また、スケジュールを共有すると全員の状況が可視化して、作業量も調整しやすくなるのです。
 
さらに、プロジェクトの失敗リスクを回避するうえでも、スケジュール管理は必要です。スケジュール管理では「いつまでに何をすべきか」が明確になるので、無駄なタスクが省かれてスケジュールの遅れを防げます。
 
このように、チーム全体の仕事を効率的に進めたり、プロジェクトが遅延するリスクを減らしたりするために、適切なスケジュール管理が必須なことが分かります。


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チームのスケジュール管理がめんどくさい原因4選

スケジュール管理の画像
 
以下では、チームのスケジュール管理がめんどくさい4つの原因をご紹介します。原因を把握すれば適切な解決ができるため、確実に押さえましょう。

(1)時間の見積もりができていない

ひとつ目の原因は、時間の見積もりができていないことです。
 
スケジュールを組むとき、タスクごとの所要時間を把握していなければ期日から適切に逆算できません。その結果、タスクに追われてスケジュールが後ろ倒しになり、スケジュール管理を面倒に感じてしまうのです。
 
したがって、スケジュールを組む段階で「どれほど時間がかかりそうか」を考慮し、余裕をもった計画を立てましょう。

(2)タスクの細分化・優先順位づけができていない

2つ目の原因は、タスクの細分化と優先順位づけができていないことです。
 
作業量の多いタスクを細分化せずに取り組むと、作業内容が膨大なために「めんどくさい」と感じる要因になります。また、タスクの優先順位をつけなければ、緊急度の高いタスクへ期日目前に着手する事態になりかねません。
 
そこで、スケジュールを立てる前に、タスクを細かい作業に分けて優先順位づけをしましょう。具体的には、緊急性・重要性を軸にして優先順位をつけると、今やるべきことが明確になって「めんどくさい」と感じる心配もなくなります。

(3)スケジュール共有の方法が統一されていない

3つ目の原因は、スケジュール共有の方法が統一されていないことです。
 
スケジュール共有の方法がひとつに確立されていないと、チーム全体の進捗が分かりません。その結果、進捗を把握するためにわざわざ口頭で確認したり、タスクの抜け漏れに気づくのが遅れたりする恐れもあるのです。
 
したがって、スケジュールの共有方法はチーム内でルール化しましょう。

(4)社内のコミュニケーションが不足している

4つ目の原因は、社内のコミュニケーションが不足していることです。
 
コミュニケーションが不足している場合は、メンバー同士の認識がズレやすく、スケジュールを何度も調整する事態になりかねません。一方、コミュニケーションが活発なチームでは意思疎通がしやすいため、スケジュール管理もスムーズになります。
 
ただし、口頭やメールでは非効率なので、メンバーのタスクがリアルタイムで確認できる「タスク管理アプリ」を使いましょう。とくに、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなアプリであれば、シンプルなので非IT企業にも最適です。


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<必見>スケジュール管理ができないデメリットと解消法

デメリットの画像
 
以下では、チームのスケジュール管理ができないデメリットと解消法をご紹介します。
 
チームのスケジュール管理ができなければ、仕事の遅れや抜け漏れに気づけなくなるデメリットがあります。そして、スケジュール管理ができない原因には「全員のタスクが可視化していないこと」が挙げられるのです。
 
そこで、チームでスケジュールを共有すれば「誰が何をしているか」が明確になります。ただし、紙やExcelでは更新が面倒なので、チーム全員のタスクが一目で分かる「タスク管理アプリ」を使いましょう。
 
たとえば、必要な機能に過不足がなくシンプルで、誰でも直感的にタスク管理できるアプリ「Stock」が最適です。
 
Stockの「タスク」では、直感的な操作でタスクの内容と期限を設定・共有できます。また、タスクはあらゆる情報を残せる「ノート」に紐づいているため、話題が入り乱れず、タスクの詳細もすぐに確かめられます。

面倒なスケジュール管理をすぐに解決できるアプリ「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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チームにおけるスケジュール管理の面倒を解消する方法

スケジュール管理の画像
 
以下では、スケジュール管理の面倒を解消する方法を4つご紹介します。スケジュール通りに仕事を進められない状況を、すぐに改善したい方は必見です。

(1)余裕を持ってタスクに取り組む

はじめに、時間に余裕をもってタスクに取り組むことが大切です。
 
タスクの作業時間だけでスケジュールを決めると、予定外の仕事が入ったときにタスクが後ろ倒しになって「スケジュール通りに進められないストレス」がかかります。
 
したがって、スケジュールを立てるときは休憩や移動、個人のキャパシティといった要素を必ず考慮しましょう。

(2)タスクの細分化・優先順位付けをする

次に、タスクの細分化・優先順位づけも重要です。
 
タスクを細分化するときは、具体的な作業レベルにまで落とし込む必要があります。たとえば、打ち合せ資料を作成する場合は「〇〇の情報収集をする」「下書きをする」「上司に確認してもらう」などの作業に分解しましょう。
 
また、優先順位づけには、以下の「アイゼンハワーマトリクス」が有効です。重要度と緊急度の軸でタスクを分類するので、優先して処理すべきタスクがすぐに分かるのです。
 
アイゼンハワーマトリクス
 
以上のように、タスクを細分化して優先順位をつけると、スケジュールがより具体的になって「何から手を付けるべきか分からない状況」が改善します。

(3)スケジュール管理の方法を統一する

次に、チームでスケジュール管理の方法を統一しましょう。
 
メンバー間でスケジュール管理の方法が異なると「誰が何をしているのか」が不透明になってしまいます。また、統一しても紙やExcelなどの方法では、更新が面倒なので放置されかねません。
 
そこで、スケジュール管理の方法を「タスク管理アプリ」に統一すれば、担当者はチーム全員の予定が簡単に分かります。また、アプリであれば「対応中」や「完了」といった、タスクのステータスも簡単に更新できるのです。
 
ただし、高度な機能が豊富に搭載されたアプリは直感的に操作できず、結局使われなくなります。したがって、誰でも即日で使いこなせる「Stock」のように、シンプルなアプリを選びましょう。

(4)円滑なコミュニケーションを図る

最後に、チーム内での円滑なコミュニケーションも不可欠です。
 
こまめにコミュニケーションをとるチームでは、タスクの遅れに気づきやすいです。さらに、立て直し方のアドバイスや処理のフォローなどもスムーズにできます。
 
このように、チームでの円滑なコミュニケーションは「タスクの遅れに素早く気づく」「気づいたらすぐにメンバーのフォローへ回る」といった行動を促し、ストレスのないスケジュール管理に役立つのです。


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スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法まとめ

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ここまで、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を中心にご紹介しました。
 
スケジュール管理のストレスや面倒を放置すると、チームの予定が不透明になり、タスクの抜け漏れや遅延につながってしまいます。そのため、まずは「細かいタスクを設定・共有して、確実に処理する仕組み」を整えましょう。
 
ただし、紙やExcelでは共有方法の統一に手間がかかり、タスクのステータス更新も面倒です。したがって、全員のタスクをリアルタイムで確認・更新できる”タスク管理アプリ”を導入すべきなのです。
 
とくに、非IT企業の65歳の方でも、簡単に使いこなせるアプリ「Stock」であれば、シンプルなので操作のストレスなくタスク管理ができます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒なスケジュール管理から脱却しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
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