ペーパーレス化が進む今日では、取り組み始めるハードルの低い「マニュアルの電子化」を実施する企業が増えています。そこで、マニュアル制作に特化した「i-ShareDX」のようなシステムが注目を集めているのです。
一方、i-ShareDXの導入を検討しているものの「i-ShareDX上でマニュアルを作る流れを知りたい」「口コミが少なく、どのような場面で役立つのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、i-ShareDXの機能や使い方、料金までを網羅的にご紹介します。
- 紙のマニュアルを電子マニュアルへ移行したい
- マニュアル制作ツールのひとつとしてi-ShareDXを検討している
- i-ShareDXとほかのツールを比較するために、機能や価格を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、紙のマニュアルから脱却し「簡単かつスピーディーにマニュアルを作成・閲覧・管理する仕組み」を整える方法が分かります。
目次
i-ShareDXとは、DXを「社内文書改革」という形で推進するためのマニュアル合作成ツールです。手順書やマニュアルは社内の知的財産を集約したものなので、活用できればDX(※)の推進につながります。
一方、多くの企業で、社内の手順書やマニュアルが「読まれない」「活用されない」といった事態が起きています。したがって、マニュアルを簡単に作成し、スムーズに閲覧できるi-ShareDXのようなツールが注目を集めているのです。
※DX(デジタルトランスフォーメーション)とは:
企業がデータやデジタル技術を使って、ビジネスモデルや業務プロセスなどを変革することにより、ビジネス環境の激しい変化における競争上の優位を得ること。
i-ShareDXの主な特徴は以下の通りです。
- 場所を問わず閲覧できる
- 標準化された文書を作成できる
- 文書のバージョン管理ができる
紙のマニュアルは社内でしか読めないことが多く、結果として活用されない事態になります。一方、i-ShareDXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しているため、時間を問わずに見られるのが特徴です。
マニュアル作成を個人に任せていると「体裁がバラバラで読みづらい」「必要な情報が揃っていない」といったケースが起こります。そこで、レイアウトが用意されているi-ShareDXを使うことで読みやすいマニュアルを作れるのです。
i-ShareDXはマニュアルのバージョンや改訂履歴が残る仕様なので、マニュアルに関する「最新版か分からない」「誰の承認を得た文書か分からない」といった悩みを解決します。
以上のように、i-ShareDXは紙媒体のマニュアルの「必要なときに素早く読めない」「管理が面倒」といったデメリットを解消するのが特徴のツールです。
i-ShareDXの主な機能は以下の6点です。(スマホで左右にスクロール可能)
機能 | 機能の説明 |
---|---|
公開設定 |
作成した文書を公開したり、公開期限を設定したりする機能です。 |
閲覧 |
絞り込みや全文検索によって、必要な文書をスムーズに閲覧する機能です。 |
文書編集 |
テンプレートを選択して簡単に文書を作成したり、HTML/PDF形式に出力したりする機能です。 |
レビュー
(評価) |
文書に”修正”や”確認”、”申し送り”といったコメントをつける機能です。 |
承認 |
承認依頼された文書を承認または否認したり、コメントを受けたりする機能です。 |
文書管理 |
作成した文書を2階層まで分類したり、作成中の文書の進捗を管理したりできる機能です。 |
以上のように、i-ShareDXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像がメインのマニュアルを作りたい場合や、マニュアル以外の情報も一元管理したい場合は、i-ShareDXでは機能が不足する場合もあるのです。
したがって、マニュアル文書の管理以外の用途も考えているチームでは、あらゆる情報を簡単に集約し、時間や場所を問わず閲覧できる「Stock」のようなツールが最適です。
以下では、i-ShareDXの使い方をご紹介します。具体的な機能の内容を、マニュアルの作成から管理までの流れにそって解説しているので、担当者の方は必見です。
(1)文書を作成・公開する
はじめに、マニュアルや手順書といった文書を作成、公開します。文書を作成したり公開したりするときには、以下の機能が役立ちます。
機能 | 使い方 |
---|---|
文書作成 |
文書作成の手間を省く「テンプレート」を活用したり、複数人の担当者によって協同で編集する「グループ編集」の操作をしたりできます。 |
公開期限 |
作成した文書の公開を開始する日時から終了する日時までをあらかじめ決めておけます。 |
公開サイトの設定 |
文書の公開サイトについて、サイトマップ(サイトのページやファイルについてまとめた情報)やデザインの設定・変更ができます。 |
(2)文書を閲覧する
次に、作成・公開したマニュアルを閲覧する方法について解説します。閲覧時に役立つ機能は以下の通りです。
機能 | 使い方 |
---|---|
絞り込み |
公開された文書から必要な物を探すときに「カテゴリ」や「タグ」で絞り込める機能です。必要な文書へ素早くアクセスするのに役立ちます。 |
全文検索 |
複数の文書から、入力したキーワードにマッチする文書を探し出す機能です。「文書のカテゴリは忘れたが、内容は覚えている」という場合に役立ちます。 |
コメント |
閲覧者が文書へコメントを残せる機能です。文書の作成者や管理者へフィードバックする場合に役立ちます。 |
(3)文書を編集する
次に、文書を編集する方法についてご紹介します。面倒な履歴や編集ログの管理を効率化できるのが特徴です。
機能 | 使い方 |
---|---|
改訂履歴 |
文書を編集したとき、開始時点と終了時点の情報が自動で取得されます。そのため、手間をかけずに改訂履歴を作成できるのです。 |
編集ログ保管 |
文書を編集したときの作業ログ(記録)を保管します。たとえば、「変更箇所がどこか分からない」という場合には作業ログを参照するとすぐに分かります。 |
出力 |
文書をHTMLまたはPDFの形式で出力できます。たとえば、「レビューの依頼は紙で渡したい」という場合は、PDF形式で出力して印刷すると解決します。 |
(4)文書をレビュー(評価)する
続いて、文書を閲覧したあとにレビュー(評価)する方法について解説します。
機能 | 使い方 |
---|---|
コメント |
“修正”や”確認”、”申し送り”といったコメントをレビュー依頼文書へ記入すれば、作成者や管理者へのフィードバック代わりになります。 |
資料添付 |
文章では伝えづらい事項は、画像やExcelといったデータの添付により補足できます。 |
メール通知 |
レビューを依頼すると、内容や進捗についてリマインドメールで通知できる機能があります。 |
(5)文書を承認する
続いて、文書を承認するときに役立つ機能をご紹介します。
機能 | 使い方 |
---|---|
コメント |
承認依頼文書を承認、否認したり、コメントを記入したりする機能があります。依頼された担当者の全員が承認すると、文書が自動的に公開される仕様です。 |
資料添付 |
文章では伝えづらい事項は、画像やExcelといったデータの添付により補足できます。 |
メール通知 |
承認を依頼すると、内容や進捗についてリマインドメールで通知できる機能があります。 |
(6)文書を管理する
最後に、i-ShareDXで作成・公開した文書の管理方法について解説します。「どこに何の文書があるか分からない」という状態を防ぐために、以下の機能を使いこなしましょう。
機能 | 使い方 |
---|---|
文書カテゴリ |
作成した文書を最大で二階層に分けて整理できる機能です。 |
文書ステータス |
作成中の文書(完成していない文書)の進捗を確認できる機能です。 |
文書検索 |
必要な文書を探すために、タイトルやステータス、カテゴリ、更新日といった絞り込み方で表示できる機能です。 |
i-ShareDXには、公開サーバーを利用する「Complete Plan」と利用しない「Basic Plan」の2つのプランが用意されています。価格を知るには問い合わせが必要ですが、主な違いは以下の通りです。(スマホで左右にスクロール可能)
Complete Plan | Basic Plan | ||
---|---|---|---|
公開サーバー |
20GB |
– |
|
ライセンス数 | |||
管理・編集ユーザ Editorライセンス |
5ユーザー |
5ユーザー |
|
レビュー・承認ユーザ Memberライセンス |
20ユーザー |
20ユーザー |
|
公開サイト管理ユーザ Site Managerライセンス |
2ユーザー |
– |
|
閲覧ユーザー |
無制限 |
– |
i-Shareの口コミはネット上で散見されませんでした。
したがって、「導入事例や口コミを見てから検討したい」という担当者の方は、大企業から中小企業まで200,000社以上の導入実績があり、業界業種問わず幅広く活用されている「Stock」のようなツールが最適です。
以下では、i-ShareDXがマニュアル制作に不十分な理由を解説します。
i-ShareDXでのマニュアル制作の特徴は、ドラッグ&ドロップで文書を登録できることです。マニュアルの体裁を整えやすい一方、細かな機能も備わっているので、操作に慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。
とくに、ITツールに慣れていない方は、マニュアルの作成以前に「ツールの使い方を覚えること」にストレスを感じかねません。そこで、誰でも直感的に使えるツールを導入すれば、全社員がすぐに運用を始められるのです。
結論、マニュアルの作成・共有には非IT企業の65歳以上の方でも説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にテキストや画像、動画をつかったマニュアルを作り、ノートに紐づいた「メッセージ」でコメントできます。また、自社独自の「テンプレート」も設定可能なので、マニュアル作成に手間がかかりません。
テキストや画像で簡単にマニュアルを作れるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
これまで、i-ShareDXの機能や使い方、価格を中心にご紹介しました。
i-ShareDXはドラック&ドロップでマニュアルを作成可能なツールです。一方で、細かな機能も備わっており、ITに不慣れだと操作を覚えるまでに時間がかかる恐れがあります。
また、マニュアル制作に特化しているため、仕事における「議事録」「報告書」「伝達事項」といった情報は、別の場所で管理しなければならず面倒です。
そこで、マニュアルを含めた仕事の記録を一元管理できるツールを導入すれば、日ごろの業務における情報共有手段として横展開することも可能になります。たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業の65歳以上の方でも導入即日で使いこなせるほど簡単なツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、マニュアルをはじめとするあらゆる文書の作成・管理に役立てましょう。