業務効率化に欠かせない「タイムマネジメント」にはさまざまな方法があります。なかでも、時間管理アプリはスマホで気軽に始められるうえ、システムに沿ってタイムマネジメントができるため、近年注目されている手法です。
しかし、「タイムマネジメントにアプリを活用したいが、どのツールが最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネス・プライベート向け時間管理アプリ7選を中心にご紹介します。
- タイムマネジメントができず計画的に作業ができない
- 自分に合った時間管理できるアプリの選び方がわからない
- おすすめの時間管理アプリを用途別に知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントや円滑な業務の進行につながる、自社にぴったりなアプリが見つかります。
目次
タイムマネジメント（タイムトラッキング）とは
タイムマネジメントとは、時間を有効的に活用して生産性を向上することです。つまり、時間そのものを管理するのではなく「限られた時間のなかでどのように行動するのか」という行動ベースで考えなければなりません。
以下では、タイムマネジメントの必要性とアプリの必要性について解説します。
タイムマネジメントをするメリット
タイムマネジメントをするメリットには以下の3点が挙げられます。
- タスクの進捗具合の向上
- 残業代や光熱費などの無駄な費用の削減
- タスクの目処が見えることによるモチベーションの維持
タイムマネジメントをすると、あらゆる無駄な費用が削減されるだけでなく、モチベーションの維持にもつながるので、作業効率が一気に上がります。
タイムマネジメントが上手くできない原因
タイムマネジメントが上手くいかない原因には、あらかじめ計画を立てていないことが挙げられます。
たとえば、業務をどのくらいの時間で終わらせるのかが明確でなければ、行き当たりばったりに業務をこなしてしまい、気がついたら想定以上に時間がかかってしまっていたということになりかねません。
そのため、事前に必要な作業時間を決めておかないと、一つの業務にかけられる時間が十分に確保できず、業務が停滞する恐れがあるので注意しましょう。
タイムマネジメントがうまくいくコツ
タイムマネジメントがうまくいくコツに時間管理アプリを使うということが挙げられます。
アプリを使わずにタイムマネジメントをする場合、「毎回作業時間を測る」「スケジュール調整のために部下の進捗状況をメールで集める」などに自力で取り組まなければならず、管理が億劫になってしまいます。
しかし、時間管理アプリを導入すれば、タスクの進捗やかかった時間をメンバー間で確認できるので、情報共有の手間がかかりません。たとえば、タスクを簡単に作成して進捗状況もリアルタイムで共有できる「Stock」のようなアプリがあると、タイムマネジメントが楽になります。
このように、タイムマネジメントを成功させるには、業務に関するあらゆる情報を集約できる時間管理アプリが有効です。
【無料あり】ビジネス向け・時間管理アプリ3選
以下では、チーム向けのタイムマネジメントアプリ3選をご紹介します。
タイムマネジメントの目的は「仕事を効率的にこなすこと」なので、時間測定以前にタスクの作成が必須です。すなわち、タスクを設定し、チームやプロジェクトのメンバーで共有できるアプリが求められます。
ただし、入力が難しかったり、簡単に操作できなかったりするアプリは社内に浸透しにくいため、アプリ導入時は、「ITに詳しくなくても簡単に使えるか」を重視しましょう。
結論、非IT企業の従業員でも簡単にタスクを管理できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した業務内容と所要時間は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で所要時間の詳細についてやりとりできるうえ、各業務を「タスク」として設定すればメンバーの全タスクを一覧で確かめられます。
【Stock】非IT企業の65歳でもタイムマネジメントできるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Time Crowd】在宅勤務に対応したアプリ
＜Time Crowdの特徴＞
- データの記録と可視化に特化
- レポート機能
タスクの時間を記録し、さらにそれをリアルタイムでチームへ共有することでテレワークでも従業員の稼働状況を把握することができます。
ユーザーやチーム、期間ごとのグラフを出力できるレポート機能が搭載されており、欲しいデータが一目で分かるようになります。
＜Time Crowdの機能・使用感＞
- 業務改善に役立つ機能がある
- タスクにかかる時間を記録できる
レポート機能では、どの作業にどれくらい時間を使っているかを日付ごとにグラフで見ることができます。そのため、時間がかかりすぎている業務を視覚的に把握しやすく、改善策の考案に役立ちます。
タスクには、「▶︎(タスク開始)」と「■(タスク終了)」のボタンが設定されています。そのため、タスクにかかる時間をボタンのワンクリックだけで簡単にタスクに紐づけて記録できます。ただし、終了ボタンを押し忘れると、時間を正確に測れないため注意が必要です。
＜Time Crowdの注意点＞
- 複数招待が難しい
- 導入までに時間がかかる
チームへの招待の仕方が、チームごとにURLを送ってそこから入ってもらうという形なので、複数招待する場合に面倒に感じている。（参考：ITreview）
詳しい機能や料金は問い合わせが必要なので、実際に運用するまでに時間がかかる可能性があります。
＜Time Crowdの料金体系＞
- 料金については問い合わせが必要です。
【Toggl track】海外製の時間管理アプリ
＜Toggl trackの特徴＞
- ワンクリックタイマー機能
- 複数の端末とデータを同期できる
ワンクリックで任意の時間を記録する機能が搭載されているので、時間を効率的に使えているかを明確に知ることができます。
モバイルアプリ、Webアプリ、デスクトップアプリなどのさまざまなデバイスに同期することが可能であるため、移動中や社外からもアクセスできます。
＜Time Crowdの機能・使用感＞
- 外部サービスと連携できる
- プロジェクトの設定を細かく指定できる
GoogleカレンダーやAsana、Adobeなどの外部サービスとの連携が可能です。そのため、社内の業務ツールの一元管理につながり、ワークフローがより効率化します。
プロジェクトを作成するときに、閲覧可能範囲や時間の見積もりなども設定できます。また、繰り返し設定を行うと、毎週や毎月など、一定の周期で繰り返すプロジェクトをいちいち作成する手間が省けます。
＜Toggl trackの注意点＞
- 日本語対応が不十分
- 反応が遅い
ユーザーの投稿には「海外製のツールなため、記録が見られないなどの日本語特有のバグが生じやすい」といった意見もありました。（参考：App Store）
ユーザーの投稿には「何度もタップすると反応するが、画面の拡大率を変更したりスクロールしたりすると、また反応しないの繰り返しなので改善してほしい」といった意見もありました。（参考：Google Play）
＜Toggl trackの料金体系＞
- Free：0円（5ユーザーまで）
- Starter：$10/ユーザー/月（月払い）
- Premium：$20/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞ビジネス向け時間管理アプリ3選
以下は、ご紹介した3つのチーム向け時間管理アプリの比較表です。（左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | Time Crowd | Toggl track | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳でもタイムマネジメントできるアプリ |
テレワークに対応したアプリ |
海外製の時間管理アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
参加者の複数招待が面倒 |
日本語対応の不備 |
| 無料プラン |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
料金 |
有料プランは1人あたり500円/月〜 |
料金は要問い合わせ |
有料プラン：$10/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Time Crowd」の詳細はこちら |
「Toggl trac」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって注意点が異なるため、自社に合った時間管理アプリを選びましょう。
【無料あり】プライベート向け・時間管理アプリ4選
以下では、プライベート向けタイムマネジメントアプリ4選をご紹介します。
【Hours Time Tracking】時間の使い方を追跡するアプリ
＜Hours Time Trackingの特徴＞
- データをエクスポートできる
- ワンタップで切り替えられる
記録した時間データをエクセルなどの外部ファイルにエクスポートできます。
タイマーの開始、停止、切り替えはワンタップで切り替えられるため操作しやすいのが特徴です。
＜Hours Time Trackingの機能・使用感＞
- 時間のフォーマットを変更できる
- リマインダーを設定できる
時間の表記を自分の好みに設定できます。例えば、勤務形態に合わせて週初めの曜日を変更したり、自分が見やすいように「時間：分」表示や「小数表示」を選択できます。
リマインダー機能があります。そのため、決まった時間までにタイマーが開始されなかった場合は、通知で知らせてくれます。また、リマインダーには出勤日も記録できるため、休日のみタイマーを作動させないような設定もできます。
＜Hours Time Trackingの注意点＞
- 時間の追跡以外の機能が不十分
たとえば、効率的に仕事を進めるための「タスク」を作成してチームで共有できるような、具体的なタイムマネジメント法は別のアプリで対応しなければなりません。
＜Hours Time Trackingの料金体系＞
- 基本的には無料
- Hours Pro Monthly：960円/月
- Hours Personal Yearly：2,100円/年
- Hours Pro Yearly：6,400円/年
【Focus To-Do】PCでも使える時間管理アプリ
＜Focus To-Doの特徴＞
- ポモドーロ・テクニックに基づくアプリ
- あらゆるデバイスに対応している
タスクを25分間の作業に分割して、5分間の休憩をはさみながら実施するポモドーロ・テクニックを採用しています。そのため、集中力の高まりによる作業効率の向上が期待されます。
Apple製品、Android、Windows、Chrome拡張機能など、あらゆるデバイスからアクセスできます。
＜Focus To-Doの機能・使用感＞
- ホワイトノイズを設定できる
- サイドバーに表示する項目を選べる
タイマーが作動している間、バックグラウンドで好きな音源を流せます。「時計の音」や「雨音」「図書館」など、選択肢も様々なので、気分に合わせて集中できる音源を設定が可能です。
プロジェクト管理に必要な項目を自由に選択してサイドバーに表示できます。そのため、不要な項目があるせいで操作の妨げになるのを防止します。
＜Focus To-Doの注意点＞
- 業務の全体を効率化できるわけではない
- システムエラーへの対応が遅い
業務の一つひとつを効率的に遂行するのには役立ちますが、たとえば規模が大きい「プロジェクト全体を効率よく進めたい」などの問題解消には不向きです。
ユーザーの投稿には「一ヶ月くらいエラーでアプリが使えない」という意見もありました。（参考：App Store）
＜Focus To-Doの料金体系＞
- 無料：0円
- 三ヶ月：590円
- 永久：1,800円
【Timesheet】作業時間をカレンダーへ書き込むアプリ
＜Timesheetの特徴＞
- カレンダーを利用する
- ストップウォッチと繰り返しアラーム
カレンダーへ作業時間を記入できるので「いつ、何の業務に、どれくらい時間を使ったのか」が一目で分かります。
20分、25分、30分、60分、90分、120分毎の単位で、繰り返しアラームを設定できます。そのため、集中しやすい時間が見つかるうえ、ストップウォッチの止め忘れも防げます。
＜Timesheetの機能・使用感＞
- iCloudのカレンダーと同期可能
- レポート出力
iCloudのカレンダーを使えば、全ての端末に自動的に同期されます。
週間レポートや月刊レポートをPDF形式で出力できます。そのため、時間記録を期間で区切って振り返ることができ、現状の改善にも活かせます。
＜Timesheetの注意点＞
- 無料プランがない
- 利用できるデバイスが限られている
料金は600円の買い切りで、無料試用もないため「せっかく料金を払ったのに自分に合わなかった」状況が起こり得ます。
iPhone、iPad、Apple WatchのApp Storeのみでの利用になるので、Androidやブラウザでは利用できません。
＜Timesheetの料金体系＞
- 600円（買い切り）
【ATracker】グラフをエクスポートできるアプリ
＜ATrackerの特徴＞
- 目標を設定できる
- レポート機能
日次や週次の目標を設定できるため「今何をすべきか」を把握しやすくなります。
円グラフや棒グラフ、進捗状況を分かりやすく表示するレポート機能が搭載されています。
＜ATrackerの機能・使用感＞
- タスクに絵文字を設定できる
- 分析レポートを確認できる
タスクを設定する時に、合わせて絵文字を選択できます。ちょっとした可愛い絵文字を使うことで、タスクに対するモチベーションが上がります。
タスクにどの程度時間がかかったかを円グラフや棒グラフで確認できます。表示する期間も「日」「週間」「月間」など柔軟に変更できるため、用途に合わせた分析結果を表示できます。
＜ATrackerの注意点＞
- 無料版ではタスク追加に制限がある
- ウィジェットのサイズが大きいものしかない
無制限でタスクを追加するには有料版へのアップグレードが必要です。
ユーザーの投稿には「ウィジェットが大きいサイズの物しかなくて少し残念。各タスク毎に小さなボタンウィジェットを作成出来るようになったら嬉しい」いう意見もありました。（参考：Google Play）
＜ATrackerの料金体系＞
- ATracker：Free
- Pro：$ 4.99（iOS）
- Pro：$ 2.99（Android）
- Premium：2.99/月払い
- Premium：26.99/年払い
＜比較表＞プライベート向け時間管理アプリ4選の比較表
以下は、ご紹介した3つのプライベート向けタイムマネジメントアプリの比較表です。（左右にスクロールできます。）
| Hours Time Tracking | Focus To-Do | Timesheet | ATracker | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
時間の使い方を追跡するアプリ |
PCでも使える時間管理アプリ |
作業時間をカレンダーへ書き込むアプリ |
グラフをエクスポートできるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
Mac版での不具合 |
業務全体を効率化できるわけではない |
無料プランがない |
無料版ではタスク追加に制限がある |
| 無料プラン |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 料金 |
有料プラン：960円/月～ |
有料プラン：590円～ |
有料のみ：600円（買い切り） |
アプリ内課金要素あり |
| 公式サイト |
「Hours Time Tracking」の詳細はこちら |
「Focus To-Do」の詳細はこちら |
「Timesheet」の詳細はこちら |
「ATracker」の詳細はこちら |
以上のように、何を目的として時間管理アプリを使用するかで重要視すべき機能が変わるので注意しましょう。
時間管理アプリの選定ポイント3つ
以下では、タイムマネジメントアプリの選び方をご紹介します。とくに、チームのプロジェクト管理やスケジュール管理に活用したい場合は必見です。
（1）機能に過不足がないか
アプリの機能に過不足はないか確認しましょう。
たとえば、機能が多すぎると操作を覚えるのに手間がかかります。逆に、チームのタイムマネジメントをしたいのに、進捗を共有する機能がないと「誰が何をしているのか分からない」という状況に陥り、手が空いた人の時間を有効活用できません。
以上のように、機能が多すぎたり足りなかったりすると、逆に仕事の効率を落としてしまいます。したがって、機能に過不足がないアプリを選ばなければなりません。
（2）対応機種は豊富か
対応機種は豊富かどうかも重要なポイントです。
時間管理アプリのなかにはスマホにしか対応していないアプリもあります。しかし、この場合「個人で作業時間をスマホで計測すること」には問題なくても、メンバーの作業状況をPCやタブレットなどの端末で確認がしづらくなってしまいます。
そもそも、スマホの小さい画面では一目で情報を把握することが難しいため、必ずPCやタブレットといった他の機種に対応しているアプリを選択するようにしましょう。
（3）操作がシンプルであるか
時間管理アプリは、操作がシンプルなことも必須条件です。
タイムマネジメントに慣れないうちは、時間の計測や進捗共有すら面倒に感じてしまうにもかかわらず、アプリの入力などの操作に手間がかかってしまうと、アプリの使用に対する抵抗感が生まれやすいです。
したがって、誰でも直感的に操作ができる「Stock」のような、シンプルで扱いやすいアプリを選びましょう。
ビジネス・プライベート向け時間管理アプリ7選まとめ
ここまで、時間管理アプリ7選を中心にご紹介しました。
時間管理アプリにはさまざまな種類がありますが、前提として業務を複数のタスクに細分化しておく必要があります。また、チームのタイムマネジメントをする場合、タスクの進捗状況の共有は不可欠です。
そのため、タスク管理機能が搭載された時間管理アプリが役立ちます。ただし、操作に手間がかかるアプリだとタスクの入力が面倒なので、「わずかな操作でタスクを管理できるアプリ」を選ばなければなりません。
したがって、誰でも直感的にタスクの作成・依頼ができるうえ、進捗も一目でわかる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的に仕事を進める習慣をつけましょう。
