新入社員や異動してきた社員への教育や業務引き継ぎには、マニュアルが使われる職場がほとんどですが、マニュアルはあるものの「作成したが見ている人がいない」「情報が古く活用できていない」というケースも多くあります。
一方で、先輩社員や上司の背中を見て仕事覚えるスタイルの職種、例えば、営業職やマーケティング職などは、アプローチ方法が十人十色なのでマニュアルは基本ない職場がほとんどです。
しかし、ノウハウや知見をまとめた文書やCS対応時のQ&Aなどをマニュアルとして保存しておくことで、ナレッジの共有や教育コストの削減になります。
とはいえ、マニュアル作成にかける時間がなく、「マニュアル作成ツール」を活用して効率化を図りたい担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル作成ツールの選定ポイントやマニュアル作成を簡単に行えるツールをご紹介します。
- マニュアルを使って業務効率化をしたい
- おすすめのマニュアル作成ツールを知りたい
- 社員の業務負担が多く、教育に時間をかけられないのでマニュアルを活用したい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考に自社の業務効率化を実現しましょう。
目次
- 1 今すぐ使えるマニュアル作成ツール18選
- 1.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
- 1.2 豊富な機能を使いたいなら「Dojo」
- 1.3 e-ラーニングにも対応させたいなら「iTutor」
- 1.4 様々な形式でアウトプットするなら「TeんDo」
- 1.5 管理機能の充実さを求めるなら「Teachme Biz」
- 1.6 動画マニュアル作成に特化している「WebDemo」
- 1.7 取扱説明書のようなマニュアルを目指すなら「i-Share」
- 1.8 動画による店舗マニュアルが作りやすい「ClipLine」
- 1.9 個人用と共有用で分けて管理したいなら「kibela」
- 1.10 リンクで共有したいなら「COCOMITE」
- 1.11 SNSのような感覚で動画マニュアルを使える「soeasy buddy」
- 1.12 マニュアル作成だけでなく、制作依頼・分析までしたいなら「はたらきかたマニュアル」
- 1.13 スマホで簡単に動画マニュアルを作りたいなら「tebiki」
- 1.14 クラウド上でマニュアルの作成・管理までしたいなら「notePM」
- 1.15 簡単に整った文書を書きたいなら「Qast」
- 1.16 プロのマニュアル作成を依頼したいなら「フィンテックス」
- 1.17 シンプルな作りで簡単にマニュアルを作りたいなら「wikipy」
- 1.18 簡単に動画マニュアルをシェアしたいなら「ビジュアモール ムービーライブラリ」
- 2 なぜ今マニュアル作成ツールが注目されるのか
- 3 マニュアル作成ツールを利用するメリットとは
- 4 マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント
- 5 おすすめのマニュアル作成ツールまとめ
今すぐ使えるマニュアル作成ツール18選
ここでは、今すぐ使えるマニュアル作成ツールを18選紹介します。
マニュアル作成ツールを用いて業務効率化ができるとはいえ、初めてツールを導入する場合は数多くのツールの中からどれを選ぶべきかが不安な担当者の方もいるでしょう。さらに、導入しても運用までできなければ、マニュアル作成ツールの意義がなくなってしまいます。
このようなケースを防止するには、誰でも簡単に使えて、かつストレスなく運用ができるツールを選定する必要があります。
今回ご紹介する「Stock」は100,000社以上の導入実績を誇る、マニュアル作成から管理まで効率化できる情報共有ツールです。
テンプレート機能を利用してノートに直接記入するだけで、誰でも簡単に分かりやすいマニュアルの作成ができます。また、キーワード検索はもちろん、フォルダ階層やタグ機能を利用すれば、スピーディーに該当のマニュアルにアクセス可能です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
豊富な機能を使いたいなら「Dojo」
「Dojo」｜マニュアル作成ソフト
＜Dojoの特徴＞
- 手軽で高品質なマニュアルを作成できる
- eラーニングコンテンツも作成できる
豊富に用意されたテンプレートを使えるので、特別な知識が必要なく、誰でもマニュアルを作成することができます。
ただマニュアルを作成するだけでなく、eラーニングコンテンツを作成することで、学習を繰り返し、効果的に知識を身に付けられます。
＜Dojoの注意点＞
- 手軽な共有がしにくい
- マニュアル作成以外で使えない
一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません。
マニュアル作成に特化しているため、他の業務での利用ができません。
＜Dojoの料金＞
- 無料で体験版の利用ができますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
e-ラーニングにも対応させたいなら「iTutor」
「iTutor」｜マニュアル作成ソフトの決定版
＜iTutorの特徴＞
- 直感的に操作をするだけでマニュアルができる
- 動画マニュアルやe-ラーニングも作成できる
実際に画面上でマニュアル化したい動作を行うだけでマニュアルの作成ができます。
テキストでは分かりづらい部分を動画にしたり、マニュアルの内容をトレーニング教材として活用できます。
＜iTutorの注意点＞
- テンプレートの数が少ない
- PDFデータの取り込みは出来ない
利用できるテンプレートの数が少ないというユーザーの声があります。
PowerPointの取り込みはできますが、PDFデータの取り込みは出来ないので注意が必要です。
＜iTutorの料金＞
- Mac専用エディション：16.5万円～
- エントリービデオエディション：27.5万円～
- エントリーオフィスエディション：27.5万円～
- スタンダードエディション：49.5万円～
- プロフェッショナルエディション：66万円～
Macを使用してマニュアル作成などが行えるプランです。
動画制作など、動画メインのプランです。
手順書や業務マニュアルに特化した、ドキュメントメインのプランです。
ドキュメントも動画も作成したい場合のプランです。
各種Officeフォーマットへのエクスポートや画像変換ができるプランです。
様々な形式でアウトプットするなら「TeんDo」
「TeんDo」｜マニュアル作成ソフトTeんDoシリーズ
＜TeんDoの特徴＞
- 対象の画面を操作するだけでマニュアルが作成できる
- 多様なアプトプット
操作内容を自動でキャプチャしてくれるため、マニュアル作成の手間が大幅に削減されます。
紙だけでなく、動画やテキストコンテンツとしても出力できるため、さまざまな使い方ができます。
＜TeんDoの注意点＞
- 作成ルールの統一が難しい
- マニュアル作成以外で使えない
多種多様な使い方ができるため、事前にルール決めをしないと、非効率になってしまう恐れがあります。
マニュアル作成に特化しているため、他の業務には利用できません。
＜TeんDoの料金＞
- 1ライセンス74,800円～
※最低3ヶ月以上の契約が必要です。
管理機能の充実さを求めるなら「Teachme Biz」
「Teachme Biz」｜動画で手順書を簡単作成
＜Teachme Bizの特徴＞
- 管理機能も充実している
- マニュアルの分析ができる
マニュアルを作成するだけでなく、フォルダごとに管理をしたり、利用するユーザーの管理もできます。
どのマニュアルがよく閲覧されているか、どのようなキーワードでマニュアルが検索されているかなどを分析できます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- 最低契約期間がある
- 大企業向けのツール
最低契約期間が12か月なため、導入の際には注意しましょう。
導入までのステップが多く、小規模チームよりは大企業向けのツールになります。
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン:5万円/月
- ベーシックプラン：10万円/月
- エンタープライズプラン：30万円/月
編集アカウントは10名、閲覧アカウントは50名までのプランです。
編集アカウントは30名、閲覧アカウントは150名までのプランです。
編集アカウントは100名、閲覧アカウントは500名までのプランです。
動画マニュアル作成に特化している「WebDemo」
「WebDemo」｜企業の動画活用のことならウェブデモ
＜WebDemoの特徴＞
- 動画に特化している
- 企業だけでなく、教育機関や行政機関も利用している
動画作成に特化した会社が開発をしているため、動画が簡単に作成できます。
動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3,500以上の団体に導入されています。
＜WebDemoの注意点＞
- セキュリティ対策がわかりにくい
公式HPにはセキュリティ対策についての記載がないため、どのようなセキュリティ対策が立てられているかは問い合わせる必要があります。
＜WebDemoの料金＞
- ダウンロード版とパッケージ版があり、ダウンロード版は、1ライセンス66,000円〜から利用できます。
「i-Share」｜マニュアル・販促・教育のコミュニケーションを支援
https://www.kwix.co.jp/product/product1
＜i-Shareの特徴＞
- 取扱説明書のようなマニュアルが作成可能
- 多様な形式に出力が可能
マニュアル作成のノウハウが詰め込まれたツールのため、簡単な操作で本格的なマニュアルが出来上がります。
PDF、 Word、InDesign、XMLなど、好みの形式での出力が可能です。
＜i-Shareの注意点＞
- 導入までに時間がかかる
カスタマイズやデータ設計など、導入までに最短でも5か月かかります。
＜i-Shareの料金＞
- ライセンス型の契約で、1ユーザーあたり26,400円/月となります。
動画による店舗マニュアルが作りやすい「ClipLine」
「ClipLine」｜多店舗ビジネスを動画でカイゼンする
＜ClipLineの特徴＞
- あらゆる店舗業務に対応
- ToDo機能がある
接客の仕方からトラブル対応、身だしなみまで、店舗に必要なあらゆるマニュアルが作成できます。
目的に合わせてToDoを作成し、それを報告するような共有機能が付いています。
＜ClipLineの注意点＞
- ツールの操作が難しい
- 個別見積もりのため、料金については問い合わせの必要があります。
ツール操作が難しく、利用できるユーザーが育ちにくいというユーザーの口コミがあります。
＜ClipLineの料金＞
個人用と共有用で分けて管理したいなら「kibela」
「Kibela」｜個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
＜Kibelaの特徴＞
- 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
- メンバーの得意なことが分かる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成できます。
情報発信をし、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。
＜Kibelaの注意点＞
- マークダウンを採用しているため非エンジニアには馴染みにくい
- スマートフォンアプリがない
マークダウン方式で記載するため、非エンジニアの場合は操作に馴染みにくい恐れがあります。
スマートフォンアプリはリリースされておらず、ブラウザにて一部機能のみ利用可能です。
＜Kibelaの料金＞
- コミュニティープラン：1ユーザーあたり0円/月
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり550円/月
- エンタープライズプラン：1ユーザーあたり1,650円/月
5名まで利用できるプラン。1人あたり1Gの容量が付与されています。
6名から利用できるプラン。1人あたり5Gの容量が付与されています。
6名から利用できるプラン。1人あたり20Gの容量が付与されています。
リンクで共有したいなら「COCOMITE」
「COCOMITE」｜オンラインマニュアル作成・運用サービス COCOMITE（ココミテ）
https://cocomite.konicaminolta.jp/
＜COCOMITEの特徴＞
- リンクで共有できる
- 必要に応じてユーザー数・データ量を追加できる
フォルダやファイルの共有できるリンクを素早く取得できるため、共有が容易になります。
基本プランに加えて、編集する人が増えた場合やデータが多くなってしまったときには、必要に応じて機能追加できるので、無駄な出費を抑えられます。
＜COCOMITEの注意点＞
- 値段が高い
- マニュアル作成以外で使えない
他ツールに比べて、初期費用と月額料金が少し高いので、中小企業や少しだけマニュアルを作りたい企業には向いていません。
マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用できません。
＜COCOMITEの料金＞
- エントリープラン：22,000円/月
- スタンダードプラン：60,000円/月
- エンタープライズプラン:220,000円/月
編集者3名まで、25GBの容量が使用可能なプランです。
編集者20名・閲覧者100名まで、100GBの容量が使用可能なプランです。
編集者100名・閲覧者500名まで、500GBの容量が使用可能なプランです。
SNSのような感覚で動画マニュアルを使える「soeasy buddy」
「soeasy buddy」｜簡単に作れて、すぐに現場に共有できる、育成効果バツグンの、スマホ動画マニュアル
＜soeasy buddyの特徴＞
- SNSのような使い勝手
- タグをつけてカテゴリー分け
動画を撮影し、マニュアルを作成し、SNSのようなフィードに投稿します。
動画に対して「いいね」ができるので、社員がマニュアルを見たかどうかの確認もできます。
投稿する際に、タグ付けした動画のカテゴリー分けができるので、検索する際に便利です。
＜soeasy buddyの注意点＞
- 動画マニュアルしか作成できない
- パソコンでの使用には向いていない
動画マニュアルを投稿していく形をとっていくので、文字のマニュアルを作成したい方には向いていません。
スマホで利用されることを想定されているため、パソコンでの利用には向いていません。
＜soeasy buddyの料金＞
- 1プラン契約あたり35,000円～
利用人数や使い方に応じてサービスプランが異なってくるので、料金については問い合わせが必要です。
マニュアル作成だけでなく、制作依頼・分析までしたいなら「はたらきかたマニュアル」
「はたらきかたマニュアル」｜業務マニュアル改善・制作・管理・電子化・運用のはたらきかた支援トータルサービス
＜はたらきかたマニュアルの特徴＞
- マニュアル総合サービス
- マニュアルの電子化・翻訳ができる
マニュアルを自社で作成するのみではなく、既にあったマニュアルの調査・分析、マニュアルの作成依頼までできる幅広いサービスです。
既にあるマニュアルの電子化や、100以上の言語に翻訳依頼も可能なので、外国籍の社員がいても対応できます。
＜はたらきかたマニュアルの注意点＞
- 機能が多く使いこなせないことも
幅広い機能が備わっているので、シンプルにマニュアルを作りたいという場合には向いていません。
＜はたらきかたマニュアルの料金＞
- スタンダードプラン：50,000円/月
- プレミアムプラン：100,000円/月
はたらきかたマニュアルの基本機能が利用できるプランです。
多言語での翻訳機能により特化したプランです。
どちらのプランも別途80,000円の初期費用がかかります。
スマホで簡単に動画マニュアルを作りたいなら「tebiki」
「tebiki」｜作り方のポイントがすぐわかるクラウド作業標準書ツールで社内新人研修を効率化
＜tebikiの特徴＞
- 自動字幕・多言語に対応
- レポート機能がある
動画内の音声を自動で字幕に変換でき、100以上の言語に対応しているためボタン1つで動画内の字幕を翻訳してくれます。
従業員や動画ごとのアクセス状況を把握できるため、分析し次回の動画に活用できます。
＜tebikiの注意点＞
- 文字ベースのマニュアルは作れない
動画マニュアル作成のためのツールなので、文字をベースとしたマニュアルを作成したい方には向いていません。
＜tebikiの料金＞
- tebikiの料金は利用規模によって変わるため、問い合わせが必要です。
クラウド上でマニュアルの作成・管理までしたいなら「notePM」
「notePM」｜社内wikiでナレッジ共有 「ほしい情報、すぐ見つかる」
＜notePMの特徴＞
- マニュアルの管理までできる
- 情報を素早く取り出せる
チームごとに使うマニュアルを管理した場合には柔軟なアクセス制限を使い、フォルダに分けてマニュアルを整理できます。
フォルダを階層に分けて整理できたり、添付ファイルのテキストも含まれる全文検索に対応しているため、欲しい情報をすぐに取り出せます。
＜notePMの注意点＞
- マニュアル作成専門のツールではない
notePMのメインの機能は社内wikiの作成であり、マニュアル作成に特化したツールではありません。
＜notePMの料金＞
- プラン8：4,800/月
- プラン15：9,000/月
- プラン25：15,000/月
- プラン50：30,000/月
- プラン100：60,000/月
8名まで、80GBの容量が利用可能なプランです。
15名まで、150GBの容量が利用可能なプランです。
25名まで、250GBの容量が利用可能なプランです。
50名まで、500GBの容量が利用可能なプランです。
100名まで、1TBの容量が利用可能なプランです。
簡単に整った文書を書きたいなら「Qast」
「Qast」｜社内Q&Aで、ナレッジの共有を簡単に
＜Qastの特徴＞
- 既読しているかが分かる
- テンプレートを作ることができる
各投稿の既読人数と既読者が確認できるので、マニュアルの浸透を促進できます。
あらかじめテンプレートを作っておくことができるので、マニュアルの記入ミスを防ぎ、作成時間の短縮が実現できます。
＜Qastの注意点＞
- マニュアル作成専門のツールではない
Qastは作成したメモを投稿しナレッジ蓄積のためのツールであり、マニュアル作成に特化したツールではありません。
＜Qastの料金＞
- スタンダード：1ユーザーあたり600円/月
- エンタープライズ：1ユーザーあたり900円/月
50MBの容量が利用可能なプランです。
250MBの容量が利用可能なプランです。
スタンダードプランで利用可能な全ての機能に加えて、IPアドレス制限などの高度なセキュリティ設定も利用できます。
プロのマニュアル作成を依頼したいなら「フィンテックス」
「フィンテックス」｜マニュアル作成ならフィンテックス
＜フィンテックスの特徴＞
- 様々な方法でマニュアル作成してくれる
- プロがマニュアルを作成してくれる
HTML型、動画マニュアル、PDFマニュアルから漫画マニュアルまで、状況に合わせてマニュアルを作成してくれます。
マニュアル作成のプロがヒアリングから作成までしてくれるので、分かりやすいマニュアルが期待できます。
＜フィンテックスの注意点＞
- 自社でマニュアルは作れない
フィンテックスはあくまでもマニュアル作成代行サービスのため、自社ではマニュアル作成ができません。
＜フィンテックスの料金＞
- マニュアル作成を依頼するには、問い合わせが必要です。
シンプルな作りで簡単にマニュアルを作りたいなら「wikipy」
「wikipy」｜FAQサイト・Webマニュアル作成ツール
＜wikipyの特徴＞
- 外部向けのマニュアル・FAQとしても使える
- 見た目のカスタマイズやアクセス分析ができる
作成したとうと文章をTwitterやLINE、Facebookでシェアできるので、外部向けのマニュアルやFAQサイトとしても活用できます。
色やロゴなどの見た目を変えるカスタマイズや、タグを埋め込んでアクセス分析もできます。
＜wikipyの注意点＞
- 翻訳サービスはない
翻訳サービスはないため、多言語でマニュアルを作成したいという企業には向いていません。
＜wikipyの料金＞
- スターター：3,000円/月
- ベーシック：5,000円/月
3ユーザーまで、1GBの容量が利用できます。
10ユーザーまで、1GBの容量が利用できます。
簡単に動画マニュアルをシェアしたいなら「ビジュアモール ムービーライブラリ」
「ビジュアモール ムービーライブラリ」｜法人向け動画共有サービス
https://www.visuamall.com/service/movielibrary/
ビジュアモール ムービーライブラリの特徴
- 視聴ログが取得可能
- 業務報告に活用できる
視聴ログが取れるので、社内教育に役立てることができます。
文字だと伝わりにくい、現場の状況の報告が必要だが、文字だけだと伝わりにくい、という時に、録画しながら説明した動画を上司に報告できます。
ビジュアモール ムービーライブラリの注意点
- 小企業には向いていない
- マニュアル作成専門のツールではない
一番安いプランでも月々40,000円からで最大利用人数は300人となっているので、中〜大企業向けと言えます。
ビジュアモール ムービーライブラリは、元々は動画共有サービスです。そのため、動画マニュアル作成用のツールではない点に注意が必要です。
ビジュアモール ムービーライブラの料金
- 基本パッケージ mini：40,000円/月
- 基本パッケージ：100,000/月
- 基本パッケージ Z：350,000/月
300人まで、20GBの容量が利用可能なプランです。
1000人まで、50GBの容量が利用可能なプランです。
10,0000人まで、500GBの容量が利用可能なプランです。
なぜ今マニュアル作成ツールが注目されるのか
マニュアル作成ツールが昨今注目される理由として、働き方改革の促進があります。在宅勤務やサテライトオフィス勤務などさまざまな働き方が選べるようになった結果、作業や業務指示を口頭で行うのは困難になりました。
そのため、業務マニュアルを作成し、各自が自由に確認できる環境の構築が必要となったのです。しかし、従来の作成方法では、マニュアルの作成に手間がかかるという問題があります。
そのうえ、紙の資料にしてしまえば再配布が難しく、手順の変更などに伴うマニュアルの更新にも時間がかかります。効率的な作業を行うためのマニュアル作りが、業務効率を低下させていては元も子もありません。
そこで、こうした問題の解決策として、マニュアル作成作業を効率的に行えるマニュアル作成ツールが注目されるようになったのです。
マニュアル作成ツールを利用するメリットとは
マニュアル作成ツールはマニュアル作成を効率的に行うために注目されていると前項で触れました。ここでは、マニュアル作成ツールの導入によるメリットについて具体的に解説します。
マニュアルの品質向上
折角マニュアルを作成しても、内容や手順が分かりにくければ想定した効果はあげられません。また、マニュアルの形式が作成者ごとに違っているのも読み手にとってはストレスとなりかねません。
マニュアル作成ツールを導入すると、テンプレートや基本フォーマットを利用した均一的なマニュアル作成が可能になります。多くのツールでは画像や動画の挿入も簡単にできるため、ただ文章だけを綴ったマニュアルよりも見やすく分かりやすいマニュアルが作成できます。
情報共有の活性化
マニュアルは1度作ってしまえばそれで終わりではなく、状況の変化に応じて日々改訂していく必要があります。しかし、こうした改訂の度に各自のファイルを更新するのは大きな負担になります。
マニュアル作成ツールを利用すれば、データがクラウドで一括管理できるため、追加内容を自動更新でき、簡単に共有可能になります。
コスト削減
マニュアル作りにおいて一番時間がかかるのは、マニュアルのレイアウトやデザインです。白紙の状態からマニュアルの構成を考えて作成するのには多くの作業時間が必要です。
マニュアル作成ツールにはテンプレートや基本フォーマットが数多く用意されているため、1からマニュアルを作るよりも短時間で作成可能になります。ツールによっては、画面キャプチャがとれるものもあるため、パソコンで作業をするだけで簡単に手順の動画を取ることもできます。
このようにして削減した人的コストを他の業務に充てることで、より生産性の高い業務へのリソースを増やせられます。
マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント
マニュアルは作成がゴールではなく、作成後に正しい活用をし、経験やノウハウが蓄積されて初めて業務効率化に貢献するものです。
そのため、自社にとって使いづらいツールを選んでしまうと、最終的に使わないというケースに陥る危険性があります。
「導入したが意味がなかった」というケースを避けるためにも、以下5つのポイントを意識したツール選定を行いましょう。
操作性に問題はないか
どんなに高機能だとしても、肝心のマニュアル自体が作成しにくければ意味がありません。そのため、ツールは利用者が使いやすく、操作性がシンプルなものを選びましょう。
ツールの候補がある程度絞り込めたら、まずはトライアルで利用してみましょう。実際に使ったうえで判断すれば、導入後のミスマッチが防げます。
また、このとき可能であれば、実際に利用する社員をトライアルに参加させましょう。現場の声を聞くのももちろんですが、管理者だけでなく現場にもトライアル参加者がいることで、ツールの本導入時にツールが浸透しやすくなるからです。
使用用途に合っているか
マニュアル作成ツールにはさまざまな種類があるため、どのようなマニュアルを作成したいのかを明確にしたうえでツールを選択していきましょう。
たとえば、文章だけで説明しづらい作業の説明に利用するなら、画像や動画が手軽に挿入できるツールを選ぶ必要があります。反対に、文字だけでも十分な場合は機能がシンプルなものを選択し、運用コストを下げることもできます。
また、マニュアル閲覧を行うタイミングについても考えておく必要があります。マニュアル作成時のことを考えると、パソコンで利用できるツールを選んでしまいがちですが、屋外での作業時などパソコン以外の端末からの利用が想定される場合には、スマホやタブレットに対応しているツールを選ばなくてはならないからです。
利用頻度に悩む場合は、マルチデバイス対応のものを選択しておくのをおすすめします。
マニュアルの出力ができるか
マニュアル作成ツールはクラウド上でデータを管理するため、普段はパソコンやスマートフォンなどの端末から確認できます。しかし、インターネット環境のない場所ではツールが使えないことから、紙媒体にして持ち運ぶ必要があります。
そのためにも、ツールは作成したマニュアルの出力ができるものを選択しましょう。
単なる出力機能の有無だけでなく、ExcelやPowerPointなどへの出力ができるか、PDF形式で印刷できるかなど、出力形式についても確認が必要です。
マニュアルテンプレートが用意されているか
マニュアル作成ツールの1番のメリットはマニュアル作成が効率的に行えることです。このメリットを生かすためには、テンプレートを活用する必要があります。
そのため、マニュアル作成ツールを選ぶ際は、テンプレートが用意されているかどうかを確認しなくてはなりません。また、特定のテンプレートがなくとも、自分でテンプレートの登録ができるツールもあります。
実際の利用状況を考えて、自社では特定テンプレートが準備されている方がいいのか、自由に組み替えて利用できるテンプレートを作る方がいいのかを考えて選びましょう。
サポートは充実しているか
導入前や導入後のサポートの充実具合も、ツール選定における重要なポイントです。
サポート体制が充実していないツールを選択してしまえば、導入後の不明点の解決に時間がかかったり、社内への浸透に時間がかかったりしてしまいます。
「導入前に操作についてのレクチャーを受けられる」「定期的に実践セミナーが開催される」「メールや電話での問い合わせへのレスポンスが早い」など、ツールによってサポート方法はさまざまです。
安心してツールを利用するためにも、こうしたサポート体制が充実しているツールを選択しましょう。
おすすめのマニュアル作成ツールまとめ
ここまでマニュアル作成の効率化におすすめなツールを複数ご紹介してきました。
定期的な業務や属人的なノウハウがある場合、ツールを用いてマニュアルを作成すればコスト削減や業務効率化に貢献するうえ、共有からアップデートまで一元管理ができます。さらに、場所や時間にとらわれずに利用できるツールであれば、外出先でマニュアルの確認をするといった使い方もできます。
今回ご紹介した「Stock」はマルチデバイスに対応、かつストレスなく運用できる情報共有ツールです。
パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットからも利用できるため、よりさまざまな利用形態で活用可能です。さらに、デスクトップアプリではオフライン利用に対応しているため、インターネット環境がない場所からもマニュアルの確認が行えます。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアルの作成・管理を効率化しましょう。
関連記事： 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法
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関連記事： 引継書を作って業務・仕事のバトンタッチをしよう！
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
