組織で働くうえで、部署内でのトラブルはつきものです。部署における課題は放置すると、大きな問題へと発展してしまうので、課題発生後は早急な対策が求められます。
一方、「部署内で発生した課題に対し、解決するまでに時間を要してしまう」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署が抱えがちな代表的な課題例と見つけ方を中心に解説します。
- 部署が抱えがちな課題を把握し、事前に対策をしたい
- 部署の潜在的な課題を洗い出す方法を知りたい
- 部署の課題解決と対策によって、さらなる業務効率化を実現したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、部署で発生する課題を把握し、職場の業務効率を的確に向上させるポイントを押さえられます。
目次
部署が抱える代表的な3つの課題例
以下では、部署が抱える代表的な課題をご紹介します。以下の課題を抱えている企業は、業務効率や生産性が低下している可能性があるため、すぐに対処する必要があります。
（1）非効率な業務体制
非効率な業務体制も部署が抱える代表的な課題です。
とくに、紙や口頭といったアナログな情報共有は業務の非効率さを助長してしまいます。スピーディーな情報共有ができないうえに、紙の紛失や共有漏れを発生させ、業務効率を著しく低下させるのです。
そのため、部署でアナログな情報共有を行っている場合、共有方法の見直しはもちろん、デジタル化の検討を進める必要があります。情報共有がデジタル化すると、無駄な共有工数や印刷などのコストを削減し、非効率な業務体制の改善にも貢献します。
（2）社内のコミュニケーション不足
社内のコミュニケーション不足は、部署で最も発生しやすい課題です。
部署内で効率よく業務を進めていくためには、チームのメンバーがそれぞれの役割を分業する必要があります。しかし、社内のコミュニケーション不足により、メンバー間で進捗状況などを共有できなければ、トラブルへ発展してしまう可能性もあるのです。
そこで、部署の社内コミュニケーション不足を解消するためには、相談しやすい雰囲気づくりをしたうえで、共有する情報をフロー情報（メッセージなど一時的な情報）とストック情報（マニュアルや議事録など残すべき情報）へと分けて共有することが大切です。
とくに、今日のトレンドであるITツールを用いると、スムーズな情報共有だけでなく、フロー情報とストック情報の管理が簡単にできるようになり、部署内で情報資源としての活用が可能になります。
（3）他部署との連携がうまく取れない
部署が抱える課題のひとつに他部署との連携がうまく取れないことが挙げられます。
業務を効率よく進めるには、他部署とも一体になって業務を遂行する必要があります。しかし、他部署ゆえに対面よりもメールやチャットでのやりとりが主になるため、情報が流れたり複数の話題が混ざったりして、話しがまとまらないケースも少なくありません。
その結果、他部署間の情報共有が滞ってしまい、パフォーマンスを最大化できなくなってしまうのです。以上の事態を防ぐためにも、部署間の垣根を越えて情報共有できる「Stock」のようなITツールを使い、組織全体で連携とれる環境をつくりましょう。
部署が課題を放置することのリスク
ここでは、部署が課題を放置することで起こりうるリスクをご説明します。今課題を抱えている部署の方は以下のリスクを知り、早急に課題解決に取り組みましょう。
業務の質や生産性が低下する
課題を放置すると、業務の質や生産性が低下するリスクがあります。
部署で課題があると、社員が仕事のやりづらさや不満を感じているままの状態であるため、仕事のスピードや精度は上がりません。結果、非効率な業務の進行によって、社員が残業をするようになってしまいます。
また、長時間労働によって疲労が溜まると、思わぬミスや失敗につながることがあり、顧客の会社に対する信頼を損なう可能性もあるのです。そのため、会社全体の利益も考えると、部署での課題解決は最優先事項となります。
離職者が増えてしまう
部署での課題の未解決は、離職者の増加を引き起こすこともあります。
部署の課題があると、社員は身体的にも精神的にも疲弊するようになります。そのため、仕事へのストレスから部署内での休職者や離職者が増えてしまいます。
また、人が減ることによって社員の負担が大きくなり、さらに離職者が出てくるという悪循環に陥ってしまいます。したがって、社員が会社から離れていないように、快適な部署内環境を作っていくことは大切なのです。
部署における課題の見つけ方とは？
ここでは、部署で発生しがちな課題の見つけ方をご紹介します。発見しづらい部署の課題には以下の施策を実施すると、課題の早期発見が期待できます。
（1）社員アンケートや1on1での面談
社員へのアンケートや1on1面談を定期的に行いましょう。
部署内で働く社員が、職場環境や業務負荷について上司と話し合うことで、改善策を模索する機会が生まれます。そして、上司と部下間のコミュニケーションが円滑になり、風通しの良さが生まれる点にも期待できます。
また、経営陣・上司と社員間で生じるギャップも解消しやすくなります。客観的には問題なく業務を進めていても、社員は密かに不満を抱いている可能性もあります。そこで、部署内の社員の本音を聞き改善していけば、社員のモチベーションを保てるのです。
（2）ブレインストーミングを行う
ブレインストーミングも課題発見に役立つ手法の一つです。
ブレインストーミングとは複数人で行う会議手法であり、自由な発言によって、多様なアイデアや他者の発言から着想を得て新たな考え方を生み出せる点で優れています。
部署内でブレインストーミングを実施するときは、上司と部下などの立場にこだわらず、部署全員を集めるようにしましょう。さまざまな価値観を持つ社員の自由な発言によって、斬新なアイデアや発想が生まれやすくなります。
（3）情報共有しやすい環境をつくる
情報共有しやすい環境を作ることは課題の発見につながります。
普段から社員間のコミュニケーションや情報共有が盛んな環境であると、課題が生じても、即座に気づくことができます。そのため、問題が大きくなる前に対応ができるので、最小限のリソースで課題の解決が可能になるのです。
とくに、課題の発見には、部署内での情報の透明性が鍵になります。そこで、リアルタイムでの情報共有に特化し、「ノート」に紐づく「メッセージ」でコミュニケーションの活性化も図れる「Stock」のようなアプリを導入すると、課題がいち早く見つかります。
（4）フレームワークを使う
フレームワークはビジネスで発生する課題の発見や解決に役立つ手法です。
フレームワークは、課題の抽出や解決、意思決定の最善策を模索するために使われる枠組みを指します。とくに、課題の「可視化」に役立つため、複雑な課題でも“情報を洗い出し対策する”ことができます。
フレームワークにはさまざまな種類があるため、部署の課題発見に適したフレームワークを使用していきましょう。
部署や組織の課題を解決するフレームワーク
ここでは、部署や組織の課題を解決するフレームワークを3つ紹介します。フレームワークを用いると課題の原因発見に役立てられたり、改善スピードを早められたりします。
- ロジックツリー
- PCDAサイクル
- MECE
ロジックツリーとは、課題に対するすべての原因を図解するためのフレームワークです。部署が抱える課題を体系的に分割することで、問題が見える化され、課題解決のための適切な順序を計画できます。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとったもので、継続的な改善によって、正のスパイラルが発生します。業界業種問わずあらゆる課題に応用でき、セルフマネジメントの代表的な例です。
MECEは、Mutually（互いに）、Exclusive（重複せず）、Collectively（まとめて）、Exhaustive（漏れなく）の頭文字をとっており、多くの課題解決手法に共通する基本的な考え方です。複雑で大きな課題でも、MECEを用いて要素ごとに構造化することで、課題の全体を把握しながら的確にアプローチができます。
フレームワークは、課題の可視化と解決に有効な手段であり、普段から部署内でフレームワークが行われていると、部署の課題に正確に対処できるようになります。
部署課題の解決や対策に最も重要なこととは
ここでは、部署が抱える課題への解決や対策のためにすべきことを解説していきます。
課題の発見には社員へのアンケートや面談、ブレインストーミング、フレームワークなどを紹介してきました。しかし、発見した課題を解決または対策するためには、部署内で情報共有できる環境づくりが最重要です。
社内の情報共有ひいてはコミュニケーションを活発化させ、チーム内の情報が的確に伝達されれば、連携的な作業を可能にします。ただし、アナログな情報共有ではミスを誘発しやすくなり、非効率な業務体制が改善されません。
そこで、“相手の作業状況によって情報共有が遅れる”といった事態を発生させないためにも、情報共有に適したツールを導入しましょう。たとえば、「Stock」のようなツールであれば誰でも簡単に情報共有でき、社員のコミュニケーション向上にも貢献します。
情報共有の側面から部署の課題を解決するおすすめのツール
以下では、部署の課題を解決するおすすめの情報共有ツールをご紹介します。
部署が抱える課題はさまざまですが、非効率な業務体制やコミュニケーション不足、組織が十分に機能しない課題の根底には情報共有不足が挙げられます。そのため、チームの情報共有を活発化させると効率の悪い職場環境を改善し、組織的な連携を可能にします。
そして、情報共有にはスピード感が必須です。しかし、アナログな情報共有をしている部署は、あらゆる「情報」を速やかに共有できず、共有された情報の管理もできないまま、社員のストレス発生や業務効率低下を招いているのです。
結論、情報共有を活発化させて部署の課題を解決させるためには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせてスピーディーな情報共有を実現する「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、情報をシンプルに残しつつ、すぐに任意のメンバーへ共有でき、「フォルダ」ごとに整理も可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」でコミュニケーションの話題が混ざらず、誰でもタスク管理できる点が特徴です。
最も簡単に部署や組織の情報を管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部署が抱える課題例と見つけ方まとめ
ここまで、部署が抱える課題例と見つけ方を中心に解説してきました。
部署では、可視化されていない課題が業務進行を妨げている可能性もあるため、アンケートや面談をはじめとした「課題を特定・把握できる手法」で発見する必要があります。また、発見した課題は部署間で情報共有を行い、スピード感を持って解決しましょう。
ただし、アナログな方法では情報を残しながらコミュニケーションが取れず、情報管理が煩雑になります。そのため、「ITツール」を用いて情報共有を行う環境構築が必須です。
そこで、情報共有の側面から部署の課題を解決するStockのように、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足のない機能を持つシンプルな情報共有ツール一択です。実際に240,000社以上が情報共有・管理の効率化に成功しています。
ぜひ「Stock」で情報共有を活発化させ、部署が抱える課題を解決しましょう。
