PowerPointは図や画像を使って視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できるため、多くの企業で活用されています。しかし、運用方法によっては、更新や共有、管理に手間がかかるケースも少なくありません。
実際に「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやテンプレートを中心にご紹介します。
- PowerPointで見やすい業務マニュアルの作り方や構成が分からない担当者
- パワポでマニュアル運用しているが、更新や共有が煩雑になっているリーダー
- 自社に適したマニュアル作成・管理方法を知りたい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、PowerPointでのマニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を改善する方法も分かります。
目次
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つご紹介します。見やすい資料を作るためにも、以下のコツを押さえましょう。
（1）文字のフォントを統一する
まずは、マニュアルの文字のフォントを決めましょう。
文字のフォントを複数使用するとマニュアルが見づらくなります。そのため、メインとなるフォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書が作れるのです。
ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、下線を引いたりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。
- ゴシック体の例
（2）カラーを3色に絞る
次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるとより見やすくなります。
- ベースカラー
操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。 - メインカラー
見出しなどの強調したい箇所で使うカラーになります。たとえば、企業のロゴに使われている色などがおすすめです。 - アクセントカラー
一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。
視認性を高めようと色を増やすと見づらくなるため、主要な3色に限定して統一感を持たせます。たとえば、企業のブランドカラーや視認性の高い色を選ぶと良いでしょう。
（3）図・表・写真を活用する
テキストだけでは伝えにくい内容を視覚的に補完するために、図や表、写真を添付することもコツです。
マニュアルがテキストだけでは、情報が単調になってしまううえイメージがわきづらく、伝わりにくくなってしまいます。一方、図などの視覚情報があれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。
したがって、パワーポイントでマニュアルを作るときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、必要なものに絞るのがポイントです。
（4）テンプレートを活用する
4つ目に、テンプレートを活用して、デザインの手間を省きながらも質の高いスライドを作成しましょう。
また、階層構造を活用すると情報の優先順位が明確になります。以下のように表紙や見出し、サブ見出しを使い、視覚的に情報の重要度を示せば、読みやすさが向上します。
- 表紙
- 目次
- 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ）
このように、マニュアルの構成にあわせて見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルを作るたびにレイアウトを考える時間をなくせます。そのため、マニュアル作成の手間を減らすために、自社にあったテンプレートを整えておきましょう。
（5）テキストを詰め込みすぎない
最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。
マニュアルにテキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけて把握するまでに時間がかかってしまいます。そのため、読者が内容を直感的に理解できるよう、「1スライド1メッセージ」を意識しましょう。
また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティ（使い勝手）を向上させられます。
パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。パワーポイントがマニュアル作成に適している理由を理解し、自社に合った作成方法を検討しましょう。
（1）レイアウトやデザインの自由度が高い
パワーポイントでは、視覚的に優れたデザインを活用して、自由にレイアウトを考えながらマニュアルを作れます。
パワーポイントには図やグラフ、画像を簡単に挿入可能なため、視覚的な情報を取り込みやすいです。さらに、新しいページの差し込みやページの順番入れ替えもすぐにできるため、マニュアル完成後にも修正・変更がしやすいのです。
このように、パワーポイントはデザインやページ構成の自由度が高いことから、見やすいマニュアルを作れるツールと言えます。ただし、自由度が高すぎるため、作成者ごとにデザインや構成が変わり、マニュアル全体の統一感が失われやすい点に注意が必要です。
（2）無料で利用できる
さらに、パワーポイントは無料で利用できるため、利用のハードルが低いのがメリットです。
パワーポイントは、Microsoftの有料ツールですが、Web版であれば無料で利用可能です。また、見やすいコンテンツを作る機能が豊富に備わっており、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。
加えて、パワーポイントはすでに多くの企業で利用されているため、社内でも抵抗なく導入しやすく、マニュアル作成に取り入れやすいのです。
パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。
（1）使いこなすのが難しい
はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、慣れていない方には使いこなすのが難しいという欠点があります。
パワーポイントは、図形や画像、文字の配置を自由に調整できるため、慣れている方であれば簡単に見やすいマニュアルを作成できます。一方で、自由度が高い分、細部にまでこだわるとデザインやレイアウトを整えるのに時間がかかりやすいのです。
このように、パワーポイントは、操作に慣れていないと体裁を整えるだけで時間がかかり、マニュアル作成の負担が大きくなりやすい点に注意しましょう。
（2）管理が煩雑化する
次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、管理が煩雑化する恐れがあります。
通常、マニュアルは業務内で発生する作業ごとに作成されます。そのため、パワポでマニュアル作成する場合、ファイル数が増え続け「営業マニュアル最新版」「営業マニュアル最終版」のように似た名前のファイルが乱立しやすくなるのです。
このような状況では、目的のファイルが見つからなかったり、誤って古いマニュアルを参照したりする恐れがあります。そこで、蓄積したマニュアルの中から高度な「検索機能」で必要なファイルへ瞬時にたどり着ける「ナレカン」のようなツールの導入が最適です。
（3）メールやチャットで共有すると埋もれる
さらに、パワーポイントでは、メールやチャットで共有すると埋もれるのも難点です。
パワーポイントで作成したマニュアルは、PDFに変換してからメールやチャットで共有するため、手間がかかります。また、メールやチャットでは連絡を見落としてしまい、最新の情報が共有されていなかったり、マニュアルの利用が滞ったりするのです。
一方、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルを更新したタイミングですぐに社員へ共有できるうえ、他の連絡に埋もれることもありません。ただし、多機能なものは社員が使いこなせない恐れもあるので「シンプルなクラウドツール」の利用がおすすめです。
（4）ファイルを開くまで中身がわからない
最後に、パワーポイントで作成したマニュアルは、ファイルを開くまで中身がわからない点もネックです。
パワーポイントはファイル単位で管理するため、タイトルだけでは具体的な内容まで判断しづらい場合があります。その結果、目的の手順が書かれているか確認するために、複数のファイルを一つずつ開く手間がかかるのです。
このように、パワーポイントのマニュアルは、中身を確認するまで必要な情報か判断できず、情報確認に余計な時間がかかる点に注意しましょう。
【必見】パワーポイントのデメリットを解消するおすすめのツール
以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消できるおすすめのツールをご紹介します。
パワーポイントはデザイン性が豊富な一方で体裁を整えるのに手間がかかり、マニュアル作成に時間がかかります。またパワーポイントで作成したマニュアルは、メールやチャット・ファイル管理ツールでの共有になるため、ほかのファイルに埋もれやすいのです。
こうした状況を防ごうと社内フォルダの整理を徹底しても、目的の情報にたどり着くまでにWordやExcelなどのファイルを一つずつ開く無駄な工数が発生し、結局は誰もマニュアルを読まなくなってしまうのです。
そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成でき、後から振り返りやすいツール」を導入しましょう。また、過去のマニュアルを確認したいときにすぐに見つかるような、超高精度な検索機能があると便利です。
この条件に最も当てはまるのが、フォルダを開く手間なく、上司に質問する感覚でマニュアルを即座に引き出せるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、高精度のAI自然言語検索によって誰でも正しいマニュアルにたどり着けるため、ITスキルに不安がある現場でもマニュアルの活用が自然に定着します。
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【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方と作成例
見やすいマニュアル・手順書をパワーポイントで作るには、以下のステップで進めましょう。
- ステップ1 |タイトルとデザインを決める
作成するマニュアルの名前や作成者の氏名、日付を記入します。デザイン・レイアウトは画像上部の黄色い部分から選べます。
- ステップ2 |目次を決める
マニュアルの内容と順番を決めて、目次を作成します。読み手に伝わりやすいような構成を考えましょう。
- ステップ3 |スライドを作成する
目次の項目ごとにスライドを作成していきます。基本的には箇条書きで作成し、分かりにくい部分には画像や矢印を挿入すると見やすくなります。
以上の手順で見やすいマニュアルを作成できます。ただし、パワーポイントを使ってマニュアルを作成する場合、スライド一枚に書き込める情報量には限りがあるうえ、スライドの枚数が増えると求めている情報が探しにくくなるという注意点もあるのです。
そのため、情報量が多いマニュアルを作成するのにパワーポイントは不向きだと言えます。代わりに、1ぺージにテキストと画像をまとめられて、キーワード検索で該当箇所へすぐにたどり着ける「ナレカン」のようなツールを利用しましょう。
【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート
以下では、業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートをご紹介します。
1.Digipotのテンプレート
こちらは、Digipotが提供するマニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。
入力方法や操作方法まで書かれているため、マニュアルをはじめて作成する方や、普段パワーポイントを使わない方でも作成が簡単です。作成後はパワーポイントを持たない人でも閲覧できるようにPDF化すると便利です。
2.Canvaのテンプレート
こちらは、Canvaが提供するマニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。
テンプレートをダウンロードすると、パワーポイントのアプリ内で編集できるほか、Canva内での編集も可能です。また、表や業務フロー図がすでにテンプレートに記載されているため、一から作成する手間もかかりません。
パワーポイントを使用したマニュアルの共有方法
マニュアルはパワーポイントで作成したマニュアルを、作成画面から共有する方法について説明します。具体的な手順については以下です。
- 右上の共有ボタンから、「共有」を選択する
- 共有相手および共有相手のアクセス権を設定する
- 送信もしくはリンクをコピーして共有する
以上の手順でパワーポイントで作成したマニュアルを共有できます。ただし、購入形式やバージョンによってはファイルの内容をそのまま共有できず、メールで複製したデータを送付しなければならないケースもあるので注意しましょう。
社内でマニュアルを活用するための運用方法
マニュアルは作成して終わりではなく、実際に活用されなければ意味がありません。実際の業務に生かすためには、以下のポイントを意識して運用しましょう。
- 定期的な更新と見直し
マニュアルの内容は業務や技術の変化に伴い、定期的に更新し見直しましょう。最新の情報を反映すれば、社員も常に正確で有用な情報を利用できます。 - 作成の経緯や目的を明確の共有
どのような業務・場面で使うマニュアルなのか、作成の経緯や目的を明確に伝えましょう。これにより、社員がマニュアルの意義を理解し、マニュアルも正しく活用されます。 - フィードバックの収集と改善
マニュアルの利用者からフィードバックを収集し、改善点を洗い出しましょう。現場での使用感や実際の問題点を反映させれば、より使いやすく実用的なマニュアルとなります。 - すべてのメンバーが振り返りやすい管理
現場のメンバーやITに不慣れなメンバーなど、すべてのメンバーが振り返りやすく管理することも必要です。スマホから情報を確認できる、または優れた検索機能で直感的にアクセス可能な管理方法を検討しましょう。
このように、マニュアルの意義を周知させ、改善を繰り返すと効果的なマニュアルの運用につながります。そこで、マニュアル管理だけでなく「社内版知恵袋」で不明点をメンバーに質問し、そのままナレッジ化できる「ナレカン」のようなツールを使うと便利です。
【Q&A】マニュアル作成に関するよくある質問
以下では、マニュアル作成に関するよくある質問と回答をご紹介します。パワーポイントでマニュアルを作るときは、参考にしましょう。
質問1｜マニュアルはパワポかエクセルかどちらで作るべき？
マニュアルの作成においてどちらを選ぶべきかは、マニュアルに載せる情報によって異なります。
PowerPointは、画像や表を用いた視覚的にわかりやすいマニュアルを作りたいときに最適です。一方、Excelはデータの集計や表計算をマニュアルに組み込みたい場合には有用な反面、PowerPointに比べて文章量やデザイン性に劣ってしまうのです。
以上より、文章や画像メインのマニュアルを作成したい人はPowerPointで、データや計算が中心のマニュアルを考えている方はExcelがおすすめです。
質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか
PowerPointの業務マニュアルを縦にするには下記の手順を踏む必要があります。以下は、Mac版PowerPointの使用画面です。
- まず、[デザイン]タブから[スライドのサイズ]をクリックします。
- クリックして表示された文字の中から[ページ設定]を押すと、以下のダイアログボックスが現れます。その中でスライドの[方向]を横から縦に変更します。
- 以下のようにスライドが縦に表示されたら操作は完了です。
このように、PowerPointの業務マニュアルを横から縦に変更することが可能なのです。
質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか
以下では、Mac版のPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。
- 画面上部に表示される[ファイル]から[名前をつけて保存]を選択します。
- 以下のようなダイアログボックスが表示されるので、ファイル形式の中から[PDF]を選びます。
- ファイルの情報を入力し終えたら、[保存]を押します。
以上のような手順でマニュアルをPDF化すれば、勝手に内容を編集されてしまう事態を防げます。ただし、修正のたびにPDFを作り直して共有し直す手間がかかる点には注意が必要です。
そこで、フォルダごとにアクセス権限を設定可能な「ナレカン」のようなツールを使えば、PDF化しなくてもマニュアルの編集権限を管理できます。そのため、更新のたびにPDF化する手間を省きながら、必要なメンバーだけが編集できる状態を保てるのです。
質問4｜マニュアルのNG例は？
マニュアルを作成するときのNG例は、以下の3点が挙げられます。
- 専門用語が多用されている
マニュアルは新入社員や新たな業務担当者が業務内容を確認するために使用します。「専門用語が多用されている」「用語の説明がない」マニュアルは、業務内容を正しく理解できません。 - 要点が分からない
複数の業務が一つにまとめられていたり、文章が冗長だったりするとマニュアルを読んでも不明点が解消されません。マニュアルは業務ごとに作成し、それぞれ要点をまとめて記載するようにしましょう。 - 内容に変更があっても更新されない
業務内容・方法の変更にしたがって、マニュアルも更新しないと、重大なミスや利益の損失に繋がる場合があります。マニュアルを形骸化させないためにも、一度作成して終わりではなく定期的な改善・更新が必要です。
実用性のあるマニュアルにするためにも、以上のNG例に当てはまらないように意識して作成しましょう。
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ
これまで、パワーポイントでマニュアルを作るコツやメリット・デメリットをご紹介しました。
パワーポイントはデザインやレイアウトの自由度が高い一方で、操作に慣れていないと体裁を整えるのに時間がかかってしまいます。またメールやチャット、ファイル管理ツールによる共有が必須で、振り返りしづらいというデメリットもあるのです。
そこで、「マニュアル作成・共有が簡単で、情報が流れず後から振り返りやすいツール」を導入しましょう。また、マニュアルを振り返るときにすぐ見つけられるような充実した検索機能があるとより便利です。
なかでも、マニュアルの作成・運用に最適なのは、ITに不慣れな方でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、必要な情報もすぐに見つけられるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・運用しましょう。
