デザイン性の高い資料をつくれる「パワーポイント」は、マニュアル作成に利用されることが多いです。デザインや構成を自身で工夫できるので、視覚的に見やすいマニュアルをつくれます。
しかし、「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- パワーポイントでマニュアルを作成するコツを知りたい
- テンプレートを活用して、マニュアルを作成する手間を軽減したい
- パワーポイントよりも簡単・効率的なマニュアル作成ツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイント版マニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を効率化させるヒントも見つかります。
目次
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つ紹介します。見やすい資料をつくるためにも、以下のコツを押さえましょう。
（1）フォントを決める
まずは、メインとなるフォントを決めることです。
複数のフォントを使用すると見づらくなり、マニュアルの内容が複雑になってしまいます。そのため、メインとなるフォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書がつくれるのです。
ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、説明文を枠線で囲ったりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。
- ゴシック体の例
（2）カラーを3色に絞る
次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるのがおすすめです。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。
見出しなどの強調したい箇所で使うカラーになります。たとえば、企業のロゴに使われている色などがおすすめです。
一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。
とくに、視認性を高めようと複数の色を統一感なく使うことは、逆に「情報量が無駄に多いマニュアル」となってしまうので注意が必要です。
（3）図・表・写真を活用する
従業員が直感的に理解できるように図や表、写真を添付することもコツです。
マニュアルがテキストだけではすぐに欲しい情報へ辿り着けません。一方、図などの視覚情報があれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。
したがって、パワーポイントでマニュアルをつくるときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、適度に使うのがポイントです。
（4）テンプレートを活用する
4つ目に、テンプレートを活用して、マニュアル作成を効率よくしましょう。マニュアルは以下のような構成が一般的です。
- 表紙
- 目次
- 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ）
このように、マニュアルの構成にあわせて見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルをつくるたびにレイアウトを考える時間をなくせます。そのため、マニュアル作成の手間を減らすために、自社にあったテンプレートを整えておきましょう。
（5）テキストを詰め込みすぎない
最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。
マニュアルは、読者が情報を簡単に理解できるように作成しなければなりません。そのため、テキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけたり処理したりするのが難しくなるのです。
また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティ（使い勝手）を向上させられます。
【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方
ここでは、実際にパワーポイントを使って簡易的なマニュアルを作成していきます。作り方だけでなく、使用感も併せてご紹介するので、パワーポイントを使用したマニュアルの作成を検討している方は必見です。
- ステップ1 |タイトルとデザインを決める
- ステップ2 |目次を決める
- ステップ3 |スライドを作成する
作成するマニュアルの名前や作成者の氏名、日付を記入します。デザイン・レイアウトは画像の黄色い部分から選べます。
マニュアルの内容と順番を決めて、各項目に名前と番号を振っていきます。読み手に伝わりやすいような構成を考えましょう。
目次の項目ごとにスライドを作成していきます。基本的には箇条書きで作成し、分かりにくい部分には画像を挿入すると、まとまりのあるマニュアルを作れます。
ただし、パワーポイントを使ってマニュアルを作成すると、以下3つの印象を受けやすいので注意しましょう。
- PCに慣れていれば、操作は分かりやすい。
- 画像を差し込むと、書き込める情報量が制限されてしまう。
- 情報量が多いとスライドの数も増えて、必要な情報がどこにあるか分かりにくい。
以上のことから、情報量が多いマニュアルを作成するのにパワーポイントは不向きだと言えます。代わりに、1枚にテキストと画像をまとめられて、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけることのできる「ナレカン」のようなツールを利用しましょう。
【無料】マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート
こちらは、マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。
入力方法や操作方法まで書かれているため、マニュアルをはじめて作成する方や、普段パワーポイントを使わない方でも簡単に作成できます。作成後はパワーポイントを持たない人でも閲覧できるようにPDF化すると便利です。
パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。以下のメリットを得るために、ポイントを押さえましょう。
（1）レイアウトの自由度が高い
パワーポイントでは、視覚的に優れたデザインで、レイアウトしやすいマニュアルをつくれます。
パワーポイントには図やグラフ、画像を簡単に挿入できるため、視覚的な情報を取り込みやすいです。さらに、ページの順番を入れ替えたり、新しいページを既存のページに差し込んだりできるので、マニュアルの運用後にも修正や変更がしやすいと言えます。
このように、パワーポイントはデザインやページ構成の自由度が高いことから、分かりやすく、運用しやすいマニュアルをつくれるツールとも言えます。
（2）無料で利用できる
さらに、パワーポイントは利用のハードルが低いのがメリットです。
パワーポイントは、Microsoftの有料ツールですが、Web版であれば無料で利用できます。また。見やすいコンテンツをつくる機能が豊富に備わっており、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。
また、パワーポイントはすでに多くの企業が採用しているので、使い方をはじめからレクチャーする必要がなく、手間がかからないのです。
パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット
ここでは、マニュアルをパワーポイントで作成するときの4つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。
（1）使いこなすのが難しい
はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、普段あまりPCを利用しない方にはハードルが高いという欠点があります。
パワーポイントには細かい機能が豊富に備わっているので、使いこなせれば重宝します。しかし、パワーポイントはデザインやレイアウトが自由な分、細部にまでこだわると必要以上に時間がかかってしまうのです。
このように、パワーポイントは、多機能ゆえに使いこなすのが難しく、初心者ではマニュアルを作成しづらい点に注意しましょう。
（2）管理が煩雑化する
次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、管理が煩雑化する恐れがあります。
通常、業務マニュアルは業務内で発生する作業一つ一つに対して作成されます。そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する場合、作業量に比例してファイル数も膨大な量になってしまうのです。
このような状況では、「目的のファイルが見つからない」といった自体になりかねません。そのため、多階層の「フォルダ」で管理が煩雑化するのを防ぎ、高度な「検索機能」で目当ての情報に即座にたどり着ける「ナレカン」のようなツールの導入が最適です。
（3）すぐに共有できない
パワーポイントでは、リアルタイムで編集内容を共有できないのも難点です。
パワーポイントで作成したマニュアルは、PDFに変換してから、メールやチャットで共有するため手間がかかります。また、メールやチャットでは連絡が流れてしまい、最新の情報が共有されていなかったり、マニュアルの利用が滞ったりするのです。
一方、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルが更新されたタイミングで、すぐに社員へ共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないリスクもあるので「シンプルなクラウドツール」を選択しましょう。
（4）情報が見つけづらい/資料がかさばる
パワーポイントで作成したマニュアルは、情報が見つけづらかったり、資料がかさばってしまう恐れがあります。
パワーポイントの1枚のスライドに記載できる情報量はかなり限られます。詳細な説明が必要で文章量が多くなってしまう場合、全てを1枚のスライドに収めようとすると文字が密集し、目当ての情報を見つけづらくなってしまうのです。
とはいえ、スライドを複数枚利用すると、スライドを跨ぐ際に一度文章が途切れてしまい、前後の因果関係が分かりづらくなります。また、スライド数があまりにも多いと、閲覧者は見る気を失いかねません。
そのため、マニュアルを作成する際には、パワーポイントのようなスライド形式のツールではなく、情報をノート形式で見やすくまとめられるツールを利用しましょう。
【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール
以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめツールを紹介します。
パワーポイントはプレゼンテーション資料の作成に特化したツールです。しかし、PDFに変換してからメールで共有したり、データが増えるにつれて管理が煩雑になったりと、マニュアルの共有・管理において使いづらさを感じている社員は少なくありません。
仕事はスピード感が大切なので、使い勝手の悪いマニュアルは形骸化してしまいます。とくに、大企業のように管理すべきデータが膨大な場合、「欲しい情報にすぐにアクセスできる環境」が欠かせないのです。
結論、あらゆる情報を簡単に残せて、欲しい情報にすぐにたどり着ける「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」は文章量や画像・ファイル添付の有無に柔軟に対応してマニュアルが作成できるほか、任意のメンバーに即座に共有可能です。また、部署やテーマごとに「フォルダ」を多階層化できるので、大企業でもストレスなくマニュアルを管理できます。
大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
以下では、マニュアル作成・管理に役立つナレカンの機能を紹介します。
- テンプレート機能
- フォルダ機能
ナレカンの「記事」には、マニュアル作成をはじめとした、様々な場面に合わせたテンプレートを登録することが可能です。下図のように、わずかな操作でテンプレートを呼び起こせるようになります。
ナレカンで作成したマニュアルは、階層化できる「フォルダ」で、部署ごとに分けて管理できます。さらに、フォルダ単位でアクセス権限や、記事の閲覧/編集権限まで細かく設定できるので、社内における情報保護も抜群です。
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ
これまで、パワーポイントでマニュアルをつくるコツやメリット・デメリットをご紹介しました。
パワーポイントのマニュアルは、すぐに運用を始められる点がメリットです。しかし、多機能ゆえに操作がしづらかったり、ファイルの管理が煩雑になったりするデメリットには注意しなければなりません。
そこで、「簡単な操作で使用できるクラウドツール」を使えば、失敗なくマニュアル運用を進められます。さらに、スピーディーな情報共有をしなければ、認識の齟齬が生じてしまうので「リアルタイムで社内メンバーに共有できるツール」を選びましょう。
結論、手間なくマニュアルを運用するには、誰でも簡単にマニュアルの作成・管理・共有ができ、リアルタイムでメンバーに共有できる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・共有しましょう。
