昨今では、マニュアルを文書形式ではなく動画形式で作成する企業が増えてきています。動画マニュアルは文書マニュアルに比べて作成コストがかかりますが、実際の作業をイメージしながら見られるのです。
 
しかし、動画マニュアルを作成する機会は少なく「工数やコストがかかるので効果が分からないと導入できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、動画マニュアルのメリットやデメリット、作成方法、事例を中心にご紹介します。
 
という担当者の方が本記事を参考にすると、動画マニュアルを運用するイメージができるうえに、社内のマニュアルを簡単に管理する方法も見つかります。


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動画マニュアルとは

以下では、動画マニュアルの概要と種類を解説します。テキストで作成されたマニュアルではなく、動画マニュアルをつくる企業が増えている理由が分かります。

動画マニュアルの概要

動画マニュアルとは「業務手順などを動画で撮影・編集したマニュアル」です。
 
テキストで作成された一般的なマニュアルとは異なり、実際の作業手順を目で確かめられるため、自分が作業しているイメージが具体的にできます。テキストを読むのが苦手な人にも正しいやり方を伝えられるのが特徴です。

動画マニュアルの種類

動画にすると効果があるマニュアルは以下の通りです。
 
マニュアルの種類 マニュアルの詳細
作業手順マニュアル
業務の作業手順を一から撮影しているマニュアルです。作業フローが視覚的に分かるのでイメージがしやすいのが特徴です。
営業マニュアル
取引先に訪問した際の所作など、営業に関する基本を撮影したマニュアルです。より実践的なノウハウを含めると効果的です。
研修マニュアル
電話対応や名刺交換など、ビジネスの基本となる所作を撮影したマニュアルです。主に新入社員向けに作成されます。
システムマニュアル
業務で利用する機器の使い方を撮影したマニュアルです。動画なので機器を操作するタイミングなどが分かりやすいのが特徴です。
動画の特徴は「視覚的に伝えられること」であるため、テキストよりも動画の方が伝わる場合には作成してみましょう。
 
関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?デメリットと作成方法も紹介


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動画マニュアルのメリット

動画マニュアルには、一般的なマニュアルでは得られない3つのメリットがあります。マニュアルが社内に浸透していない課題を抱える企業は必見です。

メリット1|作業を理解しやすい

動画マニュアルでは、文字や図では表現できない「動き」が伝えられるので、具体的な作業手順をイメージできます。
 
また、動画マニュアルであれば難しく考えることなく、動画で見た動きの真似をするだけなので負担が少ないのが特徴です。分かりにくい部分はテロップ(テキスト情報)で補足をすれば問題ありません。
 
また、動画マニュアルは以下のメンバーに対応できるのもメリットです。
 
  • 見た情報を覚えることが得意な「視覚優位者」
  • 読んだ情報を覚えるのが得意な「言語優位者」
  • 聞いた情報を覚えるのが得意な「聴覚優位者」
以上のことからも、動画マニュアルは作成の手間がかかりますが、マニュアルとして最適な形式だと言えます。

メリット2|読み飛ばしを防止できる

動画マニュアルは、重要な項目の見落としや流し読みを防ぎます。
 
文書マニュアルではうっかり読み飛ばしてしまったり、読んではいるが理解できていなかったりと上手く浸透しないリスクがあります。しかし、動画マニュアルであれば見るだけで学習ができ、文書マニュアルのように集中力が途中で切れてしまう可能性も低いです。
 
また、動画マニュアルでは映像・音声・文字がそれぞれを補完するため、伝えたい内容が文書マニュアルよりも確実に伝えられます。以上の理由から、動画マニュアルは文書マニュアルよりも従業員に寄り添った形式だと言えます。

メリット3|コストが削減される

動画マニュアルを導入すれば、以下3つのコストを削減できます。
 
  • 作成のコスト
  • 動画マニュアルを一度作成すれば、修正などを加えながら繰り返し活用できます。
  • 印刷のコスト
  • 動画マニュアルは簡単に共有できるため印刷コストを抑えられます。
  • 人材のコスト
  • 社内からの問い合わせにかかるコストを削減できます。
以上のように、動画マニュアルを作成すれば、長期的に見て作成コスト、印刷コスト、人件コストを減らせるのです。


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動画マニュアルのデメリット

動画マニュアルには3つのメリットがある一方、デメリットもあります。以下では、動画マニュアルの3つのデメリットを解説します。

デメリット1|完成に時間がかかる

動画編集ツールが高機能であるほど製作者のこだわりが盛り込まれる傾向にあります。そのため、想定以上に制作時間がかかってしまう恐れがあるのです。
 
そもそも、動画マニュアルは構成作りや撮影、編集など、いくつも工程があり時間がかかります。そこに「こだわり」が生まれれば、当初に想定していた期限よりも大幅にオーバーしかねません。
 
そのため、すぐに社内で運用するためにも、必要な機能に過不足がない動画編集ツールがおすすめです。

デメリット2|修正するのが難しい

マニュアルはいつでも最新の状態にアップデートし、実務と一致させる必要があります。しかし、動画マニュアルの場合、気軽に更新・修正するのが難しいのです。
 
つまり、頻繁に更新される業務に動画マニュアルは向きません。そのため、更新頻度が多い業務は、従来の文書形式のマニュアルが最適です。
 
以上のように、動画マニュアルには修正や更新の必要がない作業で活用しましょう。

デメリット3|集中力が切れる

動画マニュアルは読み飛ばしが防げる一方、すべての内容を把握するためには最後まで見続ける必要があります。
 
そのため、数十分の動画マニュアルを制作してしまうと、集中力が最後まで続かず内容が頭に入りません。こうした状況では、結局マニュアルは流し見されて、動画で作成をした意味がなくなります。
 
それゆえに、あまりにも動画が長くなる場合は「構成を変更する」「作業ごとに分割する」などの工夫をしましょう。
 
関連記事: 仕事を効率化するマニュアルの作り方7ステップ!メリット・デメリットも解説


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動画マニュアルの作り方6ステップ

何も考えずに動画マニュアルを作り始めると、思うような効果が得られない場合もあります。そこで以下では、動画マニュアルの基本的な作り方を6ステップで解説します。

(1)作成目的を確認する

はじめに、動画マニュアルを作成する目的を確認します。目的を明確にすることで手順や内容、管理方法が最適化できるのです。
 
また、作成目的は表面的なものではなく、自社の抱える課題に関連するように設定します。たとえば、「文書マニュアルでは分かりにくい」という課題であれば、さらに深掘りして「マニュアルが分かりにくいことで発生する課題は何か」までを検討しましょう。
 
「なぜそれが問題なのか?」と自問していくことが、軸となる目的を設定するコツです。

(2)動画構成を練る

目的が決まったら、次はマニュアルにする業務や作業を決定し、動画マニュアルの構成を練ります。
 
撮影前に全体の構成を決めなければ、必要な作業項目が抜け漏れてしまい完成後に修正することになるのです。構成がまとまれば、次は動画マニュアルを作成するにあたって情報収集をします。
 
現場の従業員から作業手順やノウハウなどをヒアリングして、実務とマニュアルが乖離しないようにしましょう。

(3)絵コンテを作成する

次に、全体の構成や収集した情報をもとに絵コンテを作成します。
 
絵コンテを作成することで「伝えるべき要点」「シーンごとの表示時間」「テロップの内容」といった項目を詳細に設定できるのです。
 
絵コンテの作成を怠ると必要以上にコストがかかるばかりでなく、分かりにくいマニュアルになってしまうので注意しましょう。

(4)動画を撮影する

絵コンテを参照しながら動画を撮影します。
 
撮影の際には周辺の環境に十分注意しましょう。音声が聞こえにくかったり明るさが適切でなかったりすると、従業員がマニュアルに集中できません。
 
また、動画は短く区切って撮影すると、あとから編集しやすくなります。また、撮影時間に余裕があれば、撮り直しを避けるために同様のシーンをさまざまな角度から撮っておきましょう。
 
以上のような工夫をすれば制作時間の短縮だけでなく、誰が見ても分かりやすいマニュアルになります。

(5)動画を編集する

次に、撮影した素材を編集し、動画マニュアルの原型を作成します。「映像のカット」「映像をつなげる」「テロップをつける」「特殊効果を施す」といった編集を加えていきましょう。
 
ただし、編集はあくまでも従業員の理解を深めることが目的であり、必要以上に凝った編集はかえって分かりづらくなるので、適度な編集に留めることが大切です。

(6)社内で共有・修正をする

動画マニュアルが完成したら社内共有しましょう。また、運用中に修正すべき点が出てくる可能性があります。
 
動画マニュアルの共有はデジタル端末で行うため、デスク以外でも動画マニュアルを閲覧できる「マルチデバイス対応のクラウド型ツール」がおすすめです。
 
また、文書のマニュアルとは違い、動画マニュアルは更新に多くの時間がかかります。しかし、緻密な構成案を作成しておけば、軽微な修正で済むのです。


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【要チェック】最もシンプルな情報ストックツール

ここでは、動画マニュアルの管理におすすめのツールをご紹介します。
 
動画マニュアルをファイルストレージのようにアクセスが不便な場所で管理すると、次第に誰も活用しなくなります。そのため、現場の従業員がすぐに目的のマニュアルを見つけられるツールが必要です。
 
また、動画マニュアルだけでなく、一般的な文書マニュアルも一緒に管理できるツールが重宝します。動画マニュアルだけ別途管理されている状況では、補足説明などを紐づけられないので最終的に情報が分散することになるのです。
 
そのため、マニュアル管理のために導入すべきなのは、あらゆる形式の情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳でも直感的に使える「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には動画マニュアルを添付でき、テキスト情報もまとめて残せるため「Stockにすべてがある」という状況をつくれます。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられており、チャットツールのように話題が錯綜しないのがメリットです。

非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
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    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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動画マニュアルの事例紹介

以下では、実際に企業が作成した動画マニュアルを2つご紹介します。他社事例を参考にすると、どのような構成をつくれば良いのかがイメージしやすいです。

アネスト株式会社

まずは、アネスト株式会社が作成した、車のヘッドライトのコーティング手順を解説するマニュアルです。
 
作業手順をテロップで説明しながら、実際の動きや準備するものを映像に残しています。この動画マニュアルでは「細かい作業は手元をアップして撮影する」「利用者が飽きないようにBGMを挿入する」等の工夫がされています。
 

株式会社アマナ

続いては、株式会社アマナが提供している shelf Workspace の操作方法が解説された動画マニュアルです。
 
ヘッドライトコーティングのマニュアル同様に、テロップとBGMを使ってシンプルに構成されたマニュアルで、パソコン上の操作を録画しています。「チャプターを3つに分ける」「注目すべき箇所を赤い線で囲う」等の工夫により、視聴者の理解を促しています。
 
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール8選!選び方も解説


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動画マニュアルで意識すべき5つのポイント

ここでは、より多くの人に活用される動画マニュアルを作成するために、作成で意識すべきポイントを5つご紹介します。

(1)誰が使うかをイメージする

動画マニュアルは「誰が、どこで使うのか」を具体的にイメージして作成しましょう。
 
従業員の経験値や利用シーンによって、内容構成や考慮すべき事柄、管理方法などが変わってくるためです。たとえば、ベテラン社員と新入社員では業界知識に差があるので、同様の作業でも説明すべき項目も若干異なります。
 
また、利用シーンもオフィス、工場、屋外などによって「パソコンで使うのか」「スマホでも確認できた方が便利か」と検討します。こうした要素はマニュアルの内容自体に関わることなので、作成前に十分な検討が必要です。

(2)1テーマ1動画で作成する

次に、1つの動画に内容を詰め込みすぎるとかえって敬遠される恐れがあります。
 
長い動画は「気軽に確認ができる」というメリットがなくなるので「1テーマに1動画」で作成しましょう。また、1つの動画に複数のテーマを詰め込むと、確認したい情報を探すのに時間がかかってしまい非効率です。
 
以上のように、マニュアルを使う従業員の立場になり、テーマごとに数分に収まるマニュアルを作成しましょう。

(3)テキスト情報を入れる

次に、動画マニュアルにテロップ(説明文)を加えます。
 
従業員に業務手順を正しく理解してもらうためには、映像や音声だけでは不十分なのでテキストによる説明も必要です。しかし、逆にテキスト情報が多くなると見づらくなったり、情報が錯綜したりするので注意しましょう。
 
そのため、あくまでもテロップは補足的な説明として活用する必要があります。

(4)特殊効果は適度に使う

次に、特殊効果(エフェクト)は適度に使いましょう。
 
たとえば、チャプターの切り替えや強調などを上手く使いこなせば、よりスムーズに業務手順を理解できるようになります。しかし、特殊効果もテキスト情報と同様に、使いすぎると従業員の理解を妨げるので注意しましょう。
 
以上のように、特殊効果は適度に利用してこそ効果があるため、使うべきポイントを絞るのがおすすめです。

(5)いつでも簡単にアクセスできる場所で管理する

完成度の高いマニュアルでも、上手く活用されなければ宝の持ち腐れです。
 
たとえば、いつでも簡単にアクセスできる場所でマニュアルを管理しなければ、次第に誰も利用しなくなり作成コストがムダになります。つまり、動画マニュアルは作成して終わりではなく、社内で運用されてはじめて意味があるのです。
 
そのため、動画マニュアルをはじめとしたあらゆるマニュアルを一元管理できる「Stock」のように、わずかな操作で情報を見つけられるツールが必要になります。


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動画マニュアル作成のまとめ

ここまで、動画マニュアルのメリットやデメリット、作成手順、おすすめの管理ツールを中心に解説しました。
 
動画マニュアルに限らずあらゆる形式のマニュアルを作成する際には、運用面にまで目を向ける必要があります。運用まで考慮されていれば、マニュアルが社内で適切に活用されたり、メリットを最大限に活かしたりできるようになるのです。
 
たとえば、「簡単にマニュアルへアクセスできる場所を用意する」は重要な視点です。PCだけでなくスマホやタブレットですぐにアクセスできなければ、次第にマニュアルを利用する機会は減っていきます。
 
そのため、マニュアル管理で導入すべきなのは、非IT企業の65歳でも簡単にマニュアルを見つけられる「Stock」一択です。
 
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関連記事: 見やすいマニュアルの書き方のコツとは?上手い人が実践するコツも解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
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