部署の成果が思うように伸びないとき、その原因は個人の能力ではなく「部署全体の課題」に潜んでいるケースが少なくありません。しかし、コミュニケーション不足や業務の属人化、部署間の連携ミスなどが複雑に絡み合うことで、何が本当の課題なのか整理できずに悩む企業も多く見られます。
「自分の部署の成果が伸びない原因が分からない」「同じ問題が繰り返されるが、どこから改善すべきか整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署で発生しやすい課題の種類や構造、課題を整理・特定するための考え方、具体的なチェック観点を中心にご紹介します。
- 自分の部署の成果が伸びない原因が整理できず悩んでいる部門マネージャー
- 部署内で同じ問題が繰り返され、潜在的な課題の特定ができていない管理職
- 部署の課題を上層部に説明したいが、課題の整理や言語化が難しいリーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、部署で起こりやすい問題の構造を理解できるだけでなく、自部署の潜在的な課題を整理・言語化し、どこから改善すべきか判断できるようになります。
目次
部署が抱える代表的な3つの課題例
以下では、部署が抱える代表的な課題をご紹介します。以下の課題を抱えている企業は、業務効率や生産性が低下している可能性があるため、すぐに対処する必要があります。
（1）非効率な業務体制
1つ目は、非効率な業務体制であることです。
なぜなら、紙や口頭などのアナログな情報共有が中心になっている場合、情報の伝達に時間がかかるうえ、共有漏れや書類の紛失などが発生しやすくなるためです。その結果、必要な情報をすぐに確認できず、業務効率が大きく低下してしまいます。
たとえば、紙の書類を回覧して承認を取る場合、担当者が不在で確認が遅れたり、最新版がどれか分からなくなったりするケースがあります。また、口頭での共有は記録が残らないため、後から内容を確認できないという問題も起こりがちです。
このような状況を改善するためには、情報共有の方法を見直し、デジタル化を進めることが重要です。情報共有をデジタル化すれば、情報をスピーディーに共有できるだけでなく、印刷コストや共有工数の削減にもつながり、非効率な業務体制の改善に役立ちます。
（2）社内のコミュニケーション不足
2つ目は、社内のコミュニケーションが不足することです。
部署内でスムーズに業務を進めるためには、メンバー同士が役割分担をしながら連携する必要があります。しかし、コミュニケーションが不足していると、進捗状況や作業内容が共有されず、認識のズレやトラブルが発生しやすくなります。
たとえば、日々の連絡や進捗報告など、すぐに確認できればよい情報はチャットで共有します。一方で、マニュアルや議事録等、後から何度も確認する情報は、誰でも見返せる場所に保存するようにしましょう。
このように、情報を「一時的な情報」と「蓄積しておく情報」に分けて共有することで、必要な情報を確認できるようになります。
（3）他部署との連携がうまく取れない
3つ目は、他部署との連携がうまく取れないことです。
企業の業務は複数の部署が関わりながら進むため、部署同士が円滑に連携することが大切です。しかし、他部署とのやり取りはメールやチャットが中心になることが多く、情報が流れてしまったり、複数の話題が混ざってしまったりするケースも少なくありません。
たとえば、メールのやり取りが増えすぎると、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、認識違いが起こることがあります。また、チャットでは過去の重要な情報が流れてしまい、後から確認できないといった問題も起こりがちです。
この課題を防ぐためには、部署の垣根を越えて情報共有できる環境を整えることが大切です。たとえば「Stock」のようなITツールを活用すれば、必要な情報を一元管理できるため、部署間の連携がスムーズになり、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。
部署が課題を放置することのリスク
以下では、部署が課題を放置することで起こりうるリスクをご説明します。課題を抱えている部署の方は以下のリスクを知り、早急に課題解決に取り組みましょう。
部署の課題を放置した場合、以下の3つのリスクが発生します。
- 業務のスピードや精度が低下する
- 離職者が増えてしまう
- 組織全体の意思決定が遅くなる
社員が仕事のやりづらさや不満を感じているままの状態であるため、仕事のスピードや精度が向上しません。
社員は身体的にも精神的にも疲弊するため、仕事へのストレスから部署内での休職者や離職者が増加します。
情報共有や部署間の連携が不十分になるため、必要な情報が集まらず、組織全体の意思決定が遅くなります。
このように、部署の課題を放置すると業務スピードの低下や離職者の増加、意思決定の遅れといった問題につながります。そのため、まずは自部署にどのような課題があるのかを客観的に整理し、現状を把握することが重要です。
【診断】あなたの部署に課題はある？チェックリスト
以下では、部署に潜んでいる課題を確認するためのチェックリストをご紹介します。自部署の現状を把握し、課題を特定したい管理職やリーダーの方は必見です。
部署課題セルフチェック
まずは、部署に課題があるかどうかをセルフチェックしてみましょう。
部署の課題は、日々の業務の中で徐々に蓄積するため、担当者本人が気付かないまま放置されてしまうケースも少なくありません。業務の属人化や情報共有の遅れなどの状態が続くと、作業スピードの低下やトラブルの増加につながります。
次の項目に当てはまるものがないか確認してみてください。
- 特定の人しかできない業務がある
- 同じトラブルが繰り返し発生している
- 業務マニュアルが整備されていない
- 部署内で情報共有が遅れている
- 他部署との連携がスムーズにいかない
複数の項目に当てはまる場合、部署内に潜在的な課題が存在している可能性があります。まずは、どのような問題が起きているのかを整理することが重要です。
セルフチェック結果から分かる部署課題のタイプ
次に、セルフチェックの結果から、部署が抱えている課題のタイプを特定しましょう。
| 部署課題のタイプ | 該当チェック項目 | 理由 | 結果 |
| 属人化タイプ | 特定の人しかできない業務がある | 担当者の経験や暗黙知に依存しているため | 担当者不在で業務が滞る |
| 同じトラブルが繰り返し発生している | 業務が標準化されていないため | 問題の再発 | |
| 引き継ぎ・ナレッジ共有不足タイプ | 業務マニュアルが整備されていない | 新しい担当者が業務を理解できないため | 引き継ぎが困難となり、教育コスト増加 |
| コミュニケーション・連携不足タイプ | 部署内で情報共有が遅れている | 情報共有ルールがない | 認識ズレ |
| 他部署との連携がスムーズにいかない | 情報がチャットやメールで流れてしまう | 意思決定の遅れ |
このように、セルフチェックの結果を整理すると、部署が抱えている課題の傾向を把握できます。「属人化・ナレッジ共有不足・コミュニケーション不足」のどの問題が発生しているのかを明確にすると、改善すべき部分を特定できるようになります。
部署の課題を見つける4つの方法
以下では、部署の課題を見つけるための具体的な方法をご紹介します。部署内の問題を客観的に把握し、改善の方向性を明確にしたい方は参考にしましょう。
（1）社員アンケートや1on1で現場の声を集める
1つ目は、社員アンケートや1on1面談を実施して現場の声を集めることです。
実際に業務を担当している社員は、日々の業務の中で課題や不満を感じているケースが多いためです。管理職だけでは気付きにくい問題でも、現場の意見を聞くことで具体的な課題が見えてきます。
たとえば、業務量の偏りや作業手順の非効率さ、部署内のコミュニケーションの問題などは、社員アンケートや1on1面談を通じて把握できます。また、定期的に面談を実施すると、上司と部下のコミュニケーションが円滑になり、問題を早期に発見できるようになります。
したがって、社員アンケートや1on1面談を活用して現場の声を集めることが、部署の課題を見つける第一歩になります。
（2）フレームワークを使って課題を整理する
2つ目は、フレームワークを使って課題を整理することです。
フレームワークを活用すると、複雑に見える問題でも要素ごとに整理でき、課題の原因や影響を客観的に把握しやすくなるためです。
たとえば、業務プロセスを分解して問題点を整理したり、原因と結果の関係を図式化したりすると、部署内で発生している問題の構造が明確になります。その結果、感覚的な議論ではなく、根拠をもとに課題を分析できるようになります。
したがって、フレームワークを活用して課題を整理すると、部署が抱えている問題の全体像を把握できます。
（3）ブレインストーミングで課題のアイデアを出す
3つ目は、ブレインストーミングを使うことです。
ブレインストーミングとは、複数人で自由に意見やアイデアを出し合い、課題の発見や新しい発想を生み出すための会議手法です。一人では気付かなかった問題や新しい視点が見つかります。
たとえば、部署内のメンバーを集めて「業務で困っていること」や「改善したい点」を自由に発言してもらうと、業務手順の問題や情報共有の遅れなど、さまざまな課題が挙がります。また、異なる立場の社員が意見を出すことで、新しい気付きが生まれる可能性も高まります。
したがって、ブレインストーミングを実施すると、部署内に潜んでいる課題を多角的に発見できます。
（4）情報共有環境を整えて問題を可視化する
4つ目は、情報共有の環境を整えて問題を可視化することです。
情報共有が十分に行われていない職場では業務の進捗や問題点が見えにくく、課題の発見が遅れてしまうためです。
たとえば、業務の進捗報告や議事録、業務マニュアルなどを一箇所にまとめて共有すると、部署内の状況を誰でも確認できるようになります。その結果、業務の遅れやトラブルの原因に早い段階で気付けるようになります。
「ノート」に紐づく「メッセージ」でコミュニケーションができる「Stock」のようなアプリを導入すると、情報共有がスムーズになります。
情報共有の側面から部署の課題を解決するおすすめのツール
以下では、部署の課題を解決するおすすめの情報共有ツールをご紹介します。
部署の課題を放置すると、業務スピードの低下やコミュニケーション不足が進んでしまいます。さらに、情報共有が不十分な状態が続くと、社員のストレス増加や部署間の連携不足等の問題が発生する可能性があります。
しかし、口頭やメールだけでは、必要な情報をスピーディーに共有・管理することが難しく、部署全体で情報を活用しきれないケースが少なくありません。結果として、重要な情報が埋もれたり、同じ確認作業が繰り返されたりするなど、「属人化・ノウハウ・連携」の3つの課題タイプの解決にはつながりません。
そこで、部署内の情報を簡単に共有・整理できる情報共有ツールを導入することで、必要な情報をすぐに共有できる環境が整い、業務体制と組織連携の強化につながります
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせてスピーディーな情報共有を実現する「Stock」です。「Stock」は、情報をシンプルに残せる「ノート」機能で内容を簡単に共有できるだけでなく、「フォルダ」で情報を整理できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
最も簡単に部署や組織の情報を管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部署や組織の課題を解決するフレームワーク
以下では、部署や組織の課題を解決するフレームワークを3つ紹介します。フレームワークを用いると課題の原因発見に役立てられたり、改善スピードを早められたりします。
- ロジックツリー
- PCDAサイクル
- MECE
ロジックツリーとは、課題に対するすべての原因を図解するためのフレームワークです。部署が抱える課題を体系的に分割することで、問題が見える化され、課題解決のための適切な順序を計画できます。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとったもので、継続的な改善によって、正のスパイラルが発生します。業界業種問わずあらゆる課題に応用でき、セルフマネジメントの代表的な例です。
MECEは、Mutually（互いに）、Exclusive（重複せず）、Collectively（まとめて）、Exhaustive（漏れなく）の頭文字をとっており、多くの課題解決手法に共通する基本的な考え方です。複雑で大きな課題でも、MECEを用いて要素ごとに構造化することで、課題の全体を把握しながら的確にアプローチができます。
フレームワークは、課題の可視化と解決に有効な手段であり、普段から部署内でフレームワークが行われていると、部署の課題に正確に対処できるようになります。
部署が抱える課題例と見つけ方まとめ
これまで、部署が抱える代表的な課題例や課題を放置するリスク、部署課題のセルフチェックや課題を見つける方法を中心にご紹介しました。
部署の成果が伸びない原因は、個人の能力ではなく、業務の属人化やナレッジ不足、コミュニケーション不足など、部署全体の構造的な問題にあるケースが少なくありません。そのため、まずは部署内に潜む課題を客観的に整理し、課題のタイプを把握することが重要です。
しかし、課題を整理できても、情報共有の仕組みが整っていなければ、同じ問題が繰り返されてしまう可能性があります。そこで、部署内の情報やノウハウを簡単に共有・管理できるツールを活用すると、業務の属人化を防ぎながら組織全体の連携を強化できます。
なかでも、業務の属人化やナレッジ不足、コミュニケーション不足の解決に最適なのは、部署の情報を簡単に整理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、部署の課題を解決していきましょう。
