業務効率化に欠かせない「タイムマネジメント」にはさまざまな方法があります。なかでも、時間管理アプリはスマホで気軽に始められるうえ、システムに沿ってタイムマネジメントができるため、近年注目されている手法です。
しかし、「タイムマネジメントにアプリを活用したいが、どのツールが最適かわからない」「タイムマネジメントに苦手意識がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チーム・個人向け時間管理アプリ7選を中心にご紹介します。
- 効果的な時間管理の方法を探している
- 時間管理が上手な人のコツを知りたい
- 自社に最適なビジネス向け時間管理ツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントや円滑な業務の進行につながる、自社にぴったりなアプリが見つかります。
目次
タイムマネジメント（タイムトラッキング）とは
タイムマネジメント（タイムトラッキング）とは、時間を有効的に活用して生産性を向上することです。つまり、時間そのものを管理するのではなく「限られた時間のなかでどのように行動するのか」という行動ベースで考えなければなりません。
以下では、タイムマネジメントの必要性とアプリの必要性について解説します。
なぜタイムマネジメントは必要なのか
タイムマネジメントは、”限られた時間を効率的に活用する”という観点で必要です。
資料を時間通りに提出したり、プロジェクトを納期までに仕上げたりと、ビジネスでは仕事の期限がつきものです。一方で、多くの従業員は複数の業務を同時進行しているため、すべての業務に十分な時間をかけられるとは言えません。
そこで、タイムマネジメントを意識すると「計画を立てる」「作業ごとの時間を測る」「作業時間を振り返る」といった流れで仕事が捗る方法を模索するので、結果として業務を効率的に進められることにつながるのです。
タイムマネジメント (時間管理) をするメリット
タイムマネジメントをするメリットには以下の3点が挙げられます。
- 生産性の向上
- 無駄な残業の削減
- モチベーションの維持
事前に計画を立てるので、優先順位が明確になり、取り組むべきタスクに集中できます。結果、短時間で作業を進められるのです。
時間を区切ってタスクを進めることで全体の作業スピードが上がります。そのため、残業時間を削減でき、人件費や光熱費の削減にもつながるのです。
今やるべきタスクの進捗が見える化するので、完了時に達成感が生まれ、モチベーションの維持につながります。また、予定外のタスクが発生しても、スケジュールの調整がしやすく、精神的な負担も軽減されます。
タイムマネジメントをすると、あらゆる無駄な費用が削減されるだけでなく、モチベーションの維持にもつながるので、作業効率が一気に上がります。
タイムマネジメントが上手くできない原因
タイムマネジメントが上手くいかない原因には、あらかじめ計画を立てていないことが挙げられます。
たとえば、業務をどのくらいの時間で終わらせるのかが明確でなければ、行き当たりばったりに業務をこなすことになります。結果として、気がついたら想定以上に時間がかかってしまっていたという事態になりかねません。
そこで、予想される作業時間やタスクの優先順位を明確化し、”タスク”として設定できるアプリの導入が必要となるのです。たとえば、タスクの作成や進捗をリアルタイムで共有できる「Stock」であれば、タイムマネジメントが苦手な人でも負担なく取り組めます。
【無料あり】ビジネス向け・時間管理アプリ3選
以下では、チーム向けのタイムマネジメントアプリ3選をご紹介します。
タイムマネジメントの目的は「仕事を効率的にこなすこと」なので、時間測定以前にタスクの作成が必須です。また、プロジェクトに関するタイムマネジメントの場合、タスクを設定でき、かつチームで共有できるアプリが求められます。
ただし、入力が難しかったり簡単に操作できなかったりするアプリは、社内に浸透しにくいため、アプリ導入時は「ITに詳しくなくても簡単に使えるか」を重視しましょう。
結論、非IT企業の従業員でも簡単にタスクを管理できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した業務内容と所要時間は、リアルタイムで共有できるほか、ノートに紐づけて個人・メンバーに「タスク」を設定できるので、ビジネス利用に最適です。また、「メッセージ」で作業の詳細についてやりとりもできるので、効率よく仕事を進められます。
【Stock】タイムマネジメントを成功させるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Time Crowd】在宅勤務の時間管理に対応したアプリ
＜Time Crowdの特徴＞
- データの記録と可視化に特化
- レポート機能
タスクの時間を記録し、さらにそれをリアルタイムでチームへ共有することでテレワークでも従業員の稼働状況を把握することができます。
ユーザーやチーム、期間ごとのグラフを出力できるレポート機能が搭載されており、欲しいデータが一目で分かるようになります。
＜Time Crowdの機能・使用感＞
- 業務改善に役立つ機能がある
- タスクにかかる時間を記録できる
レポート機能では、どの作業にどれくらい時間を使っているかを日付ごとにグラフで見ることができます。そのため、時間がかかりすぎている業務を視覚的に把握しやすく、改善策の考案に役立ちます。
タスクには、「▶︎(タスク開始)」と「■(タスク終了)」のボタンが設定されています。そのため、タスクにかかる時間をボタンのワンクリックだけで簡単にタスクに紐づけて記録できます。
ただし、終了ボタンを押し忘れると、時間を正確に測れないため注意が必要です。
＜Time Crowdの注意点＞
- カレンダーとの連携が弱い
- 導入までに時間がかかる
ユーザーからは、「カレンダーとの連携が強化されると嬉しい」との意見も挙がっています。（参考：ITreview）
詳しい機能や料金は問い合わせが必要なので、実際に運用するまでに時間がかかる可能性があります。
＜Time Crowdの料金体系＞
- 料金については問い合わせが必要です。
【Toggl track】海外製のタイムマネジメントアプリ
＜Toggl trackの特徴＞
- ワンクリックタイマー機能
- 複数の端末とデータを同期できる
ワンクリックで任意の時間を記録する機能が搭載されているので、時間を効率的に使えているかを明確に知ることができます。
モバイルアプリ、Webアプリ、デスクトップアプリなどのさまざまなデバイスと同期可能であるため、移動中や社外からもアクセスできます。
＜Toggl trackの機能・使用感＞
- 外部サービスと連携できる
- プロジェクトの設定を細かく指定できる
GoogleカレンダーやAsana、Adobeなどの外部サービスとの連携が可能です。そのため、社内の業務ツールの一元管理につながり、ワークフローがより効率化します。
プロジェクトを作成するときに、閲覧可能範囲や時間の見積もりなども設定できます。また、繰り返し設定を行うと、毎週や毎月など、一定の周期で繰り返すプロジェクトをいちいち作成する手間が省けます。
＜Toggl trackの注意点＞
- 日本語対応が不十分
- タップの反応が遅い
ユーザーの投稿には「部分的に日本語になっており、なんとなく使えるが英語が読めないので不安。」といった意見が見られます。（参考：Google Play）
ユーザーの投稿には「何度もタップすると反応するが、画面の拡大率を変更したりスクロールしたりすると、また反応しないの繰り返しなので改善してほしい」など不満の声もみられます。（参考：Google Play）
＜Toggl trackの料金体系＞
- Free：0円（5ユーザーまで）
- Starter：$10/ユーザー/月（月払い）
- Premium：$20/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞ビジネス向け時間管理アプリ3選
以下は、ご紹介した3つのチーム向け時間管理アプリの比較表です。（左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | Time Crowd | Toggl track | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
タイムマネジメントを成功させるアプリ |
テレワークに対応したアプリ |
海外製のタイムマネジメントアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
カレンダー連携が弱い |
日本語対応の不備 |
| 無料プラン |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
料金 |
有料プランは1人あたり500円/月〜 |
料金は要問い合わせ |
有料プラン：$10/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Time Crowd」の詳細はこちら |
「Toggl trac」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって注意点が異なるため、自社に合った時間管理アプリを選びましょう。
【無料あり】個人向け・時間管理アプリ4選
以下では、個人向けタイムマネジメントアプリ4選をご紹介します。
【Hours Time Tracking】時間の使い方を追跡するアプリ
＜Hours Time Trackingの特徴＞
- データをエクスポートできる
- ワンタップで切り替えられる
記録した時間データをエクセルなどの外部ファイルにエクスポートできます。
タイマーの開始、停止、切り替えはワンタップで切り替えられるため操作しやすいのが特徴です。
＜Hours Time Trackingの機能・使用感＞
- 時間のフォーマットを変更できる
- リマインダーを設定できる
時間の表記を自分の好みに設定できます。例えば、勤務形態に合わせて週初めの曜日を変更したり、自分が見やすいように「時間：分」表示や「小数表示」を選択できます。
リマインダー機能を設定すれば、決まった時間までにタイマーが開始されなかった場合に、通知が届きます。また、リマインダーには出勤日も記録できるため、休日のみタイマーを作動させないような設定も可能です。
＜Hours Time Trackingの注意点＞
- 時間の追跡以外の機能が不十分
- 無料で使えるのはトライアルのみ
たとえば、効率的に仕事を進めるための「タスク」を作成してチームで共有できるような、具体的なタイムマネジメント方法は別のアプリで対応しなければなりません。
無料で使えるのはトライアル期間のみとなり、続けて使いたい場合はプランの更新が必要です。
＜Hours Time Trackingの料金体系＞
- Hours Pro Monthly：＄7,99/月
- Hours Personal Yearly：＄19,99/年
- Hours Pro Yearly：＄59,99/年
【Focus To-Do】PCでも使える時間管理アプリ
＜Focus To-Doの特徴＞
- ポモドーロ・テクニックに基づくアプリ
- あらゆるデバイスに対応している
タスクを25分間の作業に分割して、5分間の休憩をはさみながら実施するポモドーロ・テクニックを採用しています。そのため、集中力の高まりによる作業効率の向上が期待されます。
Apple製品、Android、Windows、Chrome拡張機能など、あらゆるデバイスからアクセスできます。
＜Focus To-Doの機能・使用感＞
- ホワイトノイズを設定できる
- サイドバーに表示する項目を選べる
タイマーが作動している間、バックグラウンドで好きな音源を流せます。「時計の音」や「雨音」「図書館」など、選択肢も様々なので、気分に合わせて集中できる音源を設定が可能です。
プロジェクト管理に必要な項目を自由に選択してサイドバーに表示できます。そのため、不要な項目があるせいで操作の妨げになるのを防止します。
＜Focus To-Doの注意点＞
- 業務の全体を効率化できるわけではない
- タイマーを同期できない
業務の一つひとつを効率的に遂行するのには役立ちますが、たとえば規模が大きい「プロジェクト全体を効率よく進めたい」などの問題解消には不向きです。
ユーザーの投稿には「モバイルとデスクトップの間でデータを同期することはできますが、タイマーも同期してくれることを本当に望んでいます。」という意見もありました。（参考：App Store）
＜Focus To-Doの料金体系＞
参考：App Store
- 無料：0円
- プレミアム：＄1.99
- 3か月：＄3.99
- 買い切り：＄11.99
【Timesheet】作業時間をカレンダーへ書き込むアプリ
＜Timesheetの特徴＞
- カレンダーを利用する
- ストップウォッチと繰り返しアラーム
カレンダーへ作業時間を記入できるので「いつ、何の業務に、どれくらい時間を使ったのか」が一目で分かります。
20分、25分、30分、60分、90分、120分毎の単位で、繰り返しアラームを設定できます。そのため、集中しやすい時間が見つかるうえ、ストップウォッチの止め忘れも防げます。
＜Timesheetの機能・使用感＞
- iCloudのカレンダーと同期可能
- レポート出力
iCloudのカレンダーを使えば、全ての端末に自動的に同期されます。
週間レポートや月刊レポートをPDF形式で出力できます。そのため、時間記録を期間で区切って振り返ることができ、現状の改善にも活かせます。
＜Timesheetの注意点＞
- 無料プランがない
- 利用できるデバイスが限られている
料金は600円の買い切りで、無料試用もないため「せっかく料金を払ったのに自分に合わなかった」状況が起こり得ます。
iPhone、iPad、Apple WatchのApp Storeのみでの利用になるので、Androidやブラウザでは利用できません。
＜Timesheetの料金体系＞
- 600円（買い切り）
【ATracker】グラフをエクスポートできるアプリ
＜ATrackerの特徴＞
- 目標を設定できる
- レポート機能
日次や週次の目標を設定できるため「今何をすべきか」を把握しやすくなります。
円グラフや棒グラフ、進捗状況を分かりやすく表示するレポート機能が搭載されています。
＜ATrackerの機能・使用感＞
- タスクに絵文字を設定できる
- 分析レポートを確認できる
タスクを設定する時に、合わせて絵文字を選択できます。ちょっとした可愛い絵文字を使うことで、タスクに対するモチベーションが上がります。
タスクにどの程度時間がかかったかを円グラフや棒グラフで確認できます。表示する期間も「日」「週間」「月間」など柔軟に変更できるため、用途に合わせた分析結果を表示できます。
＜ATrackerの注意点＞
- 無料版ではタスク追加に制限がある
- Googleカレンダーとの同期機能に不具合
無制限でタスクを追加するには有料版へのアップグレードが必要です。
ユーザーの投稿には「Googleカレンダーに新しく追加したカレンダーが表示されず同期できない。」いう意見もありました。（参考：Google Play）
＜ATrackerの料金体系＞
- ATracker：Free
- Pro：＄4.99（iOS）
- Pro：＄2.99（Android）
- Premium：＄2.99/月払い
- Premium：＄26.99/年払い
＜比較表＞個人向け時間管理アプリ4選の比較表
以下は、ご紹介した3つの個人向けタイムマネジメントアプリの比較表です。（左右にスクロールできます。）
| Hours Time Tracking | Focus To-Do | Timesheet | ATracker | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
時間の使い方を追跡するアプリ |
PCでも使える時間管理アプリ |
作業時間をカレンダーへ書き込むアプリ |
グラフをエクスポートできるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
タイマーを同期できない |
業務全体を効率化できるわけではない |
無料プランがない |
無料版ではタスク追加に制限がある |
| 無料プラン |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 料金 |
有料プラン：＄7,99/月～ |
有料プラン：1.99＄～ |
有料のみ：600円（買い切り） |
アプリ内課金要素あり |
| 公式サイト |
「Hours Time Tracking」の詳細はこちら |
「Focus To-Do」の詳細はこちら |
「Timesheet」の詳細はこちら |
「ATracker」の詳細はこちら |
以上のように、何を目的として時間管理アプリを使用するかで重要視すべき機能が変わるので注意しましょう。
時間管理アプリの選定ポイント4つ
以下では、タイムマネジメントアプリの選び方をご紹介します。とくに、チームのプロジェクト管理やスケジュール管理に活用したい場合は必見です。
（1）機能に過不足がないか
1つ目は、アプリの機能に過不足がないかです。
たとえば、機能が多すぎると操作を覚えるのに手間がかかります。逆に、チームのタイムマネジメントをしたいのに、進捗を共有する機能がないと「誰が何をしているのか分からない」という状況に陥り、手が空いた人の時間を有効活用できません。
以上のように、機能が多すぎたり足りなかったりすると、業務効率が悪くなってしまうので注意が必要です。したがって、事前に自社に必要な機能を洗い出してからアプリを選びましょう。
（2）対応機種は豊富か
2つ目は、対応機種が豊富かです。
時間管理アプリのなかにはスマホにしか対応していないアプリもあります。そのため、「個人の作業時間をスマホで計ること」には問題なくても、チームで作業をする場合は、メンバーの作業状況をPCやタブレットなどの端末で確認がしづらくなってしまいます。
そもそも、スマホの小さい画面では一目で情報を把握することが難しいため、必ずPCやタブレットといった他の機種に対応しているアプリを選択するようにしましょう。
（3）無料版プランはあるか
3つ目は、無料版プランはあるかです。
有料プランのみの場合、「自社のシステムと合わなかった」「機能が複雑で社員に浸透しなかった」などといった事態に陥る可能性があります。その結果、時間とお金の浪費に繋がってしまいます。
したがって、まずは無料版で使い勝手や機能を確認し、自社に最適なツールであるかを判断しましょう。
（4）操作がシンプルであるか
4つ目は、操作がシンプルかです。
タイムマネジメントに慣れないうちは、時間の計測や進捗共有すら面倒に感じてしまう可能性があります。とくに、アプリ内で情報の入力操作に手間がかかってしまうと、アプリの使用に対する抵抗感が生まれやすいです。
したがって、ITに不慣れな人でも直感的に操作ができる「Stock」のような、シンプルで扱いやすいアプリを選びましょう。
上手い人が実践！タイムマネジメント（時間管理）の3つのコツ
以下では、タスクマネジメントを成功させるためのコツを3つ紹介します。時間管理やタスク管理が苦手な方は必見です。
(1)タスクを細分化する
1つ目の時間管理のコツは、タスクを細分化することです。
タスクの細分化によって、一つ一つの作業のゴールが明確になり、着実に業務を遂行できます。さらに、細分化したタスクをチーム内で適切に振り返れば、各々の作業負担の偏りを減らしながら効率化を図れるのです。
そのため、上図のように一つのプロジェクトに対して”タスクA”が必要な場合は、”タスクA”を達成するためのタスクA‐➀というような分け方をすると、どのタスクにどれだけ時間をかけるべきかが整理されます。
(2)優先順位をつける
2つ目のコツは、細分化したタスクの優先順位をつけることです。
たとえば、優先順位を決めずに作業に取りかかってしまうと、「重要なタスクを後回しにしてしまい、期日に間に合わなかった」という事態になりかねません。とくに、期日が近かったり、顧客に影響を及ぼしたりする業務は優先的に取り組みましょう。
したがって、作業をする前の整理として、タスクと同時に期日も洗い出しておくと、優先順位をつけやすくなるのでおすすめです。
(3)マルチタスクは避ける
3つ目のコツはマルチタスクを避けることです。
複数のタスクを同時並行すると、業務内容や情報が混ざってしまったり、タスクの切り替えが素早くできなかったりしてしまうため、ミスにつながる原因になりかねません。
また、マルチタスクは通常よりも作業に時間がかかり、効率が悪いとされています。そのため、一つのタスクを完了してから次のタスクに移るようにすることで、マルチタスクによる負担やタイムロスを減らせるのです。
ビジネス・個人向け時間管理アプリ7選まとめ
ここまで、時間管理アプリ7選を中心にご紹介しました。
時間管理アプリにはさまざまな種類がありますが、単純に「時間を計測できるだけ」では、根本的なマネジメント問題の解決には至りません。とくに、チームのタイムマネジメント問題を解決する場合、メンバー間でタスクの進捗を共有できる仕組みが不可欠です。
そのため、タスク管理機能が搭載された時間管理アプリが役立ちます。ただし、操作に手間がかかるアプリだとタスクの入力が面倒なので、「シンプルな操作でタスクを管理できるアプリ」を選ばなければなりません。
したがって、タイムマネジメントの成功のために導入すべきアプリは、誰でも直感的にタスクの作成・依頼ができるうえ、進捗も一目でわかる「Stock」一択です。
ぜひ、「Stock」を導入し、効率的に仕事を進める習慣をつけましょう。
