ペーパーレス化が進む今日では、取り組み始めるハードルの低い「マニュアルの電子化」を実施する企業が増えています。そこで、マニュアル制作に特化した「i-ShareDX」のようなシステムが注目を集めているのです。
一方、i-ShareDXの導入を検討しているものの「どのような場面で役立つのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、i-ShareDXの機能や使い方、料金までを網羅的に紹介します。
- i-ShareDXの機能や使い方を知りたい
- i-ShareDXの料金プランを確認したい
- 簡単にマニュアルを作成できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、紙のマニュアルから脱却し「簡単かつスピーディーにマニュアルを作成・閲覧・管理する仕組み」を整える方法が分かります。
目次
i-ShareDXとは、「社内文書改革」という形でDX（※）を推進するためのマニュアル作成ツールです。手順書やマニュアルは社内の知的財産を集約したものなので、活用できればDXの推進につながります。
一方、多くの企業で、社内の手順書やマニュアルが「読まれない」「活用されない」といった事態が起きています。したがって、マニュアルを簡単に作成し、スムーズに閲覧できるi-ShareDXのようなツールが注目を集めているのです。
※DX（デジタルトランスフォーメーション）とは：
企業がデータやデジタル技術を使って、ビジネスモデルや業務プロセスなどを変革することにより、ビジネス環境の激しい変化における競争上の優位を得ること。
i-ShareDXの主な特徴は以下の通りです。
- 場所を問わず閲覧できる
- 標準化された文書を作成できる
- 文書のバージョン管理ができる
- セキュリティ対策が万全である
紙のマニュアルは社内の限られた場所でしか読めないことが多く、結果として活用されない事態になります。一方、i-ShareDXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しているため、時間を問わずに見られるのが特徴です。
マニュアル作成を個人に任せていると「体裁がバラバラで読みづらい」「必要な情報が揃っていない」といったケースが起こります。そこで、レイアウトが用意されているi-ShareDXを使うことで読みやすいマニュアルを作れるのです。
i-ShareDXはマニュアルのバージョンや改訂履歴が残る仕様なので、マニュアルに関する「最新版か分からない」「誰の承認を得た文書か分からない」といった悩みを解決します。
国際規格であるISO27001に基づいた脆弱性診断により、Webアプリやサーバー・ネットワークに対し安全であると評価を得ています。また、情報の暗号化やIPアドレスでのアクセス制限のほか、定期的なバックアップなどの対策が施されています。
以上のように、i-ShareDXはマニュアルの作成・管理がしやすい点が特徴のツールです。
i-ShareDXの主な機能は以下の7点です。（スマホで左右にスクロール可能）
| 機能 | 機能の説明 |
|---|---|
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検索機能
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キーワード検索により、欲しい情報がどこにあるのか一目で分かります。また、検索する時にはカテゴリやタグで絞り込みができます。
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2つの出力機能
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HTMLとPDFの2つの出力形式で公開できる機能です。PCやスマホなどのデバイスや、紙に印刷したいユーザーにも対応しています。
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改訂履歴
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作成者や閲覧者をはじめとする情報や、改訂履歴まで管理、公開ができるので、文書管理の正確性が保たれます。
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テンプレート
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手順書などに活用できる表やリストのテンプレートが豊富に用意されています。各テンプレートの要素はドラッグ＆ドロップで組み立てるだけで文書を作成できます。
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レビュー・承認
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承認依頼された文書を承認または否認、レビューをする機能です。関係部署や上司によるチェックなどのワークフローを構築できます。
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バージョン管理
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編集履歴が確認できる機能で、過去のバージョンとの差分を抽出したり、過去の版の確認もできたりするので、文書管理工数を削減できます。
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コメント
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閲覧画面から文書に対してコメントを送ることができる機能です。社員の声を反映したマニュアル運用が可能です。
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以上のように、i-ShareDXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像を使用する場合や、マニュアル以外の用途も考えている組織では、あらゆる情報を簡単に集約できる「ナレカン」のようなツールが最適です。
【2025年最新】追加された新機能
ここでは、2025年に新しく追加された機能をご紹介します。
- 差分表示機能
- 次回更新時期設定
- アクセスログ機能
文書内で変更があった箇所を可視化できる機能です。色分けして表示されるため、変更箇所が一目でわかります。
文書ごとに任意の改定時期を設定でき、期日が近づくとメールで通知が来ます。定期的に更新が必要な文書に確実に対応可能になります。
アクセスログ機能を使えば、メンバーの閲覧記録や文書ごとの閲覧回数、平均閲覧時間を確認できます。閲覧記録を活用すれば、文書の改善につながります。
新機能を活用して、より効果的に文書を作成・管理しましょう。
以下では、i-ShareDXの使い方をご紹介します。具体的な機能の内容を、マニュアルの作成から管理までの流れにそって解説しているので、担当者の方は必見です。
（1）文書を作成・公開する
まず、「テンプレート」を利用して文書の作成を始めましょう。これにより、標準化された形式で迅速に文書を作成できます。
文書作成のときは、「グループ編集」機能を使って複数人で協力して書くことができ、チーム全体での効率的なマニュアル作成が可能になります。
文書が完成したら、公開開始日と終了日を設定し、サイトマップやデザインを調整して文書が適切なタイミングで公開されるようにします。
（2）文書を承認する
次に、文書の公開準備が整ったら、承認プロセスに進みます。
「コメント」機能を使用して承認または否認の意見を記入ができます。また、「資料添付」機能で画像やExcelファイルを追加し、詳細な情報を補足することも可能です。
承認プロセスを経て、全ての担当者が承認することで文書が自動的に公開されます。
（3）文書を閲覧する
文書が承認され公開されたら、実際に文書を閲覧できるようになります。
公開された文書の中から必要なものを素早く探すには、「絞り込み」機能を使うと、カテゴリやタグで検索できます。
また、「全文検索」機能を使えば、入力したキーワードに基づいて文書を検索し、該当キーワードがどの文書のどの章にあるのかまで知ることができます。
（4）文書をレビュー（評価）する
続いて、公開された文書についてレビュー（評価）をします。
「コメント」機能で修正点や確認事項を作成者や管理者に伝え、必要に応じて「資料添付」機能で画像やExcelファイルを追加します。
また、レビューの進捗については「メール通知」機能を使い、関係者にタイムリーにリマインドメールを送信して情報を提供します。
（5）文書を編集する
次に、集まったレビューをもとに、文書を修正・編集します。
「改訂履歴」機能で編集前後の情報を自動で取得し、変更履歴を管理できます。また、「編集ログ保管」機能では変更箇所が確かめられます。
必要に応じて「出力」機能を使用してHTMLまたはPDF形式で出力すると、印刷や電子配布に便利です。
（6）文書を管理する
最後に、「どこに何の文書があるか分からない」という状態を防ぐために、作成・公開した文書を管理します。
「文書カテゴリ」機能を使えば、文書を最大2階層に分けて整理でき、「文書ステータス」機能で作成中の文書の進捗を確認可能です。
また、タイトル、ステータス、カテゴリ、タグ、更新日などで文書を整理すれば、必要な情報をすばやく探し出せます。
出典：東邦ガス
東邦ガス株式会社は、中部地区へのエネルギー供給をはじめ、関連した各種サービスを提供する総合エネルギー企業です。同社は、これまで業務マニュアルを紙で運用しており、「検索性が悪い」「印刷コストがかかる」などの課題を抱えていました。
そこで、紙媒体からの移行のしやすさや、検索性、閲覧性の観点からi-ShareDXを導入しました。まずは社内の作業者に限定して運用を開始し、使い慣れてから社外の関係者へと展開することで、i-ShareDXによる業務マニュアル利用の浸透を図ったのです。
約半年の移行期間を経て、最終的には営業部署まで浸透し、営業情報の共有もスムーズになりました。その結果、常に最新の情報共有ができるようになったうえに、紙のマニュアル更新に伴う印刷費や人件費の削減が実現しました。
以下では、i-ShareDXの料金プランについて解説します。
i-ShareDXの無料トライアルでは、30日間無料で利用可能です。また、有料プランでは、初期費用＋月額料金という料金形態をとっていますが、利用ボリュームやライセンス数に応じて費用が変動します。
無料トライアルの申し込みや詳細なプラン・機能は、問い合わせで確認しましょう。
以下では、i-ShareDXより簡単にマニュアルを作成・管理できるツールをご紹介します。
i-ShareDXは、マニュアルの閲覧や作成が簡単なことが特徴です。しかし、マニュアルは作成して保存するだけでなく、活用できる「ナレッジ」として社員全員が使えるように管理しておく必要があります。
とくに、多くのマニュアルから必要な情報をすぐに取り出すには、検索機能に優れたツールを利用することが効果的です。そのため、ツールの導入を検討するときには、マニュアルの作成だけでなく検索機能の精度も確認しましょう。
結論、自社のマニュアルを手軽に作成して、ナレッジとして蓄積するなら、作成したマニュアルを使えるナレッジとして一元管理でき、超高精度な検索機能を搭載した「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、属人化しやすいノウハウを「記事形式」で簡単に共有できるうえ、公開前に管理者が内容を確認する「承認機能」によって、ナレッジの正確性を担保できます。また、AI検索や画像・ファイル内検索などの機能で、情報収集の時間を大幅に短縮できます。
最も簡単に社内マニュアルを運用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
以下では、「ナレカン」とi-ShareDXの機能の違いを表で解説します。導入を検討している方は必見です。
| 「ナレカン」 | i-ShareDX | |
|---|---|---|
| 検索機能 |
◯
※AI検索や自然言語検索にも対応
|
◯
|
| 導入後のサポート |
◯
※月に1回程度のオンラインミーティングによる運用支援
|
◯
|
| ファイル要約機能 |
◯
※既存のファイルの内容を要約可能
|
×
|
| 重複判定機能 |
◯
※似たようなマニュアルがある場合はAIが注意喚起
|
×
|
| 承認機能 |
◯
|
◯
|
「ナレカン」とi-ShareDXには機能面で多くの違いがあります。違いを把握した上で導入するツールを選択しましょう。
これまで、i-ShareDXの機能や使い方、価格を中心にご紹介しました。
i-ShareDXはテンプレートを利用して簡単にマニュアルを作成できるツールです。しかし、業務手順書の作成に特化しているため、仕事における「議事録」「報告書」「伝達事項」といった情報は、別の場所で管理しなければならず面倒です。
そこで、マニュアルを含めた仕事の記録を「ナレッジ化」して一元管理できるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能やフォルダ機能を備えたツールであれば、文書の登録数が多い大企業であっても安心して運用できるのです。
したがって、自社のマニュアルを作成・管理するなら最も簡単にあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、マニュアルをはじめとするあらゆる文書の作成・管理に役立てましょう。
